A história do e-mail remonta a várias décadas. Durante este período, este padrão de comunicação corporativa não só não ficou desatualizado, mas tornou-se cada vez mais popular a cada ano devido à introdução de sistemas de colaboração em diversas empresas, que, via de regra, se baseiam especificamente no e-mail. No entanto, devido à falta de eficiência do e-mail, cada vez mais utilizadores estão a abandoná-lo em favor de chats de texto, chamadas de voz e vídeo e videoconferências. Esses métodos de comunicação corporativa ajudam os funcionários a economizar muito tempo e, como resultado, a serem mais eficientes e a trazer mais dinheiro para a empresa.
No entanto, o uso de chats e videocomunicações para resolver problemas de trabalho muitas vezes leva ao surgimento de novas ameaças à segurança da informação de uma empresa. O fato é que, na ausência de uma solução corporativa adequada, os funcionários podem começar a se corresponder e se comunicar de forma independente nos serviços públicos, o que pode levar ao vazamento de informações importantes. Por outro lado, a gestão empresarial nem sempre está disposta a destinar recursos para a implantação de plataformas corporativas de videoconferência e chat, pois muitos têm certeza de que mais distraem os funcionários do trabalho do que aumentam sua eficiência. Uma saída para esta situação poderia ser a implantação de chat corporativo e videoconferência com base nos sistemas de informação existentes. Aqueles que usam o Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition como plataforma de colaboração podem resolver o problema de criação de chat corporativo e videoconferência com Zextras Team, uma solução que adiciona muitos novos recursos relacionados à comunicação corporativa online ao Zimbra OSE.
Zextras Team vem em duas edições: Zextras Team Basic e Zextras Team Pro, e se diferenciam no conjunto de funções disponibilizadas. A primeira opção de entrega é totalmente gratuita e permite organizar bate-papos de texto nos formatos de bate-papo individual e em grupo, bem como bate-papos de vídeo e chamadas de áudio individuais com base no Zimbra OSE. Neste caso, todas essas funções estarão disponíveis diretamente no cliente web Zimbra OSE. Além disso, os usuários do Zextras Team Basic podem utilizar o aplicativo mobile, disponível nas plataformas iOS e Android. Esses aplicativos permitem que você acesse bate-papos privados e de texto e, no futuro, permitirão que você faça videochamadas. Observemos imediatamente que para chats de vídeo e chamadas de áudio, os usuários do Zextras Team precisarão de uma webcam e/ou microfone funcionando corretamente.
Mas o Zextras Team Pro oferece funcionalidades muito mais ricas. Além das capacidades já listadas, os usuários do Zextras Team terão a oportunidade de criar videoconferências para um grande número de funcionários. Isso permite realizar reuniões entre funcionários que estão geograficamente localizados em locais diferentes e, assim, economizar tempo que antes era gasto reunindo os participantes da reunião em uma sala, e gastá-lo em um estudo mais aprofundado de questões ou na resolução de tarefas específicas de trabalho.
Zextras Team Pro também permite criar espaços virtuais e reuniões virtuais para funcionários. O espaço pode conter várias salas de reuniões ao mesmo tempo, nas quais vários participantes do espaço podem discutir temas comuns. Por exemplo, considere uma empresa que possui um departamento de vendas com 16 pessoas. Destes, 5 funcionários trabalham em vendas b2c, 5 funcionários realizam vendas b2b e outros 5 funcionários trabalham em b2g. Todo o departamento é chefiado pelo chefe do departamento de vendas.
Como todos os colaboradores trabalham no mesmo departamento, seria sensato criar um espaço comum para que pudessem discutir todos os temas que dizem respeito a cada vendedor. Ao mesmo tempo, muitas vezes surgem tópicos que dizem respeito apenas a um departamento que trabalha, por exemplo, com b2b. É claro que os funcionários do departamento de vendas que atuam em outras áreas não precisam participar das discussões sobre tais temas, mas o chefe do departamento deve participar das discussões de cada departamento. Por isso é possível alocar reuniões virtuais separadas para cada direção dentro do espaço alocado para as necessidades do departamento comercial, para que em cada uma delas os funcionários possam se comunicar entre si e com o chefe do departamento. Ao mesmo tempo, o próprio gestor terá todas as três reuniões virtuais convenientemente reunidas em um espaço separado. E se você considerar que toda a comunicação ocorre nos servidores da empresa e os dados não são transferidos deles para lugar nenhum, então esses chats podem ser considerados bastante seguros em termos de segurança da informação. Além do departamento comercial, o conceito de espaços e salas de reuniões virtuais pode ser aplicado a todo o empreendimento.
Além das videoconferências, as chamadas de áudio também estão disponíveis para os usuários. Além de carregarem muito menos os canais de comunicação, muitos funcionários muitas vezes ficam simplesmente com vergonha de se comunicar em formato de vídeo e muitas vezes até encobrem a webcam de seus laptops.
Além de chats de vídeo e chamadas de áudio com funcionários, Zextras Team permite criar chats de vídeo e chamadas de áudio com qualquer usuário que não seja funcionário da empresa, gerando e enviando-lhe um link especial para participar da reunião. Como Zextras Team necessita apenas de um navegador moderno, utilizando esta função você sempre poderá comunicar-se rapidamente com um cliente ou contraparte nos casos em que a correspondência regular levaria muito tempo. Além disso, o Zextras Team oferece suporte ao compartilhamento de arquivos, que os funcionários podem enviar uns aos outros diretamente durante uma videochamada ou conversa de texto.
Impossível não falar do aplicativo mobile especial Zextras Team, que permite aos colaboradores participar de chats corporativos fora do local de trabalho. O aplicativo está disponível para plataformas iOS e Android e atualmente permite aos usuários:
- Conduza correspondência recebendo e enviando mensagens em seu smartphone
- Crie, exclua e participe de bate-papos privados
- Crie, exclua e participe de bate-papos em grupo
- Participe de espaços virtuais e conversas, bem como crie e exclua-os
- Convide usuários para espaços e conversas virtuais, ou vice-versa, remova-os de lá
- Receba notificações push e estabeleça uma conexão segura com o servidor corporativo.
No futuro, o aplicativo adicionará recursos para comunicação de vídeo privada, bem como videoconferência e função de compartilhamento de arquivos.
Outra funcionalidade interessante do Zextras Team é a possibilidade de transmitir o conteúdo da tela do computador em tempo real, bem como transferir o controle do mesmo para outro usuário. Este recurso pode ser muito útil na realização de webinars de treinamento, durante os quais é necessário familiarizar os funcionários com a nova interface. Esse recurso também pode ajudar o departamento de TI de uma empresa a ajudar os funcionários a resolver problemas com seus computadores sem a presença física de um profissional de TI.
Assim, Zextras Team é uma solução completa para organizar a comunicação online conveniente entre funcionários, tanto dentro da rede interna da empresa como fora dela. Pelo fato do Zextras Backup ser capaz de fazer backup completo de todas as informações geradas no Zextras Team, as informações daí não serão perdidas em lugar nenhum e dependendo da severidade das políticas de segurança, o administrador do sistema poderá configurar de forma independente vários restrições para os usuários.
Para todas as perguntas relacionadas ao Zextras Suite, você pode entrar em contato com o representante da Zextras Ekaterina Triandafilidi por e-mail [email protegido]
Fonte: habr.com