Um erro comum dos empresários iniciantes é não prestarem atenção suficiente à coleta e análise de dados, à otimização dos processos de trabalho e ao monitoramento dos principais indicadores. Isso resulta em diminuição da produtividade e desperdício insuficiente de tempo e recursos. Quando os processos estão ruins, você precisa corrigir os mesmos erros várias vezes. À medida que o número de clientes aumenta, o serviço deteriora-se e sem análise de dados não há uma compreensão clara do que precisa de ser melhorado. Como resultado, as decisões são tomadas por capricho.
Para serem competitivos, os negócios modernos, além de produtos e serviços de qualidade, devem ter processos transparentes e coletar dados analíticos. Sem isso, é difícil compreender a real situação dos negócios e tomar as decisões corretas. Portanto, é importante ter em seu arsenal as ferramentas necessárias que não só sejam convenientes de usar, mas também permitam simplificar seu trabalho e criar processos mais transparentes possíveis.
Hoje existe um grande número de ferramentas e soluções. Mas a maioria dos empreendedores não os utiliza porque ou não vêem valor neles, ou não entendem como usá-los, ou são caros, ou complicados, ou 100500 a mais. Mas aqueles que descobriram, encontraram ou criaram essas ferramentas para si próprios já têm uma vantagem a médio prazo.
Há mais de 10 anos crio produtos e soluções de TI que ajudam empresas a aumentar lucros por meio da automação e transformação digital de processos. Ajudei a fundar dezenas de startups e criei dezenas de ferramentas online que são usadas por centenas de milhares de pessoas em todo o mundo.
Aqui está um dos bons exemplos da minha prática que mostra os benefícios da transformação digital. Para um pequeno escritório de advocacia americano, minha equipe e eu criamos uma ferramenta para gerar documentos legais, que permitiu aos advogados gerar documentos com mais rapidez. E mais tarde, ampliando as funcionalidades desta ferramenta, criamos um serviço online e transformamos completamente a empresa. Agora atendem clientes não só em sua cidade, mas em todo o país. Ao longo de três anos, a capitalização da empresa cresceu várias vezes.
Neste artigo vou compartilhar com vocês a experiência real de criação de um sistema transparente de monitoramento dos principais indicadores de negócios. Tentarei incutir o valor da utilização de soluções digitais, mostrarei que não é difícil e nem sempre caro. Então vamos!
Como tudo começou
Se você quiser ter algo que nunca teve, terá que fazer algo que nunca fez.
Coco Chanel
Minha esposa estava cansada de estar de licença maternidade e decidimos abrir um pequeno negócio - uma brinquedoteca infantil. Como tenho meu próprio negócio, minha esposa cuida inteiramente da sala de jogos e eu ajudo nas questões estratégicas e no desenvolvimento.
Os detalhes da abertura de um negócio são uma história completamente diferente, mas na fase de recolha de dados e análise dos concorrentes, além de destacar os problemas específicos deste negócio, prestamos atenção aos problemas de processos internos que a maioria dos concorrentes não enfrentava. .
Para minha surpresa, no século XNUMX quase ninguém mantinha CRM de qualquer forma; muitos mantinham registros por escrito, em cadernos. Ao mesmo tempo, os próprios proprietários reclamaram que os funcionários roubam, cometem erros nos cálculos e têm que perder muito tempo recalculando e verificando os lançamentos no livro contábil, perdem-se dados de reservas e depósitos, saem clientes por motivos desconhecidos para eles.
Analisando os dados recolhidos, percebemos que não queremos repetir os seus erros e precisamos de um sistema transparente que reduza estes riscos ao mínimo. Em primeiro lugar, começámos a procurar soluções prontas, mas não conseguimos encontrar soluções que satisfizessem plenamente as nossas necessidades. E então decidi fazer meu próprio sistema, embora não seja o ideal, mas funcional e barato (quase grátis).
Ao escolher uma ferramenta, levei em consideração os seguintes critérios: ela deveria ser barata, deveria ser flexível e acessível e deveria ser fácil de usar. Eu poderia escrever um sistema completo, poderoso e caro para este negócio, mas tínhamos pouco tempo e um orçamento pequeno, além de não entendermos completamente se nosso projeto funcionaria, e não seria razoável gastar muitos recursos em este sistema. Portanto, na hora de testar a hipótese, resolvi começar pelo MVP (Minimum Viable Product – produto mínimo viável) e fazer uma versão funcional no menor tempo possível com o mínimo de investimento, e com o tempo, finalizar ou refazer.
Como resultado, minha escolha recaiu sobre os serviços do Google (Drive, Planilhas, Calendário). A principal fonte de informações de entrada/saída é o Planilhas Google, como minha esposa tem experiência em trabalhar com planilhas, ela pode fazer alterações sozinha se necessário. Também levei em consideração o fato de que a ferramenta também será utilizada por funcionários que podem não ter muito jeito com computador, e ensiná-los a inserir dados em uma tabela será muito mais fácil do que ensiná-los a trabalhar com algum especialista. programa como 1C.
Os dados inseridos nas tabelas mudam em tempo real, ou seja, a qualquer momento você pode ver a situação da empresa, a segurança está embutida, você pode restringir o acesso a determinadas pessoas.
Desenvolvimento de arquitetura e estrutura de dados
A brinquedoteca infantil oferece diversos serviços básicos.
- Visita padrão - quando um cliente ganha tempo na brinquedoteca de seus filhos.
- Visita supervisionada — quando um cliente ganha tempo na brinquedoteca de seus filhos e paga a mais pela supervisão. Ou seja, o cliente pode deixar a criança e cuidar de seus negócios, e o funcionário da sala ficará observando e brincando com a criança durante a ausência dos pais.
- Aniversário aberto — o cliente aluga uma mesa separada para alimentação e assentos dos convidados e paga uma visita padrão à sala de jogos, enquanto a sala funciona normalmente.
- Aniversário fechado — o cliente aluga todo o espaço; durante o período de aluguer o quarto não aceita outros clientes.
É importante que o proprietário saiba quantas pessoas visitaram o quarto, que idade tinham, quanto tempo gastaram, quanto dinheiro ganharam, quantas despesas houve (muitas vezes acontece que o administrador precisa comprar algo ou pagar para alguma coisa, por exemplo, entrega ou água), Quantos aniversários houve?
Como qualquer projeto de TI, comecei pensando na arquitetura do futuro sistema e elaborando a estrutura de dados. Como a esposa é a responsável pelo negócio, ela sabe tudo o que precisa ver, controlar e governar, por isso agiu como cliente. Juntos, realizamos um brainstorm e traçamos requisitos para o sistema, com base nos quais pensei na funcionalidade do sistema e criei a seguinte estrutura de arquivos e pastas no Google Drive:
O documento “Resumo” contém informações gerais sobre a empresa: receitas, despesas, análises
O documento Despesas contém informações sobre as despesas mensais da empresa. Para maior transparência, divididos em categorias: despesas de escritório, impostos, despesas com pessoal, despesas com publicidade, outras despesas.
despesas mensais
Tabela resumo das despesas do ano
A pasta Receita contém 12 arquivos do Planilhas Google, um para cada mês. Estes são os principais documentos de trabalho que os colaboradores preenchem todos os dias. Eles contêm uma guia obrigatória do painel e guias para cada dia útil. A aba do painel exibe todas as informações necessárias do mês atual para um rápido entendimento da situação, além de permitir definir preços e adicionar serviços.
Guia Painel
Guia Diário
No processo de desenvolvimento do negócio, começaram a surgir necessidades adicionais na forma de descontos, assinaturas, serviços adicionais e eventos. Também implementamos tudo isso ao longo do tempo, mas este exemplo mostra a versão básica do sistema.
Criação de funcionalidade
Depois de descobrir os principais indicadores, definir a arquitetura e a troca de dados entre as entidades, iniciei a implementação. A primeira coisa que fiz foi criar um documento do Planilhas Google na minha pasta Receitas. Criei duas abas nele: painel e primeiro dia do mês, nas quais adicionei a seguinte tabela.
Planilha principal
Esta é a planilha principal com a qual o Administrador trabalhará. Basta preencher os campos obrigatórios (marcados em vermelho), e o sistema calculará automaticamente todos os indicadores necessários.
Para reduzir erros de digitação e comodidade, o campo “Tipo de Visita” foi implementado como uma lista suspensa dos serviços prestados, que podemos editar na página do dashboard. Para fazer isso, adicionamos verificação de dados a essas células e indicamos o intervalo de onde retirar os dados.
Para reduzir o erro humano nos cálculos, adicionei um cálculo automático das horas que o cliente passou no quarto e do valor devido.
Para tal, o Administrador deverá simplesmente marcar a hora de chegada (coluna E) e a hora de saída (coluna F) do cliente no formato HH:MM. Para calcular o tempo total que um cliente passa na sala de jogos, uso esta fórmula:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Para calcular automaticamente o valor da utilização dos serviços, tivemos que utilizar uma fórmula mais complexa, pois o preço da hora pode variar dependendo do tipo de serviço. Portanto, tive que vincular os dados à tabela de serviços na página do painel usando a função QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Além das ações principais, adicionei funções adicionais para eliminar erros indesejados IFERROR ou ISBLANK, bem como a função ROUNDDOWN - para não me preocupar com pequenas coisas, arredondei o valor final para baixo, para o cliente.
Além da renda principal (tempo de aluguel), em uma brinquedoteca infantil há uma renda adicional na forma de serviços ou venda de brinquedos, e os funcionários fazem algumas pequenas despesas, por exemplo, pagar água potável ou comprar doces para elogios, tudo isso também deve ser levado em consideração.
Portanto, adicionei mais duas tabelas nas quais iremos registrar esses dados:
Para facilitar o trabalho com os sinais, pintei-os e adicionei formatação condicional às células.
As tabelas principais estão prontas, agora você precisa colocar os principais indicadores em uma tabela separada para poder ver claramente quanto ganhou em um dia e quanto desse dinheiro está na caixa registradora e quanto está no cartão.
Para totalizar o dinheiro por tipo de pagamento, usei novamente a função QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Ao final da jornada de trabalho, o administrador só precisa verificar novamente a receita e não precisa fazer o recálculo manual. Não obrigamos ninguém a fazer trabalho adicional e o proprietário pode observar e controlar a situação a qualquer momento.
Todas as tabelas necessárias estão prontas, agora vamos apenas duplicar a aba de cada dia, numerá-la e obter o seguinte.
Ótimo! Quase tudo está pronto, falta apenas exibir todos os principais indicadores do mês na aba do dashboard.
Para obter a receita total do mês, você pode escrever a seguinte fórmula
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1onde D1 é a célula com receita diária, e '1', '2' e assim por diante são o nome da aba. Exatamente da mesma maneira, obtenho dados sobre receitas e despesas adicionais.
Para maior clareza, decidi exibir a rentabilidade total por categoria. Para fazer isso, tive que fazer uma seleção e agrupamento complexo de todas as guias e, em seguida, filtrar e remover linhas vazias e desnecessárias.
Rentabilidade por categoria
A principal ferramenta de contabilização de resultados está pronta, agora vamos apenas duplicar o arquivo de cada mês do ano.
Depois de criar uma ferramenta de contabilização e acompanhamento de receitas, comecei a criar uma tabela de despesas na qual levaremos em conta todos os gastos mensais: aluguel, folha de pagamento, impostos, compra de mercadorias e outras despesas.
Na pasta do ano atual, criei um documento do Planilha Google e adicionei 13 guias, um painel e doze meses.
Guia Painel
Para maior clareza, na aba do painel resumi todas as informações necessárias sobre as despesas financeiras do ano.
E em cada aba mensal criei uma tabela na qual acompanharemos todos os gastos de caixa da empresa por categoria.
Aba Mês
Acabou sendo muito prático, agora você pode ver e controlar todos os gastos da empresa, e se necessário, olhar o histórico e até fazer análises.
Como as informações sobre receitas e despesas estão localizadas em arquivos diferentes e não são muito convenientes de monitorar, decidi criar um arquivo no qual compilei todas as informações relevantes necessárias para o proprietário controlar e administrar a empresa. Chamei este arquivo de “Resumo”.
Tabela de resumo
Neste arquivo criei uma tabela que recebe dados mensais das tabelas, para isso utilizei a função padrão:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")onde passo o ID do documento como primeiro argumento e o intervalo importado como segundo parâmetro.
Aí fiz o balanço anual: quanto foi ganho, quanto foi gasto, qual foi o lucro, a rentabilidade. Visualizou os dados necessários.
E para maior comodidade, para que o empresário possa ver todos os dados em um só lugar e não passar por arquivos, integrei a possibilidade de selecionar qualquer mês do ano e exibir os principais indicadores em tempo real.
Para isso, criei um link entre o mês e o ID do documento
Então criei uma lista suspensa usando “Dados -> Validação de Dados”, especifiquei o intervalo do link e configurei a importação com um link dinâmico para o documento
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Conclusão
Como você pode ver, melhorar os processos do seu negócio não é tão difícil quanto pode parecer e você não precisa ter nenhuma super habilidade para fazer isso. Claro que este sistema tem muitas deficiências e à medida que o negócio cresce será impossível utilizá-lo, mas para um pequeno negócio ou no início ao testar uma hipótese, esta é uma excelente solução.
Esta sala de jogos trabalha nesta solução há três anos, e só este ano, quando já entendemos claramente todos os processos, conhecemos o nosso cliente e o mercado. Decidimos criar uma ferramenta completa de gerenciamento de negócios online.
PS
Usar o Planilhas Google para monitorar seu negócio não é muito conveniente, principalmente pelo telefone. Então eu fiz , que exibe todos os principais indicadores de negócios em tempo real em um formato conveniente
Fonte: habr.com