No século 20, a vida e o trabalho das pessoas seguiam um plano. No trabalho (simplificando, pode-se imaginar uma fábrica), as pessoas tinham um plano claro para a semana, para o mês, para o ano à frente. Simplificando: você precisa cortar 20 peças. Ninguém vai chegar e dizer que agora é preciso cortar 37 peças e, além disso, escrever um artigo com reflexões sobre por que a forma dessas peças é exatamente essa — e, de preferência, ontem.
Na vida cotidiana, as coisas eram mais ou menos assim: um imprevisto era um imprevisto real. Não havia celulares, você não podia receber uma ligação de um amigo pedindo "venha rapidamente ajudar a resolver um problema", você vive em um só lugar praticamente toda a vida ("mudar-se é como um incêndio"), e ajudar os pais era pensado como "vir em dezembro por uma semana".
Nessas condições, formou-se um código cultural, onde você se sentia satisfeito se cumprisse todas as suas tarefas. E isso era real. Não cumprir todas as tarefas era considerado desvio da norma.
Hoje tudo é diferente. A ferramenta de trabalho tornou-se a inteligência, e nos processos de trabalho é necessário utilizá-la de diferentes formas. Um gerente moderno (especialmente um alto executivo) passa por dezenas de tarefas de tipos diferentes ao longo do dia. E o principal — gerenciar a quantidade de "mensagens recebidas" que uma pessoa não pode. Novas tarefas podem cancelar as antigas, alterar suas prioridades, mudar a própria formulação das tarefas antigas. Nesses casos, formar um plano com antecedência e depois segui-lo passo a passo é praticamente impossível. Você não pode receber uma tarefa nova dizendo "temos uma solicitação urgente da Receita, precisamos responder hoje, caso contrário, haverá multa" e dizer "vou planejar para a próxima semana".
Como viver com isso — para que reste tempo para a vida fora do trabalho? E é possível aplicar alguns algoritmos de gerenciamento no dia a dia, na vida cotidiana? Três meses atrás, mudei radicalmente todo o sistema de definição e controle de tarefas. Quero contar como cheguei a isso e o que resultou. A peça terá 2 partes: na primeira — um pouco sobre, se é que posso dizer assim, a ideologia. E a segunda — completamente sobre a prática.
Na minha opinião, o problema para nós não é que há muito mais tarefas. O problema é que nosso código sócio-cultural ainda está ajustado para realizar "todas as tarefas programadas para hoje". Nós nos preocupamos quando os planos quebram, nos lamentamos quando não completamos tudo o que foi planejado. Além disso, as escolas e universidades ainda funcionam dentro do antigo código: há um conjunto definido de aulas, há tarefas de casa claramente programadas, e a criança forma em sua mente um modelo que presume que a vida continuará assim. Se imaginarmos uma versão rígida, na verdade, na aula de inglês você começa a falar sobre geografia, a segunda aula que deveria durar quarenta minutos leva uma hora e meia, a terceira aula é cancelada, e na quarta aula, no meio da classe, sua mãe liga e pede urgentemente para comprar e trazer produtos para casa.
Esse código sócio-cultural faz com que a pessoa espere que possa mudar o fluxo de entrada — e é assim que se ajusta a sua vida, e a vida descrita acima é anormal, pois não há um plano claro.
Esse é o principal problema. Precisamos perceber e aceitar que não podemos controlar a quantidade de mensagens que chegam, podemos apenas controlar como nos relacionamos com isso e como, de fato, processamos as mensagens que recebemos.
Não devemos nos preocupar com o fato de que cada vez mais solicitações para mudar os planos estão chegando: não estamos mais trabalhando em máquinas (com raras exceções), as cartas não demoram um mês para chegar (sim, sou otimista), e o telefone fixo se tornou um anacronismo. Portanto, precisamos mudar o processo de tratamento das mensagens, aceitar a vida atual como ela é, e entender que o antigo código sócio-cultural não funciona.
O que podemos fazer para facilitar as coisas? É muito difícil "fazer um bom site", mas com um briefing técnico claro (ou pelo menos com uma descrição mais clara da tarefa proposta), alcançar o resultado certo (e, de fato, obter algum resultado) se torna muito mais simples.
O melhor exemplo é o meu próprio, então tentarei decompor meus desejos. Para mim, está claro que o que acontece com o tratamento dos planos de vida e trabalho não é adequado: agora está "ruim", e eu quero que fique "bom".
O que significa "ruim" e "bom" em um nível "alto" de decomposição?
Ruim: sinto ansiedade devido à incerteza de conseguir fazer tudo o que prometi a outras pessoas ou a mim mesmo, fico frustrado por não conseguir chegar às tarefas que planejei há muito tempo, pois elas precisam ser adiadas, seja por tarefas urgentes ou por serem muito difíceis de abordar; não consigo me dedicar a tudo que me interessa, já que a maior parte do tempo é tomada pelo trabalho e pela vida cotidiana, e isso é ruim porque não consigo dedicar tempo à família e ao lazer. Um ponto separado: não estou em um modo de constante troca de contexto, do qual, em grande parte, decorrem todas as questões mencionadas acima.
Bom: não sinto ansiedade porque sei o que estarei fazendo no futuro próximo, a ausência dessa preocupação permite que eu aproveite melhor meu tempo livre, não sinto uma sensação regular de cansaço (a palavra "constante" não me serve, é realmente regular), não preciso me agitar e mudar de foco para qualquer comunicação que entre.
Em geral, muitas das coisas que descrevi acima podem ser resumidas em uma frase simples: "redução da incerteza e do desconhecido".
Assim, a tarefa técnica se torna algo como:
- Modificação do processo de tratamento das tarefas recebidas — para que o contexto possa ser trocado.
- Trabalho com o sistema de gerenciamento de tarefas — para que, pelo menos, os assuntos e ideias atuais não sejam esquecidos e eventualmentes sejam processados.
- Regulamentação da previsibilidade do dia de amanhã.
Antes de mudar algo, devo entender o que posso mudar e o que não posso.
A tarefa complicada e imensa é entender e reconhecer que eu não posso mudar o fluxo de entrada em si, e esse fluxo é parte da minha vida, na qual me encontrei de bom grado; os lados positivos dessa vida superam os negativos.
Talvez, em um primeiro nível de resolução de problemas, você deva se perguntar: você realmente quer o lugar em sua vida onde está, ou deseja algo diferente? E se você acha que quer algo diferente, talvez seja importante também trabalhar isso com um psicólogo/psicanalista/terapeuta/guru — chame-os como quiser — essa questão é tão profunda e séria que não irei adentrar aqui.
Então, estou onde estou, gosto do que faço, tenho uma empresa com 100 pessoas (sempre quis ter um negócio), estou envolvido em um trabalho interessante (que envolve interações com pessoas para alcançar objetivos profissionais — sempre estive interessado em "engenharia social" e tecnologia), o negócio é baseado na "solução de problemas" (sempre gostei de ser um "resolveedor"), estou bem em casa. Gosto daqui, exceto pelas "desvantagens" mencionadas na parte "ruim".
Dado que eu gosto desse estilo de vida, não consigo mudar (exceto pela delegação de tarefas, sobre a qual falarei mais adiante) o fluxo de entrada, mas posso mudar o seu processamento.
Como? Sou defensor da ideia de que devemos começar do menor para o maior — primeiro resolver os problemas mais urgentes, que podem ser resolvidos com mudanças simples, e depois avançar para mudanças maiores.
Todas as mudanças que fiz podem ser agrupadas em três direções; listarei do que é mais simples (para mim) até o mais complexo:
1. Processamento e registro de tarefas.
Nunca consegui manter diários em papel de forma eficiente (e ainda não consigo), anotar e formular uma tarefa é uma tarefa muito complicada para mim, e sentar regularmente em um rastreador de tarefas é ainda mais difícil.
Eu aceitei isso, e minha principal concepção era que as coisas que tenho na minha cabeça são as mais importantes.
O processamento de tarefas acontecia neste modo:
- tarefa que eu lembro — executar assim que tiver tempo;
- tarefa recebida — se pode ser feita rapidamente, faça assim que receber; se for demorada — prometo que farei;
- tarefas que esqueci — fazer apenas quando alguém me lembrar.
Isso funcionou mais ou menos bem por um tempo, até que as "tarefas esquecidas" se tornaram um problema.
O problema se manifestou de duas maneiras:
- Quase todos os dias surgiam tarefas esquecidas que precisavam ser resolvidas até hoje (um momento crítico que me afetou — uma mensagem de texto de um oficial judiciário sobre a penhora de contas devido a uma multa de trânsito pouco antes da minha viagem para os Estados Unidos e a necessidade urgente de descobrir se eu poderia sair do país).
- Um grande número de pessoas considera incorreto perguntar novamente sobre um pedido e acaba guardando isso para si. As pessoas se ressentem quando você esquece algo, se for um pedido pessoal; já um pedido de trabalho acaba se transformando em um incêndio que precisa ser apagado hoje (ver ponto um).
Era preciso fazer algo a respeito.
Por mais estranho que fosse para mim, comecei a anotar todas as tarefas. Realmente todas. Tive a sorte de chegar a essa conclusão sozinho, mas no geral, toda a ideia se relaciona muito com o conceito de .
A primeira etapa foi simplesmente descarregar todas as tarefas da minha mente para um sistema que fosse o mais simples possível para mim. Acabou sendo : a interface é muito rápida, o processo de criação de tarefas é mínimo em tempo, e há um aplicativo simples no telefone (mais adiante, mudei para o Todoist, mas isso será abordado na segunda parte, mais técnica).
Graças a Deus, há 10 anos trabalho com gerenciamento em TI e entendo que "criar um aplicativo" é uma tarefa fadada ao fracasso, assim como "consultar um médico". Portanto, comecei a dividir as tarefas em tarefas decompostas na forma de ações.
Eu entendo claramente que sou uma pessoa muito dependente de feedback positivo, que na forma de feedback "veja o quanto você fez hoje" eu mesmo posso me dar (se perceber). Assim, a tarefa "consultar um médico" se transforma nas tarefas "escolher qual médico consultar", "escolher um horário para ir ao médico", "ligar e agendar uma consulta". Ao mesmo tempo, eu não quero me pressionar: cada uma dessas tarefas pode ser realizada em um dos dias da semana e fico satisfeito por ter completado alguma etapa da tarefa.
O ponto-chave: decomposição das tarefas e anotação das tarefas na forma de ações curtas.
Enquanto a tarefa estiver na sua cabeça, enquanto você pensar que precisa realizá-la em algum momento, você não ficará em paz.
Se ela ainda não estiver anotada e você a esqueceu — você vai sofrer quando se lembrar dela e perceber que esqueceu.
Isso se aplica a todas as tarefas, incluindo as domésticas: ir ao trabalho e durante o caminho se lembrar que esqueceu de tirar o lixo não é nada legal.
Esses sentimentos simplesmente não são necessários. Portanto, comecei a anotar todas as tarefas.
O objetivo é que, ao treinar a si mesmo para descarregar todas (absolutamente todas) as tarefas em qualquer gerenciador, a próxima etapa seja parar de pensar nas tarefas anotadas na cabeça.
Quando você percebe que tudo o que pensou em fazer está anotado e, mais cedo ou mais tarde, você chegará a isso — pessoalmente, a preocupação desaparece.
Você para de ficar ansioso ao lembrar, no meio do dia, que queria trocar as lâmpadas do corredor, conversar com o funcionário ou escrever um documento (e corre para escrevê-lo).
Minimizando o número de tarefas esquecidas (neste contexto — não anotadas), eu minimizo a preocupação que surge ao recordar dessas mesmas tarefas esquecidas.
Não é possível anotar e lembrar de tudo, mas se antes havia 100 tarefas dessas, em um determinado momento restam apenas 10, e simplesmente o número de 'incidentes' de preocupação diminui.
O ponto chave: anotamos tudo, absolutamente tudo, mesmo que estejamos seguros de que lembraremos.
Não dá para lembrar de tudo: por mais bobo que isso possa parecer, eu anoto tudo, até mesmo 'levar o cachorro para passear'.
O que eu consegui com isso? A preocupação diminuiu, pois eu constantemente temia esquecer algo (revisando em minha cabeça planos, tarefas, promessas, etc.), e, no geral, desapareceu a necessidade de ficar pensando sobre 'o que mais eu poderia ter prometido'.
2. Redução da reatividade.
Não podemos reduzir o fluxo de entradas, mas podemos mudar a forma como reagimos a ele.
Sempre fui uma pessoa reativa e gostava disso, respondia imediatamente ao pedido de alguém para fazer algo por telefone, tentava realizar na hora a tarefa que surgisse na vida ou no dia a dia, e de forma geral, era o mais rápido possível, sentindo prazer nisso. Isso não é um problema, mas se torna um quando essa reação se transforma em instinto. Você para de perceber onde realmente é necessário agora e onde as pessoas podem perfeitamente esperar.
O problema é que isso gera também sensações negativas: por um lado, se eu não consegui fazer algo ou esqueci o que prometi responder, eu ficava muito irritado, mas isso, por si só, não era crítico. Tornou-se crítico no momento em que o número de tarefas às quais eu queria reagir instintivamente superou as capacidades físicas de realizar isso.
Comecei a aprender a não reagir imediatamente às solicitações. No início, foi apenas uma solução técnica: para qualquer pedido recebido como "por favor, faça isso", "por favor, ajude", "vamos nos encontrar", "vamos fazer uma chamada", minha primeira tarefa passou a ser simplesmente processar essa solicitação e agendar quando a realizaria, em vez de reagir ou até analisar quando faria. Ou seja, a primeira coisa no meu rastreador não é a tarefa de cumprir o pedido, mas sim a tarefa "amanhã, ler o que o Vanya escreveu no Telegram e entender se posso fazer isso e quando farei, se puder". O mais difícil aqui é combater os instintos: muitas pessoas automaticamente pedem uma reação rápida, e se você se acostumou a viver nesse ritmo, fica desconfortável se não responde imediatamente à solicitação.
Mas aconteceu um milagre: 9 em cada 10 pessoas que pedem algo para ser feito "ontem" podem, na verdade, esperar até "amanhã" para que você chegue ao pedido delas, se você simplesmente disser a elas que fará isso amanhã. Isso, junto com o registro de tarefas e o cumprimento das promessas de atendimento, facilita a vida de tal forma que você começa a achar que agora vive de uma maneira estruturada (e talvez realmente seja assim). É preciso, claro, muito treinamento, mas, na verdade, nas condições em que você aceitou essa regra, isso pode ser aprendido rapidamente. E isso resolve em grande medida os problemas de mudança de contexto e de não cumprimento dos planos estabelecidos. Eu procuro colocar todas as novas tarefas para amanhã, e todos os pedidos que antes eu respondia reativamente, também os coloco para amanhã, e já "amanhã" de manhã, vejo o que posso fazer com isso e quando. Os planos para "hoje" tornam-se menos fluidos.
3. Priorização e registro de tarefas inesperadas.
Como mencionei no início, reconheci que o fluxo de tarefas a cada dia é maior do que consigo realizar. O conjunto de tarefas reativas ainda permanece. Portanto, toda manhã eu analiso as tarefas estabelecidas para o dia: quais realmente precisam ser feitas hoje, quais podem ser adiadas para amanhã, para decidir quando devem ser feitas, quais devem ser delegadas e quais podem ser descartadas. Mas isso não é tudo.
Uma grande frustração surge quando, ao final do dia, você percebe que não cumpriu tarefas críticas planejadas para hoje. Mas, na maioria das vezes, isso ocorre porque surgiram assuntos não planejados que, apesar de todos os esforços para postergar a reação, precisavam ser tratados hoje. Comecei a anotar todas as tarefas que concluí no dia, logo após finalizá-las. Se um advogado vinha discutir algo — anotei; se liguei para um cliente — anotei. Se aconteceu um acidente que exigiu nossa reação — anotei. Se o serviço de autopeças ligou dizendo que precisava que eu levasse o carro hoje para que ficasse pronto até domingo — anotei. Isso me permite entender por que não consegui concluir as tarefas estabelecidas para hoje e não me estressar por isso (se as tarefas inesperadas valiam a pena), além de registrar onde eu poderia ter lidado de forma menos reativa com as solicitações (informar ao serviço que não conseguiria e que levaria o carro apenas amanhã, e descobrir que ainda assim poderia ser feito até domingo, mesmo que eu deixasse para amanhã). Tento registrar absolutamente todas as tarefas realizadas, até mesmo "assinei dois documentos da contabilidade" e uma conversa rápida com um colega.
4. Delegação.
Esse é o tema mais difícil para mim. E aqui, na verdade, eu prefiro receber conselhos do que dar. Estou apenas aprendendo a fazer isso corretamente.
O problema com a delegação está na organização dos processos de delegação. Onde esses processos são bem estruturados, transferimos tarefas facilmente. Onde os processos não estão ajustados, a delegação parece ou muito demorada (em comparação com quando você faz a tarefa sozinho) ou simplesmente impossível (essa tarefa ninguém, além de mim, consegue realizar corretamente).
Essa falta de processos cria um bloqueio na mente: eu nem penso na possibilidade de delegar uma tarefa. Há apenas algumas semanas, quando decidi mudar do Trello para o Todoist, percebi que já havia passado três horas transferindo tarefas de um sistema para o outro, sem sequer considerar que outra pessoa poderia fazer isso.
O meu principal experimento agora é superar o meu bloqueio em pedir às pessoas que façam algo quando estou certo de que elas não concordarão ou não sabem como fazê-lo. Gastar tempo explicando. Aceitar que as coisas levarão mais tempo para serem realizadas. Se você compartilhar sua experiência, ficarei muito feliz.
Armadilhas
Todas as mudanças mencionadas acima são descritas em recomendações técnicas sobre como lidar com software, das quais falarei na próxima parte. Nesta conclusão, abordarei duas armadilhas em que caí durante toda essa reorganização da minha vida.
O conceito de cansaço.
Como estamos trabalhando mentalmente e não fisicamente, surge um enorme e inesperado problema: entender e perceber o momento em que você começa a se cansar. Isso permite que você descanse a tempo.
Um trabalhador em uma máquina não tem esse problema, em princípio. Primeiro, a sensação de cansaço físico é algo que entendemos desde a infância, e, além disso, é bastante difícil continuar fazendo algo fisicamente quando o corpo não é capaz disso. Não podemos, após fazer 10 séries na academia, fazer mais 5 "porque é necessário". Essa motivação não funciona por razões biológicas óbvias.
A situação com o pensamento é um pouco diferente: não paramos de pensar. Eu não pesquisei essa área, mas em geral, as hipóteses são as seguintes:
- Para alguém em constante tensão, o cansaço mental não é percebido imediatamente. Isso não acontece na forma de "não consigo mais pensar, vou deitar" — primeiro afeta o espectro emocional, as capacidades de pensamento, depois a percepção. É aqui que podemos sentir que a pressão está aumentando.
- Para se desconectar do fluxo, não é suficiente apenas parar de trabalhar. Noticei que, se eu paro de trabalhar, me deito e fico olhando para o telefone, leio, assisto e minha mente continua funcionando, o cansaço não desaparece. O que realmente ajuda é deitar e forçar-se a não fazer nada, nem mesmo mexer no telefone. Os primeiros 10 minutos são muito difíceis para sair do fluxo de atividade, nos próximos 10 minutos surgem milhões de ideias sobre como fazer as coisas da maneira certa, mas depois disso, a mente finalmente se acalma.
É importante e necessário dar descanso ao cérebro, e como é muito difícil perceber esse momento — é preciso simplesmente fazê-lo regularmente.
Tempo para descanso / vida / família.
Eu, como já escrevi, sou dependente de feedback positivo, mas consigo gerá-lo para mim mesmo: isso é tanto uma vantagem quanto um problema.
Desde que comecei a monitorar todas as tarefas, eu mesmo me elogio pelo que realizo. Em algum momento, passei de um estado de "organização da vida profissional" para um estado de "agora sou um super-herói e posso fazer o máximo de coisas", chegando a 60 tarefas por dia.
Equilibrei tarefas de trabalho e domésticas e sempre incluía no meu planejamento diário as tarefas de casa, mas o problema é que essas são tarefas. E é essencial reservar tempo para descanso e família.
O trabalhador é mandado embora às 18 horas, enquanto o empreendedor ainda se diverte trabalhando. Surge o mesmo problema que com a dificuldade de perceber o momento de "cansaço mental": na euforia pelas tarefas realizadas, você esquece que deve, de fato, viver.
É muito difícil sair do fluxo quando tudo está dando certo e você está se divertindo com isso, também é preciso se forçar.
A fadiga vem não do desejo de "deitar", mas de um distúrbio emocional ("tudo está irritando desde a manhã"), dificuldade em processar informações e uma capacidade reduzida de mudar de contexto.
É criticamente importante reservar tempo para descansar, mesmo que seja difícil. É fundamental que isso não afete você depois. Não é bom ficar dois meses se alegrando com sua produtividade e, em seguida, entrar em um estado em que tudo está entediante e você não consegue ver as pessoas.
No final das contas, não vivemos apenas pela produtividade, há uma quantidade enorme de coisas interessantes e surpreendentes no mundo 😉
De modo geral, essas são algumas reflexões sobre como (re)organizar os processos de trabalho e fora do trabalho. Na segunda parte, falarei sobre quais ferramentas usei para isso e quais resultados consegui alcançar.
P.S. Este tema se mostrou tão importante para mim que até criei um canal separado no Telegram, onde compartilho minhas reflexões sobre isso, junte-se —
Fonte: habr.com
