Tentei sistematicamente gerenciar tarefas, provavelmente, umas 20-25 vezes. E cada tentativa falhava, como agora entendo, por duas razões.
Primeiro, para dedicar tempo ao gerenciamento de tarefas, é preciso entender - por que isso é feito.
Você começa a gerenciar tarefas, investe tempo nisso, realiza menos tarefas, tudo isso começa a acumular - em nome de quê?
É difícil realizar qualquer trabalho quando você não entende para que serve. 'Organizar a vida' não é um objetivo muito adequado, pois uma 'vida organizada' é um fenômeno bastante vago. Mas 'reduzir o nível de ansiedade, diminuindo o nível de incerteza' - esse é um objetivo muito mais concreto e melhor, pelo qual realmente vale a pena dedicar uma hora por dia.
Em segundo lugar, todas as metodologias que li descrevem imediatamente o estado final do processo. 'Você precisa pegar o ToDoIst, dividir por projetos, integrá-lo ao calendário, revisar as tarefas da semana, priorizá-las...' É complicado começar a fazer tudo isso de uma vez. Assim como no desenvolvimento de software, eu acredito que devemos usar — de forma iterativa.
Portanto, vou passar pelas minhas “iterações”, e talvez dessa forma isso também possa ser útil para você. Afinal, qual a razão de não usar os feriados de maio para começar a trabalhar, utilizando uma nova (relativamente) paradigm?
E como cheguei a isso, você pode ler .
Trello, uma lista de listas
Criamos apenas 4 listas, usando os aplicativos de desktop e mobile.
Listas:
- Tarefas - todas as tarefas que surgem na mente devem ser registradas aqui. E registrar assim que elas vêm à mente. 'Jogar fora o lixo' - é uma tarefa. 'Lavar a louça' - é uma tarefa. 'Agendar uma reunião' - é uma tarefa. E assim por diante. Mesmo as coisas mais óbvias ou importantes podem ser esquecidas, se algo inesperado acontecer ou se simplesmente foi um dia difícil.
- Tarefas para hoje - toda noite eu movimento tarefas do quadro 'Tarefas' para o quadro 'Tarefas para hoje'. Se à noite algumas tarefas permanecerem lá, isso é normal, sobre isso falarei mais adiante. Com o tempo, você começa a entender quantas tarefas podem estar na lista, para que a maior parte delas possa ser realizada no dia programado.
- Realizado hoje. Este quadro é a principal maneira de reduzir a ansiedade de "não fiz nada hoje" e um bom caminho para uma reflexão sobre a auto-organização. Anoto tarefas que fiz hoje, mesmo que não estejam na lista planejada. "Liguei para o Vassili sobre os documentos" – anotei. "Pediram para assinar papéis" – anotei. "Discutimos o contrato com o Anton" – anotei. Assim, ao final do dia, você entenderá em que realmente gastou seu tempo e o que poderia não ter feito apenas para cumprir um plano.
- Pronto – lista de todas as tarefas concluídas. No início ou no final do dia, eu movo-as de "Feito hoje" para "Pronto". Na verdade, é um tipo de lixeira onde você pode simplesmente encontrar tarefas realizadas, e por isso precisa de uma limpeza regular.
Trello, "mini-calendário"
Em algum momento, fica claro que algumas tarefas estão definitivamente ligadas a horários, e você não quer esquecê-las durante a semana, para não planejar outra coisa nesse tempo. Sempre tive dificuldade com calendários, então adicionei algumas tábuas com os títulos "Tarefas de segunda-feira", "Tarefas de terça-feira", etc., onde comecei a registrar as tarefas com horário determinado.
Assim, quando alguém me pergunta: "Podemos conversar na quinta-feira às 16:00?" – eu simplesmente vou para a tábua correspondente e olho o que temos anotado para esse horário. E não se esqueça de transferir as tarefas entre as listas ao longo da semana: por exemplo, transferir "tarefas de quinta-feira" para "tarefas de hoje" quando a quinta-feira chegar.
Por que não usar um calendário? Para mim, é extremamente complicado usar duas ferramentas ao mesmo tempo. Se eu usar um calendário para isso, terei que acessá-lo, preencher, entrar regularmente para verificar se não esqueci de nada...
Nesse ponto, cheguei aos limites do Trello. O principal problema era que mais de 50 tarefas eram registradas por dia, e havia um conjunto considerável de tarefas, ligadas tanto à lista geral quanto às listas ligadas aos dias. Como saber se a tarefa que preciso fazer já foi registrada? Começaram a surgir duplicatas. Como priorizar todas as tarefas de um dos projetos ao mesmo tempo? Como permitir que outras pessoas vejam seus planos de calendário?
Eu precisava de um sistema que, mantendo uma relativa leveza:
- Pudesse agrupar tarefas por projetos.
- Tivesse uma ligação com o calendário (executar amanhã) e automaticamente transferisse isso para as tarefas de hoje, com a chegada do dia.
- Integrasse com o Google Calendar.
Aqui voltei para o ToDoist, e neste estágio ele se mostrou a solução mais adequada.
Fluxo atual no ToDoist
Caixa de Entrada
Escrevo quaisquer tarefas que entram na Caixa de Entrada, que tento resolver imediatamente. Resolver significa:
- Determinar a data em que a tarefa será executada (para tarefas curtas, geralmente coloco Hoje, e já à noite entendo quando, na verdade, eu posso fazê-las).
- Determinar o projeto ao qual a tarefa pode ser atribuída (para estatísticas e a possibilidade de mudar a prioridade de todas as tarefas do projeto de alguma forma).
Tarefas que surgem na minha mente e que não necessariamente precisam ser feitas em breve vão para os projetos Sem Categoria Pessoal (“pegar os porta-copos no carro”) e Sem Categoria Trabalho (“pensar quando podemos organizar a sessão de estratégia sobre PR”). No ToDoist, é possível atribuir tarefas recorrentes: assim, todo fim de semana tenho a tarefa “Organizar Sem Categoria Pessoal”, e toda segunda-feira — “Organizar Sem Categoria Trabalho”.
Integração com calendário
O ToDoist se integra perfeitamente com o Google Calendar, e de ambas as direções. Meu calendário está compartilhado com colegas para que eles possam ver quando não conseguem me contatar.
As tarefas do calendário também são transferidas de volta: posso dizer “Serguei, olhe o meu horário na sexta e agende uma reunião lá”, e isso estará no calendário e no ToDoist. Assim, na verdade, comecei a usar o calendário pela primeira vez, sem precisar criar eventos nele.
Processamento de tarefas de entrada não urgentes
Eu não costumo me apressar em resolver tarefas imediatamente, exceto aquelas onde o incêndio é óbvio. "Precisamos urgentemente contatar a liderança da empresa ABC, pois o servidor está fora do ar e não temos resposta de seus funcionários" — é uma tarefa claramente urgente que não pode ser adiada, enquanto "Jenya, posso te ligar agora para falar sobre um novo projeto" se transforma em "Agendar quando posso conversar com X sobre Y", que já se tornará uma tarefa "Dizer a X que podemos conversar naquele momento" e a tarefa "Conversar com X sobre Y", já vinculada a um horário. Praticamente qualquer tarefa que chega inicialmente se transforma em "Agendar...".
Priorização de tarefas
Não é possível realizar todas as tarefas programadas para o dia. Observando a mim mesmo, percebi o seguinte (cada um terá números diferentes, mas o importante é chegar a conclusões).
- Em cada dia, anoto cerca de 50-70 tarefas.
- Confortavelmente para mim (sem sentir uma exaustão total no final do dia), consigo realizar até 30 tarefas.
- Fazendo até 50 tarefas, eu ficarei cansado, mas não de forma crítica.
- Posso fechar 70 tarefas, mas após isso terei dificuldade para sair do "fluxo do trabalho excessivo", terei dificuldade para dormir e, de modo geral, serei pouco sociável.
Com base nisso, decido o que fazer hoje. No ToDoist, priorizo cada tarefa, então de manhã escolho as tarefas críticas a serem realizadas, e as demais faço com base nas minhas capacidades e vontades. Todos os dias, transfiro de 40 a 20 tarefas para o dia seguinte: o interessante é que, com isso, o número de tarefas do dia seguinte volta a ser 60-70.
Manutenção de estatísticas
Quero muito entender, em geral, quanto tempo passei hoje em atividades relacionadas ao trabalho e em quais exatamente. Para isso, uso o aplicativo , que está tanto no telefone quanto no laptop, e o Histórico de Localização do Google Maps (sim, não sou paranoico).
Moramos na zona rural, então o tempo gasto na viagem pode ser utilizado de forma proveitosa. Agora, quando não estou cansado, aproveito o caminho para ouvir audiolivros, para de alguma forma aproveitar esses 40 minutos.
Ainda não agreguei os dados, criando uma espécie de Data Lake pessoal; chegará o momento — eu chegarei a isso.
Não haverá conclusões
- A vida da pessoa moderna é um grande fluxo de tarefas que chegam. Não será possível reduzi-lo; é preciso aprender a gerenciar esse fluxo.
- A maioria das preocupações vem da incerteza do que nos aguarda. Se entendermos o que nos espera nos próximos dias, as preocupações diminuirão consideravelmente.
- Por isso, vale a pena dedicar tempo à organização do seu dia. Sei o que acontecerá hoje, o que será amanhã e não esqueço das tarefas que antes deixava passar.
- Manter um controle de tarefas não é um objetivo em si, mas, se quiser, um meio de autoaperfeiçoamento. As coisas que antes me davam preguiça ou às quais não conseguia me dedicar tornam-se muito mais fáceis de executar. Muitas pessoas (e eu me incluo) se sentem melhor quando as tarefas são atribuídas de fora. O controle de tarefas é uma forma de se autoatribuir tarefas e aprender a viver conforme seus desejos.
- Trabalho não é um objetivo em si. O objetivo é organizar o seu cronograma de modo a criar momentos livres previsíveis, quando você pode se dedicar a si mesmo, à família e aos seus interesses.
Fonte: habr.com
