Uma marca de destaque ou o nome de um palestrante com posição elevada ajuda a preencher as salas de conferência. As pessoas recorrem às “estrelas” para se manterem atualizadas e aprenderem sobre seus erros e vitórias. Somente no final dos discursos os participantes atribuem notas longe das mais altas a esses palestrantes.
VisualMethod, um estúdio de apresentações e infográficos, perguntou a empreendedores e funcionários corporativos o que mais os decepcionou nas apresentações em conferências. Acontece que quando palestrantes experientes ignoram os slides organizacionais e vão direto para a descrição de um processo ou caso, a confiança é perdida. Alguns entrevistados chegaram a chamar esse comportamento dos palestrantes de arrogante (“não se apresentou”) e desatento (“o assunto é uma coisa, mas as palavras são outra”). Falamos detalhadamente sobre quais slides são importantes para lembrar.
Por que isso é importante
Mesmo que você tenha falado 1000 vezes, estes 5 slides devem estar na sua apresentação:
- tópico do discurso
- apresentando-se
- estrutura da fala
- agenda
- resultados de apresentação e contatos
Se a apresentação incluir uma seção de perguntas e respostas, crie um slide separado para focar o público ou use um slide de resumo da apresentação.
Ao acumular experiência na oratória, os palestrantes se concentram mais na essência da apresentação, acreditando que apenas os resultados e a experiência pessoal do palestrante são importantes para o público. Claro que isto é significativo, mas independentemente do seu estatuto e dos resultados do seu trabalho, é valioso para o público receber reforço da importância do que está a acontecer e um sentido de propriedade. Os slides organizacionais ajudam você a entrar em sintonia, mergulhar no seu tópico e entender por que sua apresentação deve impactar a vida profissional do seu público. Mesmo que o seu discurso seja um monólogo, a informação organizacional cria o efeito de interação entre o orador e o público na sala.
Fique viciado no assunto
Qualquer apresentação começa com uma página de título. Geralmente diz algo geral, embora o primeiro slide tenha sido criado originalmente para explicar a relevância do tema ao público. Por que isso está acontecendo? Os nossos clientes que realizam frequentemente admitem que recebem o tema do organizador ou, se eles próprios o formulam, isso acontece vários meses antes do evento e, na falta de tempo, surge um esboço do tema. Com o tempo, ele aparece em todos os cartazes, banners e mailings, e quando se trata de preparação parece tarde para mudar alguma coisa. VisualMethod sugere sempre formular o tema com indicação de seu benefício para o público. Mesmo que seja um pouco diferente do que foi anunciado. Desta forma você consegue captar a atenção das pessoas desde os primeiros segundos.
Use a voz ativa para formular o seu tema e seja o mais específico possível. Por exemplo, a expressão “Desenvolvimento de uma proposta comercial” soa mais fraca do que “3 modelos de propostas comerciais que o ajudarão a vender serviços de consultoria”.
Encontre um interesse comum com o ouvinte. Antes da palestra, um bom palestrante perguntará aos organizadores quem estará na sala e quais os resultados das pesquisas sobre temas relevantes para os visitantes. Essa conversa leva cinco minutos, mas ajuda a economizar tempo de preparação porque você saberá exatamente o que as pessoas esperam e selecionará informações interessantes para elas. Se você estiver fazendo sua única apresentação durante o ano, poderá usar apenas uma frase para conectar o seu tema e os interesses dos presentes.
Mesmo quando não há informações sobre quem estará na sala, antes do início do discurso basta fazer 2 a 3 perguntas esclarecedoras sobre a ocupação dos ouvintes e argumentar porque suas informações serão úteis para eles.
Apoie sua experiência
Depois de formular um tópico, as pessoas têm a próxima pergunta: por que exatamente você pode ser um especialista e por que deveriam confiar em você? Essa reação ocorre de forma automática e, sem receber resposta, o ouvinte poderá ouvir tudo com interesse, mas terá dúvidas de que neste caso específico a informação é confiável e que vale a pena aplicar na prática o que ouviu. Portanto, recomendamos que mesmo os oradores “estrelas” digam por que têm o direito de expressar esta ou aquela informação. Como fazer isso naturalmente, sem sobressair o “eu”?
Alguns formatos de evento exigem que o palestrante seja apresentado pelo organizador. Nesse caso, é importante passar as informações corretas ao apresentador e relacioná-las com o tema do seu discurso. Por exemplo, aconselhamos um dos nossos clientes numa conferência para empreendedores a falar não só sobre o seu último local de trabalho na maior empresa do país em número de funcionários, mas também sobre a sua experiência anterior num pequeno escritório. Após o discurso, o palestrante recebeu o comentário de que entende os problemas das pequenas empresas, embora anteriormente na seção de perguntas e respostas a pergunta fosse frequentemente feita “bem, essa metodologia funciona nas grandes empresas, mas e nas pequenas empresas?” Quando você entende claramente quem é o seu público, você pode escolher exemplos de suas atividades que ressoem com os interesses dos seus ouvintes.
Se você estiver se apresentando, dedique um slide separado para isso. Dessa forma, você pode expressar apenas a conexão entre sua experiência e o tópico, e as pessoas lerão os outros fatos por si mesmas - e você não parecerá que está se gabando. Existe algo chamado “triângulo da confiança”. Para construir confiança, você precisa conectar três coisas: sua experiência, seu tópico e os interesses do seu público.
A primeira maneira de fazer isso envolve usar um estereótipo. Parece com isso:
Meu nome é _______, sou _______ (Posição): estereótipo _______________. Se você é diretor comercial, sua apresentação pode ser assim:
Meu nome é Peter Brodsky (nome), sou um típico diretor comercial (cargo), que aprova diversas propostas comerciais por mês e recebe feedback dos clientes (estereótipo). Dessa forma, você confirma que tem o direito de falar sobre a redação de propostas comerciais e entender o que as pessoas na sala estão fazendo se você estiver falando na frente de pessoas com o mesmo cargo.
A segunda opção é experiência anterior. Se você estivesse conversando com desenvolvedores que, por exemplo, estão criando serviços para automatizar a distribuição de ofertas comerciais, poderia dizer o seguinte:
Meu nome é Peter Brodsky (nome), e todos os dias passo 30% do meu tempo na equipe de desenvolvimento, pois acredito que o futuro está na automação de processos. Se você tem experiência em desenvolvimento, pode dizer com ainda mais clareza: sou desenvolvedor e sempre fui. O código está no meu sangue. Mas aconteceu que consegui construir um algoritmo para trabalhar com ofertas comerciais e aumentar as vendas em 999%, e agora trabalho como gerenciador de blocos. Isso também é bom porque vejo os dois lados do processo.
Se você não tem experiência relevante, pode mudar para a linguagem das emoções e dizer por que o assunto é importante para você. Vai soar mais ou menos assim: eu mesmo sou comprador todos os dias e estou pronto para chorar de felicidade quando o vendedor ouve o que preciso e não tenta vender de acordo com um modelo. Mas esta é a essência do modelo de boa empresa: ensinar os funcionários a tirar proveito da humanidade e da tecnologia para compreender o cliente.
Quanto ao slide que descreve a experiência, você pode colocar nele as seguintes informações:
- Cargo e nomes das empresas em que você trabalhou
- Sua educação ou cursos especiais relacionados ao tópico
- Graus, prêmios e certificações
- Resultados quantitativos. Por exemplo, quantas ofertas comerciais você fez na vida?
- Às vezes é apropriado mencionar clientes ou projetos importantes.
O principal: lembre-se a tempo que o público não veio ouvir a história da sua vida. Portanto, o objetivo da apresentação é simplesmente justificar porque é importante que as pessoas ouçam você falar sobre esse assunto.
Interesse-se pelo conteúdo
Agora você contou porque o tema e sua expertise merecem atenção, agora o público quer saber como você vai transferir conhecimento, qual será o processo. Colocar o conteúdo da sua apresentação no slide e definir a pauta da reunião é importante para evitar que as pessoas fiquem decepcionadas após a sua apresentação. Quando você não alerta sobre a estrutura do seu discurso, as pessoas criam suas próprias expectativas e raramente isso corresponde à realidade. É aqui que aparecem comentários no estilo “Não foi isso que eu quis dizer” ou “Achei que seria melhor”. Ajude os ouvintes com seus desejos e expectativas – estabeleça regras e diga-lhes o que esperar.
Uma boa maneira de falar sobre a agenda sem chamar o slide de “Agenda”. Em vez disso, você pode fazer uma linha do tempo ou infográfico. Indique quanto tempo durará cada parte: teórica, prática, estudo de caso, respostas a dúvidas, pausas, se houver. Se você encaminhar uma apresentação, é melhor fazer o conteúdo em forma de menu com links - assim você cuidará do leitor e economizará seu tempo folheando os slides.
VisualMethod recomenda não apenas especificar o conteúdo do discurso, mas fazê-lo através dos benefícios para os ouvintes. Por exemplo, no slide há um item “como indicar limites orçamentários em uma proposta comercial”. Ao expressar esse ponto, faça uma promessa: “Depois da minha palestra, você saberá como indicar os limites orçamentários em uma proposta comercial”. Certifique-se de que as pessoas considerem suas palavras úteis.
Como observa Alexander Mitta em seu livro “Cinema Entre o Inferno e o Céu”, os primeiros 20 minutos do filme despertam um lampejo de interesse por toda a narrativa. Os profissionais chamam isso de evento incitante ou, traduzido aproximadamente, “um evento incitante”. Existe uma abordagem semelhante nos clássicos teatrais. Seus slides introdutórios preparam o cenário e criam interesse em toda a história.
Resumir
Lembre-se do desfecho ao final de um filme ou produção: aquele momento em que o espectador se ilumina e recebe um conhecimento universal. Este momento da sua apresentação será o slide final com breves conclusões. Pode ser um resumo, escrito em letras grandes, se você estiver falando sobre uma descoberta verdadeiramente nova, ou três regras ou conclusões principais para resumir todo o discurso.
Por que resumir em um slide separado? Em primeiro lugar, você ajuda a tirar uma conclusão inequívoca e correta com base nos resultados do seu discurso. Em segundo lugar, você prepara o público para o final da apresentação e dá-lhes a oportunidade de preparar perguntas.
Terceiro, você pode agregar valor à sua apresentação. Para isso, você precisa focar no fato de que graças ao seu discurso o público aprendeu, percebeu e entendeu algo. Em geral, crie o efeito de valor adicional. Por exemplo, você lista os nomes de três modelos pelos quais uma proposta comercial é construída e diz: hoje você aprendeu esses três modelos e, com eles, poderá mostrar mais claramente aos seus clientes os benefícios da cooperação com você e acelerar as vendas.
O slide de resumo deve ser conciso e verdadeiramente conclusivo. Depois disso, você não deve continuar se aprofundando no assunto, mesmo que se lembre de alguns detalhes. Aproveite este momento para consolidar seu status de especialista e conclusão final. O que você pode fazer neste ponto final é uma seção de perguntas e respostas, embora na maioria dos casos seja melhor colocá-la um pouco mais cedo e encerrar a apresentação na nota desejada.
Ajude-me a entrar em contato com você
Toda apresentação tem um propósito. Ao subir ao palco, o palestrante vende ao público um produto, uma empresa, sua expertise ou algum tipo de ação. Hoje é raro ver vendas diretas através de uma apresentação, exceto talvez em esquemas de pirâmide online de cosméticos ou pílulas mágicas. Na maioria dos casos, o palestrante coleta informações de contato do público. Isso não significa que ele ande pelo salão com um questionário, mas diz onde você pode continuar a comunicação.
Caso você não esteja pronto para fornecer contatos diretos, indique o e-mail da empresa no slide de encerramento. Por exemplo, usamos um endereço geral [email protegido]ou, melhor ainda, forneça um link para uma rede social onde você possa se comunicar com seu público ou onde apareçam materiais úteis sobre o seu tema.
Se você é um consultor independente, também pode fornecer um endereço geral e pessoal ou indicar uma página em uma rede social através da qual possa ser contatado.
Para ativar seu público, crie uma “frase de chamariz”. Peça feedback sobre sua apresentação, compartilhe links sobre o tema ou sugira como sua apresentação poderia ser melhorada. Como mostra a prática do VisualMethod, cerca de 10% dos ouvintes estão sempre responsivos e ativos o suficiente para deixar um comentário, e cerca de 30% estão prontos para assinar as notícias do seu grupo.
PS
De acordo com a tradição “antiga”, deveria haver menção à frase “Obrigado pela atenção!” Dizer “adeus” é sempre difícil e você deseja preencher a pausa estranha com um slide com gratidão semelhante, mas encorajamos você a parar no slide com contatos. O “Slide de agradecimento” sinaliza ao seu público que seu relacionamento acabou, e o objetivo de qualquer empresa é expandir e manter contato contínuo com seu público. Seus contatos lidarão melhor com essa tarefa.
Fonte: habr.com