Há dois anos, pela primeira vez, decidimos reunir quase cinquenta dos nossos desenvolvedores e produtos remotos e nos apresentarmos em um ambiente agradável e descontraído. Então aconteceu um hackathon perto de Chekhov, na região de Moscou, foi ótimo, todos gostaram e todos queriam mais. E continuamos reunindo nossos desenvolvedores remotos “ao vivo”, mas mudamos o formato: agora não é um hackathon geral, mas sim visitas individuais de equipes. Este artigo explica por que mudamos para um novo formato, como ele está organizado e quais resultados obtivemos.
Por que viagens em equipe?
Desde a equipe de desenvolvimento quase triplicou de tamanho e a ideia de transferir todos juntos não parecia mais atraente. Causas:
- A logística está se tornando mais complicada. Encontrar um lugar para uma centena e meia de pessoas e solicitar um charter não é tão ruim, é muito mais difícil escolher um local e um horário para uma viagem geral que agrade a todos. Neste caso, em qualquer caso, alguém chave provavelmente cairá.
- O ponto principal do evento – a formação de equipes – está perdido. Uma multidão tão grande inevitavelmente se dividirá em grupos, mas esses grupos não são formados de acordo com o princípio do comando. Nossa experiência em eventos corporativos mostra que pessoas com as mesmas funções costumam conviver entre si, mas de equipes diferentes - analistas com analistas, QA com QA, se conhecem bem e discutem seus temas profissionais. E precisamos apresentar e fazer amizade com a galera de cada equipe.
- Com isso, tudo vira uma festa corporativa e uma festa divertida com bebidas, e esse é um tipo de evento completamente diferente, e fazemos separadamente.
Percebendo isso, desenvolvemos um formato para viagens anuais (às vezes com mais frequência) da equipe. Cada uma dessas viagens tem um objetivo específico, formulado de forma consciente e antecipada usando a técnica SMART (específico, mensurável, alcançável, reforçado e com prazo determinado). Esta é uma oportunidade de mudar o ambiente, trabalhar ao lado de um colega que antes só via no Hangouts e aumentar a eficiência do trabalho, o que posteriormente afetará métricas importantes para o produto.
Formatos de partida
Hackathon Uma história motivacional que faz você se sentir parte de um grande projeto. A equipe pausa todas as atividades atuais, divide-se em pequenos grupos, testa diversas hipóteses muitas vezes malucas, discute os resultados e surge com algo completamente novo. A equipe do Vimbox fez essa viagem no ano passado, foi inventada uma nova interface para videochamada entre aluno e professor - o Real Talk, que agora se tornou a principal interface para os usuários da plataforma.
sincronização Reunir pessoas muito diferentes – geralmente desenvolvedores e empresas – para uma melhor compreensão dos desejos e oportunidades. Um exemplo típico é a saída de uma equipe de CRM, imersa nas florestas perto de Moscou, em uma discussão sobre as expectativas do sistema que estão desenvolvendo. Todos passaram um dia com o fundador da empresa, relembrando a história - o primeiro CRM foi , o próximo passo na automação do banco de dados foi uma planilha do Google, e só então um desenvolvedor escreveu um protótipo de CRM... Em outro dia, a equipe se reuniu com clientes empresariais. Todos começaram a entender melhor o que exatamente precisavam e onde concentrar sua atenção.
Consolidação de equipe A ideia principal é mostrar para a galera que eles trabalham com gente, e não com chats e videochamadas. O formato mais comum de viagens, em que o contexto de trabalho não se desfaz, todos continuam a resolver os problemas do dia a dia, mas a eles se somam todo tipo de atividades conjuntas. Isto é especialmente verdadeiro quando a equipe cresceu ao longo do ano com um grande número de novas pessoas remotas que nunca se conheceram pessoalmente. Fornece uma boa base para colaboração no futuro, mas devemos levar em conta que a produtividade cai durante essas viagens, por isso é melhor realizá-las uma vez por ano.
Quem vem da equipe?
A equipe deve contar com representantes de todos os grupos horizontais:
- Produto
- Dados
- Dev
- Design
- QA
A lista final de participantes é determinada pelo gerente de produto, orientado pela finalidade e objetivos da viagem, bem como pelos indicadores de desempenho dos funcionários.
Quanto?
O custo total da viagem depende do orçamento da equipe, na maioria das vezes é de 30 a 50 mil rublos por pessoa, excluindo salário. Isso inclui passagens, acomodação, café da manhã e, às vezes, algo mais, se o orçamento permitir - mas definitivamente não é álcool, é você mesmo.
Viagem em equipe não é férias, a galera vai trabalhar, não para relaxar. Os dias úteis e fins de semana são contados como dias normais. Por isso, evitamos os picos de “férias”, quando as passagens e hospedagem são exorbitantes, mas também, claro, não mandamos ninguém para lugares onde é barato, mas onde ninguém quer ir.
Em geral, a equipe decide primeiro as datas em que todos podem e expressa seus desejos por cidade e país. Em seguida, o RH considera opções para as datas e regiões selecionadas. O resultado deve ser algo mais ou menos médio e adequado. Se as passagens para a Turquia, onde a seleção deseja, custam 35 mil para as datas escolhidas, e Montenegro custa ao mesmo tempo 25 mil, então recomendamos Montenegro. Se o spread for de 23 a 27 mil, a escolha ficará com a equipe.
Também é preciso levar em conta o custo e as condições de vida: as passagens podem ser caras, mas isso é compensado pela hospedagem. E mais frequentemente é o contrário. Em particular, existem casos complexos relacionados com o facto de as pensões, em regra, serem concebidas para férias em família e não para viagens de equipa. É improvável que nossos programadores queiram dormir na mesma cama - o que significa que terão que negociar com o proprietário, as mudanças de preço.
Para onde ir?
A equipe decide as datas (com pelo menos dois meses de antecedência) e formula desejos gerais nas áreas. O RH está envolvido em um projeto que ajuda a escolher as melhores opções para toda a equipe. Por exemplo, se a maioria dos desenvolvedores mora fora dos Urais, eles podem estar interessados em morar na região de Moscou. Se a equipe tem gente da Ucrânia ou, principalmente, de um país com regime de vistos, não adianta levá-los para a Rússia, é melhor procurar outra coisa. Como resultado, é proposta uma lista de possíveis rumos, a equipe vota, selecionando as três melhores opções. Em seguida, o projeto considera essas opções com base no custo e nas capacidades, e o produto escolhe um local que caiba no seu orçamento.
Quais são os requisitos para o local?
Existem dois requisitos principais para um local e são puramente utilitários:
- bom Wi-Fi confirmado por comentários/experiência pessoal,
- um amplo espaço de trabalho onde você pode organizar assentos para toda a equipe.
Quaisquer críticas negativas sobre a qualidade da Internet são motivo para abandonar o local: vamos trabalhar, a queda da Internet não nos serve de nada.
Um espaço de trabalho é alugar uma sala de conferências num hotel, ou um amplo espaço para 15-20 pessoas no rés-do-chão, na varanda, um local onde todos possam reunir-se e organizar um open space.
A questão da alimentação também está sendo trabalhada, mas isso não é necessariamente uma exigência do local: pode ser dentro de casa ou em um restaurante próximo, o principal é que as crianças tenham a oportunidade de comer três vezes ao dia sem viajar a milhas de distância.
Quem escolhe o formato?
As metas de saída são definidas pela equipe de produto com a ajuda do departamento de treinamento, que chamamos de Skyway: eles têm uma supercapacidade de tirar metas e expectativas do fluxo de consciência. Skyway se comunica com o produto, identifica as necessidades da reunião da equipe e oferece opções de programa próprias.
Essa assistência é especialmente necessária quando a tarefa é sincronização, como foi o caso da equipe de CRM. Pessoas muito diferentes participaram lá: desenvolvedores com experiência técnica e pessoal dos departamentos de vendas. Era preciso conhecer, comunicar e ao mesmo tempo não se desligar do processo de trabalho - a equipe naquele momento tinha sprints bastante difíceis. Nesse sentido, a Skyway ajudou na organização do processo de forma que os trabalhos avançassem e ocorressem as reuniões necessárias (inclusive com os fundadores da empresa).
Como são organizadas as atividades?
As ideias para atividades vêm da equipe, do gerente de produtos e de projetos do RH. Um canal é criado no Slack, nele são geradas ideias, um backlog é coletado e então a equipe escolhe o que quer fazer no local. Via de regra, as atividades são pagas pelos próprios funcionários, mas há exceções se for algo relacionado ao propósito da viagem. Por exemplo, se for importante se comunicar pessoalmente sem Internet, então o aluguel de carro, passeio na floresta, churrasco, barracas serão pagos pela empresa como parte da viagem.
Como avaliar os resultados?
Se a viagem foi um hackathon, simplesmente contamos quanto dinheiro a solução que criamos arrecadou. Nos demais formatos consideramos o gasto como um investimento em uma equipe distribuída, o que é um mínimo higiênico quando as equipes estão espalhadas pelo mundo.
Além disso, averiguamos a satisfação da equipe e se os resultados correspondem às expectativas da galera. Para isso, realizamos duas pesquisas: antes de sair, perguntamos o que as pessoas esperam dele e, depois, até que ponto essas expectativas foram atendidas. Com base nos resultados deste ano, recebemos 2/3 das classificações “cinco” e 1/3 - “quatro”, isto é superior ao do ano passado, o que significa que estamos caminhando na direção certa. O facto de dois terços dos que saíram terem concretizado as suas expectativas a 100% é excelente.
Características nacionais: hacks de vida
Por alguma razão, acontece que as nossas equipas adoram Montenegro; quase sempre está no topo da lista de locais desejados. Mas há um problema com este país, como com muitos outros pequenos estados europeus: existe bastante infra-estrutura adequada para viagens em equipa e está cada vez mais orientada para férias em família. E temos uma equipe de duas dezenas de pessoas, todos devem morar e trabalhar no mesmo lugar, não querem ir para um hotel, querem ir para uma villa e, claro, não querem dormir na mesma cama.
O Airbnb habitual não poderia realmente nos ajudar. Tive que procurar um corretor de imóveis local - era nosso compatriota, que trabalhava principalmente com a Rússia. Ela nos encontrou um apart-hotel maravilhoso, a proprietária atende nossos desejos e entrega todo o imóvel chave na mão, o corretor de imóveis recebe comissão, está tudo ótimo. Mas a fatura não foi emitida pelo proprietário, mas pelo corretor de imóveis, e foi declarado em sérvio que se tratava de “pagamento por serviços de alojamento”.
Naturalmente, ficamos um pouco tensos e começamos a investigar por que isso acontecia. Após negociações com o corretor de imóveis e o proprietário, ficamos sabendo que em Montenegro isso é habitual, porque não há tradição de anotar tudo em contratos complexos com selos, a fatura é documento suficiente e a alíquota do imposto é menor no pagamento a um corretor de imóveis. Aqueles. Com todas as nossas reorganizações de móveis e outros desejos específicos, além da comissão do corretor de imóveis, nosso valor acabou sendo menor do que quando alugamos o mesmo complexo pelo Airbnb, que inclui taxas de aluguel padrão.
A partir dessa história, concluímos por nós mesmos que com localidades estrangeiras, principalmente se entendermos que a direção será utilizada mais de uma vez, faz sentido dedicar tempo ao estudo das especificidades locais e não depender de serviços populares. Isso evitará problemas no futuro e possivelmente economizará dinheiro.
Outro ponto importante: você precisa estar preparado para surpresas e saber resolvê-las rapidamente. Por exemplo, a equipe de cobrança planejava viajar para a Geórgia. Quando tudo ficou pronto, os ingressos de repente viraram abóboras e tivemos que procurar urgentemente um substituto. Encontramos um adequado em Sochi - todos ficaram felizes.
Por fim, você não deve se esforçar para organizar tudo perfeitamente e dar à equipe uma espécie de “pacote completo”; seus próprios talentos devem ser usados. Este evento não é para exibição, é uma reunião de amigos, aqui as fotos e vídeos do seu celular são mais importantes do que qualquer filmagem profissional. Depois de sair, o frontend do CRM e o controle de qualidade processaram o vídeo dos telefones, fizeram um vídeo e até - não tem preço.
Então, por que isso acontece?
As saídas em equipe aumentam a coesão da equipe e afetam indiretamente a retenção de funcionários, porque as pessoas preferem trabalhar com outras pessoas em vez de avatares no Slack. Eles ajudam a entender a estratégia do projeto pelo fato de todos estarem por perto e todos os dias discutirem com o produto a questão “por que esse produto é necessário”. Remotamente, essas perguntas são feitas apenas quando o impulso é absolutamente necessário; durante a partida isso acontece em um ambiente descontraído.
Fonte: habr.com