Como estabelecer troca de conhecimento em uma empresa para que não prejudique tanto

A empresa média de TI possui requisitos, um histórico de rastreadores de tarefas, fontes (talvez até com comentários no código), instruções para casos típicos, importantes e complexos em produção, uma descrição dos processos de negócios (desde a integração até “como sair de férias ”), contatos, chaves de acesso, listas de pessoas e projetos, descrições de áreas de responsabilidade - e um monte de outros conhecimentos que provavelmente esquecemos e que podem ser armazenados nos lugares mais incríveis.

Conhecimento =/= documentação. Isso não pode ser explicado, deve ser lembrado

Como garantir que aqueles que precisam saber algo sobre isso entendam onde e como encontrá-lo, e que todos que precisam estar cientes de coisas e acordos individuais possam descobrir de forma instantânea e precisa sobre as mudanças neles.

No episódio final do podcast “Team Lead Will Call”, a galera da Skyeng falou sobre gestão do conhecimento com Igor gato Tsupko é membro do comitê do programa KnowledgeConf e “diretor do desconhecido” da Flant.

A gravação completa está disponível como Vídeo do youtube, e abaixo coletamos algumas dicas interessantes e links para materiais úteis que foram mencionados no áudio ou que ampliam as informações dele. Seria ótimo se você também compartilhasse os truques e truques da sua equipe nos comentários.

Primeiro hack: você não precisa mais saber em qual sistema procurar

“Peguei nossas fontes de conhecimento e fiz uma busca geral por elas: uma janela única com sistema de filtragem para reduzir a área de busca. Sim, ao mesmo tempo, ainda é preciso monitorar sua qualidade, reabastecer a base de conhecimento e combater a duplicação e informações errôneas.

Um pedaço de papel para descobrir que é tudo

Mas já cerca de 60% dos engenheiros da Flant usam essa pesquisa pelo menos 1 a 2 vezes por dia - e geralmente encontram respostas na primeira ou segunda posição. E na forma de prova de conceito está a indexação de documentos do Google: todos os doxs, pastas, drives de van e assim por diante - tudo isso também é facilmente direcionado para a pesquisa interna.”

Segundo hack: como não perder coisas extremamente importantes em vários bate-papos

“Se você trabalha em uma equipe distribuída, então provavelmente uma parte significativa do seu dia é gasta no Slack - e nesse caso você está acostumado a fazer algo assim: “@myteam, ajude/olhe/insira o correto... ”..” Mas há um problema com a abundância de informações - e uma menção separada pode ser perdida entre outras mensagens.

Na Skyeng somos auxiliados por um bot através do qual você pode escrever uma mensagem e marcar qualquer número de pessoas ou grupos. Nós o usamos nos casos em que é realmente importante que as pessoas leiam ou reajam: ele cutucará indefinidamente até você pressionar o botão “Eu li” – você não poderá pular ou ignorar.”

Pergunta a responder: o que fazer com a documentação?

“Muito conhecimento vem dos técnicos, mas nem todo mundo sabe descrevê-lo bem.
Afinal, você não tem nenhum compilador ou linter que lhe diga se você está fazendo certo ou não - e muitas vezes a saída que temos é um texto incompreensível, mal formatado e incompleto. Claro, você precisa fazer isso normalmente, não porque alguém veio e disse “é necessário” - você faz bem por si mesmo: em um ou dois meses você vai ler e entender. E outra pessoa, ao abrir um documento, não o fechará imediatamente para sempre, percebendo que é inútil.

Parte do podcast dedicada à questão “Quantas pessoas são necessárias para escrever uma boa documentação ou fazer uma demonstração normal”

Mas a questão permanece: quanto tempo destinar para isso e como fazê-lo de forma eficiente?
E se houver aqui uma resposta honesta: a menos que os empresários estejam envolvidos, e a menos que experimentem empiricamente o impacto de uma boa documentação, existe o risco de o esforço produzir pouco retorno. Esta é mais uma história sobre mudança de cultura.

De resto, a experiência e a orientação irão salvá-lo. Análogos de programação em pares, acompanhamento de progresso e revisões de código podem ser adequados aqui - mostrando as melhores práticas, cutucando erros e chato no final.”

Bônus: “Tudo bem, vou contar assim, eles vão entender”

A questão “quanto tempo gastar nisso e em que nível fazê-lo” é importante não só no âmbito da documentação, mas em geral para a transferência de qualquer conhecimento. A demonstração também é um ótimo exemplo de compartilhamento de informações. Mas há nuances: por exemplo, como garantir que ocupem o mínimo de tempo.

Canal de compartilhamento de conhecimento entre o desenvolvimento: relatórios internos, livros úteis, artigos, etc. O extrato estruturado também é armazenado no Notion.

Em parte, estes problemas podem ser resolvidos pela prática de relatórios internos. Uma vez por semana, são dedicados de 40 a 60 minutos em horários menos movimentados - e os caras fazem uma reportagem em vídeo para colegas de diferentes projetos. Equipe de frontend do produto chave - Vimbox - contado sobre o seu kit de UI, que pode ter como tema qualquer outro projeto. A equipe de desenvolvimento de marketing falou sobre uma biblioteca para rastreamento e registro de solicitações, que imediatamente atraiu o interesse de vários outros projetos. A equipe do projeto Matemática compartilhou sua experiência de mudança da API REST para GraphQL. A equipe de aulas em grupo está pensando em compartilhar como foram os primeiros a migrar para o PHP 7.4. E assim por diante.

A lista é mantida desde maio de 2018 e conta com mais de 120 inscrições

Todas as reuniões são iniciadas através do Google Meet corporativo, gravadas e em até 1.5 horas aparecem em uma pasta em um Google Drive compartilhado, e os links para as gravações são duplicados no mesmo Slack. Ou seja, você não precisa vir em caso de emergência, mas assistir depois na velocidade 20 - geralmente a reportagem em si dura até XNUMX minutos, e a discussão - como fica. Mas não vamos além da hora)

PS O que funcionou e não funcionou para você?

Links úteis:

• Rodion Nagornov da Kaspersky Lab sobre o que é gestão do conhecimento e por que isso não é documentação (graças ao canal do Igor pelo link “Inferno de TI aconchegante”, há muito mais assim).

• Igor Tsupko da Flant sobre isso como implementar a gestão do conhecimento na minha empresa

• Alexey Kataev de Skyeng sobre como monitorar e nivelar o fator de graves (lacunas de conhecimento em tecnologias e áreas específicas) em uma equipe distribuída.

• Sergey Goncharuk da Flant sobre a transmissão de informações - como saber quando e a quem perguntar, se você encontrar um problema em uma equipe distribuída.

Fonte: habr.com