Olá a todos, já li diversas vezes artigos sobre hackathons: por que as pessoas vão lá, o que funciona, o que não funciona. Talvez as pessoas tenham interesse em ouvir sobre hackathons do outro lado: do lado do organizador. Observe que estamos falando da Grã-Bretanha; os organizadores da Rússia podem ter uma opinião um pouco diferente sobre este assunto.
Um pouco de história: sou um estudante do 3º ano do Imperial College London, um programador, moro aqui há 7 anos (a qualidade do texto russo pode ter sido prejudicada), participei pessoalmente de 6 hackathons, incluindo aquele que iremos falar sobre agora. Todos os eventos foram assistidos pessoalmente por mim, então há um pouco de subjetividade. No hackathon em questão, fui participante 2 vezes e organizador 1 vez. Chama-se IC Hack, criado por estudantes voluntários e consumiu de 70 a 80 horas do meu tempo livre este ano. e algumas fotos.
Hackathons geralmente são organizados por empresas (o tamanho da empresa em si não importa aqui) ou por universidades. No primeiro caso, há visivelmente menos questões sobre organização. Os patrocínios são fornecidos pela própria empresa, normalmente uma agência é contratada para organizar o evento (às vezes os próprios funcionários estão 100% envolvidos na organização), o júri é recrutado entre os funcionários e muitas vezes recebe um tema sobre o qual se propõe fazer um projeto. Uma questão completamente diferente são os hackathons universitários, que também são divididos em duas categorias. A primeira é de interesse de pequenas universidades com pouca experiência na realização de tais eventos. Eles são organizados através da MLH (Major League Hacking), que se responsabiliza por quase todo o processo.
É a MLH quem cuida do patrocínio, ocupa a maior parte dos assentos do júri e ensina os alunos como realizar hackathons no processo. Exemplos de tais eventos incluem HackCity, Royal Hackaway e outros. A principal vantagem é a estabilidade. Todos os hackathons organizados desta forma são muito parecidos entre si, seguem o mesmo cenário, possuem patrocinadores semelhantes e não exigem preparação especial dos alunos que conduzem esses eventos. As desvantagens são óbvias: os eventos não são muito diferentes entre si, até nas categorias de prêmios. Outra desvantagem é a pequena quantidade de financiamento (no site oficial do Royal Hackaway 2018 você pode ver que um patrocinador ouro traz 1500 libras esterlinas) e uma seleção muito escassa de “ganhos” (mercadorias gratuitas trazidas pelas empresas patrocinadoras). Pela minha própria experiência posso dizer que tais eventos não são muito grandes, são amigáveis para iniciantes e quase sempre você consegue ingressos para eles (pensei em ir ou não por 3 dias, mas nem metade dos ingressos foram vendidos ) e muitas vezes têm equipes concorrentes semelhantes (70-80% de todos os projetos estão relacionados a aplicações web). Portanto, não é muito difícil para equipes “hipster” se destacarem de sua formação.
PS Os ingressos são quase sempre gratuitos; vender um ingresso para um hackathon é considerado falta de educação.
Agora que falei brevemente sobre as alternativas, voltemos ao tema principal do post: hackathons organizados por estudantes entusiastas independentes. Para começar, quem são esses estudantes e qual é exatamente a vantagem de organizar um evento desse tipo? A maioria dessas pessoas são participantes frequentes de hackathons, sabem o que funciona bem e o que não funciona bem e desejam um hackathon com preferência e uma experiência ideal para seus participantes. A principal vantagem aqui é a experiência, incluindo participação/vitória pessoal em outros hackathons. A idade e a experiência variam do 1º ano de bacharelado ao 3º ano de doutorado. As faculdades também são diferentes: há bioquímicos, mas em sua maioria são estudantes programadores. No nosso caso, a equipa oficial contava com 20 pessoas, mas na realidade tínhamos mais 20-25 voluntários que ajudavam nas pequenas tarefas possíveis. Agora uma questão mais interessante: como é possível organizar um evento comparável em escala aos hackathons realizados por gigantes da indústria (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London - estes são alguns daqueles hackathons dos quais participei pessoalmente, e colossais eventos organizacionais trabalho foi feito lá)?
Comecemos pelo primeiro problema óbvio: orçamento. Um pequeno spoiler: organizar tais eventos mesmo na sua própria universidade (onde o aluguel é baixo/nenhum aluguel) pode facilmente custar 50.000 libras esterlinas e encontrar esse valor é muito difícil. A principal fonte desse dinheiro são os patrocinadores. Eles podem ser internos (outras comunidades universitárias que desejam divulgar e recrutar novos membros) ou corporativos. O processo com patrocinadores internos é bastante simples: conhecidos, professores e tutores que administram essas comunidades. Infelizmente, o seu orçamento é pequeno e em alguns casos representa serviços (colocar lanches no armário, emprestar uma impressora 3D, etc.) em vez de dinheiro. Portanto, só podemos esperar patrocínio corporativo. Qual é o benefício para as empresas? Por que eles querem investir dinheiro neste evento? Contratação de novo pessoal promissor. No nosso caso, 420 participantes, o que é um recorde para o Reino Unido. Destes, 75% são estudantes do Imperial College (atualmente a 8ª universidade no ranking mundial).
Muitas empresas oferecem estágios de verão/ano para estudantes e esta é uma grande oportunidade de encontrar pessoas que já tenham experiência e vontade de trabalhar neste setor. Como disse nosso presidente: por que pagar a mais às agências de recrutamento 8000 por 2-3 candidatos em potencial, quando você pode nos pagar 2000 por 20 novos candidatos diretamente? Os preços dependem do tamanho do hackathon, da reputação dos organizadores e de muitos outros fatores. Os nossos começam em 1000 libras esterlinas para pequenas startups e vão até 10.000 libras esterlinas para o patrocinador principal. O que exatamente os patrocinadores recebem depende inteiramente de quanto eles estão dispostos a oferecer: os patrocinadores bronze receberão um logotipo no site, a oportunidade de falar na abertura, acesso aos currículos de todos os participantes e a oportunidade de nos enviar seus produtos para nós. para distribuir aos participantes. Todos os status começando com prata oferecem a oportunidade de enviar seus engenheiros para recrutar na hora, criar sua própria categoria de prêmios e um workshop para os participantes como bônus para todas as vantagens de bronze. Por experiência pessoal, posso dizer que uma das empresas nível prata recrutou 3 pessoas (2 para o verão e uma para um cargo permanente) logo durante o hackathon, e eu nem contei quantas mais elas poderiam contratar após o mailing no final. Criar sua própria categoria de prêmios permite encontrar quem faz projetos semelhantes aos produtos da empresa. Ou veja quem consegue responder a uma pergunta muito aberta da maneira mais criativa (Most Ethical Hack desenvolvido pela Visa, por exemplo). Depende da empresa. Todos os anos reunimos de 15 a 20 patrocinadores, incluindo Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg e outros. Trabalhamos com todos: desde startups até gigantes do setor, a regra principal é o lucro para nossos alunos. Se tivermos que recusar um patrocinador porque nossos alunos não deixaram as melhores críticas sobre estágio/trabalho permanente nesta empresa, provavelmente iremos recusar.
Como encontramos patrocinadores? Este é um processo digno de um pequeno artigo, mas aqui está um pequeno algoritmo: encontre um recrutador no LinkedIn / encontre uma pessoa com contato nesta empresa; concordar com a comissão organizadora sobre o tamanho da empresa, quão boa é a sua reputação (procuramos não trabalhar com quem tem má reputação no meio estudantil, seja pela atitude para com os estagiários ou pela tentativa de economizar no salário) e quem será o principal ponto de contato. O que se segue é um longo debate sobre o quanto esta empresa pode nos oferecer e uma proposta comercial é enviada para ela. Temos um sistema de patrocínio muito flexível e, portanto, as negociações podem se arrastar por muito tempo: o patrocinador deve entender o que está pagando e, portanto, reservamo-nos o direito de adicionar/remover alguns itens da oferta se o patrocinador acreditar que eles irão não traz muito lucro para a empresa. Após negociações, acertamos o valor com a universidade, assinamos um contrato e os convidamos para uma reunião de organizadores para discutir o que exatamente desejam obter com o evento e como exatamente desejam se divulgar para os alunos. Há casos em que as empresas pagaram menos de 3000 libras esterlinas e receberam uma dúzia de potenciais empregados para emprego a tempo inteiro após a formatura.
Por que precisamos desse dinheiro, afinal? Você é ganancioso demais para exigir 3000 por patrocínio? Na verdade, este é um valor muito modesto para os padrões do evento. O dinheiro é necessário para uma grande quantidade de coisas necessárias (almoço x2, lanches, jantar x2, pizza, café da manhã e bebidas durante as 48 horas inteiras) e não tão necessárias (waffles, chá de bolhas, aluguel de consoles, aluguel de bar por três horas , karaokê, etc.) coisas. Procuramos fazer com que todos se lembrem do evento apenas com coisas boas, por isso compramos uma tonelada de comidas deliciosas (Nandos, Dominos, Pret a Manger), uma grande quantidade de petiscos e bebidas, e acrescentamos novas diversões a cada ano. Este ano fiz pipoca para 500 pessoas, ano passado fiz algodão doce. O orçamento para isto, tendo em conta 420 participantes, 50 organizadores e 60 patrocinadores, poderia facilmente ultrapassar as 20.000 libras esterlinas.
E há também electricidade, segurança, prémios (muito bons para os padrões dos alunos: PS4 por exemplo) para todos os membros da equipa. E isso é no máximo 5 pessoas por minuto. O que se segue é um “brinde” dos patrocinadores e de nós. Camisetas, canecas térmicas, mochilas e muitos outros utensílios domésticos úteis. Dada a escala, você poderia facilmente gastar vários milhares a mais. Embora hospedemos o IC Hack no campus, pagamos aluguel. Menos que uma empresa terceirizada, mas ainda assim. Mais o custo dos cozinheiros para o almoço (a universidade proíbe almoçar por conta própria, e sabe-se lá por quê), aluguel de projetor (já que seu custo é várias vezes superior ao custo do próprio hackathon) e outros custos que muitos não pensam sobre. A maioria das categorias de prêmios foram inventadas por nós e os prêmios também são escolhidos e adquiridos por nós (mais sobre isso na próxima parte). Desta vez, o orçamento para prêmios ultrapassou 7000 libras esterlinas. Não posso dar o montante exacto, mas direi que este ano os custos ultrapassaram facilmente as 60.000 libras esterlinas. Aqui estão as fotos dos vencedores.
O dinheiro foi arrecadado, o orçamento foi acertado, os prêmios e os alimentos foram encomendados. Qual é o próximo? Inferno total e sodomia, também conhecido como preparação do cenário. Toda essa beleza começa 2 meses antes do hackathon. Uma enorme quantidade de mobiliário deve ser movimentada, avaliações de risco preenchidas, cargas recebidas, planos assinados e assim por diante. A lista é enorme. É por isso que convocamos um grande número de voluntários para nos ajudar no processo de organização. E mesmo eles nem sempre são suficientes. Mas este é um assunto para o próximo artigo.
Esta é a primeira parte da minha história sobre a organização IC Hack. Se houver interesse suficiente, lançarei mais 2 partes sobre os principais problemas e bloqueios na organização do próprio site e falarei um pouco sobre os prêmios, categorias e experiência de patrocinadores, organizadores e participantes (incluindo reportagens ao vivo da BBC da cena). Se você estiver interessado em aprender mais sobre o IC Hack, envie-me um e-mail [email protegido], ou se você estiver interessado em patrocinar o maior hackathon do Reino Unido, seja bem-vindo. Volto mais uma vez à sede dos organizadores.
Fonte: habr.com