Olá de novo. Esta é uma continuação do artigo sobre como organizar um hackathon estudantil.
Desta vez vou contar sobre os problemas que surgiram logo durante o hackathon e como os resolvemos, os eventos locais que adicionamos ao padrão “codifique muito e coma pizza” e algumas dicas sobre quais aplicativos usar para ter mais facilidade organizar eventos desta escala.
Depois de finalizados todos os preparativos financeiros, começa a etapa mais interessante: a preparação do local. Aqui você encontra o maior número de problemas e problemas nos quais você nem pensa. Vamos começar encomendando diversos lanches e equipamentos. Isto leva imediatamente a dois problemas principais: quem irá recebê-los e onde colocar tudo? Deixe-me lembrar mais uma vez que todos os organizadores são estudantes, e o hackathon propriamente dito aconteceu nos dias 26 e 27 de janeiro, exatamente no meio do trimestre. Para cada pedido precisávamos de 4 a 5 pessoas (dada a dimensão do evento, poderíamos facilmente receber de 20 a 30 caixas de bebidas por vez) e nossa única opção foi procurar voluntários entre outros cursos. Você pode, é claro, usar grupos do Facebook para encontrá-los, mas o Slack é o candidato do nosso povo. Você pode criar um canal separado para cada entrega, integrá-los ao Trello (aplicativo para criação de listas de ações) e depois adicionar quem concordou em ajudar e registrar tudo o que foi recebido no Trello. Então, tudo foi recebido, mesmo vamos supor que a entrega foi no prédio correto da universidade (algumas vezes eles entregaram em outros prédios, e tudo bem, o Imperial ficou quase todo em South Kensington, eles poderiam ter sido entregues no Universidade de Londres por engano) e que temos gente suficiente e vários carrinhos para transportar cargas particularmente pesadas, o que vem a seguir? Para onde toda essa carga deveria ir? Cada grande comunidade universitária possui seu próprio pequeno depósito para tais eventos. Infelizmente, provavelmente nem tudo caberá em uma sala 2x3. Foi aqui que os patrocinadores da universidade vieram em nosso auxílio. Várias toneladas (!) de bebidas e lanches foram entregues ao nosso parceiro do sindicato estudantil. Uma pequena digressão. Cada faculdade tem seu próprio sindicato: engenharia, medicina, ciência e geologia. Nosso departamento de engenharia tem cerca de 2 salas livres (mas shhh, não sei até que ponto isso segue as regras da universidade) foram completamente (!) convertidas em armazéns para um evento. A seguir, haverá um lapso de tempo de como tiramos essas coisas de lá. Minhas costas não me agradeceram depois.
É muito difícil encontrar onde guardar todas essas coisas e ainda mais difícil distribuí-las corretamente. Para referência: existem 3 zonas no total: hackathons inferior e 2 hackathons superiores. Os tamanhos são aproximadamente iguais e em geral não há problemas de distribuição. Até que apareçam pessoas com preferências alimentares especiais. Veganos, vegetarianos e muitos outros. Sempre enviamos um questionário com antecedência para sabermos quanto pedir. Naturalmente, os e-mails são esquecidos e perdidos. Por isso sempre acrescentamos 20% ao pedido principal em forma de sobras de opções especiais, como margaritas com massa sem glúten. Caro? Sem dúvida. Mas a última coisa de que precisamos são de veganos militantes que não se cansam de alimentos sem origem animal. Os problemas modernos exigem soluções modernas.
Digamos que tudo se encaixe milagrosamente. Magia, nada menos. Mesmo que tudo fosse levado para o seu lugar durante a noite. Qual é o próximo? Lembra do que eu disse sobre “ganhos”? Sim, e por falar nisso, todo patrocinador tem um. E todos eles são projetados para pelo menos 200 pessoas, e para grandes patrocinadores geralmente são 300. Também precisa ser armazenado, mas isso não é o principal. Eu também disse que temos nossos próprios “ganhos”. E aqui está para 500 pessoas. E o problema é a sua fragmentação. Muitas coisas chegaram na noite anterior ao hackathon e não havia chance de estar pronto para isso. Além disso, todas essas coisas devem ser cuidadosamente embaladas em sacos. 500 peças. 500, Carlos. Então tivemos que organizar uma esteira improvisada: havia vouchers de bebidas alcoólicas no bar, camisetas, conjuntos com pasta e pincel, canecas, adesivos e nem lembro quantas outras coisas. E apesar de termos encomendado esta belezura a fornecedores diferentes e todos terem chegado em momentos diferentes. Tive que trabalhar muito para que, como bônus pela organização do evento em si, também trabalhasse meio período em uma fábrica. Spoiler: terminamos a preparação às 4h e começamos às 8h30. Fiquei apenas até meia-noite para poder ficar de plantão o resto da noite. Depois vem a parte um tanto chata de arrumar as mesas, arrumar os cabos de extensão e outras porcarias obrigatórias.
Chegou a hora X. Os patrocinadores chegam cedo, se acomodam e apresentam taticamente seus “ganhos” para atrair mais estudantes. Memorável: uma empresa durante a inauguração disse que existem dois tipos de empregadores. Quem paga bem respeita seus funcionários e permite que eles se desenvolvam de forma criativa. Como (nome da empresa). E todos os outros patrocinadores podem falar sobre este último usando seu próprio exemplo. Essa frase se tornou candidata ao prêmio de melhor meme (sobre sua premiação no final da última matéria). Os alunos chegam o mais cedo possível para pegar o máximo de coisas que puderem de graça. Aqui estão algumas palavras sobre como os deixamos entrar. Os ingressos são adquiridos na Eventbride e todos os organizadores possuem um aplicativo de digitalização. Os problemas começam quando os participantes não leem as condições: a idade mínima é 18 anos, por exemplo, ou trazem o passaporte, ou mesmo os ingressos não podem ser transferidos fora do prazo (três dias antes do hackathon). Muitos, infelizmente, têm de ser recusados. Mas pelo que me lembro: dois que esqueceram os passaportes de Londres, então foram para casa e os levaram consigo. Permitimos que aqueles a quem os ingressos foram entregues passassem depois de todos, eles digitalizaram os ingressos para que mais tarde o dono não tentasse escapar com um bônus.
Agora um pouco sobre os problemas dos próprios ingressos: são apenas cerca de 400. Mais alguns para formandos, como presente de despedida. Inicialmente, os mantivemos no site da universidade, mas caiu gradativamente 10 minutos antes do início das vendas até 30 minutos após o início, e eles foram distribuídos de forma totalmente aleatória entre os participantes. Já estou calado sobre as condições da corrida, por causa das quais vendemos em média 20-30 a mais do que deveríamos. A solução foi o site Eventbride. Ele lida perfeitamente com a carga, os ingressos voam em média de 1 a 3 segundos por lote e são emitidos exatamente dentro do cronograma. Mas aqui surge outro problema: a honestidade dos participantes. Desde o primeiro link do Google você pode baixar e configurar o bot e, idealmente, tentamos intimidar essas pessoas espertas para que cancelem seus ingressos. Na realidade, é quase impossível provar que você não usou/utilizou um bot. Os ingressos, por sua vez, são divididos em Imperial/todos os demais e (leve discriminação) para nossos alunos há um pouco mais. Para o departamento ajudar, essas são as regras.
A seguir estão problemas de preparação mais específicos. Um dos eventos que realizamos perto da meia-noite é o open bar. Naturalmente, na cultura do hackathon e na falta de sono, isso nem sempre é uma boa ideia. É por isso que poucas pessoas visitam. Mas quem vem está sempre feliz, as bebidas são gratuitas (até 5 GBP inclusive), uma oferta bastante grande de vouchers, além de ser uma ótima maneira de relaxar depois de um dia inteiro de hackathon ininterrupto. As desvantagens são mais prováveis para os organizadores: muitos, no silêncio, enquanto os organizadores estão cansados de assistir a tudo, conseguem ficar bastante bêbados. Claro, cabe a nós lidar com eles. Mas nunca houve problemas sérios. É importante ressaltar que, assim como um hackathon, o bar noturno conta com patrocinador. E este ano eles se divertiram muito, comprando “bombas jaeger” para todos os presentes. Foi muito difícil explicar (o que eu sou totalmente a favor, diga mais) que os participantes meio mortos no campus são um pouco diferentes daqueles que eles querem contratar para sua empresa e acabar com esse caos por volta do 30º coquetel. Depois veio o lendário delivery de frango Nandos.
É lendário porque os donos dos restaurantes locais vieram com seus entregadores para ver quem decidiu gastar vários milhares em frango no sábado à noite. No total, levamos 2 horas e 30 voluntários para descarregar tudo e distribuir entre as zonas. As fotos estão anexadas. Não se esqueça de gritar “veganos aqui”, caso contrário eles comerão comida vegetariana em vez de comida vegana e depois xingarão você. Outro evento memorável foi o karaokê. Todo mundo já estava festejando lá, inclusive nós. Imagine só: 200 pessoas ocupando uma sala de aula às 2 da manhã, cantando músicas completamente aleatórias (eu cantei Let It Go, minha irmã ficaria orgulhosa). Foi maravilhoso, mas novamente problemas típicos: trazer equipamentos, montar, negociar com segurança e biblioteca (sábado à noite é um horário de visitação muito procurado) para não sermos expulsos. Os seguranças foram convidados a cantar, mas eles recusaram.
Tudo isso é divertido, claro. Mas. O hackathon dura dois dias: os participantes podem ir e vir. Os organizadores não. No total, dormi 3.5 horas em dois dias e 5 horas no dia anterior. E isso porque outros voluntários forçaram (e a ida ao bar fez-se sentir). Você poderia dormir em um quarto separado com tapetes de ioga ou em qualquer lugar que pudesse. Dormi numa cadeira, não é proibido por lei, durmo onde eu quiser. O principal é que haja 3 pessoas acordadas para cada hackzone. Outra tarefa era verificar periodicamente o projetor, pois ele poderia superaquecer e definitivamente não tínhamos dinheiro extra para reparos. Para montá-lo, precisávamos de 6 pessoas e 2 carrinhos. Em geral, as amígdalas ficavam ocupadas quase o tempo todo. Em algum momento começamos a distribuir pipoca e algodão doce, novamente éramos nós que cozinhamos. A classificação de segurança contra incêndio caiu significativamente quando tirei a pipoca durante o aquecimento “porque agora eles vão chegar voando e não terei mais nenhuma”.
Esta parte passou por muitos problemas na organização e suas soluções. Afinal, engenheiros. Mas um grande número de coisas ficou nos bastidores: quais problemas ocorreram durante o hackathon em si, a seleção de prêmios e premiações, como funcionou a votação “inteligente”, avaliações dos patrocinadores e como lidamos com a limpeza das instalações uma semana depois o evento. E também uma pequena flexibilidade: este é o primeiro hackathon estudantil a receber cobertura da BBC. Também escreverei sobre isso no próximo episódio desta saga do hackathon. Começarei a escrever em breve, mas por enquanto aqui está meu e-mail: [email protegido] e o site do projeto:
Fonte: habr.com