No século 20, a vida e o trabalho das pessoas corriam conforme o planejado. No trabalho (simplificando - você pode imaginar uma fábrica) as pessoas tinham um plano claro para a semana, para o mês, para o ano seguinte. Simplificando: você precisa cortar 20 peças. Ninguém virá dizer que os detalhes agora precisam ser cortados 37 e, além disso, escreva um artigo com reflexões sobre por que a forma desses detalhes é exatamente como é - e de preferência ontem.
Na vida cotidiana, as pessoas eram quase as mesmas: força maior era uma força maior real. Não tem celular, um amigo não pode te ligar e pedir “venha logo ajudar a resolver o problema”, você mora quase a vida toda no mesmo lugar (“se movendo como fogo”), e geralmente pensa ajude seus pais a “vir em dezembro por uma semana”.
Nessas condições, formou-se um código cultural em que você se sente satisfeito se tiver concluído todas as tarefas. E foi real. A falha em concluir todas as tarefas é um desvio da norma.
Agora tudo é diferente. O intelecto tornou-se uma ferramenta de trabalho e, nos processos de trabalho, é necessário usá-lo de diferentes formas. Um gerente moderno (especialmente um gerente de alto escalão) realiza dezenas de tipos diferentes de tarefas ao longo do dia. E o mais importante, uma pessoa não pode gerenciar o número de "mensagens recebidas". Novas tarefas podem cancelar as antigas, alterar sua prioridade, alterar a própria configuração de tarefas antigas. Nessas condições, é praticamente impossível fazer um planejamento com antecedência e depois executá-lo em etapas. Você não pode dizer para a tarefa que chegou “temos um pedido urgente da repartição de finanças, precisamos responder hoje, senão a penalidade” é “vou planejar para a próxima semana”.
Como conviver com isso - para que haja tempo para uma vida fora do trabalho? E é possível aplicar alguns algoritmos de gerenciamento de trabalho na vida cotidiana? Há 3 meses, mudei radicalmente todo o sistema de definição de metas e monitoramento. Quero contar como cheguei a isso e o que aconteceu no final. A peça será em 2 partes: na primeira - um pouco sobre, por assim dizer, ideologia. E o segundo é inteiramente sobre prática.
Parece-me que o problema para nós não é que haja muito mais tarefas. O problema é que nosso código sociocultural ainda está configurado para realizar "todas as tarefas programadas para hoje". Nos preocupamos quando os planos falham, nos preocupamos quando não cumprimos tudo o que foi planejado. Ao mesmo tempo, as escolas e universidades ainda funcionam no âmbito do código anterior: há um conjunto de lições, há tarefas domésticas claramente planejadas e forma-se na cabeça da criança um modelo que pressupõe que a vida continuará a ser assim. Se você imaginar uma versão difícil, na vida real, na sua aula de inglês, eles começam a falar sobre geografia, a segunda aula leva uma hora e meia em vez de quarenta minutos, a terceira aula é cancelada e na quarta, no no meio da aula, sua mãe liga para você e pede com urgência para você comprar e trazer mantimentos para casa.
Esse código sociocultural faz a pessoa esperar que seja possível mudar o fluxo de entrada - e assim melhorar sua vida, e a vida descrita acima não é normal, porque não há um plano claro nela.
Este é o principal problema. Precisamos perceber e aceitar que não podemos controlar o número de mensagens recebidas, podemos apenas controlar como as tratamos e como realmente processamos as mensagens recebidas.
Não se preocupe com o fato de chegarem cada vez mais pedidos de mudanças de planos: não trabalhamos mais em máquinas (com raras exceções), as cartas não passam por mês (sim, sou otimista) e o telefone fixo tem tornar-se um anacronismo. Portanto, é necessário mudar o processo de processamento de mensagens, aceitar a vida atual como ela é e perceber que o antigo código sociocultural não funciona.
O que podemos fazer para facilitar? É muito difícil “fazer um bom site”, mas com uma tarefa técnica clara (ou pelo menos com uma descrição mais clara da tarefa em questão), torna-se muito mais fácil atingir o resultado certo (e, em geral, atingir pelo menos algum resultado).
O melhor exemplo é meu, então vou tentar decompor meus desejos. Entendo claramente o que há de errado com o processamento dos planos de vida e trabalho: agora está “ruim”, mas quero que fique “bom”.
O que é "ruim" e "bom" em um nível "alto" de decomposição?
Ruim: Sinto-me ansioso porque não tenho certeza se posso fazer tudo o que prometi fazer a outras pessoas ou a mim mesmo, fico chateado porque não consigo fazer as coisas que planejei por muito tempo, porque elas têm que ser adiado ou por causa de tarefas cansativas, ou são muito difíceis de abordar; Não posso fazer tudo o que é interessante, porque o trabalho e a vida ocupam a maior parte do meu tempo, é ruim porque não consigo dedicar tempo à família e ao descanso. Um ponto separado: não estou no modo de mudança de contexto constante, do qual, em muitos aspectos, ocorre tudo o que foi dito acima.
Bom: Não sinto ansiedade porque sei o que vou fazer num futuro próximo, a ausência dessa ansiedade permite-me aproveitar melhor o meu tempo livre, não sinto uma sensação regular de cansaço (a palavra “ constante” não é adequado para mim, é apenas regular), não preciso me contorcer e mudar para nenhuma comunicação recebida.
Em geral, muito do que descrevi acima pode ser resumido em uma frase simples: "reduzindo incertezas e incertezas".
Assim, a tarefa técnica torna-se algo como:
- Modificando o processamento de tarefas recebidas para que o contexto seja trocado.
- Trabalhar com um sistema de definição de tarefas para que pelo menos os assuntos e ideias atuais não sejam esquecidos e algum dia sejam processados.
- Definindo a previsibilidade do amanhã.
Antes de mudar qualquer coisa, devo entender o que posso mudar e o que não.
Uma tarefa difícil e enorme é entender e reconhecer que não posso mudar o próprio fluxo que chega, e esse fluxo é uma parte da minha vida na qual acabei por minha própria vontade; Os prós desta vida superam os contras.
Talvez, no primeiro nível de resolução do problema, você deva pensar: você quer mesmo o lugar na vida em que se encontra ou quer outra coisa? E se parece que você quer outra coisa, talvez valha a pena resolver exatamente isso com um psicólogo / psicanalista / psicoterapeuta / guru / chame-os por qualquer nome - essa questão é tão profunda e séria que não vou entrar aqui .
Então, estou onde estou, gosto, tenho uma empresa de 100 pessoas (sempre quis fazer negócios), faço trabalhos interessantes (isso é interação com as pessoas, inclusive para atingir objetivos de trabalho - e sempre fui interessado em “engenharia social” e tecnologia), um negócio construído na “resolução de problemas” (e sempre gostei de ser “consertador”), sinto-me bem em casa. Eu gosto daqui, com exceção dos “efeitos colaterais” listados na parte “ruim”.
Dado que esta é a vida que eu gosto, não posso mudar (com exceção da delegação de tarefas, discutida abaixo) o fluxo de entrada, mas posso mudar como ele é tratado.
Como? Sou adepto do conceito de que é preciso ir do menos para o mais - primeiro resolver os mais dolorosos, enquanto problemas que podem ser resolvidos com mudanças simples, e passo para mudanças maiores.
Todas as mudanças que fiz podem ser resumidas em três direções; Vou listá-los desde mudanças simples (para mim) até complexas:
1. Processamento e salvamento de tarefas.
Nunca consegui (e ainda não consigo) manter diários em papel, escrever e formular uma tarefa - uma tarefa muito difícil para mim, e sentar regularmente em algum tipo de rastreador de tarefas é muito difícil.
Eu aceitei, e meu conceito principal era que as coisas que eu tenho na cabeça são as mais importantes.
Minhas tarefas foram processadas da seguinte maneira:
- a tarefa de que me lembro é completá-la assim que minhas mãos alcançam;
- uma tarefa recebida - se for feita rapidamente, completa assim que recebida, se for feita por muito tempo - prometo que a farei;
- tarefas que esqueci - faça apenas quando forem lembradas.
Isso foi mais ou menos normal por um certo tempo, até que “tarefas que esqueci” viraram um problema.
Isso se tornou um problema de duas maneiras:
- Quase todos os dias chegavam tarefas esquecidas que precisavam ser feitas hoje (o hardcore que finalizei foi um SMS de oficiais de justiça sobre a baixa de dinheiro de contas para uma multa da polícia de trânsito antes de voar para os Estados Unidos e uma necessidade urgente de saber se eles me deixaria voar).
- Um grande número de pessoas considera incorreto perguntar novamente sobre o pedido e deixá-lo para si. As pessoas ficam ofendidas por você ter esquecido algo se for um pedido pessoal e, se for um pedido de trabalho, acaba se transformando em um incêndio que precisa ser feito hoje (veja o ponto um).
Algo tinha que ser feito sobre isso.
Por mais incomuns que fôssemos, comecei a anotar todos os casos. Em geral, tudo. Tive a sorte de pensar nisso sozinho, mas, em geral, toda a ideia é muito semelhante ao conceito .
O primeiro passo foi simplesmente descarregar todos os casos da minha cabeça para o sistema mais simples para mim. ela acabou : a interface é muito rápida, o procedimento para criar uma tarefa é mínimo no tempo, existe um aplicativo simples no telefone (depois mudei para o Todoist, mas mais sobre isso na segunda parte técnica).
Graças a Deus, faço gestão de TI de uma forma ou de outra há 10 anos e entendo que “criar um aplicativo” é uma tarefa condenada, assim como “ir ao médico”. Portanto, comecei a dividir as tarefas em tarefas decompostas na forma de ações.
Entendo claramente que sou uma pessoa muito dependente de feedback positivo, que posso me dar na forma de feedback “olha o quanto você fez hoje” (se eu vejo). Assim, a tarefa de “ir ao médico” transforma-se nas tarefas de “escolher a que médico ir”, “escolher a hora em que pode ir ao médico”, “ligar e marcar”. Ao mesmo tempo, não quero me esforçar: cada uma das tarefas pode ser realizada em um dos dias da semana e ficar satisfeito por já ter superado algum estágio da tarefa.
Ponto-chave: decomposição de tarefas e tarefas de registro na forma de ações curtas.
Enquanto a tarefa estiver na sua cabeça, enquanto você pensar que ela deve ser concluída em algum momento, você não ficará calmo.
Se ainda não foi escrito e você o esqueceu, ficará atormentado quando se lembrar e lembrar que esqueceu.
Isso se aplica a todos os assuntos, inclusive os domésticos: sair para o trabalho e no caminho lembrar que esqueceu de jogar o lixo fora não é nada legal.
Essas experiências são simplesmente desnecessárias. Então comecei a anotar tudo.
O objetivo é que, tendo treinado em si mesmo para carregar todos (absolutamente todos) os casos para qualquer rastreador, o próximo passo seja começar a parar de pensar nos casos registrados em sua cabeça.
Quando você entende que tudo que você pensou em fazer está anotado e mais cedo ou mais tarde você vai conseguir, para mim pessoalmente a ansiedade vai embora.
Você para de se contorcer pelo fato de no meio do dia lembrar que queria trocar as lâmpadas do corredor, conversar com um funcionário ou redigir um documento (e imediatamente correr para escrevê-lo).
Ao minimizar o número de tarefas esquecidas (neste contexto, não registradas), minimizo a ansiedade que surge quando me lembro dessas tarefas mais esquecidas.
Você não pode anotar e lembrar de tudo, mas se antes havia 100 dessas tarefas, em um determinado momento há 10 delas e simplesmente há menos "incidentes" de ansiedade.
Ponto-chave: anotamos tudo, tudo em geral, mesmo que tenhamos certeza de que vamos lembrar.
Não consigo me lembrar de tudo: por mais estúpido que pareça, escrevo tudo, até “passear com o cachorro”.
O que eu decidi dessa maneira? A ansiedade pelo fato de eu estar constantemente com medo de esquecer algo diminuiu (revi planos, prometo tarefas, etc.) na minha cabeça e, em geral, a mudança desnecessária na minha cabeça sobre "pensar no que mais eu poderia prometer" desaparecido.
2. Diminuição da reatividade.
Não podemos reduzir o influxo, mas podemos mudar a maneira como respondemos a ele.
Sempre fui uma pessoa reativa e recebi um zumbido, atendi imediatamente ao telefone a solicitação de uma pessoa para fazer algo, tentei concluir imediatamente a tarefa definida na vida ou no dia a dia, em geral, fui o mais rápido possível, Eu senti o zumbido disso. Isso não é um problema, mas se torna um problema quando tal reação se transforma em instinto. Você para de distinguir onde é realmente necessário agora e onde as pessoas podem esperar.
O problema é que sentimentos negativos também se desenvolvem a partir disso: em primeiro lugar, se eu não tivesse tempo de fazer algo ou esquecesse que prometi responder, ficava novamente muito chateado, mas isso não era crítico individualmente. Tornou-se crítico no momento em que o número de tarefas às quais eu queria responder instantaneamente instintivamente tornou-se mais do que as possibilidades físicas de fazê-lo.
Comecei a aprender a não reagir às coisas imediatamente. No início, era apenas uma solução puramente técnica: para qualquer solicitação recebida “por favor, faça”, “por favor, ajude”, “vamos nos encontrar”, “vamos ligar”, tornei-me o primeiro a tarefa é simplesmente processar essa solicitação recebida e agendar quando o cumprirei. Ou seja, a primeira tarefa no rastreador não é a tarefa de fazer o que foi pedido, mas a tarefa de “ler amanhã o que Vanya escreveu no telegrama, e entender se posso fazer e quando posso, se posso .” O mais difícil aqui é lutar com os instintos: um grande número de pessoas por padrão pede uma reação rápida, e se você está acostumado a viver no ritmo dessa reação, se sente desconfortável se não atendeu a pessoa solicite imediatamente.
Mas um milagre aconteceu: acontece que 9 em cada 10 pessoas que pedem para fazer algo “ontem” podem muito bem esperar até “amanhã” quando você chegar ao caso delas, se você apenas disser a elas que fará isso amanhã. Isso, junto com anotar as coisas e cumprir as promessas de chegar lá, torna a vida muito mais fácil que você começa a sentir que agora está vivendo em um plano estruturado (e talvez esteja). Claro, muito treinamento é necessário, mas, de fato, em condições em que você adotou essa regra para si mesmo, pode aprender isso rapidamente. E isso resolve em grande parte os problemas de mudança de contexto e falha no cumprimento dos planos estabelecidos. Procuro definir todas as novas tarefas para amanhã, também defino todos os pedidos aos quais reagi de forma reativa para amanhã, e já “amanhã” de manhã descubro o que pode ser feito com isso e quando. Os planos para "hoje" tornam-se menos flutuantes.
3. Priorização e correção de casos súbitos.
Como disse no início, admiti para mim mesmo que o fluxo de tarefas a cada dia é maior do que posso suportar. O conjunto de tarefas reativas ainda permanece. Portanto, todas as manhãs eu trato das tarefas definidas para hoje: quais realmente precisam ser feitas hoje, quais podem ser transferidas para amanhã de manhã, a fim de decidir quando devem ser feitas, quais devem ser delegadas e quais pode ser jogado fora completamente. Mas o assunto não se limita a isso.
Uma enorme frustração surge quando à noite você percebe que não realizou as tarefas críticas planejadas para hoje. Mas na maioria das vezes isso ocorre porque hoje surgiram assuntos não planejados, aos quais, apesar dos esforços máximos para retardar a reação, foi necessário reagir hoje. Comecei a escrever todas as coisas que fiz hoje, imediatamente depois de fazê-las. E à noite olhei a lista de tarefas concluídas. Um advogado entrou para conversar - ele anotou, o cliente ligou - ele anotou. Houve um acidente ao qual é necessário responder - anotou. Liguei para o serviço de automóveis e disse que o carro deveria ser trazido hoje para que pudesse ser consertado no domingo - anotei. Isso me permite entender por que não realizei as tarefas definidas para hoje e não me preocupar com isso (se as tarefas repentinas valessem a pena) e corrigir onde eu poderia processar as tarefas recebidas de forma menos reativa (diga ao serviço que estou não estou conseguindo e só trago o carro amanhã, e fico sabendo que ainda será possível fazer até domingo, mesmo devolvendo amanhã). Tento anotar absolutamente todo o trabalho realizado, até “dois papéis assinados do departamento de contabilidade” e uma conversa minuciosa com um colega.
4. Delegação.
O tema mais difícil para mim. E aqui fico ainda mais feliz em receber do que em dar conselhos. Só estou aprendendo a fazer direito.
O problema da delegação é a organização dos processos de delegação. Onde esses processos são construídos, facilmente transferimos tarefas. Onde os processos não são depurados, a delegação parece muito longa (em comparação com quando você faz a tarefa sozinho) ou simplesmente impossível (ninguém além de mim pode definitivamente concluir esta tarefa).
Essa falta de processos cria um bloqueio na minha cabeça: o pensamento de que é possível delegar uma tarefa nem me ocorre. Apenas algumas semanas atrás, quando decidi mudar do Trello para o Todoist, me peguei transferindo tarefas de um sistema para outro por três horas sem nem pensar que outra pessoa poderia fazer isso.
O principal experimento para mim agora é superar meu próprio bloqueio de pedir às pessoas que façam algo nos casos em que tenho certeza de que elas não concordarão ou não saberão como fazê-lo. Aproveite o tempo para explicar. Aceite que as coisas vão demorar mais para serem feitas. Se você compartilhar sua experiência, ficarei muito feliz.
Armadilhas
Todas as mudanças acima são descritas por recomendações bastante técnicas para trabalhar com software, sobre as quais escreverei na próxima parte, e na conclusão desta - sobre duas armadilhas em que caí durante toda essa reorganização da minha vida.
O conceito de fadiga.
Tendo em vista que não estamos trabalhando fisicamente, mas mentalmente, surge um problema enorme e inesperado - entender e captar o momento em que você começa a se cansar. Isso permite fazer uma pausa no tempo.
O trabalhador condicional por trás da máquina não tinha esse problema em princípio. Em primeiro lugar, a sensação de cansaço físico é compreensível para nós desde a infância e, além disso, é muito difícil continuar a fazer algo fisicamente quando o corpo não é capaz. Não podemos, depois de fazer 10 séries na academia, fazer mais 5 “porque é necessário”. Essa motivação não funcionará por razões biológicas óbvias.
Com o pensamento, a situação é um pouco diferente: não paramos de pensar. Não atravessei esta área, mas em geral as hipóteses são as seguintes:
- Uma pessoa que está em constante frenesi não percebe imediatamente a fadiga mental. Não acontece na forma de "não consigo mais pensar, vou deitar" - primeiro afeta o espectro emocional, a capacidade de pensar, depois a percepção, apenas em algum lugar aqui você pode sentir o que veio.
- Para desligar do fluxo, não basta apenas parar de trabalhar. Percebi que se eu, por exemplo, paro de trabalhar, deito e fico olhando o telefone, leio, assisto e mesmo assim o cérebro continua funcionando, o cansaço não passa. Realmente ajuda se deitar e se forçar a não fazer nada (incluindo cutucar o telefone). Nos primeiros 10 minutos é muito difícil sair do fluxo da atividade, nos 10 minutos seguintes vem à mente um milhão de ideias de como fazer tudo certo, mas aí já está limpo.
É importante e necessário dar um descanso ao cérebro e, como é muito difícil captar esse momento, basta fazê-lo regularmente.
Tempo de descanso/vida/família.
Eu, como já escrevi, sou uma pessoa dependente de feedback positivo, mas posso gerá-lo sozinho: isso é um bônus e um problema.
Desde o momento em que comecei a rastrear todas as tarefas, me elogiei pelas concluídas. A dada altura, passei do estado de “resolvi a minha vida profissional” para o estado de “agora sou um super-herói e posso fazer o máximo de coisas”, tendo chegado às 60 tarefas por dia.
Equilibrei trabalho e tarefas domésticas e fiz questão de incluir as tarefas domésticas na minha lista diária, mas o problema é que são tarefas. E você precisa de tempo para descanso e família.
O trabalhador é expulso da loja às 6 horas, e o empresário também fica alvoroçado quando trabalha. Acontece que é quase o mesmo problema da incapacidade de captar o momento de “fadiga mental”: no auge das tarefas concluídas, você esquece que realmente precisa viver.
Cair do riacho quando tudo dá certo e você pega o burburinho é muito difícil, você também tem que se forçar.
O cansaço não vem da vontade de “deitar”, mas da desordem das emoções (“tudo enfurece desde a manhã”), da complexidade da percepção da informação e da deterioração da capacidade de mudar de contexto.
É extremamente importante alocar tempo para descanso, mesmo que seja muito chato. É importante que isso não o afete mais tarde. Não é legal curtir sua apresentação por dois meses e depois ficar em um estado em que tudo está fodido e você não pode ver as pessoas.
Afinal, não vivemos apenas para a produtividade, há um grande número de coisas interessantes e incríveis no mundo 😉
De um modo geral, tais considerações valem, em geral, a (re)organização dos processos de trabalho e não trabalho. Na segunda parte falarei sobre quais ferramentas usei para isso e quais resultados consegui alcançar.
PS Este tópico acabou sendo tão importante para mim que até criei um canal de telegrama separado, onde compartilho meus pensamentos sobre o assunto, participe -
Fonte: habr.com