Tentei gerenciar tarefas sistematicamente, provavelmente de 20 a 25 vezes. E cada tentativa falhou, como agora entendo, por dois motivos.
Em primeiro lugar, para dedicar tempo à conclusão das tarefas, é necessário entender por que isso está sendo feito.
Você começa a gerenciar tarefas, gastando tempo com elas, fazendo menos tarefas, tudo começa a se acumular – para quê?
Qualquer trabalho é difícil de fazer quando você não entende o porquê. “Ordenar a sua vida” não é o objetivo mais adequado, pois a “vida ordenada” é um fenômeno bastante vago. Mas “reduzir o nível de ansiedade reduzindo o nível de incerteza” é um objetivo muito mais específico e melhor, que pode facilmente ser gasto uma hora por dia.
Em segundo lugar, todas as metodologias que li descrevem imediatamente o estado final do processo. “Você precisa pegar o ToDoIst, dividi-lo em projetos, integrá-lo ao calendário, revisar as tarefas da semana, priorizá-las...” É difícil começar a fazer isso imediatamente. Assim como no desenvolvimento de software, acredito que você precisa usar - iterativamente.
Portanto, passarei por minhas “iterações”, e talvez da mesma forma seja útil para você. Afinal, qual é um bom motivo para aproveitar as férias de maio para voltar ao trabalho usando um paradigma (relativamente) novo?
Você pode ler como cheguei a isso .
Trello, algumas listas
Criamos apenas 4 listas, usamos aplicativos desktop e móveis.
Listas:
- Tarefas - anote aqui todas as tarefas que lhe vierem à mente. E anote-os assim que vierem à mente. “Jogar fora o lixo” é uma tarefa. “Lavar a louça” é uma tarefa. “Agendar uma reunião de planejamento” é uma tarefa. Bem, e assim por diante. Mesmo as coisas mais óbvias ou importantes podem ser esquecidas se algo inesperado acontecer ou se você tiver um dia difícil.
- Tarefas para hoje - todas as noites eu movo coisas do quadro “Tarefas” para o quadro “Tarefas para hoje”. Se parte do seu trabalho permanecer lá à noite, isso é normal; mais sobre isso abaixo. Com o tempo, você começa a entender quantas tarefas podem estar na lista para que a maioria delas possa ser concluída no dia planejado.
- Feito hoje. Este quadro é a principal forma de diminuir a ansiedade do “não consegui fazer nada hoje” e uma boa forma de reflexão adicional sobre auto-organização. Estou anotando aqui todas as tarefas que fiz hoje, mesmo aquelas que não estão na lista planejada. “Liguei para Vasya sobre os documentos”, ele escreveu. “Eles me pediram para assinar papéis”, escrevi. “Discutimos o acordo com Anton”, escreveu ele. Dessa forma, ao final do dia, você entenderá no que realmente gastou seu tempo e o que poderia ter deixado de fora dessas tarefas apenas para completar o plano.
- Concluído — uma lista de todas as tarefas concluídas. No início ou no final do dia, movo-os de “Concluído hoje” para “Concluído”. Essencialmente, é uma lata de lixo onde você pode simplesmente encontrar tarefas concluídas e, portanto, precisa de limpeza regular.
Trello, "mini-calendário"
Em algum momento, fica claro que algumas tarefas têm um prazo preciso e você não quer esquecê-las durante a semana, para não planejar outra coisa para esse horário. Sempre tive dificuldade com o calendário, então adicionei vários quadros com os nomes “Tarefas para segunda-feira”, “Tarefas para terça-feira”, etc., nos quais comecei a listar tarefas com limite de tempo para- dos.
Assim, quando as pessoas me perguntam: “Podemos conversar na quinta-feira às 16h?” - Vou apenas ao quadro apropriado e vejo o que escrevemos lá para este momento. E não devemos esquecer de transferir tarefas entre listas no prazo durante a semana: por exemplo, “tarefas para quinta-feira” quando chega quinta-feira - para “tarefas para hoje”.
Por que não um calendário? Para mim, é terrivelmente difícil usar dois utilitários ao mesmo tempo. Se eu usar um calendário para isso, vou precisar acessá-lo, preenchê-lo, consultá-lo regularmente para ver se esqueci alguma coisa...
Neste ponto cheguei aos limites do Trello. O principal problema era que mais de 50 tarefas eram registradas por dia e havia um conjunto bastante grande de tarefas vinculadas à lista geral e às listas vinculadas a dias. Como posso entender que já anotei a tarefa que preciso realizar? Duplicatas começaram a aparecer. Como priorizar simultaneamente todas as tarefas de um dos projetos? Como dar a outras pessoas a oportunidade de ver seus planos de calendário?
Eu precisava de um sistema que, mantendo relativa facilidade:
- Eu poderia agrupar tarefas por projetos.
- Tenha um link de calendário (faça amanhã) e transfira-o automaticamente para as tarefas de hoje, quando chegar o dia.
- Integraria com o calendário do Google.
Foi aqui que voltei ao ToDoist e nesta fase revelou-se a solução mais adequada.
Tópico atual no ToDoist
Caixa de entrada
Escrevo todas as tarefas recebidas na Caixa de entrada, que tento resolver imediatamente. Analisar significa:
- Determinar a data em que a tarefa será concluída (para tarefas curtas, geralmente defino Hoje e à noite entendo quando, de fato, isso pode ser feito).
- Determinar o projeto ao qual a tarefa pode ser atribuída (para estatísticas e a capacidade de alterar de alguma forma a prioridade de todas as tarefas do projeto).
Tarefas que vêm à mente e que não precisam ser realizadas num futuro próximo vão para projetos Pessoal sem categoria (“levar porta-copos para dentro do carro”) e Trabalho sem categoria (“pense em quando podemos organizar uma sessão estratégica de relações públicas”). ToDoist permite atribuir tarefas recorrentes, então todo fim de semana tenho uma tarefa chamada “Pessoal sem categoria” e toda segunda-feira “Trabalho sem categoria”.
Integração de calendário
ToDoist integra-se perfeitamente com o Google Calendar, em ambas as direções. Compartilho minha agenda com meus colegas para que eles possam ver quando definitivamente não poderão entrar em contato comigo.
Ao mesmo tempo, as tarefas do calendário são transferidas na direção oposta: posso dizer “Seryoga, veja meu horário de sexta-feira e anote uma reunião lá”, que aparecerá tanto no calendário quanto no ToDoist. Então, na verdade, comecei a usar um calendário pela primeira vez sem precisar criar eventos nele.
Processando tarefas recebidas não operativas
Forçosamente, não me apresso para fazer as tarefas imediatamente, exceto aquelas em que o fogo é óbvio. “Precisamos entrar em contato com urgência com a direção da empresa ABC, pois o servidor está fora do ar e não há resposta de seus funcionários” é obviamente uma tarefa urgente que não pode ser adiada, mas “Zhenya, posso ligar para você agora para falar sobre um novo projeto” se transforma em “Agende quando você pode falar com X sobre Y”, que já se transformará na tarefa “Diga a X que podemos conversar então” e na tarefa “Fale com X sobre Y”, já com prazo determinado. Quase todas as tarefas recebidas primeiro se transformam em “Agendar...”.
Priorizando tarefas
Todas as tarefas incluídas no dia não podem ser concluídas. Observando-me, percebi o seguinte (cada número será diferente, mas o principal é tirar conclusões).
- Todos os dias escrevo cerca de 50-70 tarefas.
- Posso realizar até 30 tarefas confortavelmente (sem me sentir completamente cansado no final do dia).
- Depois de completar até 50 tarefas, ficarei cansado, mas não criticamente.
- Posso completar 70 tarefas, mas depois disso terei dificuldade em sair do “fluxo do workaholism”, terei dificuldade em adormecer e, em geral, serei um pouco sociável.
Com base nisso, decido o que fazer hoje. ToDoist prioriza cada tarefa, então pela manhã eu seleciono as tarefas críticas a serem concluídas e concluo o restante com base em minhas capacidades e desejos. Todos os dias eu transfiro cerca de 40-20 tarefas para o próximo: o interessante é que as tarefas do dia seguinte voltam a ser 60-70.
Mantendo estatísticas
Eu realmente quero entender, em geral, quanto tempo foi gasto hoje em assuntos relacionados ao trabalho e em quais. Para isso utilizo o aplicativo , que está no telefone e no laptop, e no Histórico de localização do Google Maps (sim, não sou paranóico).
Moramos fora da cidade, então o tempo que passamos na estrada pode ser usado com sabedoria. Agora, quando não estou cansado, ouço audiolivros em qualquer lugar para poder aproveitar de alguma forma esses 40 minutos.
Ainda não agrego os dados, criando uma espécie de Data Lake pessoal; Quando chegar a hora, eu vou lá.
Não haverá conclusão
- A vida de uma pessoa moderna é um grande fluxo de tarefas recebidas. Não será possível reduzi-lo; devemos aprender a administrar esse fluxo.
- A maior parte da ansiedade vem do desconhecido do futuro. Se compreendermos o que nos espera nos próximos dias, haverá significativamente menos ansiedade.
- Por esse motivo, você pode dedicar algum tempo organizando o seu dia. Sei o que vai acontecer hoje, o que vai acontecer amanhã, e não esqueço daquelas tarefas que antes esquecia.
- Realizar o rastreamento de tarefas não é um fim em si mesmo, mas, se preferir, uma forma de autoeducação. Coisas que antes você tinha preguiça de fazer ou coisas que nunca tinha tempo de fazer tornam-se muito mais fáceis de fazer. Muitas pessoas (inclusive eu) geralmente se sentem melhor quando as tarefas são definidas pelo mundo exterior. O rastreamento de tarefas é uma forma de definir tarefas para você mesmo e aprender a viver de acordo com seus desejos.
- O trabalho não é um fim em si mesmo. O objetivo é organizar seu horário de trabalho para que você tenha um tempo livre previsível em que possa cuidar de si mesmo, de sua família e de seus interesses.
Fonte: habr.com