Am scris de mai multe ori despre modul în care tehnologiile noastre ajută și chiar să proceseze informații din orice tip de documente și să introducă date în sistemele de contabilitate. Astăzi vă vom povesti cum am implementat în – cel mai mare furnizor de căldură și apă caldă din Moscova.
Imaginați-vă că sunteți un contabil obișnuit. Înțelegem, nu este simplu, dar totuși încercați. În fiecare zi, primiți o cantitate uriașă de facturi pe hârtie, avize de însoțire, certificate și așa mai departe. Iar în special, volum mare în zilele premergătoare depunerii rapoartelor. Toate datele și sumele trebuie verificate rapid și atent, reproduceți-le manual și le introduceți în sistemul contabil, să efectuați manual tranzacții și să trimiteți documentele în arhivă, pentru a le putea prezenta la timp auditorilor interni, autorității fiscale, organelor de reglementare a tarifelor și altora. E complicat? Dar aceasta este o practică de afaceri de ani de zile, care există în multe companii. Împreună cu MOEK am simplificat această muncă laborioasă și am făcut-o mai convenabilă. Dacă sunteți curios cum a fost, vă invităm să citiți mai departe.
În fotografie – centrala termică TET-21 din Moscova, cel mai mare producător de energie termică din Europa. Căldura produsă de această stație este livrată de MOEK celor 3 milioane de locuitori din nordul Moscovei. .
MOEK are în Moscova unsprezece filiale. Acestea întrețin 15.811 km de rețele termice, 94 de centrale termice și cazane, 10.000 de puncte termice și 24 de stații de pompare, iar de asemenea construiesc și instalează noi sisteme de alimentare cu căldură. Compania achiziționează o mulțime de echipamente și servicii pentru activitatea sa: . Elaborarea documentației în fiecare subdiviziune care inițiază o achiziție este efectuată de angajați speciali – coordonatori de contracte.
Cum este organizată redactarea contractelor într-o companie mare? Atunci când curatori încheie un contract, primesc de la parteneri numeroase documente importante: facturi, acte de prestare a serviciilor, scrisori și altele. De obicei, curatorul scanează documentele de afaceri și apoi atașează scanările la comandă în sistemul de management al resurselor întreprinderii. Controlorul financiar verifică manual toate datele. După aceasta, curatorul duce originalele documentelor la contabilitate. Sau un curier se ocupă de aceasta, iar atunci mutarea documentelor poate dura mai mult timp — de la câteva ore până la câteva zile.
Și totul ar fi bine, dar, ca în multe alte companii:
- Documentele pot ajunge la contabilitate cu câteva zile înainte de depunerea raportării. Atunci contabilii trebuie să petreacă zile și nopți la locul de muncă. Este necesar să verifice manual dacă toate facturile, avizele etc. sunt completate corect. Apoi, dacă totul este corect, angajatul reintroduce datele în sistemul de contabilitate și face înregistrările. În acest proces, 90% din timpul contabilului este consumat cu reintroducerea datelor — detalii, sume, date, numere de nomenclatură etc. Din cauza aceasta există riscul de a face erori.
- Documentele pot veni deja cu erori. Și uneori lipsesc anumite facturi sau scrisori. Uneori, acest lucru se descoperă în ultimele zile înainte de depunerea raportării. Din cauza aceasta, termenul de aprobat al documentelor poate fi întârziat.
- După realizarea înregistrărilor, contabilii păstrează avizele, facturile și actele în arhive de hârtie și electronice disparate. De ce acest lucru cauzează dificultăți? De exemplu, MOEK lucrează pe tarife, prin urmare trebuie să raporteze regulat cheltuielile sale autorităților executive. Și când contabilitatea primește o nouă verificare de stat sau fiscală, angajații trebuie să caute documentele timp îndelungat.
Cum arăta anterior schema de lucru a contabilității MOEK:
MOEK a fost prima din sectorul energetic care a decis să reproiecteze și să simplifice această schemă, pentru a încheia mai repede tranzacții și a depune rapoarte, pentru a evalua mai bine schimbările de piață în timpul achizițiilor și a-și planifica strategia financiară. A schimba singur o schemă de lucru complexă, dezvoltată pe parcursul anilor, a fost un lucru dificil, așa că compania a decis să o transforme împreună cu partenerul său – ABBYY.
Spus în acțiune
Echipa de specialiști ABBYY a implementat o platformă universală pentru procesarea inteligentă a informațiilor în MOEK și a configurat:
- descrieri flexibile (șabloane de extragere a datelor) pentru procesarea documentelor. Despre ce este și la ce este util, am explicat în detaliu pe Habr și . MOEK procesează cu ajutorul soluției peste 30 de tipuri de documente (de exemplu, actul de echipament instalat sau actul pentru comisionul agentului) și extrage din acestea peste 50 de atribute (numărul documentului, suma totală cu TVA, numele cumpărătorului, vânzătorului, contractorului, cantitatea de bunuri etc.);
- un conector pentru efectuarea verificărilor și exportarea datelor, care a legat între ele ABBYY FlexiCapture, SAP și OpenText. Datorită conectorului, a devenit posibilă verificarea automată a datelor din comandă și contract din diverse registre. Despre acest lucru vom vorbi mai jos;
- exportul documentelor în arhiva electronică bazată pe OpenText. Acum toate scanările documentelor sunt stocate într-un singur loc;
- biletele contabile provizorii în SAP ERP cu referințe la imaginile scanate ale documentelor.
Apoi, angajații ABBYY și MOEK au dezvoltat un formular de căutare, astfel încât contabilul să poată găsi în câteva secunde facturile importante în arhiva electronică după orice atribut și să le prezinte pentru verificările inspecțiilor fiscale.
Căutarea este posibilă după 26 de criterii diferite (imaginea este clicabilă):
După ce MOEK a testat cu succes întregul sistem, acesta a fost pus în exploatare. Întregul proiect, inclusiv aprobările, clarificările și modificările, a fost realizat în 10 luni.
Schema de lucru după implementarea ABBYY FlexiCapture:
Îți pare că nimic nu s-a schimbat? Da, procesul de afaceri a rămas același, doar că acum mare parte din funcții sunt îndeplinite de mașină.
Contabilitate, să ne înfăptuim!
Cum stau acum lucrurile? Să presupunem că coordonatorul contractului a primit un set de documente primare pentru o tranzacție de livrare a pompelor pentru TPP sau, de exemplu, construirea rețelelor termice. Specialistul nu mai trebuie să verifice el însuși completitudinea și conținutul documentelor, să cheme un curier și să trimită originale în contabilitate. Coordonatorul pur și simplu scanează setul de documente primare semnate, iar apoi tehnologiile preiau controlul.
Prin sistemul de scanare a rețelei, angajatul trimite scanări în format TIFF sau PDF în folderul său de lucru sau pe email. Apoi, el deschide stația web de introducere ABBYY FlexiCapture și alege tipul de pachet de documente pentru procesare. De exemplu, „achiziția de lucrări/servicii cu comision agențial”, „primirea resurselor materiale (MTR)” sau „contabilizarea patrimoniului”.
Tipul pachetului determină numărul și tipurile de documente și date necesare pe care sistemul trebuie să le clasifice, să le recunoască și să le verifice.
Curatorul încarcă scanările pentru recunoaștere. Sistemul verifică automat prezența tuturor documentelor, conținutul fiecărui document, iar pe server are loc recunoașterea elementelor – data contractului, suma, adresa, CUI, CNP și alte date. Apropo, MOEK este prima companie energetică din Rusia care folosește o astfel de abordare.
Dacă curatorul nu a încărcat toate documentele sau în vreun document anumite date nu sunt complete, sistemul observă acest lucru și imediat cere angajatului să corecteze eroarea:
Sistemul semnalează o eroare și cere adăugarea documentelor lipsă (în cazul de față, capturile de ecran sunt clicabile):
Sistemul a observat că documentul este expirat:
Astfel, angajatului nu îi mai trebuie să determine dacă documentul este corect întocmit. Dacă totul este corect, atunci majoritatea verificărilor de date au loc automat direct în stația web de introducere. Este suficient să se introducă numărul comenzii specificat în SAP ERP. După aceasta, are loc corelarea datelor recunoscute cu informațiile procesate în SAP: CUI și CNP-ul contrapartidei, numerele și sumele contractului, TVA, denumirea produsului sau serviciului. Procesarea și verificarea unui document durează doar câteva minute.
Pe baza datelor – CUI și CNP – se poate selecta din katalog compania dorită:
Dacă în factură sau în document există o eroare, aceasta nu va permite documentului să fie exportat în arhivă. De exemplu, dacă documentul este întocmit eronat sau unul dintre caractere este recunoscut greșit, sistemul va semnala acest lucru și va cere angajatului să corecteze toate inexactitățile. Iată un exemplu:
Sistemul a constatat că SA „Vasilok” nu se află pe lista furnizorilor MOEK.
Acest lucru le permite angajaților să detecteze erorile înainte ca documentul să ajungă la contabilitate.
Dacă toate verificările au fost efectuate cu succes, atunci cu un singur click, scanarea documentului este trimisă în arhiva electronică OpenText, iar în SAP apare un link și o fișă cu datele sale de identificare. Contabilul sau curatorul pot vedea oricând în arhiva electronică lista documentelor pentru comanda necesară și informația despre cine, în ce termeni, cu ce rezultate a procesat documentele.
Petru Petrovici a aruncat o privire în arhiva electronică,...
...pentru a vedea cine a încărcat documentele pentru comanda nr. 1111.
După exportarea datelor și a scanărilor din ABBYY FlexiCapture, în SAP apare un proiect de înregistrare cu date pre-completate și linkuri către imaginile scanate ale documentelor.
Proiect de înregistrare:
Apoi, contabilul primește un mesaj pe mail cu un link către proiectul finalizat și scanările. Specialistului nu îi mai trebuie să se chinui cu hârtiile. El trebuie doar să verifice în scanări suma finală a tranzacției, prezența ștampilei, semnătura și să efectueze înregistrarea. Acum, contabilul durează mai puțin de un minut.
Concluziile proiectului
- Cu ajutorul tehnologiilor ABBYY, MOEC a simplificat și accelerat nu doar contabilitatea, ci și controlul financiar. Pentru a face înregistrarea, angajații nu mai trebuie să aștepte curierul cu originalele documentelor – este suficient să obțină în clic un scan cu datele deja verificate din arhiva electronică. Totuși, documentul pe hârtie este încă necesar. Dar acum poate fi trimis în contabilitate mai târziu. Când acesta ajunge acolo, angajatul va bifa în sistemul de contabilitate opțiunea „Original primit”.
- Angajații primesc imediat toate datele necesare despre tranzacție din scanări, efectuează la timp înregistrările și pregătesc dinainte toate documentele pentru raportare. Acum nu se tem de nicio verificare internă sau externă.
- Contabilii efectuează operațiuni financiare de 3 ori mai repede, iar MOEC finalizează perioada de raportare cu 10 zile mai devreme.
- Toate filialele MOEC păstrează documentele contabile într-o arhivă electronică unitară. Datorită acestui fapt, orice factură, contract sau act de servicii efectuate, precum și orice atribute din acestea (sume, TVA, nomenclaturi de produse sau servicii) pot fi găsite de 4 ori mai repede decât înainte.
- În fiecare an, soluția procesează mai mult de 2,6 milioane de pagini de documente.
În concluzie
MOEC folosește Deja 2 ani și în acest timp am strâns statistici. S-a dovedit că contabilii efectuează 95% din operațiuni fără a face modificări în schițe. Asta înseamnă că aceste operațiuni în viitor vor putea fi procesate complet automatizat. Se pare că acest produs a devenit, de fapt, prima etapă a companiei în integrarea unor elemente de «inteligență artificială» în procesele de afaceri: МОЭК dezvoltă un program corespunzător.
Alte companii rusești automatizează de asemenea activitatea contabilității: o fac mai simplă și mai convenabilă. De exemplu, cu ajutorul tehnologiilor ABBYY, departamentul de control financiar «» obține informații de afaceri importante de 2 ori mai repede și cheltuie cu 20% mai puțin timp căutând facturile și avizele de însoțire necesare. Tehnologiile de prelucrare inteligentă a informațiilor ajută angajații contabili ai grupului «» să găsească instantaneu documentele financiare necesare în timpul inspecțiilor fiscale masive. În 2019, specialiștii companiei planifică să proceseze aproximativ 10 milioane de pagini de documente.
Vreți să aflați mai multe despre proiectul МОЭК și ABBYY? Pe 3 aprilie la ora 11:00, vicepreședintele Centrului de Tehnologii Informaționale al МОЭК, Vladimir Feoktistov, va vorbi despre detaliile cazului în cadrul unui . Alăturați-vă dacă doriți să adresați întrebări.
Elizaveta Titarenko,
editor al blogului corporativ ABBYY
Sursa: habr.com
