Era 2013. Am venit să lucrez într-una dintre companiile de dezvoltare care creează software pentru utilizatori individuali. Mi s-au spus multe, dar cel mai puțin mă așteptam să văd ce am văzut: 32 de mașini virtuale nefolosite pe un VDS închiriat, care era atunci exagerat de scump, trei licențe „libere” de Photoshop, 2 Corel, capacitate de IP telefonie plătită și neutilizată și alte detalii minore. În prima lună am economisit 230 de mii de ruble din infrastructură, în a doua aproape 150 de mii, apoi eroii s-au terminat, au început optimizările și în cele din urmă am economisit o jumătate de milion în șase luni.
Experiența ne-a inspirat și am început să căutăm modalități noi de economisire. Acum lucrez într-un alt loc (ghiciți unde), așa că pot să împărtășesc fără remușcări experiența mea cu lumea. Și voi împărtășiți, hai să facem infrastructura IT mai ieftină și mai eficientă!
„Ați tăiat ultimele resurse cu cheltuielile dvs. pentru servere, licențe, active IT și outsourcing”, se plângea directorul financiar și cerea planificare și bugetare.
1. Fiți plictisitori — planificați și bugetați
Planificarea bugetului pentru mediu IT al companiei dumneavoastră este o treabă plictisitoare, iar aprobarea — uneori chiar periculoasă. Dar faptul că aveți un buget vă protejează practic garantat de:
- tăierea cheltuielilor de dezvoltare a parcului de echipamente și software (deși există optimizări trimestriale, dar acolo puteți apăra poziția dumneavoastră)
- nemulțumirea directorului financiar sau a contabilității în momentul achiziției sau închirierii unui nou element de infrastructură
- mânia șefului din cauza cheltuielilor neprevăzute.
Bugetul trebuie întocmit nu doar în companii mari — ci în orice fel de companie. Adunați cerințele de software și hardware de la toate departamentele, calculați puterea necesară, luați în considerare dinamica schimbării numărului de angajați (de exemplu, aveți un call-center sau suport care cresc în sezonul de vârf și se reduc în perioadele calme), fundamentați cheltuielile și dezvoltați un plan bugetar pe perioade (ideal — pe luni). Astfel, veți ști exact cât de mulți bani veți primi pentru sarcinile care consumă resurse și veți optimiza cheltuielile.
2. Folosiți bugetul corect
După ce bugetul este aprobat și semnat, apare o tentație uriașă de a redistribui cheltuielile și, de exemplu, de a investi întregul buget într-un server costisitor pe care să puteți dezvolta tot DevOps-ul cu monitorizare și gateway-uri 🙂. În acest caz, s-ar putea să vă găsiți în mijlocul unei insuficiențe de resurse pentru celelalte sarcini și să depășiți bugetul. Prin urmare, orientați-vă exclusiv pe nevoile reale și pe sarcinile de afaceri pentru care sunt necesare resurse computaționale.
3. Modernizați serverele la timp
Serverele hardware, la fel ca cele virtuale, depășite nu aduc organizației niciun beneficiu - ele ridică întrebări în ceea ce privește securitatea, viteza și inteligența. Cheltuiți mai mult timp, efort și bani pe compensarea funcționalității lipsă, rezolvarea problemelor de securitate și pe niște soluții temporare pentru accelerare. Așadar, actualizați-vă resursele hardware și virtuale - de exemplu, puteți face acest lucru chiar acum, profitând de oferta noastră. , prețurile nu sunt rușinoase de arătat pe Habr.
Apropo, nu o dată m-am confruntat cu situații în care un server hardware în birou era o soluție complet nejustificată: majoritatea companiilor mici și mijlocii pot rezolva toate sarcinile pe resurse virtuale și economisi foarte mulți bani.
4. Optimizați activitatea utilizatorilor obișnuiți
Învățați toți utilizatorii să economisească energie și să folosească infrastructura cu grijă. Iată câteva exemple de consum excesiv tipic pe partea utilizatorului:
- Instalarea programelor aplicație inutile pe principiul „pentru întreaga echipă” - utilizatorii cer să instaleze software ca și vecinul, pentru că așa trebuie sau se formează pur și simplu un cerere de genul „7 licențe Photoshop pentru echipa de design”. În realitate, în echipa de design, cu Photoshop lucrează patru persoane, iar ceilalți trei - front-end dezvoltatori, îl folosesc o dată la șase luni. În acest caz, ar fi mai bine să achiziționați 4 licențe, iar 1-2 sarcini pe an să le rezolvați cu ajutorul colegilor. Dar această situație se întâmplă, de obicei, cu software-ul de birou (în special, pachetul MS Office, care este necesar tuturor într-un volum complet). De fapt, maioria angajaților ar putea să se descurce cu editore open source sau cu practicile Google Docs.
- Utilizatorii ocupă resurse virtuale și consumă sistematic toată puterea închiriată — de exemplu, testerii adoră să creeze mașini virtuale supraîncărcate și uită să le oprească, iar dezvoltatorii nu se sfiesc de acest lucru. Rețeta este simplă: când plecați, opriți tot 🙂
- Utilizatorii folosesc serverele companiei ca un depozit global de fișiere: încarcă fotografii (în RAW), videoclipuri, postează gigabyte de muzică, iar cei mai îndrăzneți pot chiar să creeze un mic server de jocuri pe resursele de lucru (acestea au fost criticate pe portalul corporativ într-o formă umoristică — a funcționat foarte bine).
- Angajații costisitori din toate punctele de vedere aduc la lucru software piratat, iar rezultatul sunt amenzi, probleme cu poliția și furnizorii. Lucrați cu accesurile și politicile, pentru că oricum vor aduce, chiar dacă le veți ține discursuri emoționante în cantina corporativă și veți scrie postere motivaționale.
- Utilizatorii cred că au dreptul să ceară orice instrument le este convenabil. Astfel, în arsenalul meu erau închiriate Trello, Asana, Wrike, Basecamp și Bitrix24. Fiecare manager de proiect a ales un produs convenabil sau obișnuit pentru departamentul său. În cele din urmă, am avut 5 soluții de suport, 5 prețuri diferite, 5 facturi, 5 piețe diferite și diverse personalizări etc. Nicio integrare, unificare sau automatizare de-a lungul procesului — o durere de cap cerebrală totală. În cele din urmă, împreună cu directorul general, am închis afacerea, am ales Asana, am ajutat la migrarea datelor, am instruit colegii dificili și am economisit bine, inclusiv efort și nervi.
În general, discutați cu utilizatorii, instruindu-i, faceți educație și căutați să le ușurați lor și vouă munca. În cele din urmă, le veți fi recunoscători pentru ordinea în afaceri, iar conducerea pentru economisirea cheltuielilor. Și probabil ați observat, dragi profesioniști ai Habr, că soluția problemelor enumerate nu este altceva decât formarea unei securități informaționale corporative. Pentru acest lucru, un mare mulțumesc administratorului de sistem (nu te poți mulțumi singur…).
5. Combinați soluții cloud și desktop
În general, având în vedere că lucrez pentru un furnizor de hosting și la sfârșitul articolului sunt dornic să vă vorbesc despre o vânzare grozavă de resurse server pentru companii de orice dimensiune, ar trebui să flutur un steag și să strig „Toți la cloud!” Dar astfel aș greși față de calificarea mea inginerescă și aș părea un marketer. De aceea, vă îndemn să abordați lucrurile cu rațiune și să combinați soluții cloud cu cele desktop. De exemplu, puteți închiria ca serviciu (SaaS) un sistem CRM cloud, care conform broșurii costă 1000 RON pe utilizator pe lună — un preț foarte mic (nu voi discuta despre implementare, pe Habr a fost deja discutat). Așadar, pentru trei ani la 10 angajați veți cheltui 360.000 RON, pentru 4 — 480.000, pentru 5 — 600.000 și așa mai departe. În același timp, puteți implementa un CRM desktop, achitând licențe competitive (+100 la economii) aproximativ 250.000 RON și gestionându-l ca pe Photoshop. Uneori, beneficiile pe o perioadă de 2-5 ani sunt cu adevărat impresionante.
Dimpotrivă, frecvent, tehnologiile cloud vă permit să economisiți pe echipamente, salariile inginerilor, problemele de protecție a datelor (dar să nu economisiți deloc pe acestea!), scalabilitate. Soluțiile cloud se conectează și se deconectează ușor, cheltuielile pentru cloud nu se încadrează în cheltuielile de capital ale companiei — în general, avantajele sunt foarte multe. Alegeți soluții cloud atunci când este justificat din perspectiva scalabilității, rapidității și flexibilității.
Calculați, combinați și alegeți combinații câștigătoare — nu vă voi oferi o rețetă universală, acestea sunt specifice fiecărei afaceri: unii renunță complet la cloud, alții își construiesc întreaga afacere în cloud. Apropo, niciodată să nu renunțați la actualizările software (chiar și cele plătite) — în general, dezvoltatorii de software aplicații pentru afaceri lansează versiuni mai stabile și mai funcționale.
Și o altă regulă pentru software: scăpați de software-ul vechi care aduce mai puțin decât consumă pentru întreținere și suport. Pe piață cu siguranță există un analog.
6. Evitați duplicarea software-ului
Am vorbit deja despre cinci sisteme de gestionare a proiectelor în grădina mea IT, dar vreau să scot un punct aparte. Dacă ați renunțat la un software specific și ați ales unul nou, nu uitați să opriți plățile pentru cel vechi. Dacă ați găsit noi servicii de găzduire, reziliați contractul cu vechiul furnizor, cu excepția cazului în care există motive întemeiate. Monitorizați utilizarea software-ului de către angajați și scăpați de programele neutilizate și redundante.
Ideal ar fi să aveți un sistem de monitorizare și analiză a software-ului instalat, astfel încât să puteți observa automat dublările și problemele. Lucrul de acest tip ajută compania să evite redundanța și repetarea datelor — uneori, găsirea persoanei care a greșit consumă prea mult timp.
7. Revizuiți infrastructura aplicativă și perifericele
Cine mai ține evidența acestor consumabile: cartușe, stick-uri USB, hârtie, alimentatoare, UPS-uri, imprimante și alte discuri? Și este greșit să nu o faceți. Începeți cu hârtia și imprimantele — analizați profilurile de imprimare și creați o rețea de imprimante sau multifuncționale cu acces public. Veți fi surprins de câte hârtie și cartușe veți economisi și cât de mult se va reduce costul imprimării unei pagini. Și nu, nu este vorba de zgârcenie, este vorba de optimizarea unui proces important. Nimeni nu interzice imprimarea referatelor și lucrărilor la birou, dar a imprima cărți pe care este păcat să le cumpărați sau pe care nu vreți să le citiți de pe ecran este prea mult.
În continuare, aveți întotdeauna un stoc de consumabile pe care le achiziționați de la furnizori cu discount, pentru a nu fi nevoie să le cumpărați cu prețuri umflate din cel mai apropiat magazin de tehnologie în caz de probleme cu echipamentele. Monitorizați amortizarea și uzura, țineți evidența și formați un fond de înlocuire — apropo, este bine să aveți și un fond de înlocuire pentru echipamentele de birou de bază. Pur și simplu pentru că nu veți fi lăudați pentru timpii morți la muncă, aceasta este tot o pierdere de bani, în special în companiile comerciale și de servicii.
În ceea ce privește infrastructura aplicativă, există două categorii principale de costuri: internetul și comunicațiile. Atunci când alegeți un furnizor, verificați ofertele de pachete, citiți notele de subsol ale tarifelor, acordați atenție calității conexiunii și SLA-urilor. Unii administratori decid să nu se complice și cumpără, de exemplu, telefonie IP într-un pachet cu un sistem virtual de centrală telefonică plătit, pentru care se plătește, de asemenea, o subscriere lunară. Nu fiți lenți, cumpărați doar trafic și învățați să lucrați cu Asterisk - este cea mai bună soluție realizată în domeniul sistemelor de centrală telefonică și o opțiune aproape fără probleme pentru sarcinile de afaceri ale micilor și medii întreprinderi (dacă aveți abilități tehnice solide).
8. Documentați și creați instrucțiuni pentru angajați
Aceasta este o leneșe, dar este necesară. În primul rând, vă va fi mai ușor să lucrați, iar în al doilea rând, adaptarea noilor angajați va fi fără probleme. În cele din urmă, veți ști singuri că infrastructura dumneavoastră este actualizată, coerentă și în bună stare. Elaborați instrucțiuni de securitate, manuale scurte pentru utilizatori, întrebări frecvente, descrieți regulile și normele de utilizare a echipamentului de birou. O instrucțiune fizic existentă este mult mai convingătoare decât cuvintele, la care se poate face întotdeauna referire. Astfel, puteți trimite un link către document pentru orice întrebare relevantă și nu veți accepta argumentul „Nu am fost informat”. Acest lucru vă va economisi considerabil timpul în soluționarea erorilor.
9. Folosiți servicii de externalizare
Chiar dacă în compania dumneavoastră există un întreg departament IT sau, dimpotrivă, o infrastructură mică, a apela la servicii de externalizare nu este o rușine. De ce să nu obțineți servicii de la profesioniști de top, specializați în ceva complex, pentru bani puțini, fără a angaja un astfel de specialist în echipă? Externalizați o parte a DevOps-ului, întreținerea imprimării, administrarea unui site aglomerat, dacă aveți unul, suportul tehnic și centrul de apeluri. Valoarea dumneavoastră nu va scădea, dimpotrivă, veți obține expertiză suplimentară în domeniul colaborării cu subcontractorii externi.
Dacă managerul dumneavoastră consideră că externalizarea este scumpă, explicați-i doar cât ar trebui să plătească unui specialist dedicat. Funcționează cu adevărat.
10. Nu vă implicați în open source și propria dezvoltare
Sunt inginer, am fost dezvoltator și cred cu tărie că open source salvează lumea — ce ar fi bibliotecile, sistemele de monitorizare, sistemele de management al serverelor etc. Dar dacă compania ta decide să cumpere un CRM, ERP, ECM open source etc. sau șeful strigă la întâlnire că trebuie să construiești un sistem de facturare pe genunchi, salvează nava, se îndreaptă spre recifuri. Iată argumentele pe care trebuie să te bazezi în fața unui lider inspirat cu priviri arzătoare:
- open source este prost susținut dacă este un repository public sau foarte scump de întreținut dacă este open source de la companii (SGBD-uri, pachete office etc.) — vei plăti pur și simplu pentru fiecare întrebare, solicitare și tichet;
- un specialist intern pentru desfășurarea unui produs open source intern va fi foarte scump datorită rarității sale;
- modificările open source pot fi foarte limitate de cunoștințe, abilități sau chiar de licențiere;
- cu open source nu vei începe rapid și ți va fi mult prea greu să-l adaptezi la procesele de afaceri.
Merită spus că dezvoltarea proprie este o activitate foarte lungă și costisitoare? Din experiența mea, un prototip funcțional care să corespundă cerințelor de afaceri și să permită utilizatorilor să lucreze în el, durează de la trei ani. Și totuși, dacă ai o echipă bună de programatori (poți verifica salariile pe „Cercul meu” — concluziile se impun de la sine).
Așa că voi fi banal și mă voi repet: ia în considerare toate opțiunile.
Așadar, voi rezuma pe scurt pentru a mă asigura că nu am uitat nimic:
- ia în considerare banii — compară diferite opțiuni, ai în vedere factorii, compară;
- străduiește-te să reduci timpul de întreținere și formare a utilizatorilor, scade riscul de „intervenție neîndemânatică”;
- încearcă să consolidezi și să integrezi tehnologiile — o arhitectură simplă și o automatizare end-to-end rezolvă problemele;
- investește în dezvoltarea IT, nu trăi cu tehnologii învechite — acestea îți vor consuma banii;
- corelează cererea și consumul de resurse IT.
Poți întreba — de ce să economisești bani altora, dacă compania plătește? O întrebare logică! Dar abilitatea ta de a optimiza costurile și de a gestiona eficient activele IT este, înainte de toate, experiența și caracteristica ta ca profesionist. Suntem cu toții capabili să facem o „delicatesă” din materiale accesibile 🙂
În ca un motiv excelent pentru actualizarea resurselor virtuale. Intrați, priviți, alegeți – mai este foarte puțin până pe 30 aprilie.
Pentru ceilalți – tradițional cu 10% folosind codul promoțional habrahabr10.
Sursa: habr.com
