Cum să finalizezi 70 de sarcini pe zi: viața în task trackere - o viață bună

Am încercat sistematic să gestionez sarcinile probabil de 20-25 de ori. Și fiecare încercare a eșuat, așa cum înțeleg acum, din două motive.

În primul rând, pentru a aloca timp gestionării sarcinilor, trebuie să înțelegi de ce se face acest lucru.
Începi să gestionezi sarcinile, cheltuiești timp pe asta, faci mai puține sarcini, iar toate acestea se acumulează - în numele a ce?

Orice muncă este greu de gestionat atunci când nu înțelegi de ce. „A-ți ordona viața” nu este un scop foarte clar, deoarece „o viață ordonată” este un fenomen destul de vag. Dar „a scădea nivelul de anxietate, reducând nivelul de incertitudine” este un scop mult mai concret și mai bun, pentru care este perfect rezonabil să dedici o oră pe zi.

În al doilea rând, toate metodologiile pe care le-am citit descriu întotdeauna starea finală a procesului. „Trebuie să iei ToDoIst, să le împarți pe proiecte, să le integrezi cu calendarul, să faci revizuirea sarcinilor săptămânal, să le prioritizezi...” Este greu să începi să faci toate acestea imediat. Ca și în programarea software, consider că trebuie să folosești metoda JPEG-ului progresiv — iterativ.

Așadar, voi trece prin „iterațiile” mele și, poate, vă va fi de folos în același format. La urma urmei, ce motiv mai bun ai putea să ai să folosești vacanțele de mai pentru a reveni la muncă cu o nouă (relativ) paradigmă?

Despre cum am ajuns la asta, poți citi aici.

Trello, o serie de liste

Creăm doar 4 liste, folosim aplicația desktop și cea mobilă.

Listelor:

• Sarcini - toate sarcinile care îți vin în minte trebuie notate aici. Și notează-le imediat ce îți vin în minte. „A arunca gunoiul” - sarcină. „A spăla vasele” - sarcină. „A fixa o întâlnire” - sarcină. Și așa mai departe. Chiar și cele mai evidente sau importante lucruri pot fi uitate dacă se întâmplă ceva neașteptat sau pur și simplu a fost o zi grea.
• Sarcini pentru astăzi - în fiecare seară mut sarcinile din tabloul „Sarcini” în tabloul „Sarcini pentru astăzi”. Dacă seara o parte din sarcini rămân acolo - este în regulă, despre asta un pic mai jos. Cu timpul, începi să înțelegi câte sarcini pot fi în listă, astfel încât cea mai mare parte să poată fi realizată în ziua planificată.
• Realizat astăzi. Această tablă este principalul mod de a reduce anxietatea „nu am făcut nimic astăzi” și un bun mod pentru reflecție ulterioară asupra autoorganizării. Notez aici sarcinile realizate astăzi, chiar dacă nu erau în lista de planificate. „Am sunat pe Vasya despre documente” — notat. „Au cerut să semnez niște acte” — notat. „Am discutat cu Anton despre contract” — notat. Astfel, la sfârșitul zilei vei înțelege efectiv pe ce ai cheltuit timpul și ce sarcini ai fi putut să nu faci doar pentru a respecta planul.
• Finalizat — lista tuturor sarcinilor îndeplinite. La începutul sau la sfârșitul zilei, le mut de la „Realizat astăzi” la „Finalizat”. Practic, este o reciclare, în care poți găsi doar sarcinile îndeplinite, așa că necesită o curățare regulată.

Trello, „mini-calendar”

La un moment dat devine clar că anumite sarcini sunt legate de timp, și nu vrei să uiți de ele pe parcursul săptămânii, pentru a nu programa ceva altceva în acel timp. Întotdeauna am avut dificultăți cu calendarul, așa că am adăugat mai multe tablouri cu denumiri precum „Sarcini pentru luni”, „Sarcini pentru marți” etc., în care am început să notez sarcinile legate de timp.

Astfel, când mă întreabă: „Putem vorbi joi la 16:00?” — pur și simplu merg pe tabloul corespunzător și văd ce avem notat pentru acel timp. Și nu trebuie să uit să mut sarcinile între liste pe parcursul săptămânii: de exemplu, „sarcini pentru joi” cu venirea zilei de joi — în „sarcini pentru astăzi”.

De ce nu un calendar? Pentru mine — este extrem de complicat să folosesc două utilitare simultan. Dacă aș folosi un calendar pentru asta — ar trebui să intru, să-l completez, să verific regulat dacă nu am uitat ceva...

În acest moment am ajuns la limitele Trello. Principala problemă a fost că în fiecare zi se notau peste 50 de sarcini, iar volumul de lucru era destul de mare, legat atât de lista generală, cât și de listele legate de zile. Cum să înțeleg că sarcina pe care trebuie să o fac a fost deja notată? Au început să apară duplicatelor. Cum să prioritizez toate sarcinile dintr-un proiect în același timp? Cum să le ofer altor persoane posibilitatea de a vizualiza planurile tale de calendar?

Aveam nevoie de un sistem care, păstrând o ușurință relativă:

1. Să grupeze sarcinile pe proiecte.
2. Să aibă o legătură cu calendarul (îndeplinește mâine) și să mute automat acest lucru în sarcinile de astăzi, odată ce a sosit ziua.
3. Să se integreze cu Google Calendar.

Aici m-am întors la ToDoist, și în acest stadiu s-a dovedit a fi cea mai potrivită soluție.

Fluxul curent în ToDoist

Inbox

Scriu orice sarcină nouă în Inbox, pe care încerc să o analizez imediat. Prin analiză, înțeleg:

• Stabilirea datei când sarcina va fi finalizată (pentru sarcinile scurte, cel mai adesea, setez astăzi, iar seara înțeleg când, de fapt, o voi putea face).
• Stabilirea proiectului la care poate fi asociată sarcina (pentru statistici și pentru a putea schimba prioritățile tuturor sarcinilor din proiect).

Sarcinile care mi-au venit în minte și care nu trebuie neapărat să fie efectuate în curând, merg în proiecte. Uncategorized Personal („să iau suporturile de pahar în mașină”) și Uncategorized Work („să mă gândesc când putem organiza o sesiune de strategie PR”). În ToDoist poți stabili sarcini recurente: astfel, în fiecare weekend am sarcina „Analiză Uncategorized Personal”, iar în fiecare luni — „Analiză Uncategorized Work”.

Integrarea cu calendarul
ToDoist se integrează excelent cu Google Calendar, în ambele direcții. Calendarul meu este partajat cu colegii, pentru a putea vedea când nu sunt disponibil.

În același timp, sarcinile din calendar sunt transferate și în direcția opusă: pot spune „Sergey, uită-te pe timpul meu de vineri și programează acolo o întâlnire”, care va apărea atât în calendar, cât și în ToDoist. Astfel, practic am început pentru prima dată să folosesc calendarul, fără a fi nevoie să creez evenimente în el.

Procesarea sarcinilor incoming neoperative

Nu mă grăbesc să fac sarcini imediat, cu excepția sarcinilor unde focul este evident. „Trebuie să contactăm urgent conducerea companiei ABC, deoarece serverul este căzut, iar răspunsul din partea angajaților lor nu a venit” — aceasta este o sarcină evident arzătoare, care nu poate fi amânată, în timp ce „Eugen, pot să te sun acum să discutăm despre un nou proiect” devine „Să planific când pot vorbi cu X despre Y”, care se va transforma în sarcina „Să-i spun lui X că putem vorbi atunci” și în sarcina „Să discut cu X despre Y”, deja legată de timp. Practic, orice sarcină primită devine la început „Să planific...”.

Prioritizarea sarcinilor
Toate sarcinile incluse într-o zi nu pot fi realizate. Observându-mă, am ajuns la următoarele concluzii (fiecare număr va avea altele, dar principalul este să ajungem la concluzii).

1. În fiecare zi îmi notez aproximativ 50-70 de sarcini.
2. Confortabil pentru mine (fără a simți o oboseală totală la sfârșitul zilei), pot finaliza până la 30 de sarcini.
3. Realizând până la 50 de sarcini, mă voi obosi, dar nu critic.
4. Pot închide 70 de sarcini, dar după aceea îmi va fi greu să ies din „fluxul muncii excesive”, îmi va fi greu să dorm și în general voi fi puțin sociabil.

Pe baza acestor informații, decid ce să fac astăzi. În ToDoist există prioritizarea fiecărei sarcini, așa că dimineața aleg sarcinile critice de finalizat, iar celelalte le finalizez în funcție de posibilități și dorințe. În fiecare zi mut aproximativ 40-20 de sarcini pentru ziua următoare: ceea ce e interesant — este că sarcinile pentru ziua următoare devin din nou 60-70.

Dezvoltarea statisticilor

Îmi doresc foarte mult să înțeleg în general cât timp a fost dedicat astăzi activităților legate de muncă și la ce anume. Pentru aceasta, folosesc aplicația RescueTime, care este disponibilă atât pe telefon, cât și pe laptop, și Google Maps Location History (da, nu sunt paranoic).

Locuim la țară, așa că timpul petrecut pe drum poate fi folosit cu înțelepciune. Acum, când nu sunt obosit, în drum ascult audiobook-uri pentru a folosi cumva acele 40 de minute.

Deocamdată nu agreg datele, creând un fel de lac de date personal; va veni timpul — voi ajunge la asta.

Nu va exista o concluzie

1. Viața omului modern este un flux mare de sarcini primite. Nu va putea fi redus; trebuie să învățăm să gestionăm acest flux.
2. Cele mai multe neliniști provin din incertitudinea viitorului. Dacă vom înțelege ce ne așteaptă în zilele următoare, nivelul neliniștilor va scădea semnificativ.
3. Pentru aceasta merită să ne organizăm timpul. Știu ce se va întâmpla astăzi, ce va fi mâine și nu uit de sarcinile pe care le-am tot amânat.
4. Gestionarea sarcinilor nu este un scop în sine, ci, dacă doriți, un mod de a ne disciplina. Lucrurile pe care le-am evitat anterior devin mult mai ușor de realizat. Multe persoane (inclusiv eu) se simt, în general, mai bine atunci când sarcinile sunt impuse din exterior. Gestionarea sarcinilor este un mod de a ne stabili singuri obiective și de a învăța să trăim conform dorințelor noastre.
5. Munca nu este un scop în sine. Scopul este să ne organizăm programul de lucru astfel încât să avem timp liber previzibil, timp în care ne putem dedica nouă înșine, familiei și pasiunilor noastre.

Sursa: habr.com