Salut tuturor, am dat peste articole despre hackathoane de mai multe ori: de ce vin oamenii acolo, ce funcționează, ce nu. Poate că oamenii vor fi interesați să audă despre hackathoane dintr-o altă perspectivă: cea a organizatorului. Vă rog să rețineți că vorbim despre Marea Britanie, organizatorii din Rusia ar putea avea o părere ușor diferită în legătură cu acest subiect.
Un mic background: sunt student în anul 3 la Imperial College London, programator, locuiesc aici de 7 ani (calitatea textului în rusă ar putea fi afectată), am participat personal la 6 hackathoane, inclusiv la cel despre care voi vorbi acum. Toate evenimentele au fost vizitate de mine personal, așa că există un pic de subiectivitate. La hackathonul despre care este vorba am fost participant de două ori și organizator o dată. Se numește IC Hack, organizat de studenți-voluntari și mi-a consumat 70-80 de ore din timpul meu liber în acest an. și câteva fotografii.
Hackathoanele sunt de obicei organizate fie de companii (aici dimensiunea companiei nu contează), fie de universități. În primul caz, întrebările legate de organizare sunt semnificativ mai puține. Sponsorii sunt oferiți de companie, de obicei se angajează o agenție pentru organizarea evenimentului (uneori angajații însuși se ocupă de organizare 100%) și juriul este format din angajați, fiind frecvent dat un subiect pentru care se propune realizarea unui proiect. O altă poveste sunt hackathoanele universitare, care se împart în două categorii. Prima este de interes pentru universitățile mai mici cu puțină experiență în organizarea unor astfel de evenimente. Acestea sunt organizate prin MLH (Major League Hacking), care își asumă responsabilitatea pentru aproape întregul proces.
De fapt, MLH se ocupă cu sponsorizarea, ocupând cea mai mare parte a locurilor din juriu și învățând studenții cum să organizeze hackathoane în proces. Exemple de astfel de evenimente pot include HackCity, Royal Hackaway și altele. Principalul avantaj este stabilitatea. Toate hackathoanele organizate în acest mod sunt foarte similare între ele, se desfășoară conform aceluiași scenariu, au sponsori asemănători și nu necesită o pregătire specială din partea studenților care organizează aceste evenimente. Minusurile sunt evidente: evenimentele nu se deosebesc foarte mult unul de celălalt, inclusiv la categoriile de premii. Un alt dezavantaj este dimensiunea mică a finanțării (de pe site-ul oficial Royal Hackaway 2018 se poate observa că sponsorul de aur le aduce 1500 GBP) și selecția destul de modestă de „swag” (merchandise gratuit oferit de companiile sponsorizatoare). Din propria experiență, pot spune că astfel de evenimente nu sunt foarte mari, sunt prietenoase cu începătorii și aproape întotdeauna se pot găsi bilete (m-am gândit dacă să merg sau nu timp de 3 zile, dar nici măcar jumătate din bilete nu au fost vândute) și de obicei au echipe concurente asemănătoare (70-80% din toate proiectele sunt legate de aplicații web). Prin urmare, echipele „hipster” nu le este foarte greu să se evidențieze pe fundalul lor.
P.S. Biletele sunt aproape întotdeauna gratuite, a vinde un bilet la un hackathon este considerat un gest de prost gust.
Acum că am discutat pe scurt despre alternative, să ne întoarcem la subiectul principal al postării: hackathoanele organizate de studenți independenți pasionați. Mai întâi, cine sunt acești studenți și care este beneficiul organizării unui astfel de eveniment? Majoritatea acestor persoane sunt frecvent participanți la hackathoane, știu ce funcționează bine și ce nu, și doresc să creeze un hackathon cu un plus de experiență ideală pentru participanți. Principalul avantaj constă în experiență, inclusiv participarea personală/câștigurile în alte hackathoane. Vârsta și experiența variază de la anul 1 de licență la anul 3 de doctorat. Facultățile sunt diverse: sunt biochimiști, dar în majoritate sunt studenți programatori. În cazul nostru, echipa oficială a fost formată din 20 de persoane, dar de fapt am avut încă 20-25 de voluntari care au ajutat cu sarcini minore pe cât posibil. Acum, întrebarea mai interesantă: cum reușești să organizezi un eveniment la o scară comparabilă cu hackathoanele desfășurate de giganții industriei (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London — acestea sunt unele dintre hackathoanele la care am fost personal și unde s-a făcut o muncă organizatorică colosală)?
Să începem cu prima problemă evidentă: bugetul. O mică anticipare: organizarea unor astfel de evenimente chiar și în propria universitate (unde chiria este mică/absentă) poate costa fără probleme 50.000 GBP, iar găsirea unei astfel de sume este foarte dificilă. Principalul sursă a acestor bani sunt sponsorii. Aceștia pot fi atât interni (alte comunități din universitate care doresc publicitate și să atragă noi membri), cât și corporativi. Procesul cu sponsorii interni este destul de simplu: cunoștințe, profesori și tutori care se ocupă de administrarea acestor comunități. Din păcate, bugetul lor este mic și, în unele cazuri, oferă servicii (de a pune snack-uri în dulapul lor, a împrumuta o imprimantă 3D etc.) în loc de bani. Așadar, trebuie să sperăm la sponsorizări corporate. Care este beneficiul pentru companii? De ce doresc să investească bani în acest eveniment? Angajarea de noi talente promițătoare. În cazul nostru, 420 de participanți, ceea ce reprezintă un record pentru Regatul Unit. Dintre aceștia, 75% sunt studenți ai Imperial College (în prezent universitatea numărul 8 în clasamentul mondial).
Multe companii practică internshipurile de vară/anuale pentru studenți și acesta este o oportunitate excelentă de a găsi persoane care au deja experiență și dorința de a lucra în această industrie. Așa cum a spus președintele nostru: de ce să plătim agențiilor de recrutare 8000 pentru 2-3 candidați potențiali, când putem plăti 2000 nouă pentru 20 de candidați noi direct? Tarifele depind de dimensiunea hackathon-ului, reputația organizatorilor și de mulți alți factori. Ale noastre încep de la 1000 GBP pentru startup-uri mici și ajung până la 10.000 GBP pentru sponsorul principal. Ce primesc exact sponsorii depinde în totalitate de cât sunt dispuși să ofere: sponsorii bronz vor primi logo-ul pe site, oportunitatea de a vorbi la deschidere, acces la CV-urile tuturor participanților și posibilitatea de a ne trimite produsele lor pentru a le repartiza participanților. Toate statuturile începând cu cel de argint oferă posibilitatea de a trimite inginerii lor pentru a recruta chiar la fața locului, crearea unei categorii de premii personalizate, workshop pentru participanți ca bonus la toate beneficiile bronz. Din experiența personală pot spune că una dintre companiile de nivel argint a recrutat 3 persoane (2 pentru vară și una pentru o poziție permanentă) chiar în timpul hackathon-ului, și nici măcar nu am numărat câți alții ar fi putut angaja după trimiterea mesajelor la final. Crearea unei categorii de premii personalizate permite găsirea celor care fac proiecte similare cu produsele companiei. Sau să vedem cine poate răspunde la o întrebare foarte deschisă în cel mai creativ mod (Most Ethical Hack powered by Visa, de exemplu). Depinde de companie. În fiecare an adunăm 15-20 de sponsori, inclusiv Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg și altele. Lucrăm cu toți: de la startup-uri la giganți ai industriei, regula principală fiind profitul pentru studenții noștri. Dacă trebuie să renunțăm la un sponsor pentru că studenții noștri au lăsat recenzii nu tocmai favorabile despre internshipul/locul de muncă permanent în această companie, cu siguranță ne vom retrage.
Cum găsim sponsorii? Este un proces care merită un articol mic, dar iată un algoritm scurt: găsiți un recrutor pe LinkedIn / găsiți o persoană cu contact în această companie; conveniți cu comitetul organizatorilor cât de mare este această companie, cât de bună îi este reputația (încercăm să nu lucrăm cu cei care au o reputație proastă în rândul studenților, fie că este vorba de tratamentul față de stagiari sau de încercarea de a economisi pe salariile acestora) și cine va fi persoana principală de contact. Urmează apoi lungi dezbateri despre cât de mult ne poate oferi această companie și îi trimitem o propunere comercială. Avem un sistem de sponsorizare foarte flexibil și, prin urmare, negocierile pot dura foarte mult: sponsorul trebuie să înțeleagă pentru ce plătește și, prin urmare, ne rezervăm dreptul de a adăuga / elimina anumite puncte din propunere, dacă sponsorul consideră că acestea nu vor aduce un profit semnificativ companiei. După negocieri, stabilim suma cu universitatea, semnăm un contract și îi invităm la întâlnirea organizatorilor pentru a discuta ce anume doresc să obțină de la eveniment și cum vor să se promoveze în fața studenților. Au fost cazuri în care companiile au plătit mai puțin de 3000 GBP și au obținut o duzină de potențiali angajați pentru angajare completă după terminarea universității.
De ce avem nevoie de acești bani? Ne-am îmburghezit sau ce, să cerem 3000 pentru sponsorizare? De fapt, este o sumă foarte modestă pentru un eveniment. Banii sunt necesari pentru o mulțime de lucruri esențiale (prânz x2, gustări, cină x2, pizza, mic dejun și băuturi pentru toate cele 48 de ore) și nu chiar atât de esențiale (wafere, bubble tea, închirierea de console, închirierea unui bar pentru trei ore, karaoke și altele). Încercăm să ne asigurăm că toată lumea rămâne cu amintiri plăcute de la eveniment, așa că achiziționăm o tonă de mâncare delicioasă (Nandos, Dominos, Pret a Manger), o cantitate imensă de gustări și băuturi, și fiecare an adăugăm noi distracții. Anul acesta am prăjit popcorn pentru 500 de persoane, anul trecut am făcut vată de zahăr. Bugetul pentru asta, având în vedere 420 de participanți, 50 de organizatori și 60 de sponsori, poate depăși cu ușurință 20.000 GBP.
Există și electricitate, securitate, premii (foarte bune conform standardelor studențești: PS4, de exemplu) pentru toți membrii echipei. Iar asta este maximum 5 persoane pe minut. Apoi urmează „swag” de la sponsori și de la noi. Tricouri, termosuri, rucsaci și o tonă de alte lucruri utile. Având în vedere amploarea, se pot cheltui cu ușurință câteva mii. Deși organizăm IC Hack pe teritoriul universității, plătim pentru închiriere. Mai puțin decât o companie externă, dar totuși. Plus costurile pentru bucătari pentru prânz (universitatea interzice organizarea prânzului cu propriile forțe, și cine știe de ce), închirierea proiectorului (deoarece costul său este de câteva ori mai mare decât cel al hackathon-ului) și alte cheltuieli la care mulți nu se gândesc. Majoritatea categoriilor de premii au fost gândite de noi și premiile sunt alese și cumpărate tot de noi (despre asta în partea următoare). De data aceasta, bugetul pentru premii a depășit 7000 GBP. Nu pot numi suma exactă, dar voi spune că anul acesta cheltuielile au depășit cu ușurință 60.000 GBP. Iată și o fotografie cu câștigătorii.
Banii sunt strânși, bugetul este aprobat, premiile și mâncarea sunt comandate. Ce urmează? Haos total și nebunie, cunoscută și sub numele de pregătirea locației. Toată această frumosue începe cu 2 luni înainte de hackathon. O cantitate uriașă de mobilier trebuie mutată, evaluările de risc completate, livrările primite, planurile semnate și așa mai departe. Lista este imensă. Tocmai din acest motiv, chemăm un număr mare de voluntari să ne ajute în procesul de organizare. Și chiar și aceștia nu sunt întotdeauna suficienți. Dar acesta este un subiect pentru următorul articol.
Aceasta este prima parte a povestirii mele despre organizarea IC Hack. Dacă se adună suficient interes, voi publica încă două părți despre problemele și blocajele principale în organizarea locației și voi povesti puțin despre premii, categorii și experiențele sponsorizatorilor, organizatorilor și participanților (inclusiv un reportaj direct de la BBC). Dacă sunteți de interesat să aflați mai multe despre IC Hack, vă rog să mă contactați pe e-mailul meu du216@ic.ac.uk, sau dacă sunteți interesat de sponsorizarea celui mai mare hackathon din Marea Britanie, vă sunt binevenit. Mă întorc înapoi la biroul organizatorilor încă o dată.
Sursa: habr.com
