Importanța colaborării în editarea documentelor în afaceri moderne este greu de supraestimat. Posibilitatea de a redacta contracte și acorduri cu implicarea angajaților din departamentul juridic, de a scrie oferte comerciale sub supravegherea managementului în timp real și așa mai departe, permite economisirea a mii de ore de muncă pentru companie, care anterior erau cheltuite pe numeroase aprobatări. Din acest motiv, una dintre cele mai importante inovații a fost apariția Zextras Docs — o soluție care permite organizarea unei colaborări complete cu documentele direct în clientul web Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.
În prezent, Zextras Docs suportă colaborarea cu documente text, foi de calcul și prezentări, precum și poate gestiona o gamă vastă de formate de fișiere. Interfața soluției nu diferă mult de interfața oricărui editor de text, ceea ce înseamnă că angajații companiei nu vor trebui să dedice mult timp pentru îmbunătățirea abilităților necesare utilizării Zextras Docs. Dar cel mai interesant este, ca întotdeauna, ceea ce se află „sub capotă”. Haideți să aruncăm împreună o privire asupra modului în care funcționează Zextras Docs și ce avantaje oferă această soluție pentru colaborarea cu documentele.
Zextras Docs va fi apreciat cel mai mult de cei care deja utilizează Zimbra OSE și Zextras Suite în cadrul companiei lor. Cu ajutorul acestei soluții, se poate implementa un nou serviciu în producție, fără a crește numărul de sisteme informaționale și, prin urmare, a evita creșterea costului deținerea infrastructurii IT. Este important de menționat că Zextras Docs este compatibil doar cu Zimbra OSE versiunea 8.8.12 și mai recent. De aceea, dacă folosiți încă versiuni învechite ale Zimbra, vă recomandăm insistent să faceți upgrade la versiunea 8.8.15 LTS. Datorită suportului extins, această versiune va rămâne relevantă și sigură timp de câțiva ani, precum și compatibilă cu toate extensiile actuale.
Printre avantajele Zextras Docs se numără și posibilitatea de a-l desfășura complet pe infrastructura întreprinderii. Aceasta permite evitarea transferului de informații către terți, așa cum se întâmplă adesea în cazul serviciilor hibride sau de cloud. Din acest motiv, Zextras Docs se potrivește perfect întreprinderilor cu o politică strictă de securitate informațională și administratorilor de sistem care preferă să controleze complet fluxurile de date și procesele care se desfășoară în cadrul întreprinderii. De asemenea, serviciul de colaborare cu documente desfășurat local permite evitarea riscurilor asociate cu indisponibilitatea serviciului de cloud în cazul unor probleme cu furnizorul de servicii sau în cazul unor probleme cu accesul rapid la internet.
Zextras Docs este format din trei componente: un server autónom, o extensie și un zimlet. Fiecare dintre aceste trei părți îndeplinește o parte din sarcini:
- Serverul Zextras Docs este un motor LibreOffice, adaptat pentru colaborare și integrare cu Zimbra OSE. Pe serverul Zextras Docs sunt deschise, procesate și stocate toate documentele la care au acces utilizatorii. Acesta trebuie instalat pe un nod de calcul dedicat, care rulează Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 sau CentOS 7. În cazul în care sarcina de lucru pe serviciul Zextras Docs va fi suficient de mare, se pot dedica mai multe servere.
- Extensia Zextras Docs nu necesită instalare, deoarece este integrată în Zextras Suite. Datorită acestei extensii, utilizatorul se conectează la serverul Zextras Docs și se realizează balansarea încărcării în cazul folosirii mai multor servere. În plus, prin extensia Zextras Docs se permite conectarea simultană a mai multor utilizatori la un singur document, precum și încărcarea fișierelor din stocarea locală pe server.
- Zimletul Zextras Docs, la rândul său, este necesar pentru integrarea serviciului în clientul web. Datorită acestuia, în clientul web Zimbra apare posibilitatea de a crea, precum și funcția de previzualizare a documentelor Zextras Docs.
Pentru a desfășura Zextras Docs în întreprindere, este necesar mai întâi să dedici unul sau mai multe servere fizice sau virtuale pentru acesta. După aceea, trebuie să descarci de pe site-ul Zextras pachetele aplicației server pentru , sau , apoi extrageți-l și instalați-l. În etapa finală a instalării, serverul vă va solicita să introduceți adresa IP a serverului LDAP, precum și un nume de utilizator/parolă, care vor fi folosite pentru a introduce datele noului server în LDAP. Este important de menționat că, după finalizarea instalării, fiecare server Zextras Docs va fi vizibil pentru toate celelalte noduri din infrastructură.
Deoarece extensia Zextras Docs este deja inclusă în Zextras Suite, va fi suficient să activați utilizarea acesteia pentru utilizatorii și grupurile care ar trebui să aibă acces la resursele de colaborare pe documente. Zimlet-ul Zextras Docs poate fi activat din consola de administrare Zimbra. Este important de menționat că, după adăugarea serverului Zextras Docs la infrastructura Zimbra OSE, trebuie să actualizați configurația serverului proxy Zimbra. Pentru aceasta, este suficient să executați fișierul /opt/zimbra/libexec/zmproxyconfgen ca utilizator Zimbra, și apoi să rulați comanda zmproxyctl restart pentru a reporni serviciul proxy.
Pentru orice întrebări legate de Zextras Suite, puteți contacta reprezentanta companiei «Zextras», Katerina Triandaefilidi, prin e-mail la katerina@zextras.com.
Sursa: habr.com
