Trecerea de la IBM Notes la Microsoft Exchange sau Office 365 oferă numeroase avantaje pentru organizație, dar proiectul de migrare poate părea descurajant și nu este întotdeauna clar cum trebuie să înceapă migrarea. Exchange în sine nu include instrumente proprii pentru migrarea completă sau pentru stabilirea coexistenței între Notes și Exchange. De fapt, efectuarea unor sarcini de migrare și coexistență este imposibilă fără produse terțe. În acest articol, vom descrie șapte pași cheie care trebuie urmați conform celor mai bune practici și experienței noastre în realizarea migrațiilor de succes.
O migrare de succes include următorii pași:
- Evaluarea preliminară a migrației.
- Stabilirea coexistenței între Notes și Exchange.
- Planificarea unei migrații cu acuratețe optimă.
- Asigurarea eficienței maxime a migrației.
- Lansarea unei migrații de probă.
- Planificarea momentului migrației pentru a minimiza impactul asupra organizației.
- Lansarea migrației și monitorizarea progresului acesteia.
În acest articol, vom analiza cum să ne pregătim pentru migrare și să o realizăm cu ajutorul a două soluții de la Quest — și . În continuare, câteva detalii suplimentare.
Pasul 1: Evaluarea preliminară a migrației
Efectuarea unui inventar al mediului curent
Dacă ați decis că Exchange este platforma potrivită pentru organizația dumneavoastră, trebuie să vă mutați acolo. În primul rând, trebuie să colectați informații despre mediul actual, să adunați datele de inventar referitoare la informațiile pe care doriți să le transferați, să determinați ce poate fi șters pentru a reduce utilizarea spațiului pe disc, să calculați lățimea de bandă disponibilă între medii, etc. Evaluarea preliminară ar trebui să includă următoarele întrebări:
- Câte domenii Notes și servere Domino există?
- Câte căsuțe poștale aveți? Câte dintre acestea nu sunt folosite?
- Cât spațiu pe disc ocupă fișierele poștei principale? Cât în arhive? Cât în replicile locale?
- Unde se află arhivele?
- Câți utilizatori folosesc criptarea? Trebuie să transferați conținutul criptat?
- Câte foldere personale există în mediu?
- Câți utilizatori folosesc linkuri către documente? Câți utilizatori au primit linkuri de la alți utilizatori și aplicații?
- Cât de multe date intenționați să migrați? De exemplu, doriți să transferați date doar pentru ultimele șase luni.
- Vor fi migrate arhivele native în arhivele personale Exchange sau în fișierele *.pst Outlook?
- Care sunt limitările lățimii de bandă? Cât de multe date pot fi migrate într-un
interval de timp specific? - Cât de mult spațiu de stocare va fi necesar după migrare?
Cum va afecta migrarea afacerea și operațiunile
Este necesar să se planifice cu atenție proiectul pentru a minimiza timpii de oprire și a reduce pierderile de productivitate.
De exemplu, este important să se considere delegarea între utilizatori — dacă un utilizator este migrat, dar delegatul său rămâne pe platforma de origine, cum va afecta aceasta activitatea lor zilnică? Într-un sens mai larg, trebuie avute în vedere modul în care proiectul de migrare poate influența toate procesele de afaceri și fluxurile de lucru importante din companie.
Este, de asemenea, important să se ia în considerare punctele critice de interacțiune în interiorul Notes. De exemplu, atunci când se lucrează cu mesaje, este esențial să se analizeze aplicațiile și să se ia în considerare interacțiunea dintre rutarea e-mailurilor și aplicații pentru a evita întreruperea proceselor de afaceri în timpul și după migrare. Este absolut necesar să se pună următoarele întrebări:
- Ce utilizatori au delegați și cum ar putea întreruperea acestor relații să afecteze procesele de afaceri?
- Ce aplicații și procese de afaceri sunt asociate cu mediu de e-mail? Orice integrare cheie între aplicație și serviciul de e-mail, de exemplu, procesul de aprobat, va fi crucial în planificarea migrației.
- Ce componente și caracteristici importante ale aplicației trebuie păstrate?
- Cum pot fi utilizate caracteristicile încorporate ale noii platforme pentru a obține funcționalitatea dorită?
- Este necesar să se arhiveze conținutul inactiv pentru păstrare ulterioară?
- Va fi necesar să se rescrie vreo aplicație pentru a funcționa corect în noul mediu?
- Cum va fi măsurat succesul?
Înainte de a începe migrarea, trebuie definite criteriile pentru măsurarea succesului. În special, trebuie să înțelegem că nu este rațional să așteptăm o migrare de 100% a datelor. Nu fiecare tip de element Notes are un echivalent în Exchange (Active Mail este cel mai izbitor exemplu). Prin urmare, realitatea este că nu toate elementele din Notes vor exista în Exchange după migrare. Un obiectiv realizabil și măsurabil este de a migra 95% din elemente pentru 95% din căsuțele poștale. Măsurarea și documentarea rezultatelor sunt esențiale pentru asigurarea succesului migrației, iar rezultatele reale sunt posibile doar dacă au fost definite criteriile de succes la începutul proiectului de migrare a email-ului.
Pasul 2: stabilirea coexistenței între Notes și Exchange
Pentru majoritatea organizațiilor, migrația este un proces, nu un eveniment. Prin urmare, migrarea căsuțelor poștale și transferul aplicațiilor trebuie să se alinieze unui program care se potrivește mai bine afacerii și activităților operaționale, nu pe cerințe tehnice.
Dezvoltarea unei strategii de coexistență
Pentru a crește valoarea migrației, un plan complet de coexistență trebuie să fie dezvoltat și implementat din stadiile incipiente ale procesului de migrare. Conceptul de «coexistență» poate varia în funcție de organizație. Unele organizații utilizează activ datele Free/Busy, iar altele nu folosesc această funcționalitate deloc. Unele se concentrează pe migrarea datelor din calendar, în timp ce altele sunt concentrate pe planificarea detaliată a migrației întregului catalog de utilizatori. Este important să colaborăm cu fiecare dintre părțile interesate pentru a obține o imagine clară a ceea ce este cu adevărat important și pentru a ajuta pe toată lumea să înțeleagă importanța unei strategii eficiente de coexistență.
Migrarea de la Notes la Exchange și Office 365 necesită planificarea migrației căsuțelor poștale și aplicațiilor simultan. Funcționalitatea curentă a aplicațiilor Notes trebuie să fie susținută pentru toți utilizatorii, indiferent de platforma lor poștală actuală. Ca utilizatori care au trecut la Exchange și Office 365, ei trebuie să aibă acces și să utilizeze aplicațiile Notes în cadrul fluxurilor de lucru existente. Această capacitate trebuie menținută până când aplicațiile Notes sunt migrate pe SharePoint sau altă platformă.
În plus față de coexistarea aplicațiilor, interacțiunea între utilizatori pe diferite platforme trebuie să fie realizată înainte de inițierea migrației. Aceasta include rutarea automată și actualizarea directoarelor, statusurile Free/Busy și calendarele pentru toți utilizatorii, indiferent de platforma lor actuală.
În cele din urmă, trebuie să se țină cont de colaborarea nu doar a serviciului de e-mail, ci și a calendarelor și resurselor comune, cum ar fi sălile de conferințe. Utilizatorii trebuie să aibă posibilitatea de a încărca informații legate de programarea întâlnirilor. Acestea includ atât întâlniri unice, cât și repetate. Fie că întâlnirile au fost programate înainte de migrare sau create în timpul migrației, exactitatea datelor de calendar trebuie să fie asigurată pe parcursul întregului proiect. Este important să se garanteze că utilizatorii pot, de exemplu, să schimbe sala de conferințe pentru cea mai apropiată întâlnire dintr-o serie de întâlniri repetitive sau să anuleze o întâlnire, fără a provoca conflicte sau confuzii în întâlnirile ulterioare.
Pasul 3: Planificarea unei migrări de maximă precizie
Planificarea trecerii de la Notes la Exchange sau Office 365 necesită înțelegerea unui număr de diferențe specifice între platforme.
Adresele de e-mail
Datele din Notes conțin de obicei adrese proprietare, care apar în mai multe locuri: în anteturile mesajelor, integrate în arhive, contacte personale și liste distribuite. În cadrul procesului de migrare, aceste adrese proprietare trebuie să fie actualizate la adrese SMTP pentru a asigura funcționalitatea completă în mediu Exchange. Multe organizații preferă, de asemenea, să actualizeze domeniul SMTP sau standardul de adresare în timpul migrației. Dacă aceasta se aplică organizației dumneavoastră, este important să înțelegeți că unele soluții de migrare actualizează automat instanțele istorice ale adresei SMTP pentru fiecare utilizator.
Structura dosarului
În multe organizații, utilizatorii își folosesc căsuțele poștale și arhivele, așadar este important să se păstreze aceste date. Capacitatea utilizatorilor de a vizualiza întreaga lor structură de dosare afectează de asemenea experiența utilizatorului ca rezultat al migrației. Este important să se identifice soluții și procese de tranziție care susțin integritatea structurii dosarului și a datelor.
Replica locală și arhivele
Pentru a controla costurile de stocare și a gestiona mai bine creșterea volumului de date, multe organizații stabilesc limite pentru căsuțele poștale. O consecință neintenționată a acestei politici este adesea creșterea numărului și dimensiunii arhivelor. Aceste date suplimentare trebuie evaluate, iar întrebarea migrării lor ar trebui să fie luată în considerare în timpul planificării migrației. Se poate oferi utilizatorilor un component de autoservire care le permite să mute doar datele importante. Pentru a optimiza stocarea Exchange, recomandăm utilizarea unui alt produs Quest — , care include, printre altele, funcționalități utile pentru deduplicarea fișierelor încorporate, similar cu DAOS în Notes.
ACL și delegare
Listele de control al accesului (ACL) și delegarea sunt elemente cheie în mediul operațional din Notes, având de asemenea un rol crucial în protejarea integrității. Prin urmare, este important să se transforme cu exactitate drepturile și permisiunile asociate în echivalentele acestora în Exchange Server și Office 365. Ideal ar fi ca acest proces să fie automatizat, accelerând astfel demersul și excluzând erorile umane. Pentru a sprijini eficiența protecției activelor informaționale ale organizației, ACL și transformarea delegării trebuie efectuate simultan cu datele poștale. Unele organizații încearcă să aloce drepturi echivalente manual sau cu ajutorul scripturilor, după finalizarea transferului de date. Totuși, această abordare poate afecta negativ performanța și poate crea breșe în securitatea datelor organizației.
Conținut proprietar Notes
Același Active Mail. O altă problemă comună este că migrarea din IBM Notes se confruntă cu un număr mare de texte formatate. Exchange și Office 365 nu suportă tabelele integrate cu tab-uri, butoanele, formularele salvate și alte conținuturi proprietare din Notes. Drept urmare, va trebui fie să te pregătești pentru pierderea acestei funcționalități, fie să investești într-o soluție de migrare capabilă să convertească aceste elemente într-un format care poate fi transferat. Să spunem din capul locului că soluțiile de la Quest nu le convertesc în acest fel și pot doar să transfere aceste mesaje ca atașamente, astfel încât utilizatorul să le poată deschide ulterior prin clientul Notes.
Grupuri și cărți de adrese personale
Multe organizații folosesc pe scară largă listele de corespondență publice pentru comunicarea internă și
externă. În plus, utilizatorii Notes consideră adesea important să mențină contactele de afaceri în carnetele lor de adrese personale. Aceste surse de date sunt esențiale pentru operațiunile de afaceri și trebuie să fie transformate eficient în timpul tranziției la platforma Microsoft. Prin urmare, este important să pregătim automat grupurile pentru migrarea în Active Directory și să convertim eficient toate adresele personale, chiar și cele stocate pe stațiile de lucru ale utilizatorilor.
Interacțiunea cu aplicațiile Notes
Punctele de integrare între aplicații și serviciul de poștă, precum procesele de aprobat, sunt foarte importante atunci când se planifică și se elaborează programul de migrare. IBM Notes are o integrare mai strânsă între e-mail și aplicații decât alte platforme. Aceste integrări pot include totul: de la simple doclinks la procese de afaceri.
Resurse și baze de date poștale
Multe organizații utilizează baze de date de rezervare a resurselor, baze de date poștale și alte baze de date comune în Notes. Prin urmare, aceste baze de date joacă un rol important în funcționarea organizației. Pentru a asigura continuitatea afacerii și productivitatea angajaților, este foarte important să se ia în considerare abordarea și termenele de implementare pentru:
- Crearea de căsuțe poștale pentru resurse în mediu țintă;
- Transferul datelor din baza de date de rezervare în Exchange;
- Asigurarea că utilizatorii ambelor sisteme pot collabora și utiliza resursele în Notes și Exchange.
Pasul 4: asigurarea eficienței maxime a migrației
Pe lângă asigurarea acurateței datelor, este de asemenea important să se asigure o migrație cât mai eficientă, având în vedere cerințele organizației. Eficiența migrației depinde direct nu doar de costurile directe, ci și de gradul de impact asupra afacerii.
Arhitectura soluției de migrare
Unul dintre cei mai importanți factori care influențează eficiența este arhitectura soluției de migrare. Este esențial să alegi o soluție cu arhitectură multithreaded, care permite unui server de migrare să transfere mai mulți utilizatori simultan. Arhitectura multithreaded reduce cerințele hardware pentru migrare și crește viteza procesului de migrare, reducând drastic costul total al proiectului. Nu te lăsa păcălit de soluțiile de migrare care pretind că sunt multithreaded, dar în realitate migrează doar un utilizator deodată și necesită adăugarea de stații de lucru pentru a transfera mai mulți utilizatori simultan. În funcție de configurație și mediu, soluțiile adevărate multithreaded sunt de la 30 la 5000 de procente mai eficiente în transferul de date pe Exchange și Office 365.
Procesul de migrare
Migrarea implică numeroase etape, iar procesele trebuie să se desfășoare la momentul potrivit pentru a asigura o tranziție lină. Pentru a minimiza disfuncțiile în activitate și a maximiza avantajele tranziției, toate procesele trebuie să fie integrate și controlate de o singură aplicație care poate executa fiecare pas al migrației în timp util.
Flexibilitate și auto-servire
Unii utilizatori și departamente vor necesita o deviere de la procedura standard de migrare. De exemplu, departamentul juridic poate avea cerințe diferite de stocare, sau directorii ar putea dori să transfere întreaga cutie poștală și toate arhivele. De aceea, este important să alegi o soluție de migrare flexibilă, care să permită echipei de migrare să se adapteze ușor la aceste cerințe. Una dintre cele mai eficiente metode de a asigura această flexibilitate este utilizarea opțiunii de auto-servire pentru o parte dintre utilizatori. De exemplu, unor utilizatori le-ar putea fi permis să transfere date suplimentare din fișierele lor poștale principale sau datele locale, pentru a le transforma ulterior într-o arhivă personală pe server.
Pasul 5: lansarea migrației pilot
După finalizarea evaluării migrației preliminare, revizuirea strategiei de coexistență și stabilirea planurilor pentru optimizare, este foarte important să obții confirmarea corectitudinii strategiei prin una sau mai multe migrații pilot.
Scopul migrației pilot este de a verifica procedurile dezvoltate și de a identifica problemele care pot apărea după începerea migrației complete, oferind oportunitatea de a le soluționa înainte de a începe migrația operațională. Ca urmare, este de așteptat și chiar binevenit să apară probleme în timpul migrației pilot.
Definirea domeniului migrației pilot
Migrația pilot trebuie să fie suficient de mare pentru a aduna un eșantion reprezentativ de date și a răspunde întrebărilor relevante care ar putea apărea în timpul migrației operaționale. Dacă migrați câteva mii de cutii poștale, eșantionul ar trebui să fie adecvat. Pentru migrații foarte mari, procentul poate fi mai mic.
Selecția datelor și sistemelor
În procesul migrației pilot, este important să folosiți date și sisteme operaționale. Acest lucru este foarte important din mai multe motive:
- Trebuie să înțelegeți cum se va comporta mediul operațional. Un mediu creat sintetic nu va fi reprezentativ pentru mediul de producție.
- Puteți obține date suplimentare despre mesajele criptate, frecvența tipurilor de mesaje care nu există în Exchange și cerințele de stocare pe baza eșantioanelor de date.
Stabilirea așteptărilor
Procesul de migrație pilot oferă de asemenea o oportunitate excelentă de a verifica criteriile de succes stabilite pentru proiect și de a calibra așteptările pentru migrația rămasă. Dacă sunt necesare ajustări, acestea trebuie documentate și luate în considerare în timpul migrației operaționale.
Pasul 6: planificarea timpului de migrare pentru a minimiza impactul asupra organizației
Gruparea utilizatorilor
Pentru a minimiza impactul asupra utilizatorilor și asupra organizației în ansamblu, trebuie să migrați simultan utilizatorii care lucrează împreună. Principalele aspecte care trebuie luate în considerare la crearea acestor grupuri includ delegarea. Căutați o soluție capabilă să recomande colecții de migrare pe baza informațiilor despre relațiile utilizatorilor în mediul sursă.
Termenele migrației
După finalizarea migrației grupurilor, asigurați-vă că în program sunt specificate orele în care
impactul asupra acestor utilizatori este minim. Acest lucru poate însemna planificarea unei feronii de migrare la o anumită oră din zi, pentru a evita migrarea în timpul orelor de lucru, la sfârșitul lunii sau în timpul feronilor de întreținere. De exemplu, echipele de vânzări nu ar trebui probabil să migreze aproape de sfârșitul trimestrului, iar departamentele de contabilitate și juridic vor avea cu siguranță restricții legate de termenele lor de migrare.
Pasul 7: inițierea migrației și monitorizarea progresului acesteia
Având metodele de migrare a datelor confirmate prin pilot, migrațiile în producție ar trebui să devină evenimente de rutină. Probabil vor exista mici ajustări pe parcursul întregului proces pentru a ține cont de nevoile grupurilor specifice. Monitorizarea atentă va fi în continuare necesară pentru a asigura faptul că toate circumstanțele neprevăzute sunt luate în considerare în timpul planificării și fazei pilot. Cu toate acestea, procesul ar trebui să devină din ce în ce mai automatizat. Executarea programului migrațiilor în producție este importantă să fie documentată și să se comunice progresul întregii organizații pentru a asigura confirmarea că așteptările sunt îndeplinite. Monitorizarea și feedbackul rămân aspecte cheie ale unei migrații de succes pe parcursul întregului proces.
Concluzie
Am discutat despre aspectele de care trebuie să țineți cont în timpul migrației serviciului poștal. Dacă sunteți în prezent în procesul de alegere a unei soluții de migrare sau doar v-ați gândit la asta, este important să luați în considerare toate acestea. Colaborăm cu soluții de migrare de la Quest și suntem pregătiți să le recomandăm ca fiind cele mai eficiente pentru a reduce numărul de acțiuni manuale și a crește cantitatea de date migrate în urma migrației.
Dacă doriți să aflați mai multe despre abordările eficiente în migrare, lăsați o solicitare în pe site-ul nostru sau pur și simplu sunați, și de asemenea puteți consulta materiale suplimentare la linkurile de mai jos:
Sursa: habr.com
