At the implementation of ready-made ERP systems, 53% of companies significant difficulties that require changes in business processes and organizational approaches, while 44% of companies face substantial technical issues. In a series of articles, we break down what an ERP system is, its benefits, how to determine the need for its implementation, what to know when choosing a platform provider, and how to implement it.
The concept of ERP systems originated in the USA and translates literally as enterprise resource planning — Enterprise Resource Planning. Academically, it is described as: 'ERP is an organizational strategy for integrating production and operations, managing human resources, financial management, and asset management, aimed at continuous balancing and optimization of enterprise resources through a specialized integrated application software package that provides a common data and process model for all areas of activity.'
Each provider may understand the system they developed differently, depending on its focus and the tasks it addresses. For example, one ERP system might be more suitable for retail but not for an oil refinery. Moreover, each company and its employee, who uses the platform, perceive it according to the aspect they interact with in their work.
At its core, ERP is an information system for managing all business processes and resources of a company based on a single database.
What is the purpose of an ERP system
Like any information system, ERP works with data. Each employee and department constantly generates hundreds of megabytes of information. In a small organization, the manager has direct access to all information and the time to monitor processes. If a large volume of data is created within one or two business processes, the manager only needs to digitize them with targeted IT solutions. Typically, the organization purchases software for accounting and, for example, CRM.
Pe măsură ce compania crește, procesele separate, gestionarea cărora înainte necesita un minim de timp, se transformă în volume mari de informații. Împreună cu alte procese de afaceri, fluxurile informatice disparate necesită un număr mare de angajați administrativi pentru a fi centralizate și analizate. Din acest motiv, un sistem ERP este necesar nu doar pentru micile, ci și pentru afacerile medii și mari.
Cum îți dai seama că companiei îi trebuie un sistem ERP
Povestea obișnuită a clienților noștri arată astfel. La un moment dat, devine clar că toate procesele principale sunt automatizate, dar eficiența muncii nu crește.
Se constată că fiecare proces se află într-un sistem informațional separat. Pentru a le conecta, angajații introduc datele manual în fiecare sistem, iar apoi conducerea colectează manual datele duplicate pentru a analiza activitatea întregii companii. Practic, această mecanică de lucru este productivă până la un anumit punct. Cel mai important este să definim momentul în care se atinge eficiența maximă înainte ca acesta să se întâmple, și nu atunci când schimbările trebuie efectuate în regim de urgență.
Niciunul dintre sistemele informaționale nu va anunța vreodată că a sosit momentul în care compania a ajuns la un nivel în care are nevoie de un sistem ERP. Experiența globală arată 4 semne principale care vor permite înțelegerea acestui lucru:
Informațiile necesare pentru a lua o decizie de management bine fundamentată devin insuficiente.
Fiecare decizie în afaceri are consecințe, care, în cele din urmă, se transformă în pierderi financiare sau, dimpotrivă, în venituri. Calitatea deciziei depinde de informațiile pe care se bazează. Dacă datele sunt învechite, incomplete sau incorecte, decizia va fi greșită sau dezechilibrată.
Principalele cauze ale contradicției informațiilor sunt:
informațiile critice sunt dispersate între angajați și departamente;
nu există reglementări pentru colectarea datelor;
colectarea informațiilor este realizată de angajați cu roluri diferite și în momente diferite.
Dacă aveți o platformă ERP care se potrivește proceselor dvs. de afaceri, puteți centraliza toate datele. Toate informațiile sunt create de fiecare angajat și departament într-un singur sistem în timp real. Acest lucru înseamnă că datele de care aveți nevoie, precum și cele ale altora din companie, sunt întotdeauna cât mai precise și actualizate.
Lipsa integrării între sistemele IT duce la întreruperi în funcționare și împiedică creșterea companiei.
Fiecare sistem IT are cerințe proprii privind formatul datelor, fiind construit în momente diferite și pe baza unor tehnologii, principii și limbaje de programare diferite. Acest lucru se reflectă asupra modului în care angajații interacționează, de parcă ar vorbi limbi diferite, precum și asupra vitezei de interacțiune.
Sistemul ERP integrează funcții separate într-un singur spațiu integrat și ușor de înțeles. Sistemul ERP funcționează ca un translator, vorbind în mai multe limbaje de programare pentru a asigura colaborarea și coerența.
Clienții dvs. sunt nemulțumiți de servicii.
Dacă clienții se plâng sau pleacă, este timpul să reflectați asupra eficienței. Acest lucru este legat de cererea care depășește oferta, livrări întârziate, servicii lente sau pur și simplu o senzație generală că afacerea nu are resursele sau timpul necesar pentru a se îngriji de fiecare client.
Când afacerea a crescut la nivel mediu sau mare, ERP transformă clienții nemulțumiți în clienți fideli. Clienții încep să simtă îmbunătățiri în servicii și experimentează schimbările împreună cu compania.
Folosiți sisteme învechite.
Conform În Raportul Veeam 2020 despre Tendințele Protecției Datelor, principalul obstacol în calea transformării digitale a afacerilor sunt tehnologiile învechite. Dacă compania încă funcționează cu sisteme de introducere manuală sau documente pe hârtie, în perioada post-pandemică se va afla cu siguranță în urma altora.
În plus, sistemele IT din companie pot fi destul de moderne, dar dezintegrate. În acest caz, fiecare departament creează propriul buncăr informațional, din care datele sunt extrase dozate sau incorecte. Dacă integrarea sistemelor separate este extrem de costisitoare sau imposibilă, este necesar să le schimbați cu un singur sistem ERP.
Ce beneficii aduce un sistem ERP afacerii
Un sistem ERP este un produs pe care compania îl achiziționează pe cheltuiala sa. Implementarea sa este considerată o investiție care ar trebui să genereze profit. Niciun producător de sisteme ERP nu garantează că acesta va aduce companiei o creștere a veniturilor. Și aceasta se aplică nu doar sistemelor ERP, ci și oricăror soluții IT. Totuși, toate avantajele implementării au un impact indirect asupra profitului:
Economisirea pe sistemele IT
În loc să cheltuie resurse pe mai multe sisteme disparate, fiecare având nevoie de suport specializat, infrastructură, licențe și formare a angajaților, este mai eficient să se concentreze toate costurile pe o singură platformă ERP. Aceasta este compusă din module care înlocuiesc sistemele disparate cu piese integrate.
Dacă sistemul ERP este dezvoltat de la zero pentru a răspunde cerințelor unei companii specifice, se pot include sisteme și servicii externe cu care va fi confortabil să colaboreze partenerii de afaceri, furnizorii, clienții și alți contractanți.
Transparență totală
ERP oferă conducerii un acces complet la fiecare proces de afaceri din orice departament 24/7. De exemplu, se pot urmări zilnic stocurile, inclusiv livrările planificate și cele aflate în tranziție. Având o imagine completă asupra volumelor de stoc, se poate controla mai precis capitalul circulant.
Automatizarea rapoartelor și planificarea puternică
ERP creează un sistem de raportare unificat pentru toate procesele. Acesta generează automat rapoarte utile și analize în orice moment. Astfel, conducerea nu va trebui să adune manual tabele electronice și e-mailuri.
Prin urmare, platforma eliberează timp pentru planificarea strategică, analiza mai bună și compararea indicatorilor departamentelor. Sistemul ERP ajută la identificarea în analize a tendințelor care au fost trecute cu vederea și de care nu s-a avut șansa să se observe.
Creșterea eficienței
ERP-ul în sine nu este o panacee. Este important nu doar să corespundă specificului business-ului, ci și să fie implementat corect. Conform 315 furnizori de sisteme ERP gata făcute, proporția implementărilor a căror succes a fost doar parțial este estimată între 25 și 41 de procente, în funcție de industrie. Un ERP potrivit reduce semnificativ timpul și eforturile dedicate sarcinilor repetitive.
Serviciul clienți
Serviciul clienți este o parte esențială a afacerii. Sistemul ERP transferă atenția angajaților de la gestionarea registrului clienților la dezvoltarea și menținerea relațiilor cu clienții.
Statisticile arată că 84% dintre clienți de companie dacă nu primesc suficiente răspunsuri la solicitările lor. ERP oferă angajatului toate informațiile necesare și istoria clientului chiar în momentul interacțiunii. Cu acesta, angajații nu se ocupă de birocrație, ci de atragerea și păstrarea clienților. Clienții simt avantajele implementării, chiar fără a fi conștienți de schimbările din companie.
Protecția datelor
Este puțin probabil să existe un sistem informațional care să poată garanta siguranța absolută a datelor. Datele personale ale clienților și angajaților, e-mailurile, proprietatea intelectuală, datele financiare, facturile, contractele – cu cât mai multe sisteme procesează aceste informații, cu atât mai greu este să urmărești riscurile. Sistemul ERP introduce standarde unificate pentru accesul, introducerea și ieșirea datelor și stocarea centralizată a informațiilor.
Cu toate acestea, cu cât cota de piață a sistemului ERP este mai mare, cu atât mai des este ținta atacurilor cibernetice. Este preferabil să dezvolți un sistem ERP propriu, la care accesul la codul sursă să fie doar al tău. Dacă sistemul ERP pentru compania ta este dezvoltat de la zero, hackerii nu vor putea găsi copii ale sistemului pentru a-l verifica anterior pentru vulnerabilități.
Productivitatea colaborării
Adesea, interesul pentru colaborarea între departamente sau angajați scade, deoarece transferul de date necesită multe operațiuni de rutină sau din cauza climatului psihologic din companie. Un sistem unificat automatizează accesul la informații, elimină experiențele negative cauzate de factorul uman și accelerează comunicarea în cadrul companiei.
Procesele de afaceri unificate
Sistemele ERP preconfigurate sunt dezvoltate conform celor mai bune practici din industrie. Acest lucru permite întreprinderilor să își standardizeze propriile procese.
Cu toate acestea, în realitate, întreprinderea trebuie să facă o alegere dificilă: fie să configureze și să adapteze cu greu sistemul ERP la standardele sale, fie să își ajusteze cu durere propriile procese de afaceri la standardele sistemului ERP.
Există o a treia cale - de la început să dezvolți un sistem adaptat propriilor procese de afaceri.
Scalabilitate
Indiferent dacă îți extinzi baza de clienți, intri pe piețe noi, implementezi noi procese, departamente sau produse sau altfel îți scalezi afacerea, alegând furnizorul potrivit, platforma ERP se adaptează la schimbări.
Deoarece sistemul ERP este implementat în toate procesele companiei, lista beneficiilor poate crește în funcție de specificul acesteia. Pe piață au fost dezvoltate zeci și sute de soluții gata făcute, care constrâng cumpărătorii în limitele abonamentelor, vitezei de actualizare și suportului, funcționalității închise și arhitecturii - în limitele unui singur furnizor. Doar dezvoltarea unui sistem ERP propriu oferă cele mai multe oportunități fără niciun fel de restricții.
Despre cum să alegi un producător de sisteme ERP, ce întrebări să-i pui pentru a nu pierde bani și ce trebuie să iei în considerare atunci când planifici implementarea, citește în articolele următoare.
Sursa: habr.com
