Eu cred că toți mergem la restaurant cu prietenii sau colegii. Și după o perioadă de distracție, chelnerul aduce cecul. Problema poate fi apoi rezolvată în mai multe moduri:
- Metoda unu, „domn”. La suma cecului se adaugă un „bacșiș” de 10-15% pentru chelner, iar suma rezultată este împărțită în mod egal între toți bărbații.
- A doua metodă este „socialistă”. Cecul este împărțit în mod egal între toți, indiferent de cât de mult au mâncat și au băut.
- A treia metodă este „corectă”. Toată lumea pornește calculatorul de pe telefon și începe să calculeze costul vaselor plus o anumită sumă de „bacșiș”, de asemenea individual.
Situația restaurantului este foarte asemănătoare cu situația cu costurile IT în companii. În această postare vom vorbi despre repartizarea cheltuielilor între departamente.
Dar înainte de a ne scufunda în abisul IT, să revenim la exemplul restaurantului. Fiecare dintre metodele de mai sus de „alocare a costurilor” are argumente pro și contra. Dezavantajul evident al celei de-a doua metode: unul ar putea mânca o salată Caesar vegetariană fără pui, iar celălalt ar putea mânca o friptură de coastă, deci cantitățile ar putea diferi semnificativ. Dezavantajul metodei „echitabile” este că procesul de numărare este foarte lung, iar suma totală de bani este întotdeauna mai mică decât ceea ce este în cec. Situație comună?
Acum să ne imaginăm că ne distram într-un restaurant din China, iar cecul era adus în chineză. Tot ce este clar este suma. Deși unii pot bănui că aceasta nu este deloc suma, ci data curentă. Sau să presupunem că acest lucru se întâmplă în Israel. Ei citesc de la dreapta la stânga, dar cum scriu numerele? Cine poate răspunde fără Google?
De ce este necesară alocarea pentru IT și afaceri?
Deci, departamentul IT oferă servicii tuturor diviziilor companiei și, de fapt, își vinde serviciile către diviziile de afaceri. Și, deși este posibil să nu existe relații financiare formale între departamentele din cadrul unei companii, fiecare unitate de afaceri ar trebui să înțeleagă cel puțin cât cheltuiește pe IT, cât costă lansarea de noi produse, testarea inițiativelor noi etc. Este evident că modernizarea și extinderea infrastructurii sunt plătite nu de miticul „modernizator, patron al integratorilor de sisteme și producătorilor de echipamente”, ci de afaceri, care trebuie să înțeleagă eficiența acestor costuri.
Unitățile de afaceri variază în dimensiune, precum și în intensitatea utilizării resurselor IT. Astfel, împărțirea costurilor de modernizare a infrastructurii IT în mod egal între departamente este a doua metodă cu toate dezavantajele ei. Metoda „corectă” este mai de preferat în acest caz, dar necesită multă muncă. Cea mai optimă opțiune pare să fie opțiunea „cvasi-echitabilă”, când costurile sunt alocate nu pe bani, ci cu o precizie rezonabilă, la fel ca în geometria școlii, folosim numărul π ca 3,14, și nu întreaga secvență de numere. după virgulă zecimală.
Estimarea costului serviciilor IT este foarte utilă în exploatațiile cu o singură infrastructură IT atunci când fuzionarea sau separarea unei părți a exploatației într-o structură separată. Acest lucru vă permite să calculați imediat costul serviciilor IT pentru a ține cont de aceste sume la planificare. De asemenea, înțelegerea costului serviciilor IT ajută la compararea diferitelor opțiuni de utilizare și deținere a resurselor IT. Când bărbații în costume de mai multe mii de dolari vorbesc despre modul în care produsul lor poate optimiza costurile IT, crește ceea ce trebuie crescut și reduce ceea ce trebuie redus, evaluarea costurilor continue ale serviciilor IT permite CIO să nu aibă încredere orbește în promisiunile de marketing. , ci pentru a evalua cu acuratețe efectul așteptat și a controla rezultatele.
Pentru afaceri, alocarea este o oportunitate de a înțelege în avans costul serviciilor IT. Orice cerință de afaceri nu este evaluată ca o creștere a bugetului IT global cu atât de multe procente, ci este determinată ca suma pentru o anumită cerință sau serviciu.
Caz real
„Durerea” cheie a CIO al unei companii mari a fost că era necesar să înțelegem cum să distribuiți costurile între unitățile de afaceri și să oferiți participarea la dezvoltarea IT proporțional cu consumul.
Ca soluție, am dezvoltat un calculator de servicii IT care a fost capabil să aloce costurile totale IT mai întâi serviciilor IT și apoi unităților de afaceri.
Există de fapt două sarcini: calcularea costului unui serviciu IT și distribuirea costurilor între unitățile de afaceri care utilizează acest serviciu în funcție de anumiți factori (o metodă „cvasi-echitabilă”).
La prima vedere, acest lucru poate părea simplu dacă, de la bun început, serviciile IT au fost descrise corespunzător, informațiile au fost introduse în baza de date de configurare CMDB și s-au construit sistemul de management al activelor ITAM, modelele de resurse și servicii și s-au construit un catalog de servicii IT. dezvoltat. Intr-adevar, in acest caz, pentru orice serviciu IT este posibil sa se determine ce resurse foloseste si cat costa aceste resurse, tinand cont de amortizare. Dar avem de-a face cu afaceri obișnuite din Rusia, iar acest lucru impune unele restricții. Astfel, nu există CMDB și ITAM, există doar un catalog de servicii IT. Fiecare serviciu IT reprezintă în general un sistem informațional, acces la acesta, suport pentru utilizatori etc. Serviciul IT utilizează servicii de infrastructură precum „Server DB”, „Server de aplicații”, „Sistem de stocare a datelor”, „Rețea de date”, etc. În consecință, pentru a rezolva sarcinile atribuite este necesar:
- determinarea costului serviciilor de infrastructură;
- distribuie costul serviciilor de infrastructură către serviciile IT și calculează costul acestora;
- determina factorii (coeficienți) pentru distribuirea costului serviciilor IT către unitățile de afaceri și alocă costul serviciilor IT către unitățile de afaceri, distribuind astfel suma costurilor departamentului IT între alte divizii ale companiei.
Toate costurile anuale IT pot fi reprezentate ca o pungă de bani. O parte din această geantă a fost cheltuită pe echipamente, lucrări de migrare, modernizare, licențe, suport, salarii ale angajaților etc. Cu toate acestea, complexitatea constă în procedura contabilă de contabilizare a activelor fixe și a activelor necorporale în IT.
Să luăm un exemplu de proiect de modernizare a infrastructurii SAP. În cadrul proiectului, se achiziționează echipamente și licențe, iar lucrările se desfășoară cu ajutorul unui integrator de sistem. La închiderea unui proiect, managerul trebuie să întocmească documente astfel încât echipamentele contabile să fie incluse în mijloacele fixe, licențele să fie incluse în activele necorporale, iar alte lucrări de proiectare și punere în funcțiune să fie anulate ca cheltuieli amânate. Problema numărul unu: atunci când se înregistrează ca mijloace fixe, contabilului clientului nu îi pasă cum se va numi. Prin urmare, în mijloacele fixe primim activul „UpgradeSAPandMigration”. Dacă, în cadrul proiectului, a fost modernizată o matrice de discuri, care nu are nimic de-a face cu SAP, acest lucru complică și mai mult căutarea costurilor și alocările ulterioare. De fapt, orice echipament poate fi ascuns în spatele activului „UpgradeSAPandMigration” și, cu cât trece mai mult timp, cu atât este mai dificil de înțeles ce a fost achiziționat de fapt acolo.
Același lucru este valabil și pentru imobilizările necorporale, care au o formulă de calcul mult mai complexă. O complexitate suplimentară se adaugă și faptul că momentul pornirii echipamentului și punerii lui în bilanţ poate diferi cu aproximativ un an. În plus, amortizarea este de 5 ani, dar de fapt echipamentul poate funcționa mai mult sau mai puțin, în funcție de circumstanțe.
Astfel, teoretic este posibil să se calculeze costul serviciilor IT cu o acuratețe de 100%, dar în practică acesta este un exercițiu lung și destul de inutil. Prin urmare, am ales o metodă mai simplă: costurile care pot fi atribuite cu ușurință oricărei infrastructuri sau serviciu IT sunt atribuite direct serviciului corespunzător. Costurile rămase sunt distribuite între serviciile IT conform anumitor reguli. Acest lucru vă va permite să obțineți o precizie de aproximativ 85%, ceea ce este suficient.
În prima etapă Pentru distribuirea costurilor pentru serviciile de infrastructură, rapoartele financiare și contabile pentru proiectele IT și „voluntarismul solid” sunt folosite în cazurile în care nu este posibilă atribuirea costurilor vreunui serviciu de infrastructură. Costurile sunt alocate fie direct serviciilor IT, fie serviciilor de infrastructură. Ca urmare a repartizării costurilor anuale, obținem suma cheltuielilor pentru fiecare serviciu de infrastructură.
În a doua etapă coeficienții de distribuție între serviciile IT sunt determinați pentru servicii de infrastructură precum „Application Server”, „Database Server”, „Data Storage” etc. Unele servicii de infrastructură, de exemplu, „Locuri de lucru”, „Acces Wi-Fi”, „Conferințe video” nu sunt distribuite între serviciile IT și sunt alocate direct unităților de afaceri.
În această etapă începe distracția. Ca exemplu, luați în considerare un astfel de serviciu de infrastructură ca „Servere de aplicații”. Este prezent în aproape fiecare serviciu IT, în două arhitecturi, cu și fără virtualizare, cu și fără redundanță. Cea mai simplă modalitate este alocarea costurilor proporțional cu nucleele utilizate. Pentru a număra „papagali identici” și pentru a nu confunda nucleele fizice cu cele virtuale, ținând cont de supraabonament, presupunem că un nucleu fizic este egal cu trei virtuale. Apoi, formula de distribuție a costurilor pentru serviciul de infrastructură „Application Server” pentru fiecare serviciu IT va arăta astfel:
,
unde Rsp este costul total al serviciului de infrastructură „Servere de aplicații”, iar Kx86 și Kr sunt coeficienți care indică ponderea serverelor x86 și din seria P.
Coeficienții sunt determinați empiric pe baza unei analize a infrastructurii IT. Costul software-ului de cluster, al software-ului de virtualizare, al sistemelor de operare și al aplicațiilor software este calculat ca servicii de infrastructură separate.
Să luăm un exemplu mai complicat. Serviciul de infrastructură „Servere de baze de date”. Include costurile hardware-ului și costurile licențelor pentru baze de date. Astfel, costul echipamentelor și licențelor poate fi exprimat în formula:
unde РHW și РLIC sunt costul total al echipamentelor și, respectiv, costul total al licențelor bazei de date, iar KHW și KLIC sunt coeficienți empilici care determină ponderea costurilor pentru hardware și licențe.
În plus, cu hardware-ul este similar cu exemplul anterior, dar cu licențe situația este puțin mai complicată. Peisajul unei companii poate folosi mai multe tipuri diferite de baze de date, cum ar fi Oracle, MSSQL, Postgres etc. Astfel, formula pentru calcularea alocării unei anumite baze de date, de exemplu, MSSQL, unui anumit serviciu arată astfel:
unde KMSSQL este un coeficient care determină ponderea acestei baze de date în peisajul IT al companiei.
Situația este și mai complicată cu calcularea și alocarea unui sistem de stocare a datelor cu diferiți producători de matrice și diferite tipuri de discuri. Dar descrierea acestei părți este un subiect pentru o postare separată.
Rezultatul?
Rezultatul acestui exercițiu poate fi un calculator Excel sau un instrument de automatizare. Totul depinde de maturitatea companiei, de procesele lansate, de soluțiile implementate și de dorința managementului. Un astfel de calculator sau o reprezentare vizuală a datelor ajută la distribuirea corectă a costurilor între unitățile de afaceri și arată cum și ce este alocat bugetul IT. Același instrument poate demonstra cu ușurință modul în care îmbunătățirea fiabilității unui serviciu (redundanță) crește costul acestuia, nu prin costul serverului, ci luând în considerare toate costurile asociate. Acest lucru permite companiei și CIO să „joace pe aceeași tablă” după aceleași reguli. Atunci când planificați produse noi, costurile pot fi calculate în avans și pot fi evaluate fezabilitatea.
Igor Tyukachev, consultant la Jet Infosystems
Sursa: www.habr.com