Arhivarea poștei cu posibilitatea de vizualizare în viitor este o funcție importantă pentru afaceri mari. Aceasta poate fi folosită pentru a analiza diverse plângeri, a desfășura investigații și în numeroase alte situații. De asemenea, această funcție este utilă pentru furnizorii de SaaS, pentru a se proteja în cazul în care un utilizator rău intenționat folosește serviciul lor pentru a comite acțiuni ilegale.
Special pentru aceste scopuri a fost creat pluginul Zimbra Archiving and Discovery, care permite arhivarea emailurilor de ieșire și intrare din fiecare căsuță poștală, precum și a emailurilor salvate în drafts. Totuși, această soluție are și dezavantaje. În primul rând, funcționează doar cu Zimbra Collaboration Suite Network Edition plătită, iar, în al doilea rând, funcționează doar în cadrul clientului web și nu va arhiva nimic dacă se folosesc clienți de email desktop sau mobile. În acest sens, vă vom arăta cum să implementați arhivarea emailurilor primite și trimise în Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition gratuită, care va arhiva de asemenea emailurile trimise din orice client de email.
Arhivarea poștei se realizează prin funcția integrată Postfix BCC. Aceasta funcționează astfel: administratorul sistemului definește pentru căsuța poștală o adresă de email pentru arhivare, introduce anumite setări, după care fiecare email primit și trimis va fi copiat în emailul de arhivare, unde ulterior va putea fi găsit emailul dorit. Vă recomandăm să creați pentru arhiva poștală o adresă de email separată domeniu. Acest lucru va simplifica considerabil gestionarea căsuțelor poștale arhivate în viitor.
Arhivarea emailurilor trimise
Să configurăm arhivarea emailurilor trimise. Ca exemplu, să luăm contul manager@company.ro și să creăm pentru acesta o căsuță poștală de arhivare manager@archive.company.ro. Pentru ca emailurile trimise să fie arhivate, este necesar să efectuăm o serie de modificări în setările Postfix. Pentru aceasta, trebuie să deschidem fișierul /opt/zimbra/postfix/conf/main.cf și la sfârșitul lui să adăugăm linia sender_bcc_maps = lmdb:/opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc. După aceasta, trebuie să creăm fișierul /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc și pentru a include cutiile poștale care urmează să fie arhivate, precum și cutiile poștale în care vor fi redirecționate mesajele arhivate. Există posibilitatea de a arhiva mai multe cutii poștale într-una singură. Acest lucru se face după cum urmează:
manager@company.ro manager@archive.company.ro
sales@company.ro manager@archive.company.ro
support@company.ro support@archive.company.ro
După ce toate cutiile poștale au fost adăugate, trebuie doar să executați comanda postmap /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc și să reporniți Postfix utilizând comanda postfix reload. Așa cum reiese din exemplul nostru, după repornire, toate mesajele trimise din conturile manager@company.ro și sales@company.ro vor ajunge într-o singură cutie poștală, manager@archive.company.ro, iar mesajele trimise din contul support@company.ro vor fi arhivate în cutia poștală support@archive.company.ro.
Arhivarea mesajelor electronice primite
Acum să configurăm arhivarea automată a mesajelor primite. Pentru aceasta, se poate folosi același Postfix BCC. La fel ca în cazul arhivării mesajelor trimise, trebuie să deschideți fișierul /opt/zimbra/postfix/conf/main.cf și să adăugați în el linia recipient_bcc_maps = lmdb:/opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc. După aceasta, este necesar să creați fișierul /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc și să adăugați în el adresele de poștă necesare în formatul anterior.
După adăugarea cutiilor, trebuie să executați comanda postmap /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc și să reporniți Postfix utilizând comanda postfix reload. Acum toate mesajele primite în conturile manager@company.ro și sales@company.ro vor fi arhivate în cutia poștală manager@archive.company.ro, iar mesajele primite din contul support@company.ro vor fi copiate în cutia poștală support@archive.company.ro.
Exemplu de configurare a filtrului pentru mesajele primite
Subliniem în mod special că la fiecare adăugare sau eliminare de adrese electronice din liste /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc și /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc este necesar să executați din nou comanda postmap indicând lista modificată, precum și să reporniți Postfix. De asemenea, recomandăm utilizarea filtrelor de poștă Zimbra OSE bazate pe numele expeditorului și al destinatarului pentru a organiza mesajele primite și trimise în foldere, facilitând astfel găsirea ulterior a mesajului dorit.
Exemplu de configurare a filtrului pentru mesajele trimise
Pentru a căuta mesaje în arhivele de e-mail create, se va putea folosi căutarea integrată Zimbra OSE. De asemenea, este important de menționat că timpul de păstrare a mesajelor electronice în arhivă este semnificativ mai mare decât în contul curent, ceea ce înseamnă că este necesar să se stabilească o cotă mai mare și o politică de păstrare cu un interval mai lung. În cazul în care cutiile poștale arhivate sunt stocate pe un domeniu separat, va fi mult mai simplu să faceți acest lucru.
Pentru orice întrebări legate de Zextras Suite, puteți contacta reprezentanta companiei „Zextras” Ekaterina Triandafylidi la adresa de email katerina@zextras.com
Sursa: habr.com
