Migrarea de la IBM Notes la Microsoft Exchange sau Office 365 oferă un număr semnificativ de beneficii pentru o organizație, dar proiectul de migrare în sine pare descurajant și nu este complet clar de unde să începeți migrarea. Exchange în sine nu include propriile instrumente pentru migrarea completă sau coexistența Notes și Exchange. De fapt, unele sarcini de migrare și coexistență nu sunt posibile fără produse terțe. În acest articol, vom sublinia șapte pași cheie de urmat, pe baza celor mai bune practici și a experienței noastre cu migrările de succes.
O migrare reușită include următorii pași:
- Evaluarea preliminară a migrației.
- Stabilirea coexistenței între Note și Exchange.
- Planificați acuratețea optimă a migrației.
- Asigurarea eficienței maxime a migrației.
- Rulați o migrare de testare.
- Planificarea momentului de migrare pentru a minimiza impactul asupra organizației.
- Lansați migrarea și urmăriți progresul acesteia.
În acest articol, vom analiza cum să ne pregătim și să finalizam migrarea folosind două soluții din Quest - и . Sub tăietură sunt câteva detalii.
Pasul 1: Evaluarea preliminară a migrației
Faceți un inventar al mediului dvs. actual
Dacă decideți că Exchange este platforma potrivită pentru organizația dvs., tot ce trebuie să faceți este să vă mutați acolo. În primul rând, trebuie să culegeți informații despre mediul dvs. actual, să colectați informații de inventar cu privire la datele pe care intenționați să le migrați, să determinați ce poate fi eliminat pentru a reduce utilizarea spațiului pe disc, să calculați lățimea de bandă disponibilă între medii etc. Evaluarea preliminară ar trebui să includă urmatoarele intrebari:
- Câte domenii Notes și servere Domino există?
- Câte cutii poștale aveți? Câte dintre ele nu sunt folosite?
- Cât spațiu pe disc ocupă fișierele de e-mail primare? Câți sunt în arhive? Câte sunt în replici locale?
- Unde se află arhivele?
- Câți utilizatori folosesc criptarea? Conținutul criptat trebuie transferat?
- Câte dosare personale există în mediu?
- Ce utilizatori folosesc link-uri pentru documente? Câți utilizatori au primit link-uri de la alți utilizatori și aplicații?
- Câte date vei transfera? De exemplu, doriți să transferați date numai pentru ultimele șase luni.
- Arhivele native vor fi migrate în arhivele personale Exchange sau în fișierele Outlook *.pst?
- Care sunt limitele lățimii de bandă? Câte date pot fi transferate
o anumită perioadă de timp? - Cât de mult spațiu de stocare va fi necesar după migrare?
Cum va afecta migrația afacerile și operațiunile
Proiectul trebuie planificat cu atenție pentru a minimiza timpul de nefuncționare și pentru a minimiza pierderile de productivitate.
De exemplu, este important să luați în considerare delegarea între utilizatori - dacă un utilizator migrează, dar delegatul său rămâne pe platforma originală, cum le va afecta lucrul de zi cu zi? Mai larg, trebuie să luați în considerare modul în care un proiect de migrare ar putea afecta toate procesele și fluxurile de lucru critice ale companiei dvs.
De asemenea, este important să luați în considerare punctele de contact critice din Note. De exemplu, atunci când aveți de-a face cu mesageria, este important să analizați aplicațiile și să luați în considerare interacțiunea dintre rutarea e-mailului și aplicații pentru a evita întreruperea proceselor de afaceri în timpul și după migrare. Asigurați-vă că puneți următoarele întrebări:
- Ce utilizatori au delegați și cum ar putea ruperea acestei relații să afecteze procesele de afaceri?
- Ce aplicații și procese de afaceri sunt asociate cu mediul de e-mail? Orice integrare cheie între aplicație și serviciul de e-mail, cum ar fi procesul de aprobare, va fi critică atunci când planificați migrarea.
- Ce componente și caracteristici importante ale aplicației ar trebui păstrate?
- Cum puteți utiliza funcțiile încorporate ale noii platforme pentru a obține funcționalitatea de care aveți nevoie?
- Ar trebui să fie arhivat conținutul inactiv pentru stocare viitoare?
- Va trebui reconstruită orice aplicație pentru a rula corect în noul mediu?
- Cum va fi măsurat succesul?
Înainte de a începe migrarea, trebuie să definiți criterii pentru a măsura succesul. În special, trebuie să înțelegeți că este nerezonabil să vă așteptați la un transfer de date 100%. Nu fiecare tip de articol Notes are un echivalent în Exchange (Active Mail este exemplul cel mai flagrant). Prin urmare, realitatea este că nu toate articolele din Note vor exista în Exchange după migrare. Un obiectiv realizabil și măsurabil este 95% din articole mutate în 95% din cutiile poștale. Măsurarea și documentarea rezultatelor este esențială pentru a asigura succesul migrării, iar rezultatele adevărate sunt posibile numai dacă criteriile de succes au fost definite chiar la începutul unui proiect de migrare a e-mailului.
Pasul 2: Stabiliți note și coexistență de schimb
Pentru majoritatea organizațiilor, migrarea este un proces, nu un eveniment. Prin urmare, migrarea căsuțelor poștale și migrarea aplicațiilor ar trebui să urmeze un program care se potrivește cel mai bine afacerii și operațiunilor și nu se bazează pe cerințe tehnice.
Elaborarea unei strategii de conviețuire
Pentru a maximiza valoarea migrației, trebuie dezvoltat și implementat un plan complet de coexistență la începutul procesului de migrare. Definiția „coexistenței” poate varia de la organizație la organizație. Unele organizații folosesc în mod activ datele Liber/Ocupat, altele nu folosesc deloc această funcționalitate. Unii se concentrează pe migrarea datelor din calendar, în timp ce alții se concentrează pe reglarea fină a migrării unui director complet de utilizatori. Este important să lucrați cu fiecare dintre părțile interesate pentru a obține o imagine clară a ceea ce contează cu adevărat și pentru a ajuta toată lumea să înțeleagă importanța unei strategii eficiente de coexistență.
Migrarea de la Notes la Exchange și Office 365 necesită planificare pentru migrarea cutiei poștale și a aplicațiilor în același timp. Funcționalitatea actuală a aplicației Notes trebuie să fie acceptată pentru toți utilizatorii, indiferent de platforma lor actuală de e-mail. Pe măsură ce utilizatorii migrează la Exchange și Office 365, aceștia ar trebui să poată accesa și utiliza aplicațiile Notes ca parte a fluxurilor de lucru existente. Această capacitate ar trebui să continue până când aplicațiile Notes sunt migrate pe SharePoint sau pe altă platformă.
Pe lângă coexistența aplicațiilor, interacțiunea dintre utilizatori de pe diferite platforme trebuie implementată înainte de a iniția migrarea. Aceasta include rutarea automată a directorului și actualizările, stările Liber/Ocupat și calendarele pentru toți utilizatorii, indiferent de platforma lor actuală.
În cele din urmă, trebuie să luați în considerare colaborarea nu numai între serviciul dvs. de e-mail, ci și calendarele și resursele partajate, cum ar fi sălile de întâlnire. Utilizatorii ar trebui să poată descărca informații despre programarea întâlnirilor. Aceasta include atât întâlniri unice, cât și întâlniri recurente. Indiferent dacă întâlnirile au fost programate înainte de migrare sau create în timpul migrării, acuratețea datelor din calendar trebuie menținută pe tot parcursul proiectului. Trebuie să vă asigurați că utilizatorii pot, de exemplu, să schimbe sala de întâlnire pentru următoarea întâlnire într-o întâlnire recurentă sau să anuleze o întâlnire fără a provoca conflicte și confuzii în întâlnirile ulterioare.
Pasul 3: Planificați acuratețea optimă a migrației
Planificarea unei migrări de la Notes la Exchange sau Office 365 necesită înțelegerea unui număr de diferențe specifice între platforme.
Adrese de email
Datele Notes conțin de obicei adrese proprietare care apar în mai multe locuri: în antetele mesajelor, încorporate în arhive, contacte personale și liste distribuite. Ca parte a procesului de migrare, aceste adrese proprietare trebuie actualizate la adrese SMTP pentru a asigura funcționalitatea completă în mediul Exchange. Multe organizații aleg, de asemenea, să actualizeze domeniul SMTP sau standardul de adresare în timpul migrării. Dacă acest lucru se aplică organizației dvs., este important să înțelegeți că unele soluții de migrare actualizează automat instanțe istorice de adrese SMTP pentru fiecare utilizator.
Structura folderului
În multe organizații, utilizatorii își folosesc propriile cutii poștale și arhive, așa că este important să păstrăm aceste date. Capacitatea utilizatorilor de a-și vizualiza structura completă a folderelor afectează, de asemenea, experiența utilizatorului ca urmare a migrării. Este important să selectați soluții și tranziții care să mențină integritatea folderului și a structurilor de date.
Replici și arhive locale
Pentru a controla costurile de stocare și a gestiona mai bine creșterea datelor, multe organizații stabilesc cote pentru cutiile poștale. O consecință neintenționată a acestei politici este adesea o creștere a numărului și a dimensiunii arhivelor. Aceste surse de date suplimentare trebuie evaluate și migrarea lor trebuie luată în considerare în timpul planificării migrației. Puteți oferi utilizatorilor o componentă de autoservire care le permite să migreze numai datele importante. Pentru a optimiza stocarea Exchange, vă recomandăm să utilizați un alt produs Quest - , are, în special, funcționalitate utilă pentru deduplicarea fișierelor atașate, un analog al DAOS în Note.
ACL și delegație
Listele de control al accesului (ACL) și delegarea sunt elemente cheie pentru operarea într-un mediu Notes și sunt, de asemenea, esențiale pentru protejarea integrității. Drept urmare, este important să traduceți cu exactitate drepturile asociate și drepturile de acces în drepturi echivalente în Exchange Server și Office 365. În mod ideal, acest lucru va accelera automat procesul și va elimina eroarea umană. Pentru a menține eficiența protejării activelor informaționale ale unei organizații, ACL-urile și maparea delegației trebuie efectuate simultan cu datele de e-mail. Unele organizații încearcă să atribuie drepturi echivalente manual sau folosind scripturi după ce migrarea datelor este finalizată. Cu toate acestea, această abordare poate avea un impact negativ asupra productivității și poate adăuga găuri de securitate datelor unei organizații.
Note propriul conținut
Același Active Mail. O altă problemă comună la migrarea de la IBM Notes este întâlnirea multor text îmbogățit. Exchange și Office 365 nu acceptă tabele integrate cu file, butoane, formulare salvate și alt conținut proprietar în Note. Ca urmare, va trebui fie să vă pregătiți pentru pierderea acestei funcționalități, fie să investiți într-o soluție de migrare care să poată converti aceste elemente într-un format care poate fi migrat. Să spunem imediat că soluțiile de la Quest nu convertesc acest lucru în niciun fel și pot transfera doar astfel de litere ca atașamente, astfel încât utilizatorul să le poată deschide apoi prin clientul Notes.
Grupuri și agende personale
Multe organizații folosesc pe scară largă listele de corespondență publice pentru interne și
comunicatii externe. În plus, utilizatorii Notes consideră adesea important să păstreze contactele de afaceri în agendele personale. Aceste surse de date sunt esențiale pentru operațiunile de afaceri și trebuie transformate eficient în timpul migrării către platforma Microsoft. Drept urmare, este important să pregătiți automat grupurile pentru migrarea la Active Directory și să convertiți eficient toate adresele personale, chiar și cele stocate pe desktopurile utilizatorilor.
Interacțiunea cu aplicațiile Notes
Punctele de integrare între aplicații și serviciul de e-mail, cum ar fi procesele de reconciliere, sunt importante atunci când planificați și programați migrațiile. IBM Notes are o integrare mai strânsă între e-mail și aplicații decât alte platforme. Aceste integrări pot include totul, de la simple doclin-uri la procese de afaceri.
Resurse și baze de date de corespondență
Multe organizații folosesc baze de date de rezervare a resurselor, baze de date de e-mail și alte baze de date partajate în Notes. Ca urmare, aceste baze de date joacă un rol important în funcționarea unei organizații. Pentru a asigura continuitatea afacerii și productivitatea angajaților, este foarte important să luați în considerare abordarea și momentul implementării pentru:
- Crearea de cutii poștale de resurse în mediul țintă;
- Transferarea datelor din baza de date de rezervare către Exchange;
- Asigurarea faptului că utilizatorii ambelor sisteme pot colabora și utiliza resurse în Notes și Exchange.
Pasul 4: Maximizați eficiența migrației
Pe lângă asigurarea acurateței datelor, este important să ne asigurăm că migrarea este cât mai eficientă, având în vedere cerințele organizației. Eficacitatea migrației depinde direct nu numai de costurile directe, ci și de gradul de impact asupra afacerii.
Arhitectura soluției de migrare
Unul dintre cei mai importanți factori care influențează eficiența este arhitectura soluției de migrare. Este important să alegeți o soluție cu o arhitectură cu mai multe fire care să permită unui server de migrare să migreze mai mulți utilizatori în același timp. Arhitectura cu mai multe fire reduce cerințele hardware de migrare și crește viteza de migrare, reducând dramatic costul total al proiectului. Nu vă lăsați păcăliți de soluțiile de migrare care pretind a fi multi-threaded, dar migrează de fapt doar un utilizator la un moment dat și necesită adăugarea de stații de lucru pentru a migra mai mulți utilizatori la un moment dat. În funcție de configurație și mediu, adevăratele soluții multi-threaded sunt cu 30 până la 5000 la sută mai eficiente la migrarea datelor către Exchange și Office 365.
Proces de migrare
Migrația implică mulți pași, iar procesele trebuie să aibă loc la momentul potrivit pentru a asigura o tranziție fără probleme. Pentru a minimiza întreruperea afacerii și pentru a maximiza beneficiile migrării, toate procesele trebuie să fie integrate și controlate de o singură aplicație care poate gestiona fiecare pas al migrării în timp util.
Flexibilitate și autoservire
Unii utilizatori și departamente vor trebui să se abată de la procesul standard de migrare. De exemplu, departamentul juridic poate avea cerințe diferite de stocare sau managerii ar putea avea nevoie să-și migreze întreaga cutie poștală și arhivele. Prin urmare, este important să alegeți o soluție flexibilă de migrare care să permită echipei de migrare să se adapteze cu ușurință la aceste cerințe. Una dintre cele mai eficiente moduri de a oferi această flexibilitate este activarea autoservirii pentru unii dintre utilizatorii dvs. De exemplu, unor utilizatori li se poate permite să transfere date suplimentare din fișierele lor principale de e-mail sau date locale pentru a le converti ulterior într-o arhivă personală pe server.
Pasul 5: rulați o migrare de testare
Odată ce evaluarea pre-migrare a fost finalizată, strategia de coexistență a fost finalizată și s-au definit planurile de optimizare, este esențial să se obțină confirmarea strategiei prin una sau mai multe migrări pilot.
Scopul migrării pilot este de a testa procedurile dezvoltate și de a identifica problemele care pot apărea după începerea migrației complete, oferindu-le posibilitatea de a le rezolva înainte de a începe migrarea live. Ca urmare, problemele din timpul migrației pilot sunt de așteptat și chiar salutate.
Determinarea volumului de migrare pilot
Migrarea pilot ar trebui să fie suficient de mare pentru a colecta un eșantion reprezentativ de date și a răspunde întrebărilor relevante care pot fi întâlnite în timpul migrației de luptă. Dacă migrați câteva mii de cutii poștale, dimensiunea eșantionului ar trebui să fie suficientă. Pentru migrații foarte mari, procentul poate fi mai mic.
Selectarea datelor și a sistemelor
În timpul procesului de migrare a pilotului, este important să se utilizeze date de luptă și sisteme de luptă. Acest lucru este foarte important din mai multe motive:
- Trebuie să înțelegeți cum se va comporta mediul de luptă. Un mediu generat sintetic nu va fi reprezentativ pentru mediul de luptă.
- Puteți obține mai multe informații despre mesajele criptate, frecvența tipurilor de mesaje care nu sunt găsite în Exchange și cerințele de stocare pe baza datelor eșantion.
Stabilirea așteptărilor
Procesul de migrare pilot oferă, de asemenea, o oportunitate excelentă de a testa criteriile de succes conturate pentru proiect și de a calibra așteptările pentru migrația rămasă. Dacă sunt necesare ajustări, acestea trebuie documentate și luate în considerare în timpul migrației de luptă.
Pasul 6: Planificați timpul de migrare pentru a minimiza impactul asupra organizației
Gruparea utilizatorilor
Pentru a minimiza impactul asupra utilizatorilor și asupra organizației în ansamblu, utilizatorii care lucrează împreună ar trebui să fie migrați în același timp. Factorii cheie de luat în considerare la crearea acestor grupuri includ delegarea. Căutați o soluție care poate recomanda colecții pentru migrare pe baza informațiilor despre relațiile cu utilizatorii din mediul sursă.
Momentul migrației
Odată ce migrarea grupului este finalizată, asigurați-vă că programați ora la care
impactul asupra acestor utilizatori este minim. Aceasta ar putea însemna programarea unei ferestre de migrare pentru o anumită oră a zilei pentru a evita migrarea în timpul programului de lucru, la sfârșitul unei luni din an sau în timpul ferestrelor de întreținere. De exemplu, echipele de vânzări probabil nu ar trebui să migreze până aproape de sfârșitul trimestrului, iar departamentele de contabilitate și juridice vor avea probabil restricții cu privire la momentul în care pot migra.
Pasul 7: Începeți migrarea și urmăriți progresul acesteia
Cu abordările de migrare a datelor validate de pilot, migrațiile de luptă ar trebui să devină evenimente de rutină. Probabil că vor exista ușoare ajustări pe tot parcursul procesului pentru a se potrivi nevoilor anumitor grupuri. O monitorizare atentă va fi în continuare necesară pentru a se asigura că toate situațiile neprevăzute sunt luate în considerare în timpul fazei de planificare și pilot. Cu toate acestea, procesul trebuie să devină din ce în ce mai automatizat. Executarea programului de migrare a luptei este importantă pentru a documenta și a comunica progresul în întreaga organizație pentru a oferi confirmarea că așteptările sunt îndeplinite. Monitorizarea și feedback-ul rămân aspecte cheie ale migrării de succes pe tot parcursul procesului.
Concluzie
Am acoperit lucrurile pe care trebuie să le luați în considerare atunci când migrați serviciul poștal. Dacă în prezent sunteți în proces de alegere a unei soluții de migrare sau doar vă gândiți la aceasta, este important să țineți cont de toate acestea. Lucrăm cu soluții de migrare de la Quest și suntem gata să le recomandăm ca fiind cele mai eficiente în reducerea numărului de pași manuali și creșterea cantității de date transferate ca urmare a migrării.
Dacă doriți să aflați mai multe despre abordările eficiente ale migrației, trimiteți o solicitare la pe site-ul nostru sau doar sunați și puteți studia materiale suplimentare folosind link-urile de mai jos:
Sursa: www.habr.com