La implementarea sistemelor ERP gata făcute, 53% dintre companii provocări serioase care necesită modificări ale proceselor de afaceri și abordărilor organizaționale, iar 44% dintre companii se confruntă cu probleme tehnice semnificative. Într-o serie de articole, vă vom explica ce este un sistem ERP, cum este benefic, cum să determinați necesitatea implementării lui, ce trebuie să știți atunci când alegeți un furnizor de platformă și cum să îl implementați.
Conceptul de sistem ERP vine din SUA și este tradus literal ca planificarea resurselor întreprinderii - Enterprise Resource Planning. Din punct de vedere academic, arată astfel: „ERP este o strategie organizațională de integrare a producției și operațiunilor, managementului forței de muncă, managementului financiar și managementului activelor, axată pe echilibrarea și optimizarea continuă a resurselor întreprinderii printr-un pachet software de aplicație (software) specializat, integrat, care oferă un model de date și procese comune pentru toate domeniile de activitate.”
Fiecare furnizor poate înțelege sistemul pe care l-a dezvoltat în felul său, pe baza concentrării sale și a sarcinilor de rezolvat. De exemplu, un sistem ERP este mai potrivit pentru retail, dar nu este potrivit pentru o rafinărie de petrol. Mai mult, fiecare companie și angajatul său care utilizează platforma își imaginează diferit, în funcție de partea cu care intră în contact în munca lor.
La baza sa, ERP este un sistem informatic pentru gestionarea tuturor proceselor de afaceri si a resurselor companiei pe baza unei singure baze de date.
De ce ai nevoie de un sistem ERP?
Ca orice sistem informatic, ERP lucrează cu date. Fiecare angajat și departament creează în mod constant sute de megaocteți de informații. Într-o organizație mică, managerul are acces direct la toate informațiile și timp pentru a monitoriza procesele. Dacă un volum mare de date este creat în cadrul unuia sau a două procese de afaceri, atunci managerul trebuie doar să-l digitizeze cu soluții IT specifice. De obicei, o organizație cumpără software de contabilitate și, de exemplu, CRM.
Pe măsură ce compania crește, acele procese individuale care anterior necesitau timp minim pentru a fi gestionate sunt transformate în volume mari de informații. Împreună cu alte procese de afaceri, fluxurile de informații disparate necesită un personal administrativ imens pentru a le combina și analiza. Prin urmare, un sistem ERP este cerut nu de întreprinderile mici, ci de întreprinderile mijlocii și mari.
Cum să înțelegeți că o companie are nevoie de un sistem ERP
O poveste tipică pentru clienții noștri este așa. La un moment dat, devine clar că toate procesele principale sunt automatizate, iar eficiența muncii nu crește.
Se pare că fiecare proces este localizat în propriul său sistem de informare separat. Pentru a le lega, angajații introduc manual datele în fiecare sistem, iar apoi conducerea colectează manual datele duplicate pentru a analiza activitățile întregii companii. În principiu, astfel de mecanici de lucru sunt productivi până la un anumit punct. Principalul lucru este să determinați momentul atingerii eficienței maxime înainte de a se produce, și nu atunci când este necesar să se schimbe mecanismele proceselor în modul de urgență.
Niciunul dintre sistemele informatice nu va raporta vreodată că a sosit momentul în care compania a crescut la nivelul în care este nevoie de un sistem ERP. Experiența mondială arată 4 semne principale care vă vor permite să înțelegeți acest lucru:
Nu există date suficiente pentru a lua o decizie de management informată.
Orice decizie în afaceri are consecințe care au ca rezultat pierderi financiare sau, dimpotrivă, venituri. Calitatea unei decizii depinde de informațiile pe care se bazează. În cazul în care datele sunt depășite, incomplete sau incorecte, decizia va fi incorectă sau dezechilibrată.
Principalele motive pentru inconsecvența informațiilor:
-
informațiile critice sunt împrăștiate printre angajați și departamente;
-
nu există reglementări pentru colectarea datelor;
-
Informațiile sunt colectate de angajați cu roluri diferite și în momente diferite.
Cu o platformă ERP care se potrivește proceselor dvs. de afaceri, vă puteți centraliza toate datele. Toate informațiile sunt create de fiecare angajat și departament într-un singur sistem în timp real. Aceasta înseamnă că datele dvs. și oricine altcineva din companie puteți avea nevoie sunt întotdeauna cât mai exacte și actualizate posibil.
Lipsa integrării între sistemele IT duce la eșecuri operaționale și împiedică creșterea companiei.
Fiecare sistem IT are propriile cerințe pentru formatul de date, construit în momente diferite și folosind tehnologii, principii și limbaje de programare diferite. Acest lucru se reflectă în munca angajaților, care interacționează ca în diferite limbi, și în viteza de interacțiune.
Un sistem ERP combină funcțiile individuale într-un spațiu integrat și ușor de înțeles. Sistemul ERP acționează ca un traducător, vorbind mai multe limbaje de programare pentru a asigura colaborarea și consistența.
Clienții dvs. sunt nemulțumiți de serviciu.
Dacă clienții se plâng sau pleacă, ar trebui să vă gândiți la eficiență. Acest lucru se datorează faptului că cererea depășește oferta, livrările întârziate, serviciile lente sau doar sentimentul general că afacerea nu are resursele sau timpul pentru a avea grijă de fiecare client.
Atunci când o afacere a crescut la o dimensiune medie sau mare, ERP-ul transformă clienții nemulțumiți în clienți fideli. Clienții încep să simtă îmbunătățirea serviciului și să experimenteze schimbările împreună cu compania.
Utilizați sisteme învechite.
În conformitate cu Veeam 2020 Data Protection Trends Report, principala barieră în calea transformării afacerilor digitale sunt tehnologiile învechite. Dacă o companie încă lucrează cu sisteme de introducere manuală sau documente pe hârtie, atunci în perioada post-pandemie va rămâne cu siguranță în urmă.
În plus, sistemele IT ale unei companii pot fi destul de moderne, dar dezintegrate. În acest caz, fiecare departament își creează propriul buncăr de informații, din care datele ies în doze sau incorect. Dacă integrarea sistemelor individuale este extrem de costisitoare sau imposibilă, atunci este necesară schimbarea acestora într-un singur sistem ERP.
Ce beneficii oferă un sistem ERP unei afaceri?
Un sistem ERP este un produs pe care o companie îl achiziționează pe cheltuiala sa. Implementarea sa este văzută ca o investiție care ar trebui să aducă profit. Niciun producător de sisteme ERP nu garantează că va aduce o creștere a veniturilor companiei. Și acest lucru se aplică nu numai sistemelor ERP, ci și oricăror soluții IT. Cu toate acestea, toate avantajele implementării afectează indirect profiturile:
Economii la sistemele IT
În loc să cheltuiți resurse pe mai multe sisteme disparate, fiecare dintre acestea necesită asistență specializată, infrastructură, licențe și instruire a angajaților, puteți concentra toate costurile pe o singură platformă ERP. Este format din module care înlocuiesc sisteme disparate cu piese integrate.
Dacă un sistem ERP este dezvoltat de la zero pentru a satisface nevoile unei anumite companii, acesta poate include sisteme și servicii terțe, care vor fi convenabile pentru partenerii de afaceri, furnizorii, clienții și alte contrapărți cu care să lucreze.
Transparență totală
ERP oferă managementului acces deplin la fiecare proces de afaceri al oricărui departament 24/7. De exemplu, puteți urmări inventarul zilnic, inclusiv livrările planificate și livrările în tranzit. Având o imagine completă a nivelurilor de stoc vă permite să controlați mai precis capitalul de lucru.
Rapoarte automate și planificare puternică
ERP creează un sistem de raportare unic și unificat pentru toate procesele. Acesta generează automat rapoarte și analize utile în orice moment. Cu acesta, managementul nu va trebui să colecteze manual foi de calcul și scrisori.
Astfel, platforma eliberează timp pentru planificarea strategică, o mai bună analiză și comparare a performanței departamentelor. Un sistem ERP ajută la găsirea unor tendințe în analiză care nu au fost observate înainte și nici măcar nu au avut șansa să le observe.
Eficiență crescută
ERP-ul în sine nu este un panaceu. Este important nu numai să respectați specificul afacerii, ci și să îl implementați corect. Conform Cu 315 furnizori de sisteme ERP standard, ponderea implementărilor care au avut succes doar parțial a fost estimată la între 25 și 41 la sută, în funcție de industrie. ERP-ul potrivit reduce semnificativ timpul și efortul petrecut în munca de rutină.
Serviciu clienți
Serviciul pentru clienți este o parte cheie a afacerii. Un sistem ERP schimbă atenția angajaților de la menținerea registrelor clienților la construirea și menținerea relațiilor cu clienții.
Statisticile arată că 84 la sută dintre clienți în companie dacă nu primesc suficiente răspunsuri la întrebări. ERP oferă angajatului toate informațiile necesare și istoricul clienților chiar în momentul contactării. Cu el, angajații se ocupă nu de birocrație, ci de atragerea și păstrarea clienților. Clienții simt beneficiile implementării acestuia, chiar și fără a cunoaște schimbările din companie.
Protecția datelor
Cu greu există un sistem informatic care să poată oferi o garanție absolută a securității datelor. Date personale ale clienților și angajaților, e-mailuri, proprietate intelectuală, date financiare, facturi, contracte - cu cât sunt mai multe sisteme care prelucrează aceste informații, cu atât este mai dificilă urmărirea riscurilor. Sistemul ERP introduce standarde uniforme pentru acces, intrare și ieșire a datelor și stocarea centralizată a informațiilor.
Cu toate acestea, cu cât este mai mare cota de piață a unui sistem ERP gata făcut, cu atât este mai des supus atacurilor hackerilor. Ar fi de preferat să-ți dezvolți propriul sistem ERP, la baza de coduri la care vei avea acces doar tu. Dacă sistemul ERP al companiei dvs. este dezvoltat de la zero, hackerii nu vor putea găsi copii ale sistemului pentru a-l testa mai întâi pentru vulnerabilități.
Productivitate de colaborare
Adesea interesul pentru colaborarea între departamente sau angajați dispare deoarece transferul de date necesită multe operațiuni de rutină sau din cauza climatului psihologic din companie. Un sistem unificat automatizează accesul la informație, elimină experiența negativă a factorului uman și accelerează comunicarea în cadrul companiei.
Procese de afaceri unificate
Sistemele ERP prefabricate sunt dezvoltate în conformitate cu cele mai bune practici din industrie. Acest lucru permite companiilor să-și standardizeze propriile procese.
Cu toate acestea, în realitate, o întreprindere trebuie să facă o alegere dificilă: fie este nevoie de un timp lung și costisitor pentru a configura și modifica sistemul ERP pentru a îndeplini standardele întreprinderii, fie este dureros să-și personalizeze propriile procese de afaceri la nivelul standardele sistemului ERP.
Există o a treia modalitate - de a dezvolta inițial sistemul pentru propriile procese de afaceri.
Scalabilitate
Indiferent dacă vă extindeți baza de clienți, vă extindeți pe noi piețe, introduceți noi procese, departamente sau produse sau vă extindeți în alt mod afacerea, cu furnizorul potrivit, platforma dvs. ERP se poate adapta la schimbare.
Deoarece sistemul ERP este implementat în toate procesele companiei, lista de beneficii poate crește în funcție de specific. Există zeci și sute de soluții gata dezvoltate pe piață care obligă cumpărătorii să intre în cadrul abonamentelor, al vitezei de actualizări și al suportului, al funcționalității și arhitecturii închise - în cadrul unui singur furnizor. Doar dezvoltarea propriului sistem ERP oferă oportunități maxime fără nicio restricție.
Citiți următoarele articole pentru a afla cum să alegeți un producător de sistem ERP, ce întrebări să puneți pentru a nu pierde bani și ce să luați în considerare atunci când planificați implementarea.
Sursa: www.habr.com