În ciuda popularității subiectului gestionării electronice a documentelor, în băncile rusești și în sectorul financiar în general, majoritatea tranzacțiilor sunt executate în mod vechi, pe hârtie. Iar ideea aici nu este atât conservatorismul băncilor și clienților lor, cât și lipsa de software adecvat de pe piață.
Cu cât tranzacția este mai complexă, cu atât este mai puțin probabil ca aceasta să fie efectuată în cadrul EDI. De exemplu, o tranzacție de leasing este complexă prin aceea că implică cel puțin trei părți - banca, locatarul și furnizorul. Adesea li se adaugă un garant și un garant. Am decis că astfel de tranzacții pot fi complet digitalizate, pentru care am creat sistemul E-Leasing - primul serviciu din Rusia care oferă integral EDI în astfel de scenarii. Drept urmare, la începutul lunii iulie 2019, 37% din numărul total de tranzacții de leasing trec prin E-Leasing. Mai jos de tăiere vom analiza E-Leasing din punct de vedere al funcționalității și implementării tehnice.
Am început dezvoltarea sistemului la începutul anului 2017. Cea mai grea parte a fost începerea: formularea cerințelor pentru produs, transformarea ideilor în specificații tehnice specifice. Urmează căutarea unui antreprenor. Pregătirea specificațiilor tehnice, consultări - toate acestea au durat aproximativ patru luni. Încă patru luni mai târziu, în noiembrie 2017, a fost lansată prima lansare a sistemului, care este destul de rapidă pentru un proiect atât de ambițios. Prima versiune a E-Leasing avea funcțiile de a solicita și semna documente - nu doar cele principale, ci și contractul de garanție și alte acorduri suplimentare care ar putea fi necesare în procesul de lucru în cadrul unui contract de leasing. În martie 2018, am adăugat posibilitatea de a solicita documente ca parte a monitorizării, iar în iulie același an, am adăugat posibilitatea de a trimite facturi electronice.
Cum funcționează E-Leasingul?
Am început dezvoltarea sistemului la începutul anului 2017. Întreaga cale de la formularea cerințelor pentru produs până la alegerea unui antreprenor și lansarea primei versiuni a durat mai puțin de un an - am absolvit în noiembrie.
Solicitările pentru un pachet de documente de la contrapărți se fac din sistemul nostru de afaceri bazat pe baza de date Corus SQL și Microsoft Dynamics NAV 2009. Toate documentele pe care participanții le-au furnizat ca parte a tranzacției sunt de asemenea trimise acolo pentru stocare. Frontend este un portal E-Leasing care permite furnizorilor și clienților să solicite, să descarce, să imprime documente și să le semneze folosind ECES (semnătură electronică calificată îmbunătățită).
Acum să ne uităm la funcționarea sistemului mai detaliat conform diagramei de mai sus.
O solicitare este generată de la entitatea „Card de contraparte” sau „Proiect”. Când o solicitare este trimisă, înregistrările sunt generate în tabelul de cereri. Conține o descriere a cererii și a parametrilor. Obiectul codeunit este responsabil pentru generarea cererii. O intrare în tabel este creată cu starea Gata, ceea ce înseamnă că cererea este gata pentru a fi trimisă. Tabelul de cereri conține o descriere a corpului cererii. Toate documentele solicitate se află în tabelul cu documente. Când solicitați un document, câmpul „Starea EDS” este setat la „Solicitat”.
O lucrare pe serverul CORUS care rulează pe agentul SQL monitorizează înregistrările cu stări Gata din tabelul de interogări. Când o astfel de înregistrare este găsită, sarcina trimite o solicitare către portalul E-Leasing. Dacă trimiterea a avut succes, intrarea este marcată în tabel cu starea Răspuns; dacă nu, cu starea Eroare. Rezultatul răspunsului este înregistrat în diferite tabele: codul de răspuns de la server și descrierea erorii, dacă cererea nu a putut fi trimisă, într-un singur tabel; înregistrări care descriu corpul răspunsului - într-un altul, iar în al treilea - înregistrări cu fișierele primite ca urmare a solicitării, cu valoarea Creare în câmpul Stare și valoarea Verificare în câmpul Stare scanare. În plus, sarcina monitorizează evenimentele din portalul E-Leasing și generează interogări în tabelele de interogări, pe care le procesează singur.
Un alt job monitorizează intrările din tabelul documentelor primite cu valoarea Creare în câmpul Stare și valoarea Verificată în câmpul Stare scanare. Sarcina rulează o dată la 10 minute. Antivirusul este responsabil pentru câmpul Stare scanare, iar dacă scanarea a avut succes, valoarea Verificată este înregistrată. Această funcționalitate se referă la serviciul de securitate a informațiilor. Obiectul codeunit este responsabil pentru procesarea înregistrărilor. Dacă intrarea în tabelul documentelor acceptate a fost procesată cu succes, atunci este marcată în câmpul Stare cu valoarea Succes și documentul solicitat în câmpul „Starea EDS” din tabelul document primește starea „Primit”. Dacă nu a fost posibilă procesarea unei intrări în tabelul documentelor acceptate, aceasta este marcată în câmpul Stare cu valoarea Eșuare și se scrie o descriere a erorii în câmpul „Text eroare”. Nu se schimbă nimic în tabelul de documente.
A treia sarcină monitorizează toate înregistrările din tabelul de documente care au o stare care nu este goală sau „Acceptată”. Sarcina rulează o dată pe zi la ora 23:30 și reamintește toată documentația contractuală care nu a fost semnată în cursul zilei curente. Sarcina generează o solicitare de ștergere a documentației contractuale din tabelele de cereri și răspunsuri și modifică câmpul „Stare” cu valoarea „Retrasă” din tabelul de documente.
E-Leasing din partea utilizatorului
Pentru utilizator, totul începe cu primirea unei invitații de a se alătura EDF de la managerul nostru de clienți. Clientul primește o scrisoare și trece printr-o procedură simplă de înregistrare. Dificultățile pot apărea numai dacă locul de muncă al utilizatorului nu este pregătit să lucreze cu semnături electronice. O parte semnificativă a apelurilor către asistență tehnică este asociată cu aceasta. Sistemul permite contrapartei să acorde acces la contul personal angajaților săi - de exemplu, contabililor să lucreze cu facturi etc.
înregistrare
Schema ulterioară de lucru este, de asemenea, cât se poate de simplă pentru fiecare dintre părți. Solicitarea documentelor pentru o tranzacție, precum și semnarea documentației contractuale, se realizează prin stabilirea sarcinilor în sistemul nostru intern.
Solicitare dosar
După trimiterea clientului oricărei cereri sau documente de semnare, se trimite o notificare la adresa sa de e-mail că activitatea corespunzătoare a fost generată în contul său personal. Din interfața sa, clientul încarcă un pachet de documente în sistem, pune o semnătură electronică și putem revizui tranzacția. După aceasta, documentația contractuală este semnată pe traseul „Furnizor – Client – Sberbank Leasing”.
Acordul actual
Gestionarea electronică a documentelor în cazul nostru nu implică neapărat nicio acțiune din partea clientului de la început până la sfârșit. Vă puteți conecta la sistem în orice etapă a tranzacției. De exemplu, un client a furnizat un dosar pe hârtie și apoi a decis să semneze o înțelegere în EDI - acest scenariu este foarte posibil de implementat. În același mod, clienții care au un contract de leasing valabil cu Sberbank Leasing se pot conecta la E-Leasing pentru a primi facturile electronic.
După ce am calculat efectul economic al utilizării E-Leasingului, am oferit clienților o reducere suplimentară pentru utilizarea serviciului. S-a dovedit că nu a fost nevoie să te duci la client și furnizor pentru a semna, precum și a tipări și a capsa contractele, până la urmă reduce costul tranzacției (creare și suport) cu 18%.
Cum se va dezvolta proiectul
În acest moment, E-Leasing funcționează stabil, deși nu perfect. Mecanismul de trimitere a facturilor electronice pentru angajații noștri nu este încă suficient de ușor de utilizat. Problema se explică prin faptul că această procedură în sine este destul de complexă, deoarece un operator EDF este implicat în mod constant în ea. Emite o chitanță prin care se menționează că a emis o factură, iar managerul semnează această chitanță. Apoi utilizatorul de cealaltă parte (clientul) semnează avizul și chitanțele, care trec din nou prin operatorul de gestionare electronică a documentelor. În versiunile viitoare vom încerca să facem acest proces mai convenabil. „Zona de dezvoltare” include și funcționalitatea de solicitare a documentelor de monitorizare, care este destul de relevantă pentru clienții mari.
În următoarele șase luni, intenționăm să mutăm sistemul pe o nouă platformă, care ne va permite să optimizăm lucrul cu gestionarea electronică a documentelor, să facem interfața mai ușor de înțeles și mai ușor de utilizat și să extindem funcționalitatea contului personal. Și adăugați, de asemenea, funcții noi - de la generarea unei solicitări până la vizualizarea documentelor privind toate tranzacțiile pe care clientul le-a efectuat prin E-Leasing. Sperăm că sistemul, la care se alătură deja în mod activ clienții, furnizorii și garanții, va deveni și mai convenabil pentru toată lumea.
Sursa: www.habr.com