Am scris de mai multe ori despre cum ajută tehnologiile noastre și chiar procesează informații din orice tip de documente și introduce date în sistemele contabile. Astăzi vă vom spune cum am implementat в – cel mai mare furnizor de căldură și apă caldă din Moscova.
Imaginați-vă în locul unui contabil obișnuit. Înțelegem că acest lucru nu este ușor, dar încearcă oricum. În fiecare zi primești un număr mare de facturi, facturi, certificate și așa mai departe. Și mai ales multe - în zilele înainte de raportare. Toate detaliile și sumele trebuie verificate rapid și cu atenție, reintroduse și introduse în sistemul contabil, efectuarea manuală a tranzacțiilor și trimiterea documentelor către arhivă, pentru ca apoi să poată fi transmise prompt pentru verificare auditorilor interni, serviciului fiscal, tarifului. autorități de reglementare și altele. Dificil? Dar aceasta este o practică de afaceri de lungă durată care există în multe companii. Împreună cu MOEK, am simplificat această muncă minuțioasă și am făcut-o mai convenabilă. Dacă ești interesat de cum a fost, bine ai venit la pisica.
Fotografia prezintă Moscova CHPP-21, cel mai mare producător de energie termică din Europa. Căldura generată la această stație este furnizată de MOEK către 3 milioane de locuitori din nordul Moscovei. .
MOEK are o duzină și jumătate de filiale la Moscova. Deservesc 15 km de rețele de încălzire, 811 de stații termice și cazane, 94 de puncte de încălzire și 10 de stații de pompare și, de asemenea, construiesc și instalează noi sisteme de alimentare cu căldură. Compania achizitioneaza o varietate de echipamente si servicii pentru activitati comerciale: . Întocmirea documentelor în fiecare departament care inițiază achiziția este efectuată de angajați speciali - supraveghetori de contract.
Cum funcționează contractele într-o companie mare? Atunci când curatorii încheie un acord, ei primesc multe documente importante pe hârtie de la contrapărțile lor: bonuri de livrare, certificate de prestare a serviciilor, facturi, certificate etc. De obicei, curatorul scanează documentele de afaceri și apoi atașează scanările la comandă în resursa întreprinderii. sistem de management. Controlorul financiar verifică manual toate datele. După aceasta, curatorul duce documentele originale la departamentul de contabilitate. Sau curierul face acest lucru, iar apoi mutarea documentelor poate dura mai mult - de la câteva ore la câteva zile.
Și totul ar fi bine, dar, ca în multe alte companii:
- Lucrările pot ajunge la departamentul de contabilitate cu câteva zile înainte de transmiterea raportării. Apoi contabilii trebuie să petreacă zile și nopți la locul lor de muncă. Trebuie să verificați manual dacă toate facturile, facturile etc. sunt completate corect. Apoi, dacă totul este corect, angajatul reintroduce datele în sistemul de contabilitate și face înregistrări. În același timp, 90% din timpul contabilului este petrecut retipărind datele - detalii, sume, date, numere de articole etc. Din acest motiv, există riscul de a face greșeli.
- Documentele pot ajunge cu erori. Și uneori lipsesc unele facturi sau certificate. Uneori, acest lucru devine clar în ultimele zile înainte de transmiterea raportării. Din această cauză, momentul aprobării documentului poate fi întârziat.
- După efectuarea înregistrărilor, contabilii stochează facturile, facturile și actele în arhive separate pe hârtie și electronice. De ce este asta dificil? De exemplu, MOEK lucrează conform tarifelor și, prin urmare, este obligat să raporteze în mod regulat costurile autorităților executive. Iar când următorul audit de stat sau fiscal vine la departamentul de contabilitate, angajații trebuie să caute documente mult timp.
Iată cum arăta departamentul de contabilitate MOEK:
MOEK a fost primul din industria energetică care a decis să reconstruiască și să simplifice această schemă pentru a închide rapid tranzacțiile și a transmite rapoarte, pentru a evalua mai bine schimbările de pe piață în achiziții și pentru a-și planifica strategia financiară. Nu a fost ușor să schimbi singur sistemul de lucru de lungă durată al departamentului de contabilitate, așa că compania a decis să-l transforme împreună cu partenerul său - ABBYY.
Făcut repede şi foarte bine
O echipă de specialiști ABBYY a implementat o platformă universală pentru procesarea inteligentă a informațiilor la MOEK si configurat:
- descrieri flexibile (şabloane de extragere a datelor) pentru prelucrarea documentelor. Am vorbit în detaliu despre ce este și pentru ce este nevoie pe Habré и . Folosind soluția, MOEK prelucrează peste 30 de tipuri de documente (de exemplu, un certificat de echipament instalat sau un certificat de taxe de agenție) și extrage din acestea peste 50 de atribute (numărul documentului, suma totală inclusiv TVA, numele cumpărătorului, vânzătorului, antreprenor, cantitatea de bunuri etc.);
- un conector pentru efectuarea verificărilor și încărcarea datelor, care a conectat ABBYY FlexiCapture, SAP și OpenText. Datorită conectorului, a devenit posibilă verificarea automată a datelor din comandă și contract folosind diverse directoare. Despre asta vom vorbi mai jos;
- exportul documentelor într-o arhivă electronică bazată pe OpenText. Acum toate scanările documentelor sunt stocate într-un singur loc;
- schiță de intrări contabile în SAP ERP cu link-uri către imagini scanate ale documentelor.
Apoi angajații ABBYY și MOEK au dezvoltat un formular de căutare, astfel încât contabilul să poată găsi, în câteva secunde, conturi importante după orice atribut din arhiva electronică și să le trimită pentru inspecții fiscale.
Căutarea este posibilă folosind 26 de criterii diferite (poza se poate face clic):
După ce MOEK a testat cu succes întregul sistem, acesta a fost pus în funcțiune. Întregul proiect, inclusiv aprobări, clarificări și îmbunătățiri, a fost finalizat în 10 luni.
Schema de lucru după implementarea ABBYY FlexiCapture:
Simți că nimic nu s-a schimbat? Da, procesul de afaceri rămâne același, doar că majoritatea funcțiilor sunt acum realizate de mașină.
Cablaj, gata!
Cum stau lucrurile acum? Să presupunem că curatorul contractului a primit un set de documente primare pentru o tranzacție pentru furnizarea de pompe pentru centrale termice sau, de exemplu, construcția rețelelor de încălzire. Specialistul nu mai trebuie să verifice el însuși completitatea și conținutul documentelor, să apeleze un curier și să trimită documentele originale la departamentul de contabilitate. Curatorul scanează pur și simplu setul semnat de documente primare, iar apoi tehnologia preia controlul.
Folosind un sistem de scanare în rețea, un angajat trimite scanări în format TIFF sau PDF către folderul sau e-mailul său. Apoi deschide stația de introducere web ABBYY FlexiCapture și selectează tipul de document setat pentru procesare. De exemplu, „achiziționarea lucrărilor/serviciilor cu taxe de agenție”, „primirea resurselor materiale și tehnice (MTR)” sau „contabilitatea proprietății”.
Tipul de set determină numărul și tipurile de documente și date necesare pe care sistemul trebuie să le clasifice, să le recunoască și să le verifice.
Curatorul încarcă scanări pentru recunoaștere. Sistemul verifică automat prezența tuturor documentelor, conținutul fiecărei lucrări, iar serverul recunoaște detaliile - data contractului, suma, adresa, numărul de identificare fiscală, punctul de control și alte date. Apropo, MOEK este prima companie energetică din Rusia care utilizează această abordare.
Dacă curatorul nu a încărcat toate documentele sau o factură nu conține toate datele, sistemul observă acest lucru și solicită imediat angajatului să corecteze eroarea:
Sistemul se plânge și solicită adăugarea documentelor lipsă (în continuare se pot face clic pe capturile de ecran):
Sistemul a observat că documentul este expirat:
Astfel, angajatul nu mai trebuie să stabilească dacă documentul este întocmit corect. Dacă totul este corect, atunci majoritatea verificărilor de date au loc automat chiar la stația de intrare web. Este suficient să introduceți numărul comenzii specificat în SAP ERP. După aceasta, datele recunoscute sunt comparate cu informațiile prelucrate în SAP: TIN și KPP ale contrapărții, numere și sume de contract, TVA, nomenclator de produse sau servicii. Procesarea și verificarea unui document durează doar câteva minute.
Folosind detaliile - INN și KPP - puteți selecta compania dorită din director:
Dacă există o eroare în factură sau în factură, aceasta nu va permite exportul documentului în arhivă. De exemplu, dacă un document este compilat incorect sau unul dintre caractere este recunoscut incorect, sistemul va indica acest lucru și va cere angajatului să corecteze toate inexactitățile. Iată un exemplu:
Sistemul a detectat că Vasilek CJSC nu este inclus în lista furnizorilor MOEK.
Acest lucru permite angajaților să urmărească erorile înainte ca documentul să ajungă la departamentul de contabilitate.
Dacă toate verificările sunt finalizate cu succes, atunci cu un singur clic o copie scanată a documentului este trimisă în arhiva electronică OpenText, iar un link și un card cu metadatele sale apar în SAP. Un contabil sau un curator poate vizualiza oricând în arhiva electronică o listă de documente pentru comanda necesară și informații despre cine a procesat documentele, în ce interval de timp și cu ce rezultat.
Pyotr Petrovici s-a uitat în arhiva electronică,...
...sa vad cine a incarcat actele pentru comanda nr.1111.
După încărcarea datelor și scanărilor de la ABBYY FlexiCapture în SAP, apare o tranzacție nefinalizată cu date precompletate și link-uri către imagini scanate ale documentelor.
Draft cablaj:
Apoi, contabilul primește o notificare prin e-mail cu un link către proiectul final și scanează. Specialistul nu mai trebuie să se lupte cu hârtia. Tot ce trebuie să facă este să verifice scanările pentru valoarea totală a tranzacției, prezența unui sigiliu și a semnăturii și să facă tranzacția. Contabilul petrece acum mai puțin de un minut pentru asta.
Rezultatele proiectului
- Folosind tehnologiile ABBYY, MOEK a simplificat și accelerat nu numai contabilitatea, ci și controlul financiar. Pentru a face o detașare, angajații nu mai trebuie să aștepte curierul cu documentele originale - tot ce trebuie să facă este să primească o scanare cu date deja verificate din arhiva electronică cu un singur clic. Adevărat, este încă nevoie de un document pe hârtie. Dar acum poate fi trimis la departamentul de contabilitate mai târziu. Când ajunge acolo, angajatul va bifa caseta „Original primit” din sistemul de contabilitate.
- Angajații primesc imediat toate datele necesare despre tranzacție din scanări, fac tranzacții la timp și pregătesc toate documentele pentru raportare în avans. Acum nu le este frică nici de inspecțiile interne, nici de cele externe.
- Contabilii efectuează tranzacții financiare de 3 ori mai repede, iar MOEK închide perioada de raportare cu 10 zile mai devreme.
- Toate filialele MOEK stochează documentele contabile într-o singură arhivă electronică. Datorită acesteia, puteți găsi orice factură, contract sau act de finalizare, precum și orice atribute din acestea (sume, TVA, game de produse sau servicii) de 4 ori mai rapid decât înainte.
- Soluția procesează peste 2,6 milioane de pagini de documente pe an.
În loc de concluzie
MOEK folosește de 2 ani incoace si in acest timp am adunat statistici. S-a dovedit că contabilii fac 95% din înregistrări fără a face modificări la ciorne. Aceasta înseamnă că astfel de postări pot fi omise complet automat în viitor. S-a întâmplat că acest produs a fost de fapt primul pas al companiei către introducerea elementelor de „inteligență artificială” în procesele de afaceri ale companiei: MOEK dezvoltă un program corespunzător.
Alte companii rusești automatizează, de asemenea, activitatea contabilă: o fac mai simplă și mai convenabilă. De exemplu, folosind tehnologiile ABBYY, serviciul de control financiar "» Primește informații importante de afaceri de 2 ori mai rapid și petrece cu 20% mai puțin timp căutând facturile și bonurile de livrare necesare. Tehnologiile inteligente de procesare a informațiilor ajută angajații departamentului de contabilitate al exploatației”» găsiți instantaneu documentele financiare necesare în timpul controalelor fiscale în masă. În 2019, specialiștii companiei plănuiesc să proceseze aproximativ 10 milioane de pagini de documente.
Doriți să aflați mai multe despre proiectul MOEK și ABBYY? Pe 3 aprilie, la ora 11:00, șeful adjunct al Centrului de Tehnologia Informației MOEK, Vladimir Feoktistov, va vorbi despre detaliile cazului într-un timp liber. . Alăturați-vă dacă doriți să puneți întrebări.
Elizaveta Titarenko,
Editor de bloguri corporative ABBYY
Sursa: www.habr.com