Cum să lucrați împreună în timp ce lucrați separat

Presa este plină de știri despre situația epidemiologică și recomandări de autoizolare.

Dar nu există recomandări simple cu privire la afaceri. Managerii companiei s-au confruntat cu o nouă provocare - cum să transfere angajații de la distanță cu pierderi minime în productivitate și să-și structureze munca astfel încât totul să fie „ca înainte”.

Ceea ce a funcționat la birou adesea nu funcționează de la distanță. Cum pot echipele distribuite să mențină o colaborare și o comunicare eficace în interiorul și în afara echipei?

Disponibilitatea comunicațiilor mobile, internetul rapid, aplicațiile convenabile și alte tehnologii moderne, în general, ajută la depășirea multor bariere și la construirea unei activități productive cu partenerii sau colegii.

Dar trebuie să ne pregătim.

Totul va decurge conform planului. Dacă el este

Lucrul de la distanță necesită o construcție specială a proceselor interne și a comunicațiilor. Iar faza pregătitoare poate elimina multe întrebări și probleme înainte ca acestea să apară.

Atât la birou, cât și în condiții de lucru la distanță, totul este construit pe patru piloni:

• planificare
• Organizație
• Controlați
• Motivație

În primul rând, tu și echipa ta trebuie să stabiliți obiectivele potrivite, să reconstruiți sistemul de raportare și să combinați corect comunicațiile asincrone și sincrone în cadrul echipei. Comunicarea asincronă include scrisori, chat-uri, rapoarte actualizate și orice opțiuni de comunicare care nu necesită un răspuns imediat. Comunicarea sincronă este comunicare în timp real cu feedback rapid.

Este foarte important să rețineți că atunci când lucrați de la distanță, planificarea necesită regularitate. Este necesar să se mențină un echilibru de lucru cu sarcinile strategice și operaționale, stabilind ritmul de lucru pe sarcini prioritare săptămânal sau chiar zilnic. Planificarea corectă și stabilirea obiectivelor vor face munca mai clară și vor ajuta la evitarea epuizării angajaților. Ei nu se vor simți izolați de proces.

Videoconferința: instrumentul numărul unu

Izolarea angajaților de la distanță este mai mult informațională decât socială. Nu le lipsește atât de mult să stea lângă cineva (deși variază), în mare parte se îngrijorează de lipsa accesului rapid la informații și a comunicării cu colegii. Nu au ocazia să pună o întrebare unui coleg și să obțină un răspuns imediat, să sărbătorească o mică victorie sau un debrief, să facă brainstorming sau doar să discute despre planurile pentru weekend.

Acest deficit este parțial compensat de serviciile de videoconferință.

Videoconferința permite uneia sau mai multor persoane să poarte o conversație în timp real, fie prin telefon, fie prin intermediul platformelor de videoconferință online. Apelurile sunt un canal de comunicare sincron, dar pot fi folosite și atunci când o singură persoană vorbește cu un grup - de exemplu, pentru a conduce webinarii. Exemple de astfel de servicii: OVKS de la MegaFon, Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.

Beneficii:

1. Apelurile video transmit intonația, emoțiile, semnalele faciale și alte semnale verbale ale interlocutorului, ajutând astfel la clarificarea și înțelegerea stării sale de spirit.
2. Informațiile suplimentare fac mesajele mai clare, adaugă conținut emoțional și ajută la construirea conexiunii și a încrederii.

Dezavantaje:

1. Coordonare în timp. Apelurile pot avea loc numai în timp real, ceea ce face comunicarea dificilă pentru o echipă răspândită în diferite fusuri orare.
2. Cursul comunicării nu este documentat în niciun fel. Provocările nu lasă un rezultat scris.
3. Interpretare. Calitatea comunicării nu este optimă pentru toată lumea (mai ales pentru cei care se autoizolează în țară). Cuvintele nu sunt întotdeauna percepute corect.

Când să folosiți videoconferința?

• Întâlniri regulate, atât unu-la-unu, cât și de grup
• Întâlniri de echipă
• Planificare și brainstorming (cel mai bine cu videoclip)
• Rezolvarea neînțelegerilor sau gestionarea situațiilor în creștere sau emoționale din alte canale (cum ar fi e-mailul, chatul)

Dacă credeți că munca în echipă de la distanță nu este suficient de productivă, nu pierde timpul - încercați să schimbați situația.

1. Introduceți check-in-urile zilnice cu echipa.
2. Urmăriți cu strictețe calendarul și obiectivele întâlnirii, notați-le în invitație și amintiți-le chiar de la început.
3. Fă-ți tema. Pregătește-te pentru întâlnire și notează pe hârtie ce idei te-au adus la această întâlnire, ce așteptări ai de la participanți și ce au ei de la tine?
4. Cereți participanților să împărtășească roluri (luarea de notițe, prezentarea de informații, acționând ca moderator al întâlnirii).
5. Nu organizați întâlniri pentru o echipă mare (mai mult de 8 persoane).
6. Nu uitați să vă sincronizați întâlnirile cu fusul orar al participanților.

Când toată lumea este împreună: cum să organizăm întâlnirile generale ale companiei

Întâlnirile tuturor angajaților companiei au devenit o modalitate populară de a face schimb de informații.

Există câteva sfaturi despre cum să le organizați cel mai bine:

1. Timp. Pentru companiile din Rusia, cel mai bine este să organizați astfel de întâlniri la 11-12. Încercați să alegeți o oră convenabilă pentru cât mai mulți angajați. Asigurați-vă că înregistrați întâlnirea. Pe multe platforme, inclusiv MegaFon, acest lucru poate fi făcut cu un singur clic și apoi încărcat în format mp4.
2. Transmitere live. Acest lucru poate să nu fie necesar pentru companiile mici, dar pentru cele mari cu o rețea distribuită de sucursale, este logic să se efectueze transmisii în direct.
3. Intrebari si raspunsuri. Puteți cere oamenilor să pună întrebări care îi privesc în prealabil, apoi puteți pregăti informații care sunt relevante pentru public.
4. Nu uita de umor. Aceasta nu este un program la școală, ci o oportunitate de a oferi o conexiune personală și de a ajuta la construirea încrederii între echipele distribuite.

Brainstorming: Eliminați confuzia

Când vine vorba de brainstorming, este important ca echipele distribuite să folosească un instrument digital comun. Vă permite să colectați, grupați și clasificați idei în timpul brainstormingului.

Iată câteva sfaturi importante pentru a vă ajuta să faceți furtuna în mod eficient:

1. Echipa de la distanță poate alege un instrument colaborativ de management al proiectelor care acceptă funcționalitatea kanban-board cu care multe echipe sunt deja familiarizate, cum ar fi Trello.
2. O alternativă ar putea fi cea oferită de platformă. Webinarii Instrumentul este o planșă de desen pe care toată lumea o poate vedea și poate fi editată de oricare dintre participanți.
3. Utilizați opțiunea de vot pentru a evalua care idee este cea mai interesantă de implementat. Toate statisticile pot fi descărcate ulterior în format csv sau xlsx.

   
   
   

4. Experiența arată că este mai bine să avertizați angajații cu privire la atac în avans, astfel încât aceștia să aibă timp să se gândească la idei. Când grupul se adună, participanții nu vor mai veni cu mâinile goale.

Comunicațiile sincrone, cum ar fi apelurile video, atunci când sunt utilizate corect, pot fi un instrument excelent pentru desfășurarea muncii în echipă, urmărirea rezultatelor acesteia și oferirea de sprijin emoțional tuturor membrilor echipei. Și atunci când sunt combinate cu instrumente asincrone, ele ajută participanții distribuiți în proces să fie la fel de productivi (și uneori mai) decât colegii lor de la birou.

Sursa: www.habr.com