Care este alegerea dumneavoastră?
Adesea, utilizarea sistemelor BI scumpe și complexe poate fi înlocuită cu instrumente analitice simple și relativ ieftine, dar suficient de eficiente. Citind acest articol, veți putea evalua nevoile dumneavoastră în domeniul analizei de afaceri și să înțelegeți care variantă se potrivește cel mai bine afacerii dumneavoastră.
Desigur, toate sistemele BI au o arhitectură extrem de complexă, iar implementarea lor în companii reprezintă o sarcină dificilă, care necesită sume considerabile și integratori foarte calificați. Va trebui să apelați repetat la serviciile acestora, deoarece implementarea și punerea în funcțiune nu se încheie acolo – în viitor, vor fi necesare modificări ale funcționalității, dezvoltarea de noi rapoarte și indicatori. Trebuie să luați în considerare faptul că, în cazul unei funcționări de succes a sistemului, veți dori ca din ce în ce mai mulți angajați să lucreze în acesta, ceea ce înseamnă achiziționarea de licențe suplimentare pentru utilizatori.
O altă caracteristică esențială a sistemelor avansate de analiză a afacerilor este setul extrem de mare de funcții, multe dintre care poate nu le veți utiliza niciodată, dar pentru care veți continua să plătiți de fiecare dată când reînnoiți licențele.
Particularitățile prezentate ale sistemelor BI ne fac să ne gândim la alegerea unei alternative. Mai departe, propun să comparăm soluția standard pentru sarcinile de pregătire a raportării folosind Power BI și Excel.
Power BI sau Excel?
De obicei, pentru a construi un raport trimestrial de vânzări, analistul extrage datele din sistemele contabile, le corelează cu propriile sale registre și le adună folosind funcția VLOOKUP într-un singur tabel, pe baza căruia se construiește raportul.
Cum se rezolvă această sarcină cu ajutorul Power BI?
Datele din surse sunt încărcate în sistem și pregătite pentru analiză: sunt divizate în tabele, curate și comparate. După aceea, se construiește un model de afaceri: tabelele sunt legate între ele, se determină indicatorii, se creează ierarhii personalizate. Următoarea etapă este vizualizarea. Aici, printr-o simplă glisare a controlului și a widget-urilor, se formează un tablou de bord interactiv. Toate elementele devin interconectate prin modelul de date. Atunci când se analizează, acest lucru permite concentrare pe informațiile necesare, filtrându-le în toate vizualizările cu un singur clic pe orice element din tablou.
Ce avantaje ale utilizării Power BI în comparație cu abordarea tradițională pot fi observate în exemplul oferit?
1 – Automatizarea procesului de obținere a datelor și pregătirea acestora pentru analiză.
2 – Construirea modelului de afaceri.
3 – Vizualizare uimitoare.
4 – Acces delimitat la rapoarte.
Acum să analizăm fiecare punct în parte.
1 – Pentru a pregăti datele pentru construirea raportului, trebuie să definiți o singură dată procedura care efectuează conectarea la date și prelucrarea acestora, iar de fiecare dată când trebuie să obțineți un raport pentru o altă perioadă, Power BI va trece datele prin procedura creată. Astfel, se automatizează o mare parte din munca de pregătire a datelor pentru analiză. Dar este important de menționat că Power BI efectuează procedura de pregătire a datelor cu ajutorul unui instrument, care este disponibil în versiunea clasică Excel și se numește . Acesta permite realizarea sarcinii propuse în Excel exact în același mod.
2 – Aici situația este similară. Instrumentul Power BI pentru construirea modelului de afaceri este disponibil și în Excel – este vorba despre .
3 – Așa cum probabil ați ghicit deja, vizualizarea este abordată în mod similar: extensia Excel — face această sarcină cu brio.
4 – Rămâne de rezolvat accesul la rapoarte. Aici situația nu este atât de optimistă. Este vorba că Power BI este un serviciu cloud, accesibil printr-un cont personal. Administratorul serviciului împarte utilizatorii în grupuri și atribuie diferite niveluri de acces la rapoarte pentru aceste grupuri. Aceasta permite delimitarea drepturilor de acces între angajații companiei. Astfel, analiștii, managerii și directorii, atunci când accesează aceeași pagină, văd raportul în versiunea disponibilă pentru ei. Accesul poate fi limitat la un anumit set de date sau la raportul în întregime. Totuși, dacă raportul este într-un fișier Excel, sistemul administrator poate încerca să rezolve problema accesului, dar aceasta nu va mai fi la fel. Voi reveni asupra acestei probleme atunci când voi descrie caracteristicile portalului corporate.
Merită menționat că, de regulă, nevoia companiei de tablouri de bord complexe și frumoase nu este mare și adesea, pentru analizarea datelor în Excel, după construirea modelului de afaceri, nu se recurge la funcționalitățile Power View, ci se utilizează tabele pivot. Acestea oferă funcționalitate OLAP, care este suficientă pentru a rezolva majoritatea sarcinilor de analiză de afaceri.
Astfel, opțiunea de a realiza analiza de afaceri în Excel poate să satisfacă pe deplin nevoile unei companii medii cu un număr redus de angajați care necesită rapoarte. Totuși, dacă solicitările companiei dumneavoastră sunt mai ambițioase, nu vă grăbiți să recurgeți la instrumente care promit să rezolve totul deodată.
Vă propun un abordare mai profesională, care vă va oferi propria sistemă complet gestionabilă și automatizată pentru generarea rapoartelor de analiză de afaceri cu acces delimitat la acestea.
ETL și DWH
În abordările discutate anterior pentru crearea rapoartelor de afaceri, încărcarea și pregătirea datelor pentru analiză se realizau cu ajutorul tehnologiei Power Query. Această metodă rămâne complet justificată și eficientă atâta timp cât sursele de date nu sunt numeroase: un singur sistem de contabilitate și fișiere Excel. Cu toate acestea, pe măsură ce numărul sistemelor de contabilitate crește, soluționarea acestei sarcini prin intermediul Power Query devine foarte greoaie, dificil de întreținut și dezvoltat. În astfel de cazuri, intervine utilizarea instrumentelor pentru ETL.
Acestea permit extragerea datelor din surse (Extract), transformarea lor (Transform), ceea ce implică curățarea și asocierea, și încărcarea în depozitul de date (Load). Depozitul de date (DWH — Data Warehouse) este, de regulă, o bază de date relațională, situată pe un server. Această bază conține date care sunt adecvate pentru analiză. Procesul ETL este programat să ruleze conform unui program, actualizând datele din depozit la cele curente. Apropo, întreaga această procesare este gestionată excelent de Integration Services, parte a MS SQL Server.
Mai departe, ca și înainte, pentru construirea modelului de date și vizualizare, se poate folosi Excel, Power BI sau alte instrumente analitice, cum ar fi Tableau sau Qlik Sense. Dar înainte de toate, aș dori să atrag atenția asupra unei alte opțiuni, de care s-ar putea să nu fi auzit, deși este la dispoziția dumneavoastră de mult timp. Este vorba despre construirea modelelor de afaceri prin intermediul serviciilor analitice MS SQL Server, și anume Analysis Services.
Modelele de date în MS Analysis Services
Această secțiune a articolului va fi mai interesantă pentru cei care deja utilizează MS SQL Server în cadrul companiei lor.
În prezent, serviciile Analysis Services oferă două tipuri de modele de date – modelul multidimensional și modelul tabelar. În plus față de faptul că datele sunt corelate în aceste modele, valorile indicatorilor modelului sunt pre-aggregated și stocate în celulele cuburilor OLAP, la care se poate accesa prin interogări MDX sau DAX. Datorită acestei arhitecturi de stocare a datelor, interogările care acoperă milioane de înregistrări sunt returnate în câteva secunde. Această metodă de acces la date este necesară companiilor ale căror tabele de tranzacții conțin de la un milion de înregistrări (nu există o limită superioară).
Excel, Power BI și multe alte instrumente "solide" pot să se conecteze la astfel de modele și să vizualizeze datele structurale.
Dacă ați ales calea "avansată": ați automatizat procesul ETL și ați construit modele de afaceri folosind serviciile MS SQL Server, meritați să aveți propriul portal corporate.
Portal corporate
Prin intermediul acestuia, administratorii vor monitoriza și gestiona procesul de generare a rapoartelor. Prezența portalului va permite unificarea referințelor companiei: informațiile despre clienți, produse, manageri, furnizori vor fi disponibile pentru comparare, editare și descărcare într-un singur loc pentru toți cei care le utilizează. Pe portal se pot implementa diverse funcții de modificare a datelor sistemelor de contabilitate, de exemplu, gestionarea replicării datelor. Și cel mai important, cu ajutorul portalului, se rezolvă cu succes problema organizării accesului diferit la rapoarte - angajații vor vedea doar acele rapoarte care au fost pregătite personal pentru departamentele lor în forma destinată lor.
Totuși, deocamdată nu este clar cum va fi organizată afișarea rapoartelor pe pagina portalului. Pentru a răspunde la această întrebare, mai întâi trebuie să ne hotărâm asupra tehnologiei pe care se va baza portalul. Propun să folosim ca fundament unul dintre cadre: ASP.NET MVC/Web Forms/Core sau Microsoft SharePoint. Dacă în compania dumneavoastră există măcar un dezvoltator .NET, alegerea nu va fi dificilă. Acum se poate căuta un client OLAP încorporabil în aplicație, capabil să se conecteze la modele multidimensionale sau tabelare ale serviciilor Analysis Services.
Selecția clientului OLAP pentru vizualizare
Să comparăm câteva instrumente în funcție de complexitatea integrării, funcționalitate și preț: Power BI, componentele Telerik UI pentru ASP.NET MVC și componentele RadarCube ASP.NET MVC.
Power BI
Pentru a organiza accesul angajaților companiei la rapoartele Power BI pe pagina portalului dumneavoastră, trebuie să utilizați funcția .
Voi spune imediat că va fi necesar un licență Power BI Premium și o capacitate dedicată suplimentară. Prezența unei capacități dedicate permite publicarea tablourilor de bord și rapoartelor pentru utilizatori în cadrul organizației fără a necesita achiziționarea de licențe pentru aceștia.
Inițial, raportul generat în Power BI Desktop este publicat pe portalul Power BI și apoi, printr-o configurare complexă, este integrat în pagina aplicației web.
Procedura de generare a unui raport simplu și publicarea acestuia poate fi gestionată de un analist, însă integrarea poate ridica probleme serioase. De asemenea, este foarte complicat să înțelegi mecanismul de funcționare al acestui instrument: numărul mare de setări ale serviciului în cloud, multiplele abonamente, licențe și capacități cresc semnificativ cerințele pentru nivelul de pregătire al specialistului. Așadar, este mai bine să încredințezi această sarcină unui specialist IT.
Componente Telerik și RadarCube
Pentru integrarea componentelor Telerik și RadarCube este suficient să deții cunoștințe de bază în tehnologiile software. Prin urmare, abilitățile profesionale ale unui programator din departamentul IT vor fi complet suficiente. Tot ce trebuie să faci este să așezi componenta pe pagina web și să o configurezi după nevoile tale.
Componentă din setul Telerik UI for ASP.NET MVC este integrat în pagină într-un mod elegant Razor și oferă cele mai necesare funcții OLAP. Totuși, dacă sunt necesare configurații mai flexibile ale interfeței și funcționalitate avansată, atunci este mai bine să folosești componentele . Un număr mare de setări, funcționalitate bogată cu opțiuni de redefinire și extindere, vor permite crearea unui raport OLAP de orice complexitate.
Mai jos voi prezenta un tabel de comparare a caracteristicilor instrumentelor discutate pe scala Scăzut-Mediu-Înalt.
Power BI
Telerik UI for ASP.NET MVC
RadarCube ASP.NET MVC
Vizualizare
Înalt
Scăzut
Mediu
Set de funcții OLAP
Înalt
Scăzut
Înalt
Flexibilitate în configurare
Înalt
Înalt
Înalt
Posibilitatea de redefinire a funcțiilor
—
—
+
Personalizare software
—
—
+
Nivelul de dificultate al integrării și configurării
Înalt
Scăzut
Mediu
Cost minim
Power BI Premium EM3
190 000 RON/lună
Licența pentru un singur dezvoltator
90 000 RON
Licența pentru un singur dezvoltator
25 000 RON
Acum putem trece la definirea criteriilor pentru alegerea instrumentului analitic.
Condiții pentru alegerea Power BI
- Te interesează rapoarte bogate în indicatori variati și elemente legate de date.
- Dorești ca angajații care lucrează cu rapoartele să poată obține rapid și ușor răspunsuri la problemele de afaceri în mod intuitiv.
- În cadrul companiei există un specialist IT, cu abilități de dezvoltare BI.
- În bugetul companiei este alocată o sumă substanțială pentru plata lunară a serviciului în cloud de analiză de afaceri.
Condiții de selecție a componentelor Telerik
- Este necesar un client OLAP simplu pentru analiza Ad hock.
- În cadrul companiei există un dezvoltator .NET la nivel de început.
- Buget mic pentru achiziția unică a licenței și pentru reînnoirea acesteia cu un discount de sub 20%.
Condiții de selecție a componentelor RadarCube
- Este nevoie de un client OLAP multifunctional, cu posibilități de personalizare a interfeței și care să suporte integrarea funcțiilor proprii.
- În cadrul companiei există un dezvoltator .NET la nivel mediu. Dacă nu există un astfel de specialist, dezvoltatorii componentelor oferă cu amabilitate serviciile lor, însă contra unei sume suplimentare, care nu va depăși salariul unui programator angajat.
- Buget mic pentru achiziția unui singur licențe și reînnoirea acesteia cu un discount de 60%.
Concluzie
Alegerea corectă a instrumentului pentru analiza de business va elimina complet necesitatea de a genera rapoarte în Excel. Compania dumneavoastră va putea trece treptat și fără dificultăți la utilizarea tehnologiilor avansate în domeniul BI și va automatiza munca analiștilor din toate departamentele.
Sursa: habr.com
