Imaginați-vă că aveți o întreagă infrastructură de servere: zeci de aparate de aer condiționat, multe generatoare electrice de urgență și UPS-uri. Pentru ca „hard-ul” să funcționeze corespunzător, verificați periodic funcționalitatea sa și nu uitați de întreținere: efectuați teste de pornire, verificați nivelul uleiului, schimbați piesele. Chiar și pentru un singur server este necesar să păstrați multe informații: registrul echipamentului, lista consumabilelor din stoc, programul de lucrări de întreținere, precum și documentele de garanție, contractele cu furnizorii și antreprenorii.
Acum să multiplicăm numărul sălilor de zece. Apare întrebarea logisticii. În ce depozit să păstrezi ce, astfel încât să nu alergi după fiecare piesă de schimb? Cum să reînnoiești stocurile la timp, pentru a nu fi surprins de o reparație neplanificată? Dacă sunt mult echipamente, nu este posibil să ții toate lucrările tehnice în minte și este dificil pe hârtie. Aici intervine MMS, sau sistemul de management al întreținerii, – un sistem pentru gestionarea întreținerii echipamentului (TO).
În MMS, noi elaborăm programe pentru lucrările de întreținere și reparație, păstrăm instrucțiuni pentru ingineri. Nu toate centrele de date dispun de un astfel de sistem, multe consideră că este o soluție prea costisitoare. Dar din experiența noastră am constatat că nu instrumentul este important, ci abordarea în lucrul cu informațiile. Prima sistemă a fost creată în Excel și, treptat, am perfecționat-o într-un produs software.
Împreună cu am decis să împărtășim experiența dezvoltării propriei MMS. Voi arăta cum a evoluat sistemul și cum a ajutat la implementarea celor mai bune practici de întreținere. Alexey va povesti cum a moștenit MMS, ce s-a schimbat de atunci și cum sistemul le ușurează viața inginerilor acum.
Cum am ajuns la propria MMS
La început erau dosare. Cu 8-10 ani în urmă, informația era păstrată în mod dispersat. După întreținere, semnam actele de lucrări finalizate, păstram documentele originale pe hârtie în arhive, iar copiile scanate – în dosarele de rețea. La fel, în dosarele grupate pe echipamente, adunam informațiile despre consumabile: piese de schimb, unelte și accesorii. Se poate trăi așa, dacă stabilești o structură și niveluri de acces pentru aceste dosare.
Dar atunci aveți trei probleme:
- Navigare: este dificil să schimbi între diferite dosare. Dacă vrei să vezi reparațiile pentru un echipament specific timp de câțiva ani, va trebui să dai foarte multe click-uri.
- Statistică: nu o vei avea, iar fără ea este complicat să preconizezi cât de repede se deteriorează diferite echipamente sau câte piese de schimb să planifici pentru anul următor.
- Promptitudinea reacției: nimeni nu te va anunța că piesele de schimb se termină și că trebuie să le comanzi din nou. De asemenea, nu este evident că același echipament se strică deja pentru a câta oară.
O perioadă, am păstrat documentele așa, dar apoi am descoperit Excel 🙂
MMS în Excel. Cu timpul, structura documentației a fost transferată în Excel. La bază a fost o listă de echipamente, la care am atașat grafice de întreținere, liste de verificare și linkuri către certificatele de lucru efectuate:
În lista de echipamente, am specificat caracteristicile principale și locul din centrul de date:
A ieșit o felie de navigator, din care poți înțelege rapid ce se întâmplă cu echipamentele și întreținerea acestora. Dacă este necesar, din graficul de întreținere, poți consulta actele individuale prin linkuri:
Dacă documentul este ținut cu conștiinciozitate în Excel, soluția este potrivită pentru un mic server. Dar este o soluție temporară. Chiar dacă folosim un singur aparat de aer condiționat și facem întreținerea o dată pe lună, în cinci ani vom acumula sute de erori, iar Excel-ul nostru va crește ca volum. Dacă adăugăm încă un aparat de aer condiționat, un generator diesel, un UPS, va trebui să facem câteva foi și să le interconectăm. Cu cât istoria este mai lungă, cu atât este mai complicat să extragi rapid informația necesară.
Primul sistem „serios”. În 2014, am trecut prin primul audit Management & Operations conform standardelor de Sustenabilitate Operațională de la Uptime Institute. Am trecut aproape cu acel Excel, dar pe parcursul anului l-am îmbunătățit semnificativ: am adăugat linkuri către instrucțiuni și liste de verificare pentru ingineri. Auditorii au considerat acest format complet util. Ei au reușit să urmărească toate operațiunile cu echipamentele și s-au asigurat că informațiile sunt actualizate, iar procesele sunt structurate. Auditul a fost efectuat cu succes, obținând 92 de puncte din 100 posibile.
S-a pus întrebarea: cum să continuăm. Am decis că avem nevoie de un MMS „serios”, am analizat câteva programe plătite, dar în final am decis să dezvoltăm singuri software-ul. Excel-ul a fost folosit ca un caiet de sarcini extins. Iată ce provocări ne-am propus pentru MMS.
Ce am dorit de la MMS
În cele mai multe cazuri, MMS este un set de registre și rapoarte. Ierarhia noastră de registre arată cam așa:
Primul registru de nivel superior este lista clădirilor: hale de producție, depozite, unde este amplasată echipamentul.
Apoi urmează lista echipamentului ingineresc. Aceasta am colectat-o pe sistem:
- Sistemul de climatizare: aer condiskon, chillere, pompe.
- Sistemul de alimentare cu energie electrică: UPS-uri, instalații cu generatoare diesel, tablouri de distribuție.
Pentru fiecare echipament, colectăm datele de bază: tip, model, număr de serie, datele producătorului, anul fabricației, data punerii în funcțiune, termenul de garanție.
Când am completat lista echipamentului, întocmim pentru acesta programul de întreținere: cum și cât de des trebuie să efectueze îngrijirea. În programul de îngrijire descriem setul de operațiuni, de exemplu: înlocuiți această baterie, reglați funcționarea unei piese specifice etc. Operațiile sunt descrise într-un registru separat. Dacă operația se repetă în programe diferite, nu este necesar să o descriem de fiecare dată – pur și simplu luăm una gata din registru:
Operațiile „Schimbarea setărilor de temperatură” și „Înlocuirea conectorilor rapizi ai cablului” vor fi comune pentru chillere și sistemele de climatizare ale aceluiași producător.
Acum pentru fiecare echipament putem crea un program de întreținere. Legăm programul de întreținere de echipamentul specific, iar sistemul singur verifică în program cât de des trebuie să se facă întreținerea și calculează timpul de lucru de la data punerii în funcțiune:
Automatizarea întocmirii unui astfel de program se poate face chiar și cu ajutorul formula de Excel.
O poveste nu tocmai evidentă: avem un registru separat al lucrărilor amânate. Programul este program, dar toți suntem oameni și înțelegem că pot apărea diverse. De exemplu, consumabilele nu au ajuns la timp și trebuie să amânăm întreținerea cu o săptămână. Aceasta este o situație normală, dacă o monitorizăm. Pentru lucrările amânate și neexecutate, ținem statistică și ne străduim ca anulările întreținerii să tindă către zero.
De asemenea, pentru fiecare echipament, se ține statistică a accidentelor și reparatiilor neplanificate.Folosim statisticile pentru planificarea achizițiilor, identificarea slăbiciunilor din infrastructură. De exemplu, dacă un compresor se arde de trei ori la rând în același loc, aceasta este o semnalare să căutăm cauza defectărilor.
O astfel de istorie a întreținerii și reparațiilor s-a acumulat în 4 ani pentru un anumit aparat de aer condiționat.
Următorul ghid – ZIP. În el luăm în considerare ce consumabile sunt necesare pentru echipament, unde și în ce cantitate sunt stocate. Aici păstrăm și informațiile despre termenele de livrare, pentru a planifica mai bine sosirile în depozit.
Cantitatea de ZIP este calculată din statisticile anuale de reparații pe fiecare unitate de echipament. Pentru toate ZIP-urile indicăm un stoc minim: ce minim de piese de schimb este necesar pentru fiecare obiect. Dacă ZIP-ul se termină, cantitatea din ghid este evidențiată:
Stocul minim de senzori de presiune mare trebuie să fie de cel puțin două, iar acum a rămas doar unul. Este urgent să facem o comandă.
De îndată ce sosesc loturile de ZIP, completăm ghidul cu datele din aviz și indicăm locul de stocare. Vedem imediat stocul actual de astfel de ZIP în depozit:
Conducem separat un ghid al contactelor. În el înregistrăm datele furnizorilor și subcontractorilor care efectuează întreținerea:
Fiecărui subcontractor-inginer îi sunt legate certificatele și grupurile de acces la electricitate. Atunci când formulăm programul, putem verifica cine dintre specialiști are accesul necesar.
De-a lungul existenței MMS, munca cu accesurile pe șantier s-a schimbat. De exemplu, au fost adăugate documente cu instrucțiuni metodologice pentru realizarea întreținerii. Dacă anterior setul de operațiuni încap într-un mic checklist, atunci în instrucțiunile detaliate este prevăzut totul: cum să te pregătești, ce condiții sunt necesare și așa mai departe.
Cum este organizat acum întregul proces, va explica un exemplu .
Cum se desfășoară întreținerea în MMS
Cu mult timp în urmă, lucrările efectuate erau documentate după fact. Pur și simplu desfășuram întreținerea și, după aceasta, semnam actul de lucrări efectuate. Asta fac 99% dintre servere, dar, din experiență, aceasta nu este suficient. Pentru a nu uita nimic, mai întâi formulăm autorizația de lucru. Este un document care descrie lucrările și condițiile de desfășurare a lor. Orice întreținere și reparație în sistemul nostru începe cu acesta. Cum se desfășoară:
- Verificăm lucrările planificate cele mai apropiate în programul de întreținere:
- Creăm o nouă autorizație de lucru. Alegem contractorul pentru întreținere tehnică, care coordonează procesul din partea noastră și aprobă lucrările la noi. Indicam unde și când se vor desfășura lucrările, alegem tipul echipamentului și programul pe care îl vom urma:
- După salvarea fișei, trecem la detalii. Indicam executantul și verificăm dacă are autorizație pentru lucrările necesare. Dacă nu există autorizație, câmpul este evidențiat în roșu, iar întocmirea autorizației nu este permisă:
- Indicam echipamentul specific. În funcție de tipul lucrărilor, în programul de întreținere tehnică sunt stipulate activitățile preliminare, de exemplu: a comanda combustibil pe amplasament, a planifica instruirea inițială a inginerilor și a informa colegii. Lista activităților va apărea automat, dar putem adăuga și punctele noastre, totul este suficient de flexibil:
- Salvăm autorizația, trimitem un e-mail celui care coordonează și așteptăm răspunsul acestuia:
- La sosirea inginerului, printăm autorizația direct din sistem.
- În autorizație există o listă de verificare a operațiunilor pentru programul de întreținere tehnică. Liderul lucrărilor în data center controlează întreținerea tehnică și bifează căsuțele.
O perioadă, era suficient un scurt ghid de verificare. Apoi am implementat instrucțiuni metodologice, sau MOP (method of procedure). Cu ajutorul acestui document, orice inginer certificat poate efectua verificarea oricărui echipament.
Totul este descris cât mai detaliat, până la șabloanele de e-mailuri de notificare și condițiile meteorologice:
Documentul tipărit arată astfel:
Conform standardelor Uptime Institute, un astfel de MOP trebuie să existe pentru toate operațiunile. Acesta este un volum destul de mare de documentație. Din experiență, recomandăm să le elaborăm treptat, de exemplu, un MOP pe lună.
- După lucrări, inginerul întocmește un raport de lucrări finalizate. Îl scanăm și îl atașăm la fișă împreună cu scanările altor documente: autorizația de lucru și MOP-ul.
- În autorizație indicăm lucrările executate:
- În fișa echipamentului s-a păstrat istoricul întreținerii tehnice:
Am arătat cum este organizat sistemul nostru în prezent. Însă, munca asupra MMS nu se încheie: deja sunt planificate mai multe îmbunătățiri. De exemplu, acum păstrăm multe informații în scanări. În viitor, planificăm să facem întreținerea fără hârtie: să conectăm o aplicație mobilă, unde inginerul poate bifa căsuțele și să salveze imediat informațiile în fișă.
Desigur, pe piață există multe produse gata făcute cu funcții similare. Dar voiam să arătăm că chiar și un simplu Excel poate fi dezvoltat într-un produs complet. Acest lucru poate fi realizat de sine stătător sau prin colaborarea cu subcontractanți, important este abordarea corectă. Și niciodată nu e prea târziu pentru a începe.
Sursa: habr.com
