Astăzi, realitatea este că, din cauza carantinei și a coronavirusului, multe companii trebuie să se gândească la cum să ofere muncă de la distanță pentru angajații lor. Aproape în fiecare zi apar articole care dezvăluie atât aspecte tehnice, cât și psihologice ale problemei trecerii la munca la distanță. În același timp, o vastă experiență în astfel de muncă a fost deja acumulată, de exemplu, de freelanceri sau acele companii IT care lucrează de mult timp cu angajați și clienți care trăiesc în toată lumea.
Trecerea unei mari companii IT la lucrul de la distanță poate să nu fie o sarcină ușoară. Cu toate acestea, în multe cazuri vă puteți descurca cu instrumente și tehnici binecunoscute. În acest articol, vom analiza experiența noastră de lucru la distanță din punct de vedere tehnic. Sperăm că aceste informații vor ajuta companiile să se adapteze la noile condiții. Aș fi recunoscător pentru orice comentarii, sugestii și completări.
Acces de la distanță la resursele companiei
Dacă o companie IT lucrează într-un birou, atunci, de regulă, există unități de sistem, laptop-uri, servere, imprimante și scanere, precum și telefoane. Toate acestea sunt conectate la internet printr-un router. În primii ani de existență, compania noastră a amplasat tocmai astfel de echipamente în birou.
Acum imaginați-vă că trebuie să vă trimiteți rapid toți angajații acasă în 1-2 zile, astfel încât munca la proiecte să nu se oprească. Ce să faci în acest caz?
Totul este clar cu laptopurile - angajații le pot lua pur și simplu cu ei. Unitățile de sistem și monitoarele sunt mai greu de transportat, dar acest lucru se poate face totuși.
Dar ce să faci cu serverele, imprimantele și telefoanele?
Rezolvarea problemei accesării serverelor din birou
Când angajații se mută acasă, dar serverele rămân la birou și există cineva care să aibă grijă de ei, atunci tot ce rămâne este să rezolvi problema organizării accesului securizat de la distanță pentru angajați la serverele companiei tale. Aceasta este o sarcină pentru un administrator de sistem.
Dacă Microsoft Windows Server este instalat pe servere de birou (cum am avut în primii ani de muncă), atunci de îndată ce administratorul configurează accesul la terminal prin protocolul RDP, angajații vor putea lucra cu serverul de acasă. Este posibil să fiți nevoit să achiziționați licențe suplimentare pentru accesul la terminal. În orice caz, angajații vor avea nevoie de un computer care rulează Microsoft Windows acasă.
Serverele care rulează sistemul de operare Linux vor fi accesibile de acasă și fără a cumpăra licențe. Administratorul companiei dumneavoastră va trebui doar să configureze accesul prin protocoale precum SSH, POP3, IMAP și SMTP.
Dacă acest lucru nu a fost deja făcut, atunci pentru a proteja serverele de accesul neautorizat, este logic ca administratorul să instaleze cel puțin un firewall (firewall) pe serverele de birou, precum și să configureze accesul de la distanță pentru angajații tăi folosind VPN. Folosim software OpenVPN, disponibil pentru aproape orice platformă și sistem de operare.
Dar ce să faci dacă biroul este complet închis cu toate serverele oprite? Au mai rămas patru opțiuni:
- Dacă este posibil, treceți complet la tehnologiile cloud - utilizați un sistem CRM în cloud, stocați documente partajate pe Google Docs etc.;
- transporta serverele la domiciliul administratorului de sistem (va fi fericit...);
- transporta serverele la un centru de date care va fi de acord să le accepte;
- închiriați capacitatea serverului într-un centru de date sau în cloud
Prima opțiune este bună, deoarece nu trebuie să transferați sau să instalați niciun server. Rezultatele tranziției la tehnologiile cloud vă vor fi în continuare utile; vă vor permite să economisiți bani și efort pentru asistență și întreținere.
A doua opțiune creează probleme acasă pentru administratorul de sistem, deoarece serverul va fi non-stop și destul de zgomotos. Ce se întâmplă dacă o companie nu are un server în biroul său, ci un întreg rack?
De asemenea, transportul serverelor la un centru de date nu este ușor. De regulă, într-un centru de date pot fi amplasate numai serverele adecvate pentru instalarea în rack. În același timp, birourile folosesc adesea servere Big Tower sau chiar computere desktop obișnuite. Vă va fi dificil să găsiți un centru de date care să accepte să găzduiască astfel de echipamente (deși astfel de centre de date există; de exemplu, le-am găzduit în centrul de date PlanetaHost). Puteți, desigur, să închiriați numărul necesar de rafturi și să vă montați echipamentul acolo.
O altă problemă cu mutarea serverelor într-un centru de date este că cel mai probabil va trebui să schimbați adresele IP ale serverelor. Acest lucru, la rândul său, poate necesita reconfigurarea software-ului serverului sau modificarea oricăror licențe software, dacă acestea sunt legate de adrese IP.
Opțiunea de închiriere a capacității de server într-un centru de date este mai simplă în ceea ce privește faptul că nu trebuie să transportați servere nicăieri. Dar administratorul dumneavoastră de sistem va trebui să reinstaleze tot software-ul și să copieze datele necesare de pe serverele instalate în birou.
Dacă tehnologiile dumneavoastră de birou se bazează pe utilizarea sistemului de operare Microsoft Windows, puteți închiria un server Microsoft Windows cu numărul necesar de licențe de terminal în centrul de date. Luați o astfel de licență pentru fiecare dintre angajații dvs. care lucrează cu serverul de la distanță.
Închirierea de servere fizice poate fi de 2-3 ori mai ieftină decât închirierea de servere virtuale în cloud. Dar dacă aveți nevoie de foarte puțină putere și nu de un server întreg, atunci opțiunea cloud poate fi mai ieftină.
Prețul crescut al resurselor cloud este o consecință a rezervării resurselor hardware în cloud. Ca rezultat, cloud-ul poate funcționa mai fiabil decât un server fizic închiriat. Dar aici trebuie deja să evaluați riscurile și să numărați banii.
În ceea ce privește compania noastră, care este angajată în crearea de magazine online, toate resursele necesare au fost de multă vreme localizate în centre de date și sunt accesibile de la distanță. Acestea sunt servere fizice deținute și închiriate care sunt utilizate pentru găzduirea magazinelor, precum și mașini virtuale pentru dezvoltatorii de software, designeri de layout și testeri.
Transferul stațiilor de lucru de la birou la domiciliu
După cum am spus deja, angajații își pot lua pur și simplu computerele de lucru cu ei - laptopuri sau unități de sistem cu monitoare. Dacă este necesar, puteți cumpăra laptopuri noi pentru angajați și le puteți livra acasă. Desigur, va trebui să instalați software-ul necesar pe computere noi, ceea ce va duce la timp suplimentar.
Dacă angajații au deja computere de acasă care rulează Microsoft Windows, le pot folosi ca terminale Microsoft Windows Server sau pentru a accesa servere care rulează Linux. Va fi suficient să configurați accesul VPN.
Angajații noștri lucrează atât pe Windows, cât și pe Linux. Avem foarte puține servere Microsoft Windows, așa că nu este nevoie să achiziționăm licențe de terminal pentru acest sistem de operare. În ceea ce privește accesul la resursele situate în centrele de date, acesta este organizat folosind un VPN și este limitat suplimentar de firewall-uri instalate pe fiecare server.
Nu uitați să oferiți angajaților care lucrează de acasă căști (căști cu microfoane) și o cameră video. Acest lucru vă va permite să comunicați de la distanță cu o mare eficiență, aproape ca la birou.
Mulți oameni încearcă să controleze ce fac angajații acasă în timpul orelor de lucru instalând diverse monitoare specializate pe computerele lor. Nu am făcut niciodată asta, am controlat doar rezultatele muncii. De regulă, acest lucru este suficient.
Ce să faci cu imprimanta și scanerul
Dezvoltatorii de software pentru site-uri web au rareori nevoie de imprimante și scanere. Cu toate acestea, dacă un astfel de echipament este necesar pentru angajați, va apărea o problemă la trecerea la lucrul la distanță.
De obicei, un birou are instalat un MFP în rețea, care este rapid, mare și greu. Da, poate fi trimis la domiciliul angajatului care trebuie să imprime și să scaneze cel mai des. Dacă, desigur, acest angajat are posibilitatea de a-l găzdui.
Dar dacă mulți dintre angajații tăi scanează și imprimă frecvent documente, va trebui să achiziționezi un MFP și să îl instalezi acasă sau să schimbi procesele de afaceri ale companiei.
Ca alternativă la transportul și achiziționarea de noi echipamente multifuncționale, există o tranziție accelerată la gestionarea electronică a documentelor ori de câte ori este posibil.
Lucrul cu documente pe hârtie și electronice
Cel mai bine este dacă, înainte de a trece la lucrul de la distanță, reușiți să transferați tot fluxul de documente în formă electronică. De exemplu, folosim DIADOK pentru a face schimb de documente contabile și pentru a plăti facturile prin banca client.
La implementarea unui astfel de sistem, va fi necesar să se furnizeze tuturor angajaților implicați în gestionarea documentelor electronice (de exemplu, contabilii) brelocuri cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită. Poate dura ceva timp pentru a primi astfel de brelocuri, așa că este mai bine să luați în considerare această problemă în avans.
În DIADOK (ca și în serviciile similare) puteți configura roaming cu alți operatori de gestionare electronică a documentelor. Acest lucru va fi necesar dacă contrapărțile folosesc alte sisteme de gestionare a documentelor decât ale dumneavoastră.
Dacă dvs. sau unele dintre contrapărțile dvs. lucrați cu documente în mod vechi, va trebui să trimiteți și să primiți scrisori regulate pe hârtie, vizitând un oficiu poștal sau apelând la curieri. În caz de carantină, astfel de operațiuni vor trebui reduse la minimum.
Ce să faci cu telefonia
În primii ani de funcționare, compania noastră a folosit telefoane fixe și mobile. Cu toate acestea, foarte curând ne-am dat seama că, având un număr mare de angajați și clienți, avem nevoie de o soluție mai adecvată.
Cea mai convenabilă opțiune pentru noi a fost PBX-ul virtual de la MangoTelecom. Cu ajutorul lui, am scăpat de conexiunea la numerele de telefon ale orașului (și deci de locația fizică a biroului). De asemenea, am avut oportunitatea de a integra PBX-ul cu CRM-ul nostru, de a înregistra conversațiile de asistență cu clienții, de a configura redirecționarea apelurilor etc.
Apoi, puteți instala aplicația PBX virtuală pe smartphone, laptop sau computer desktop. Acest lucru vă va permite să apelați numerele rusești sau să primiți apeluri la tarife interne, chiar și din străinătate.
Astfel, un PBX virtual îți permite să faci mutarea angajaților de la birou la domiciliu aproape de neobservat din punct de vedere al continuității afacerii.
Dacă utilizați un PBX de birou și închiderea acestuia este inevitabil atunci când vă mutați, luați în considerare trecerea la un PBX virtual. Consultați furnizorul dvs. de telefonie pentru a vedea dacă este posibil să activați redirecționarea apelurilor de la numerele PBX de telefonie fixă la numerele PBX virtuale de intrare. În acest caz, când treceți la un PBX virtual, nu veți pierde apelurile primite.
În ceea ce privește apelurile între angajați, atunci când lucrați cu un PBX virtual, astfel de apeluri, de regulă, nu sunt taxate.
Selecția și instruirea de la distanță a angajaților
La completarea personalului nostru, în primii ani de funcționare a companiei noastre, am invitat întotdeauna candidați la birou, am realizat interviuri clasice și am dat sarcini. În continuare, am oferit instruire individuală pentru noii veniți la birou.
Cu toate acestea, de-a lungul timpului, am trecut complet la recrutarea de la distanță.
Selecția primară poate fi efectuată folosind teste anexate postului vacant pe site-ul HH sau orice alt serviciu de recrutare. Trebuie spus că atunci când sunt proiectate corect, aceste teste pot filtra un număr semnificativ de candidați care nu îndeplinesc cerințele.
Și apoi totul este simplu - folosim Skype. Folosind Skype și întotdeauna cu camera video pornită, puteți conduce un interviu nu mai puțin eficient decât dacă candidatul s-ar afla lângă tine la masă.
Deși există anumite dezavantaje, Skype are și avantaje foarte importante față de sisteme similare. În primul rând, prin Skype puteți organiza o demonstrație a desktopului computerului dvs., iar acest lucru este foarte necesar atunci când predați și discutați problemele de lucru. În continuare, Skype este gratuit, disponibil pe toate platformele majore și ușor de instalat pe computer sau smartphone.
Dacă trebuie să organizați o întâlnire sau un training pentru mai mulți angajați, atunci pur și simplu creați un grup pe Skype. Prin partajarea desktopului, un prezentator sau un profesor poate oferi participanților la întâlnire toate materialele necesare. În fereastra de chat, puteți publica link-uri, mesaje text, puteți schimba fișiere sau puteți efectua dialoguri.
Pe lângă cursurile pe Skype, pregătim filme educaționale (folosind programul Camtasia Studio, dar poți folosi ceea ce ești obișnuit). Dacă aceste filme sunt doar pentru uz intern, atunci le postăm pe serverele noastre, iar dacă pentru toată lumea, atunci pe YouTube.
În cele mai multe cazuri, această combinație de filme educaționale, cursuri în grupuri Skype cu dialog și demonstrații desktop, precum și comunicare individuală între profesor și studenți ne permite să desfășurăm formarea complet de la distanță.
Da, există servicii concepute pentru a demonstra un desktop unui grup de utilizatori, pentru a desfășura seminarii web și chiar platforme de instruire (inclusiv cele gratuite). Dar pentru toate acestea trebuie să plătiți fie cu bani, fie cu timpul petrecut învățând cum să lucrați cu platforma. Platformele gratuite pot deveni în cele din urmă plătite. În același timp, capabilitățile Skype vor fi suficiente în multe cazuri.
Colaborare pe proiecte
Când lucrăm împreună la proiecte, ținem întâlniri zilnice și săptămânale, folosim programarea în pereche și revizuirea codului. Au fost create grupuri Skype pentru întâlniri și revizuirea codului, iar demonstrațiile desktop sunt folosite dacă este necesar. În ceea ce privește codul, acesta este stocat pe serverul nostru GitLab, care se află în centrul de date.
Organizăm lucrări comune pe documente folosind Google Docs.
Pe lângă toate acestea, avem o bază internă de cunoștințe Klondike, integrată cu sistemul de procesare a aplicațiilor și de planificare a resurselor (CRM și ERP). Am creat și îmbunătățit aceste instrumente, găzduite pe servere din centrul de date, de-a lungul anilor. Acestea ne permit să procesăm eficient numeroase cereri de la clienții noștri, să desemnăm executori, să purtăm discuții cu privire la aplicații, să înregistrăm orele de lucru și să facem multe altele.
Cel mai probabil, compania dvs. folosește deja ceva similar, iar atunci când treceți la lucrul de la distanță pentru angajați, va fi suficient să oferiți acces de la distanță la resursele corespunzătoare.
Asistență utilizator de la distanță
Utilizatorii noștri sunt proprietari și manageri de magazine online care operează în aproape toate regiunile Rusiei. Desigur, le oferim asistență de la distanță.
Echipa noastră de asistență lucrează printr-un sistem de bilete, răspunde la întrebări prin e-mail și telefon și discută prin intermediul site-ului administrativ al magazinului online și al site-ului companiei noastre.
În etapa de discutare a sarcinilor, folosim orice mesagerie instantanee disponibile clientului, de exemplu, Telegram, WhatsApp, Skype.
Uneori este nevoie să vedem ce face clientul pe computerul său. Acest lucru se poate face prin Skype în modul demonstrativ desktop.
Dacă este necesar, puteți lucra de la distanță pe computerul utilizatorului folosind instrumente precum TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk etc. Pentru a utiliza aceste instrumente, clientul va trebui să instaleze software-ul corespunzător pe computerul său.
Configurarea accesului VPN
Avem servere OpenVPN instalate pe mașini virtuale situate în diferite centre de date (folosind Debian 10 OS). Clientul OpenVPN este instalat pe computerele de lucru ale angajaților noștri din Debian, Ubuntu, MacOS și Microsoft Windows.
Pe Internet puteți găsi multe instrucțiuni pentru instalarea serverului și clientului OpenVPN. Poți să-l folosești și pe al meu .
Trebuie spus că procedura manuală de creare a cheilor pentru angajați este foarte plictisitoare. Pentru a ne asigura că conectarea unui nou utilizator nu durează mai mult de zece secunde, folosim un script similar cu cel de mai jos sub spoiler.
Script pentru crearea cheilor
#!/bin/bash
if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage: bash gen.sh username"
exit
fi
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="
ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1
RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"
# If user key does not exists, create it
if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
cd "$RSA"
./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi
# Removing user folder, if exists
if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi
# Create user folder for key and other files
mkdir $USR_CRT/$USER/
# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder
cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"
cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"
# Copy Manual files
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"
# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER
cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
# Create tar.gz and send it to administrator e-mail
tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"
echo "---------> DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"
Când este lansat, acestui script i se transmite ID-ul utilizatorului (folosind litere latine) ca parametru.
Scriptul solicită parola Autorității de certificare, care este creată la instalarea serverului OpenVPN. Apoi, acest script creează un director cu toate certificatele și fișierele de configurare necesare pentru clienții OpenVPN, precum și un fișier de documentație pentru instalarea clientului OpenVPN.
La crearea fișierelor de configurare și documentație, change_me este înlocuit cu ID-ul utilizatorului.
În continuare, directorul cu toate fișierele necesare este împachetat și trimis administratorului (adresa este indicată direct în script). Tot ce rămâne este să redirecționați arhiva rezultată către utilizator la adresa sa de e-mail.
Sperăm că veți putea folosi cu folos perioada de izolare forțată acasă. După ce stăpânești tehnicile de lucru fără birou, poți continua să folosești în mod activ munca angajaților de la distanță.
Succes cu mutarea și munca fructuoasă de acasă!
Sursa: www.habr.com