Multe companii au putut deja să aprecieze beneficiile procesării apelurilor folosind Virtual PBX de la MegaFon. Există, de asemenea, mulți care folosesc Bitrix24 ca un sistem CRM convenabil și accesibil pentru automatizarea vânzărilor.
Recent, MegaFon a actualizat integrarea cu Bitrix24, extinzându-și semnificativ capacitățile. În acest articol, vom analiza ce caracteristici vor fi disponibile companiilor după integrarea acestor două sisteme.
Motivul pentru care scriem acest articol este că multe companii folosesc serviciile separat, neștiind despre beneficiile pe care le poate oferi integrarea lor reciprocă. Vom analiza în detaliu posibilitățile de integrare și vom arăta cum este configurat.
Pentru început, vom analiza ce sisteme vom integra. Virtual PBX de la MegaFon este un serviciu care deschide posibilitatea de a controla toate apelurile companiei. Virtual PBX funcționează atât cu telefoane și dispozitive IP desktop, cât și cu telefoane mobile și direct din sistemul CRM prin procesarea apelurilor în browser.
CRM Bitrix24 este un sistem care ajută la organizarea contabilității automate a datelor despre tranzacții și clienți, precum și la optimizarea proceselor de lucru într-o manieră de calitate. Funcționalitatea, simplitatea și disponibilitatea unui plan gratuit l-au făcut unul dintre cele mai populare CRM din Rusia. O altă caracteristică a sistemului este versatilitatea sa; Bitrix24 este utilizat pe scară largă de o varietate de companii comerciale și de servicii.
Integrarea poate fi configurată atât pentru versiunea box office cu instalare pe serverele companiei, cât și pentru versiunea cloud a Bitrix24, care este disponibilă prin interfața WEB de pe Internetul public. Este important de reținut că în al doilea caz, integrarea funcționează direct între două servicii cloud, serviciile vor continua să interacționeze chiar dacă curentul electric sau internetul se stinge în biroul tău.
Să aruncăm o privire mai atentă asupra posibilităților de integrare.
1. Pop-up card client pentru un apel primit
În absența integrării, angajatul este obligat să petreacă timp și efort creând manual un card de client sau tranzacție, caz în care se pierd contactele și tranzacțiile, iar în cel mai bun caz clientul trebuie contactat din nou, în cel mai rău caz, comanda va fi pierdut. Cu un apel primit, angajatul va vedea că apelul a venit de la un client necunoscut pentru Bitrix24. Cardul pop-up afișează numărul de la care a venit apelul, prin ce număr a venit. Vedem că nu există încă oferte sau comentarii pentru client. Un manager responsabil Aleksey Belyakov este atribuit automat clientului.
Dacă un contact sau o afacere există deja, managerul va ști numele clientului chiar înainte ca acesta să ridice telefonul.
Puteți intra în oferta corespunzătoare făcând clic pe numele acesteia.
Cum se creează un contact manual?
Dacă ați dezactivat opțiunea de a crea automat un contact și v-a sunat un client al cărui număr nu este în Bitrix24, puteți crea un contact nou într-o fereastră pop-up, vor fi create automat și clienți potențiali și oferte, despre care vom vorbi un pic mai târziu. Dacă nu există integrare, nu va exista nicio fereastră pop-up, iar clientul va trebui să fie pornit complet manual, ceea ce necesită mult timp pentru manager.
În setările CRM, puteți alege unul dintre cele două moduri de funcționare:
- Simplu (fara piste)
- Clasic (cu leaduri)
Cum se creează oferte?
În modul CRM simplu, ofertele vor fi create imediat, fără a crea clienți potențiali.
Cum să creezi clienți potențiali?
În modul CRM clasic, sunt creați mai întâi clienții potențiali, care pot fi apoi convertiți în contacte și oferte.
2. Crearea automată de clienți potențiali, contacte și oferte
Cu un apel primit, opțiunea de a crea automat un contact vă va permite să nu pierdeți niciun client. După încheierea conversației, o înregistrare a conversației va fi adăugată automat la tranzacție. Lead-ul sau contactul va fi creat chiar dacă niciunul dintre angajați nu răspunde la apel și poate fi procesat ulterior.
Contactul va păstra numărul de la care a sunat și va fi atașată o nouă ofertă, numele contactului nu va fi setat.
Dacă în timpul unei conversații cu un client al cărui număr nu se află în lista de contacte, managerul nu a creat un contact, acest contact poate fi creat automat. Pentru a face acest lucru, activați opțiunea de a crea automat contacte sau clienți potențiali atunci când apelați un număr care nu se află în lista de contacte.
De ce ar putea fi nevoie de acest lucru? Imaginați-vă că un manager sună clienții folosind o bază de date care nu este încărcată în Bitrix24, sau apelează un număr de pe o carte de vizită, dar a uitat să îl introducă în CRM. Contactul va fi creat automat, iar angajatul va trebui să completeze informațiile solicitate.
Acest contact va avea un număr și va fi creată o afacere, dar numele nu va fi setat.
3. Crearea automată a sarcinilor
În setările de integrare, puteți alege cui și în ce situații doriți să setați sarcini pentru procesarea ulterioară a apelurilor. Puteți adăuga o descriere a sarcinii și un titlu. Puteți adăuga un proprietar și un observator la sarcină din lista de angajați.
Sarcinile create prin apel vor apărea în lead, deal, contact card și în lista de sarcini din secțiunea Tasks and Projects.
4. Apelați cu un singur clic
Numărul de telefon de pe softphone sau telefon nu mai poate fi format. În schimb, faceți clic pe pictograma receptorului sau pe numărul salvat.
În primul rând, apelul va ajunge la dispozitivul dvs. (telefon sau softphone), veți ridica receptorul, după care Virtual PBX va forma numărul clientului. Pe ecran va apărea un card de client.
5. Salvarea tuturor apelurilor pe cardul client
Toate activitățile prin lead, contact și deal pot fi văzute în cardul clientului. Deci, să trecem la înțelegere.
În partea dreaptă a fluxului, sunt afișate apelurile legate de ofertă. Aici puteți asculta și orice apel (pentru aceasta trebuie să activați opțiunea „Înregistrare apel” din Contul personal PBX virtual din secțiunea Tarif). Informațiile cu înregistrările și istoricul apelurilor pot fi văzute în cardul clientului direct în Bitrix24.
Vă recomandăm să înregistrați informații despre client și acordurile încheiate în cardul clientului după fiecare conversație, precum și să creați sarcini pentru activități ulterioare.
6. Conectarea automată a clientului cu un manager personal
Opțiunea de conectare automată cu un manager personal va permite clientului să nu piardă timpul pe prima linie și să se conecteze imediat la un manager personal. În plus, în setările de integrare, puteți selecta angajatul sau departamentul către care va fi direcționat apelul dacă angajatul nu răspunde în 15 secunde.
Această setare va fi afișată în interfața Virtual PBX, ca în captura de ecran de mai jos:
Cum se configurează integrarea Virtual PBX cu Bitrix24?
Pentru a integra VATS cu Bitrix24, trebuie să activați opțiunea „Integrare cu CRM” în Contul personal al PBX-ului virtual de la MegaFon. Dacă doriți să înregistrați și să ascultați apeluri prin Bitrix24, trebuie să activați și opțiunea „Înregistrare apel” acolo.
1. Mai întâi trebuie să instalați , mai întâi introduceți CRM și accesați .
2. Accesați contul personal al Virtual PBX de la MegaFon.
3. Accesați „Setări” - „Integrare cu CRM”.
4. Faceți clic pe „Conectați”.
Puteți configura integrarea atât cu versiunile cloud, cât și cu versiunile în cutie ale Bitrix24. În al doilea caz, veți avea nevoie de un certificat SSL funcțional, altfel pot apărea probleme la etapa de mapare a utilizatorului.
5. Notați adresa Bitrix24 și conectați-vă la VATS ca utilizator cu drepturi de administrator.
6. În continuare, se va deschide un ecran cu două grupuri de setări de integrare. În primul grup, va trebui să potriviți utilizatorii Bitrix24 cu utilizatorii Virtual PBX. Fără aceasta, sistemul nu va putea afișa corect evenimentele în CRM și nu va putea identifica angajații.
Angajații suplimentari pot fi adăugați în orice moment. Este important să vă amintiți să faceți o mapare pentru angajații pe care îi veți adăuga în viitor.
7. Al doilea grup arată posibilitățile care sunt aceleași pentru toate scenariile.
8. În continuare, trebuie să treceți la scenariile de integrare. Fiecare element din această parte este configurat separat atât pentru apelurile de intrare, cât și pentru cele de ieșire.
Integrarea poate fi configurată atât pentru fiecare număr individual, cât și pentru toate numerele simultan. Creați scenarii de lucru în interfața Virtual PBX și selectați numerele pentru care va funcționa acest sau acela scenariu.
Unele numere pot fi excluse cu totul din script, de exemplu, numerele unui depozit, ale unui contabil sau ale unui manager. Acest lucru va salva Bitrix24 de tranzacții inutile, contacte și clienți potențiali. Să aruncăm o privire mai atentă la elementele scriptului:
- Cu un apel primit de la un număr necunoscut, un nou client potențial, contact și afacere pot fi create automat. / Responsabil va fi cel care a ratat sau a primit apelul. În cazul unei întreruperi a apelului în IVR, a unui salut, atunci când apelați la un departament sau dacă a fost primit de persoana de serviciu, trebuie să selectați persoana care va fi responsabilă pentru această afacere, lead sau contact.
- Un apel primit de la un client existent poate crea automat un client potențial și o afacere repetată. / Va fi creată o cerere sau o afacere repetată la un apel primit de la un client existent. Va fi desemnat un manager responsabil de la Bitrix24. Ordinea de numire a persoanei responsabile poate fi modificată în setările CRM, de exemplu, poate fi persoana care a primit apelul.
- Apelurile de la clienții existenți vor fi redirecționate către managerii responsabili specificați în Bitrix24. / Inițial, opțiunea este activată pentru toată lumea. Puteți selecta numerele pentru care va funcționa opțiunea și angajatul căruia îi va fi transferat apelul dacă persoana responsabilă nu răspunde.
- Cu un apel primit de la un număr necunoscut, poate fi creată o sarcină pentru angajatul care a primit apelul pentru un apel reușit sau pentru un angajat de serviciu pentru un apel nereușit. / În setarea acestui element, trebuie să selectați acțiuni active:
- creați o sarcină pentru un angajat după ce acesta a primit cu succes un apel. Pentru a face acest lucru, trebuie să specificați Titlul sarcinii, Textul sarcinii și Observatorul.
- creați o sarcină pentru un angajat sau un ofițer de serviciu la un apel pierdut. Aici trebuie să selectați persoana responsabilă de serviciu, titlul sarcinii, textul sarcinii și observatorul.
- Cu un apel primit de la un client existent, o sarcină poate fi creată pentru managerul responsabil sau pentru angajatul care a primit apelul. / Similar cu setările elementului anterior, trebuie să selectați acțiuni active:
- La un apel reușit, creați o sarcină pentru angajatul care a primit apelul. Pentru a face acest lucru, trebuie să specificați titlul sarcinii, textul sarcinii și, de asemenea, să selectați Observatorul.
- Creați o sarcină pentru un angajat sau un ofițer de serviciu la un apel pierdut. Pentru a face acest lucru, trebuie să selectați persoana responsabilă de serviciu, textul sarcinii, titlul sarcinii și observatorul.
Urmează setările pentru apelurile efectuate.
- Când efectuați un apel de ieșire către un număr necunoscut, un nou client potențial, contact și o afacere pot fi create automat. / Nu sunt necesare setări suplimentare aici.
- Când efectuați un apel către un client existent, un client potențial și o afacere pot fi create automat. / Va fi necesar să se precizeze în setări cine va fi responsabil pentru reluarea tranzacției sau lead-ul în cazul unui apel reușit: persoana responsabilă pentru contact sau cea care a efectuat apelul? Separat, trebuie să selectați persoana responsabilă în cazul unui apel nereușit.
- Când efectuați un apel către un client existent, un client potențial și o afacere pot fi create automat. / În setări, va trebui să specificați persoana responsabilă în lead-ul sau acordul repetat în cazul unui apel reușit: persoana care a efectuat apelul sau persoana responsabilă pentru contact? De asemenea, trebuie să alegeți o persoană responsabilă în cazul unui apel nereușit.
- Când efectuați un apel către un număr necunoscut, poate fi creată o sarcină pentru apelant. / Puteți configura sarcini pentru apelurile nereușite și reușite. Sarcina trebuie să prescrie un titlu, un text și să selecteze un observator.
- Atunci când efectuați un apel către un client existent, poate fi creată o sarcină pentru managerul sau apelantul responsabil. / Selectați în setări dacă doriți să creați sarcini pentru apelurile nereușite și reușite. În ambele cazuri, trebuie să selectați persoana responsabilă pentru sarcină (cel care a efectuat apelul sau persoana responsabilă pentru contact), titlul sarcinii, textul și selectați observatorul.
9. Și ultima setare este setarea istoricului apelurilor angajaților care nu sunt în Bitrix24. Istoricul acestor apeluri poate fi salvat sub numele angajatului pe care îl alegeți.
Faceți clic pe „Salvare”, inscripția verde „Conectat” va apărea pe pictogramă - asta înseamnă că integrarea este activată și funcționează.
10. Pentru a putea efectua apeluri făcând clic pe un număr de telefon, este necesară încă o setare.
Faceți clic pe Setări generale și selectați aplicația MegaFon ca numere pentru apelurile efectuate.
Faceți clic pe Salvare.
Să rezumam.
Bitrix24 este un instrument pentru construirea de proiecte eficiente de retail. Integrarea cu telefonia va extinde funcționalitatea CRM, ca urmare, veți avea acces la vizualizarea statisticilor apelurilor, ascultarea înregistrărilor conversațiilor direct din Bitrix24.
Angajații care primesc apeluri vor putea vedea numele clienților și vor economisi timp atunci când creează clienți potențiali, oferte și contacte, iar funcția de atribuire unui manager personal vă va oferi mulți clienți noi mulțumiți.
Evident, toate setările se pot face în câteva minute, în timp ce integrarea deschide multe oportunități suplimentare atât pentru telefonie cu conexiune Virtual PBX, cât și pentru CRM.
Sursa: www.habr.com