Despre administratori de sistem s-au scris multe episoade: citate și benzi desenate pe Bashorg, megabyte-uri de povești pe IThappens și pe Dolban-AITI, drame online nesfârșite pe forumuri. Nu este întâmplător. În primul rând, acești băieți sunt garanția funcționării celei mai importante părți a infrastructurii oricărei companii, în al doilea rând, acum au loc discuții ciudate despre faptul dacă administrarea sistemelor este pe cale de dispariție, și în al treilea rând, administratorii de sistem sunt destul de originali, comunicarea cu ei fiind o știință în sine. Dar glumele sunt glume, iar munca unui administrator de sistem este atât periculoasă, cât și dificilă, și, după cum se spune în versuri — la prima vedere aproape că nu este vizibilă. Mai ales că aceasta nu este văzută de conducătorii din micile și medii afaceri, ceea ce duce la conflicte, neplăceri, intrigi și alte dureri de cap corporative. Să ne gândim, este posibil să trecem de fiecare dată de un șef sau, poate, mai bine să renunțăm.
10 situații pentru administratori și soluții pentru acestea
Situația 1. Administratorul de sistem — „rezolvator” al tuturor problemelor
Dacă un administrator de sistem își citește fișa postului, cu greu va găsi un articol care să spună că fiecare problemă nouă din birou, legată de orice lucru conectat în priză, este problema lui. Cu toate acestea, în micile și medii afaceri, administratorul devine adesea un hibrid între responsabilul de gestionarea bunurilor, electrician și administrator de sistem propriu-zis: comandă apă, repară mese și ceainițe, menține rețeaua și stațiile de lucru, uneori oferă sprijin psihologic angajaților (fără a-i sprijini în interior, deoarece este obosit de o sută de incidente pe zi). De fapt, el este singurul care se transformă în serviciul de suport intern — o inițiativă frumoasă, dar doar nu cu forțele unei singure persoane. Și, desigur, dacă cineva refuză să efectueze o sarcină necorespunzătoare sau amână repararea mașinii de cafea pentru dimineață, pentru că seara trebuie să pregătească un mediu de testare pentru versiunea beta actualizată, imediat apar plângeri, fiindcă în cadrul unei mici companii, drumul până la director este un singur pas. Directorul poate fi un susținător al lansărilor de seară ale versiunii beta și, în general, un tip bun, dar pentru a evita o revoluție a cafelei, oricum va cere să repare aparatul, căci ce mare lucru este „treaba asta”.
Soluție
A te impune și a arăta fișa postului în astfel de situații este periculos, așa că formalizarea procesului și câteva trucuri raționale vor salva situația.
- Faceți-vă treaba cu seriozitate, pentru a evita gândurile de a vă distrage de la ea.
- Nu oferiți ajutorul vostru primii — reacționați la solicitare (iar și mai bine — printr-un tichet formal în ).
- Nu vă risipiți în explicații pentru lucruri care au fost deja explicate o dată: trimiteți la Google sau directionați către baza de cunoștințe (pe care este mai bine să o creați și să o umpleți o dată, decât să explicați același lucru de o sută de ori).
- Creați un sistem formalizat de comunicare pentru problemele de corectare a accidentelor de birou — ori ar trebui să fie cereri pe e-mail, ori , ori un messenger cu păstrarea întregii istorii).
Situația 2. Ne-tehnicienii atacă
Directorul unei companii sau al unei subdiviziuni poate ajunge ușor să fie o persoană fără fundamente IT, iar aceasta înseamnă că va avea un limbaj de comunicare diferit de cel al administratorului de sistem. În același timp, directorul este cel care ia deciziile, iar adesea aceste decizii nu sunt realizabile tehnic, nu sunt rationale etc. (de exemplu, să implementeze SAP CRM într-o mică companie, în loc de RegionSoft CRM doar pentru că primii au trimis un consultant care a convincit că este cel mai tare software din lume). Dacă între conducere și administratorul de sistem nu există un buffer bun sub formă de CIO, CTO sau lider al departamentului IT, și el este singurul războinic pe acest teren, va fi greu. Pe de o parte, da, poți să ignori deciziile: dacă vrea SAP — va fi SAP, dacă vrea un server de 700 de mii de ruble — va fi un server de 700 de mii de ruble. Dar exact administratorul trebuie să suporte ceea ce a fost implementat!
Soluție
- Negociați și explicați. În general, principalul punct de interes al directorului este profitul, adică venitul minus costurile. Nu intrați în detalii despre tipurile de profit sau în tema ROI și EBITDA, doar încercați să comunicați cât de mult poate afecta profitabilitatea un anumit software sau hardware, cât de repede se va amortiza.
- Explicați și calculați cât va costa modificarea, suportul, actualizările, închirierea etc.
- Explicați că echipamentele puternice consumă mai multă electricitate, necesită un spațiu separat (nu sunt gata să stea în spatele administratorului) etc.
- Propuneți să discutați planul de utilizare a noului element de infrastructură.
- Dacă consultanții implementează, încercați să fiți prezent la discuții și adresați experților cele mai detaliate întrebări tehnice.
- Oferiți alternative și explicați modul în care factorul de preț va influența situația financiară a companiei.
De obicei, discuțiile din perspectiva financiară funcționează destul de eficient.
Situația 3. Administrator de sistem considerat leneș de colegi și șefi
Aceasta este, desigur, epopeea principală a vieții unui administrator de sistem în micile și mijlociile afaceri. Atâta timp cât totul este configurat corect, optimizat și funcționează, munca administratorului de sistem rămâne neobservată, dar de îndată ce ceva pică, administratorul este vinovat și îi sunt adresate întrebări despre de ce nu s-au luat măsuri la timp pentru a preveni problemele de la data center (de exemplu). În general, atâta timp cât totul este bine, administratorul este văzut ca fiind leneșul numărul unu.
Dar există și cealaltă față a acestei situații: administratorul de sistem va rezolva o sută de probleme, dar pentru a suta va avea nevoie de mai mult timp și resurse și, uite, a "impus" munca întregului departament! Și nimeni nu îți va dovedi că ai muncit din greu toată ziua, iar aceeași colegă te-a rugat de cinci ori să recuperezi parola și de trei ori să îi arăți cum și unde să introducă codul de autentificare în doi pași în e-mail.
Soluție
Aici totul este banal: trebuie să înregistrați absolut toate solicitările cu maximă detaliere. Există o mulțime de instrumente pentru asta. Cele mai puțin potrivite sunt e-mailul și aplicațiile de mesagerie: acestea pot pierde înregistrări, nu oferă nicio statistică (astfel încât să poți privi și să spui „iată!”), rupe lanțurile de mesaje etc. Sistemele de ticketing gratuite sunt bune, dar adesea instabile, incomode și sunt livrate așa cum sunt. Cel mai bine este să alegi ceva ieftin și de încredere, a cărui stabilitate este garantată de furnizor. De exemplu, am dezvoltat un sistem ultra-rapid și simplu — un sistem în care clienții interni sau externi deschid tichete, tu gestionezi corespondența și rezolvi sarcinile tale. Am încercat o mulțime de astfel de programe și în procesul de dezvoltare am corectat ceea ce nu ne-a satisfăcut deloc: am realizat o viteză excepțională (tichetele se deschid aproape fără să fie observate), desfășurare rapidă a sistemului (în 5 minute), setări simple și accesibile (încă 5 minute), interfață simplă (crearea unui tichet este garantat că o va înțelege orice angajat, atâta timp cât știe să deschidă un browser și poate accesa câteva site-uri). Exact în același mod poate fi folosit de outsourceri, centre de servicii și orice suport pentru clienți.
Astfel, devii practic un executant pentru clientul de afaceri intern și poți apela la principiul „fără tichet — fără problemă”, iar în cazul problemelor poți să-i prezinți liderului toate incidentele, starea lucrărilor, numărul și altele. Corepondenta reală — reclamații reale.
Au trecut 18 ani, iar aceasta este încă relevantă: o învățătură eternă de pe forumul ixbt
Situația 4. Administratorul în cloud nu este necesar
Este o opinie foarte des întâlnită: deoarece există cloud-uri, administratorii de sistem dispar, iar micile și mijlociile afaceri nu mai au nevoie de ei, este suficient să închiriezi un VDS/VPS și să „trimiți infrastructura în cloud”. Desigur, această opinie este susținută și promovată de furnizori. Poate că este adevărat, dar exact până la prima defecțiune, problemă și necesitatea de a te descurca în panou și de a discuta cu suportul tehnic al furnizorului.
Soluție
Demonstrează liderului și managerilor toate caracteristicile funcționării interfeței de administrare, explică eventualele defecțiuni și cum să le gestioneze, intră în cele mai subtile detalii. De obicei, o astfel de întâlnire de birou se încheie cu o ofertă obosită: „Ei bine, tu ești administrator, tu trebuie să te ocupi”.
Situația 5. Administratorul de sistem educat — un administrator de sistem străin
Furnizorii de software și hardware dețin lumea IT, lansând constant actualizări, livrând produse corporative grozave (și mai puțin grozave) și oferind cursuri de formare și certificare. Puțini administratori de sistem vor spune că este rău să ai o certificare Cisco, Microsoft, ABBYY sau chiar Huawei. Iar dacă o obții pe cheltuiala companiei — cu atât mai bine, este o investiție în profesionalismul angajatului. Deseori, managerii refuză astfel de propuneri, crezând (pe bună dreptate) că își vor forma angajatul, iar el va părăsi compania cu abilități îmbunătățite pentru a merge la o mare corporație.
Soluție
Aceasta este o situație în care trebuie atins un compromis, deoarece formarea este necesară mai întâi pentru voi, iar compania plătește. Cel mai frecvent variantă: un acord privind durata muncii după formare (cu obligația de a returna diferența în cazul concedierii) sau finalizarea completă a proiectului de muncă. Uneori, formarea este plătită cu obligația de a garanta că ceilalți colegi vor fi instruiți (deși certificările din IT se aplică în măsură mai mică).
Dacă aveți nevoie de formare, puteți merge direct la manager sau puteți contacta HR. În orice caz, trebuie să comunicați managerului că căutarea, angajarea și integrarea unui specialist costă bani, iar nevoile de lucru necesită o calificare ridicată a executantului. Personalul calificat este mai productiv, productivitatea influențează eficiența administratorului, eficiența - stabilitatea și fiabilitatea infrastructurii, iar în cele din urmă profitul.
Situația 6. Dar tu te uiți la tableta mea? Dar la hard disk? Dar la mașină?
Din păcate (sau din fericire), în Rusia cultura corporativă și comunicarea sunt aproape întotdeauna culturi de ajutor reciproc, comunicare informală și mesaje emoționale. Asta înseamnă că, mai devreme sau mai târziu, laptopul, telefonul, tableta, ceasul sau chiar mașina colegului ajung în mâinile administratorului de sistem. Și uneori, o simplă întrebare de „Te uitați?” devine ore de timp personal pierdut. Sau timp de lucru, dar atunci sarcinile de lucru sunt rezolvate în timpul personal. E greu să refuzi, e și mai greu să ceri bani. Dacă a cerut managerul - trebuie doar să suspini și să faci. Astfel de sarcini cresc ca un bulgăre de zăpadă, deoarece începe să funcționeze un sistem de recomandări impecabil 🙂
Soluție
În general, desigur, cel mai bine este să accepți condițiile jocului și să fii pur și simplu o persoană - să ajuti. Mâine cineva va cheltui timp personal pentru a te ajuta. Dar există câteva sfaturi.
- Dacă nu ai fost solicitat niciodată, fii pregătit să spui de prima dată ceva de genul: „Oh, mai bine mă pricep la rețele și configurații, nu am avut ocazia cu astfel de tehnologie - aș putea strica ceva. Hai să găsim un serviciu pentru tine?”
- A lucra pentru bani de la început - să se audă că Vasya face treabă bună și mai ieftin decât serviciile.
- A refuza, invocând sarcinile de lucru. În cazul unei solicitări din partea managerului, să te informezi despre prioritatea sarcinilor. Dar atunci vei fi văzut ca un plictisitor, snob și birocrat.
În general, situația este mai degrabă etică, așa că decideți-o în propriul vostru domeniu moral. Personal, ne ajutăm cu drag.
Situația 7. Echipamentele și software-ul vechi, șeful zgârcit
Clasic, contrar serverului pentru 700, și totuși mult mai răspândit în companii mici. Licențe vechi, o grămadă de versiuni gratuite pentru toate și toate, hardware groaznic, zero periferice și fonduri de schimb — condiții din care vrei să găsești o ieșire. Ideal, cu un dosar de muncă. Dar dacă există anumite motive (colegi, atmosferă, proiect, timp liber, apropierea de casă etc.) care te motivează să rămâi în companie, trebuie să acționezi hotărât.
Soluție
- Dacă este vorba despre actualizările de software, contactează furnizorul și solicită materiale despre avantajele noii versiuni, acestea sunt trimise gratuit. Pe baza lor, vei putea formula o argumentație corectă pentru achiziția actualizării software-ului.
- Dacă este vorba despre hardware, măsoară viteza de lucru și calculează cât de mult mai repede vor lucra angajații pe PC-uri și servere cu un randament mai mare.
- În cazul software-ului gratuit sau, ceea ce este și mai rău, al hostingului, subliniază nesiguranța acestor soluții, instabilitatea și lipsa de suport. Găsește exemple de alte companii (de care internetul este plin).
- De asemenea, evaluează costul timpului de nefuncționare în cazul unei căderi a telefoniei, internetului, PC-urilor angajaților etc. și prezintă o cerere pentru fonduri de schimb și actualizarea echipamentului.
În general, toate sfaturile se reduc la aceleași motive: să începem a calcula beneficiile. Apropo, actualizarea constantă a tuturor și a tuturor este la fel de proastă — dacă te îndoiești de cât de proastă este, întreabă programatorii ce înseamnă să schimbi stiva la fiecare nouă tehnologie și limbaj de programare; cine a avut de-a face cu asta — nu va uita.
Situația 8. Timp de nefuncționare din vina ta!
Ai un sistem de recuperare de urgență și backup, backup-urile sunt în regulă, rețeaua este bine configurată, totul este în regulă cu licențele și prelungirile închirierii software-ului pe baza SaaS, dar dintr-o dată, un excavator taie cablul, centrul de date cade, se produce un atac DDoS, Google oprește reclama (da, da, este destul de des pus pe seama administratorului), sistemul de plată se oprește — și gata, timp de nefuncționare din vina ta, scump administrator de sistem. A nega și a refuza este pur și simplu inutil, șeful e furios, angajații sunt în panică.
A trecut 18 ani, dar este încă relevant: „sfaturi utile” de pe forumul ixbt.
Acum 15 ani se vorbea vorbind, iar problema este mai vie ca niciodată.
Soluție
Cazul în care prevenția este cea mai bună modalitate de a evita conflictele cu șeful.
- Asigurați-vă că aveți toate backup-urile și posibilitățile de recuperare în caz de urgență. Pierderea de date în zilele noastre este impermisibilă, este un activ prea valoros.
- Cât mai mult posibil, încercați să fiți primul care află despre orice defecțiuni, nu de la colegi sau conducere indignat. Organizați o notificare operativă a angajaților despre defecțiuni - ei trebuie să aibă o încredere solidă în faptul că, chiar dacă există o problemă, aceasta este sub control.
- Convingeți-vă șeful de necesitatea unei conexiuni de rezervă în caz de urgență - aceasta rezolvă deja multe probleme.
Situația 9. Consultantii reprezentanților vendorului ca inamici ai administrației IT
Atunci când șeful dumneavoastră începe să caute un nou software, vor apărea anunțuri și cu siguranță se va conecta cu reprezentanți „de integrator” foarte scumpi, care au o experiență vastă în vânzări și nu sunt pregătiți să renunțe ușor la cei care au venit inițial cu interes. Cu cât decidentul tehnic este mai puțin experimentat, cu atât acesta este mai atras în discuție cu acești oameni. Și iată-i deja aici, în sala de negocieri - au deschis o prezentare colorată și îți spun povești. Iar tu, administrator de sistem, stai și te întristezi: nu că îți pasă prea mult de banii companiei, dar tu trebuie să implementezi și să susții asta, iar tu știi foarte bine că în astfel de software multe lucruri sunt concepute astfel încât să cumperi și modificări, și setări, și suport pentru clienți și să plătești un manager personal. Și totuși, mașinăria nu va funcționa, pentru că pur și simplu nu corespunde cerințelor afacerii. Și „gulerii” continuă să vorbească și să vorbească...
Soluție
Cel mai adesea, consultanții în software (dar și hardware) sunt vânzători bine pregătiți, fără experiență în utilizarea echipamentului, care nu înțeleg cum funcționează software-ul în condiții reale. Au memorat scripturile și ghidurile lor, dar poți să-i pui într-o situație delicată cu câteva întrebări tehnice profesionale. Da, formal vor răspunde după tiparul dat, dar va deveni evident că „nu se descurcă”. Sarcina ta este să-i duci la tăcere și să le arăți lipsa de profesionalism.
Și spuneți-i liderului cum să aleagă software-ul / hardware-ul / orice aspect tehnic în domeniul corporativ: colectarea cerințelor → analiza ofertelor → comunicarea cu furnizorii → demonstrarea → discutarea modificărilor, ajustărilor → implementarea → instruirea → exploatarea.
Situația 10. Nu pot spune „nu”
Să spui „nu” este foarte greu. Atât de greu, încât în Europa, de exemplu, este unul dintre cele mai populare servicii ale consilierilor personali. Cererile și solicitațiile sunt multe, dar ai timp și resurse limitate, chiar și pentru problemele de muncă. Și cu fiecare refuz intri din nou în cerc: plângere la lider, reproșuri, conflicte, sarcini încheiate pe fugă. Din această cauză apare teama de a refuza. Iar unii angajați (și acest lucru nu se aplică doar administratorilor de sistem) se pun în postura de a trăi fără „nu” din cauza ambițiilor — pare că o cerere neîndeplinită înseamnă că toate obiectivele s-au prăbușit, nu mai există muncă. Dar îndeplinirea constantă a tuturor cerințelor care vin, mai devreme sau mai târziu, se va transforma în eșec — mult mai oribil decât o repartizare corectă a sarcinilor și refuzul unor comenzi cu o motivație adecvată. De exemplu 🙂
Soluție
- Previne: defineste din timp domeniul tău de responsabilitate și capacitățile tale.
- Fiecare lucru la timpul lui: ține un calendar sau un planner personal pentru a-ți aminti că timpul este limitat și nu poți să faci absolut tot.
- Deleagă: nu te teme să iei un ajutor sau să împarți responsabilitățile între colegii existenți. Nu, nu vei fi dat afară, aceasta este o concepție greșită periculoasă și inutilă, derivată din lipsa de încredere în sine și în profesionalismul tău. Lasă-ți sarcinile dificile pe care doar tu le poți îndeplini — și îndeplinește-le la un nivel de calitate. Nimeni nu va avea nimic de spus!
- Lipește un mini-autocolant pe PC cu cuvântul „nu”. Și începe discuția despre următoarea sarcină „căzută” cu „trebuie să verific când am o fereastră, sunt ocupat [denumirea afacerii curente cu adevărat importante]”.
În general, uneori, cel mai mult ajută fraza magică: „Nu te grăbi să urmezi instrucțiunile, pentru că va fi emis un ordin de anulare al acestora” 🙂
Toți se consumă. Toți se supără pe subalterni. Toți își doresc concediu. În general, toți sunt oameni. A negocia cu un superior poate fi adesea imposibil, însă tot timpul ai puterea să-ți protejezi demnitatea profesională și să demonstrezi valoarea ta fără a lăsa demisii pe masă. Capacitatea de a negocia, de a-ți susține opinia și de a îmbina interesele companiei reprezintă o artă care te va conduce spre respect și avansare profesională. Diplomația corporativă este magia adevăraților profesioniști.
Anunțăm o promoție pentru clienți în perioada 1 august - 30 septembrie 2019: la prima plată în contul tău, vei primi 150% din suma plătită. Pentru a obține bonusul, trebuie să menționezi codul promoțional „Startup” în următorul mod: „Plata pentru serviciile ZEDLine Support (cod promoțional )” Adică, la plata a 1000 RON, veți avea un credit de 1500 RON, pe care îl veți putea folosi pentru activarea oricăror servicii oferite.
Sursa: habr.com
