Saltul software va deveni în curând o boală foarte comună a companiilor. Schimbarea unui software cu altul din cauza oricărui lucru mic, trecerea de la tehnologie la tehnologie, experimentarea unei afaceri live devine o normă. În același timp, în birou începe un adevărat război civil: se formează o mișcare de rezistență la implementare, partizanii desfășoară activități subversive împotriva noului sistem, spionii promovează o lume nouă curajoasă cu software nou, management din mașina blindată a portalul corporativ difuzează despre pace, muncă, KPI-uri. O revoluție se termină de obicei cu eșec complet pe o parte.
Știm aproape totul despre implementare, așa că haideți să încercăm să ne dăm seama cum să transformăm o revoluție într-o evoluție și să facem implementarea cât mai utilă și nedureroasă posibil. Ei bine, sau cel puțin vă vom spune în ce ați putea intra în acest proces.
Vizualizarea ideală a acceptării angajaților a noului software.Sursa - Yandex.Images
Consultanții străini ar începe acest articol cam așa: „Dacă le oferiți angajaților dumneavoastră software de calitate care le poate îmbunătăți munca, are un impact calitativ asupra performanței, adoptarea unui nou program sau sistem se va întâmpla în mod natural.” Dar suntem în Rusia, așa că problema angajaților suspecti și beligeranți este foarte relevantă. O tranziție naturală nu va funcționa, chiar și cu un software minim, cum ar fi un messenger corporativ sau un softphone.
De unde vin picioarele problemei?
Astăzi, fiecare companie are instalată o întreagă grădină zoologică de software (luăm cazul general, deoarece în companiile IT cantitatea de software este dublă sau triplă, iar problemele de adaptare se suprapun parțial și sunt foarte specifice): sisteme de management de proiect, CRM/ERP, clienți de e-mail, mesagerie instant, portal corporativ etc. Și asta fără să ia în calcul faptul că există companii în care chiar și trecerea de la browser la browser este efectuată de întreaga echipă fără excepție (și există și echipe care se bazează complet pe Internet Explorer Edge). În general, există mai multe situații pentru care articolul nostru poate fi util:
- are loc procesul de automatizare primară a unui anumit grup de sarcini: se implementează primul CRM/ERP, se deschide un portal corporativ, se instalează un sistem de suport tehnic etc.;
- un software este înlocuit cu altul dintr-un anumit motiv: uzură, cerințe noi, scalare, schimbare de activitate etc.;
- modulele sistemului existent sunt construite în scopul dezvoltării și creșterii (de exemplu, o companie a deschis producția și a decis să treacă de la pe cu funcționalitate maximă);
- Are loc o actualizare majoră a interfeței și a software-ului funcțional.
Desigur, primele două cazuri sunt mult mai acute și tipice în manifestările lor, acordați-le o atenție deosebită.
Așadar, înainte de a începe să lucrați cu echipa (care au bănuit deja că vor avea loc schimbări în curând), încercați să înțelegeți care sunt motivele reale pentru schimbarea software-ului și dacă sunteți de acord că modificările sunt atât de necesare.
- Vechiul program este greu de lucrat: este scump, incomod, nefuncțional, nu mai corespunde cerințelor dvs., nu este potrivit pentru scara dvs. etc. Aceasta este o necesitate obiectivă.
- Vânzătorul a încetat să mai susțină sistemul, sau suportul și modificările s-au transformat într-o serie nesfârșită de aprobări și scurgere de bani. Dacă costurile dvs. au crescut semnificativ, iar în viitor promit să crească și mai mult, nu este nimic de așteptat, trebuie să reduceți. Da, un nou sistem va costa și bani, dar în final optimizarea va costa mai puțin decât un astfel de suport.
- Schimbarea software-ului este capriciul unei persoane sau al unui grup de angajați. De exemplu, CTO vrea o retrocedare și face lobby pentru introducerea unui sistem nou, mai scump - acest lucru se întâmplă în companiile mari. Un alt exemplu: un manager de proiect susține schimbarea Asana în Basecamp, apoi Basecamp în Jira și Jira complexă în Wrike. Adesea, singurul motiv pentru astfel de migrații este acela de a-și etala munca ocupată și de a-și păstra poziția. În astfel de cazuri, este necesar să se determine gradul de necesitate, motive și justificare și, de regulă, printr-o decizie puternică de a refuza modificările.
Vorbim despre motivele trecerii de la un software la altul, și nu despre automatizarea primară - doar pentru că automatizarea este a priori necesară. Dacă compania dvs. face ceva manual și de rutină, dar ar putea fi automatizată, pur și simplu pierdeți timp, bani și, cel mai probabil, date valoroase ale companiei. Automatizează-l!
Cum poți trece: marele salt sau tigrul ghemuit?
În practica mondială, există trei strategii principale pentru trecerea la noul software și adaptarea la acesta - și ni se par foarte potrivite, așa că să nu reinventăm roata.
Big Bang
Adopția folosind metoda „Big Bang” este cea mai grea tranziție posibilă, atunci când setați o dată exactă și efectuați o migrare bruscă, dezactivând 100% vechiul software.
Pro
+ Toată lumea lucrează într-un singur sistem, nu este nevoie să sincronizeze datele, angajații nu trebuie să monitorizeze două interfețe simultan.
+ Simplitate pentru administrator - o migrare, o sarcină, un suport de sistem.
+ Toate modificările posibile apar la un moment dat și sunt vizibile aproape imediat - nu este nevoie să izolați ce și în ce proporție a afectat productivitatea, viteza de dezvoltare, vânzările etc.
Contra
— Funcționează cu succes doar cu un software simplu: chat-uri, portal corporativ, mesagerie instant. Chiar și e-mailul poate eșua deja, ca să nu mai vorbim de sistemele de management de proiect, CRM/ERP și alte sisteme serioase.
— O migrare „explozivă” de la un sistem mare la altul va provoca inevitabil haos.
Cel mai important lucru pentru acest tip de tranziție către un nou mediu de lucru este formarea.
Alergare paralelă
Adaptarea paralelă la software este o metodă mai blândă și mai universală de tranziție, în care se stabilește o perioadă de timp în care ambele sisteme vor funcționa simultan.
Pro
+ Utilizatorii au suficient timp să se obișnuiască cu noul software în timp ce lucrează rapid în cel vechi, să găsească paralele și să înțeleagă noua logică a interacțiunii cu interfața.
+ În cazul unor probleme bruște, angajații continuă să lucreze în vechiul sistem.
+ Instruirea utilizatorilor este mai puțin riguroasă și, în general, mai ieftină.
+ Practic nu există nicio reacție negativă din partea angajaților - la urma urmei, aceștia nu au fost lipsiți de instrumentele lor obișnuite sau de modul lor de a face lucrurile (dacă automatizarea are loc pentru prima dată).
Contra
— Probleme de administrare: suport pentru ambele sisteme, sincronizarea datelor, managementul securității în două aplicații simultan.
— Procesul de tranziție se întinde la nesfârșit - angajații își dau seama că le mai rămâne aproape o eternitate și pot extinde puțin mai mult utilizarea interfeței familiare.
- Confuzie utilizator - Cele două interfețe sunt confuze și provoacă erori operaționale și de date.
- Bani. Plătiți pentru ambele sisteme.
Adopție în etape
Adaptarea pas cu pas este cea mai ușoară opțiune pentru trecerea la un software nou. Tranziția se realizează funcțional, în perioade de timp specificate și pe departamente (de exemplu, de la 1 iunie adăugăm clienți noi doar la noul sistem CRM, din 20 iunie efectuăm tranzacții în noul sistem, până la 1 august transferăm calendare). și cazuri, iar până pe 30 septembrie finalizam migrarea este o descriere foarte grosieră, dar în general clară).
Pro
+ Tranziție organizată, încărcare distribuită între administratori și experți interni.
+ Învățare mai atentă și aprofundată.
+ Nu există rezistență la schimbare, deoarece se produce cât mai blând posibil.
Contra - aproximativ la fel ca pentru o tranziție paralelă.
Deci acum, doar o tranziție treptată?
O întrebare logică, veți fi de acord. De ce să ai niște bătăi de cap în plus când poți să faci un program și să acționezi conform unui plan clar? De fapt, nu totul este atât de simplu.
- Complexitatea software: dacă vorbim de software complex (de exemplu, ), atunci adaptarea de fază este mai potrivită. Dacă software-ul este simplu (messenger, portal corporativ), atunci un model potrivit este atunci când anunțați data și dezactivați vechiul software în ziua stabilită (dacă aveți noroc, angajații vor avea timp să scoată toate informațiile de care au nevoie). , iar dacă nu contați pe noroc, atunci trebuie să furnizați datele necesare de import automat din sistemul vechi în cel nou, dacă este posibil din punct de vedere tehnic).
- Gradul de risc pentru companie: cu cât implementarea este mai riscantă, cu atât ar trebui să fie mai lentă. Pe de altă parte, întârzierea este, de asemenea, un risc: de exemplu, treci de la un sistem CRM la altul, iar în perioada de tranziție ești obligat să plătești pentru ambele, crescând astfel costurile și costul implementării noului sistem, care înseamnă că perioada de rambursare este prelungită.
- Numărul de angajați: Big Bang cu siguranță nu este potrivit dacă trebuie să scalați și să configurați multe profiluri de utilizator. Deși există cazuri în care implementarea ultra-rapidă este un beneficiu pentru o companie mare. Această opțiune poate fi potrivită pentru sistemele care sunt utilizate de mulți angajați, dar este posibil să nu aibă cerințe, deoarece personalizarea nu este intenționată. Dar din nou, acesta este un big bang pentru utilizatorii finali și o muncă uriașă pas cu pas pentru același serviciu IT (de exemplu, sistem de facturare sau de acces).
- Caracteristici ale implementării software-ului selectat (revizuire etc.). Uneori, implementarea este inițial pas cu pas - cu colectarea cerințelor, perfecționare, instruire etc. De exemplu, este întotdeauna implementat progresiv, iar dacă cineva vă promite „implementare și configurare în 3 zile sau chiar 3 ore” - amintiți-vă acest articol și ocoliți astfel de servicii: instalare ≠ implementare.
Din nou, chiar și cunoscând parametrii enumerați, nu se poate lua cu siguranță o cale sau alta. Evaluați-vă mediul corporativ - acest lucru vă va ajuta să înțelegeți echilibrul de putere și să determinați care model (sau combinația unora dintre elementele lor) este potrivit pentru dvs.
Agenți de influență: revoluție sau evoluție
Primul lucru la care ar trebui să acordați atenție este angajații care vor fi afectați de implementarea noului software. De fapt, problema pe care o luăm în considerare acum este un factor pur uman, așa că nu poate fi evitată analiza impactului asupra angajaților. Pe unele dintre ele le-am menționat deja mai sus.
- Liderii companiei determină modul în care noul software va fi acceptat în general. Și nu acesta este locul pentru discursuri promoționale și discursuri înflăcărate - este important să arătăm exact nevoia de schimbare, să transmitem ideea că aceasta înseamnă doar alegerea unui instrument mai cool și mai convenabil, la fel ca și înlocuirea unui laptop vechi. Cea mai mare greșeală a conducerii într-o astfel de situație este să se spele pe mâini și să se retragă: dacă managementul nu are nevoie de automatizarea companiei, de ce ar trebui să intereseze angajații? Fii în proces.
- Șefii de departament (managerii de proiect) sunt o verigă intermediară care trebuie să participe la toate procesele, să gestioneze nemulțumirile, să demonstreze voința și să treacă peste orice obiecție a colegilor și să efectueze formare de înaltă calitate și aprofundată.
- Serviciu IT (sau administratori de sistem) - la prima vedere, aceștia sunt primii tăi, cei mai adaptabili și adaptabili, dar... nu. Adesea, mai ales în companiile mici și mijlocii, administratorii de sistem se opun oricăror modificări (întăriri) infrastructurii IT, iar asta nu se datorează vreunei justificări tehnice, ci lenei și reticenței de a lucra. Cine dintre noi nu a căutat modalități de a evita munca? Dar să nu fie în detrimentul întregii companii.
- Utilizatorii finali, de regulă, doresc să lucreze bine și convenabil pe de o parte și, la fel ca oricăror oameni vii, se tem de schimbare. Argumentul principal pentru ei este sincer și simplu: de ce introducem/schimbăm, care sunt limitele controlului, cum va fi evaluată munca, ce se va schimba și care sunt riscurile (apropo, toată lumea ar trebui să evalueze riscurile - chiar dacă suntem vânzători , dar nu ne angajăm să spunem că totul merge întotdeauna bine: există riscuri în orice proces din cadrul unei afaceri).
- „Autoritățile” din cadrul companiei sunt partizani care pot influența alți angajați. Aceasta nu este neapărat o persoană cu o poziție înaltă sau o experiență vastă - în cazul lucrului cu software, „autoritatea” poate fi un știe-totul avansat care, de exemplu, a recitit Habr și va începe să intimideze toată lumea despre cât de rău va deveni totul. S-ar putea să nu aibă nici măcar scopul de a strica procesul de implementare sau de tranziție - doar expoziție și spirit de rezistență - și angajații îl vor crede. Trebuie să lucrați cu astfel de angajați: explicați, întrebați și, în cazuri deosebit de dificile, sugerați consecințele.
Există o rețetă universală pentru a verifica dacă utilizatorii se tem cu adevărat de ceva sau dacă au paranoia de grup condusă de un lider priceput. Întrebați-i despre motivele nemulțumirii, despre preocupări - dacă aceasta nu este o experiență sau o opinie personală, argumentele vor începe să se reverse după 3-4 întrebări clarificatoare.
Doi factori importanți pentru depășirea cu succes a „mișcării de rezistență”.
- Oferiți training: furnizor și intern. Asigurați-vă că angajații înțeleg cu adevărat totul, l-au stăpânit și, indiferent de nivelul lor de pregătire, sunt gata să înceapă să lucreze. Un atribut obligatoriu al instruirii este instrucțiunile tipărite și electronice (regulamente) și cea mai completă documentație de pe sistem (furnizorii care se respectă o lansează împreună cu software-ul și o oferă gratuit).
- Căutați susținători și alegeți influenți. Experții interni și cei care adoptă timpuriu sunt sistemul tău de asistență, atât educand, cât și eliminând îndoielile. De regulă, angajații înșiși sunt încântați să-și ajute colegii și să le prezinte noul software. Sarcina ta este să-i eliberezi temporar de munca lor sau să le oferi un bonus decent pentru noul lor volum de muncă.
Ce ar trebui să caut?
- Cât de avansați sunt angajații afectați de schimbări? (Relativ vorbind, dacă mâine inventează un nou program de contabilitate, Doamne ferește să-ți bagi nasul în departamentul de contabilitate cu doamne peste 50 de ani și să sugerezi o trecere de la 1C, nu vei mai ieși în viață).
- Cât de mult vor fi afectate fluxurile de lucru? Un lucru este să schimbi messengerul într-o companie de 100 de oameni, un alt lucru este să implementezi un nou sistem CRM, care se bazează pe procese cheie din companie (și asta nu este doar vânzări, de exemplu, în edițiile senior afectează producția, depozitul, marketingul și managerii de top care, împreună cu echipa, vor construi procese de afaceri automatizate).
- S-a oferit instruire și la ce nivel?
Singura tranziție logică în sistemul de gândire corporativă
Ce va salva tranziția/implementarea noului software?
Înainte de a vă spune ce puncte cheie vă vor ajuta să treceți confortabil la noul software, permiteți-ne să vă atragem atenția asupra unui punct. Există ceva care cu siguranță nu ar trebui făcut - nu este nevoie să puneți presiune asupra angajaților și să-i „motivați” prin privarea de bonusuri, sancțiuni administrative și disciplinare. Acest lucru nu va îmbunătăți procesul, dar atitudinea angajaților se va înrăutăți: dacă forțează, atunci va exista control; Dacă te forțează, înseamnă că nu ne respectă interesul; Dacă o impun cu forță, înseamnă că nu au încredere în noi și în munca noastră. Prin urmare, facem totul într-o manieră disciplinată, clară, competentă, dar fără presiuni sau forțe inutile.
Trebuie să aveți un plan de acțiune detaliat
Orice altceva poate să nu existe, dar trebuie să existe un plan. Mai mult, planul este ajustabil, actualizat, clar și inevitabil, în același timp accesibil pentru discuție și transparent pentru toți angajații interesați. Este imposibil să comunici direct că de la 8 dimineața până la 10 dimineața este o ispravă, iar la 16:00 este război cu Anglia; important este să vedem întregul plan în perspectivă.
Planul trebuie să reflecte în mod necesar cerințele angajaților care vor fi utilizatori finali - astfel fiecare angajat va ști exact ce caracteristică dorită și la ce oră o va putea folosi. În același timp, planul de tranziție sau de implementare nu este un fel de monolit imuabil; este necesar să se lase posibilitatea de a finaliza planul și de a-i schimba atributele (dar nu sub forma unui flux nesfârșit de editări și noi „dorințe” și nu sub forma unei schimbări constante a termenelor limită).
Ce ar trebui să fie în plan?
- Principalele repere de tranziție (etape) - ce trebuie făcut.
- Puncte de tranziție detaliate pentru fiecare etapă - cum ar trebui făcută.
- Puncte cheie și raportare asupra acestora (reconcilierea orelor) - cum va fi măsurat ceea ce s-a făcut și cine ar trebui să fie la punctul de control.
- Oamenii responsabili sunt oameni la care te poți adresa și de la care poți pune întrebări.
- Termenele limită sunt începutul și sfârșitul fiecărei etape și întregului proces în ansamblu.
- Procese afectate - ce schimbări vor avea loc în procesele de afaceri, ce trebuie schimbat odată cu implementarea/tranziția.
- Evaluarea finală este un set de indicatori, metrici sau chiar evaluări subiective care vor ajuta la evaluarea implementării/tranziției care a avut loc.
- Începerea funcționării este data exactă la care întreaga companie se va alătura procesului automat actualizat și va lucra în noul sistem.
Am întâlnit prezentări ale implementatorilor în care linia roșie este sfatul: implementați cu forța, ignorați reacția, nu vorbiți cu angajații. Suntem împotriva acestei abordări și iată de ce.
Uită-te la poza de mai jos:
Un mouse nou, o tastatură nouă, un apartament, o mașină și chiar un loc de muncă sunt evenimente plăcute, vesele, unele dintre ele chiar și realizări. Și utilizatorul merge la Yandex pentru a afla cum să se obișnuiască și să se adapteze. Cum să intri într-un apartament nou și să înțelegi că este al tău, să deschizi robinetul pentru prima dată, să bei ceai, să te culci pentru prima dată. Cum să te urci la volan și să te împrietenești cu o mașină nouă, a ta, dar până acum atât de străină. Noul software la locul de muncă nu este diferit de situațiile descrise: munca angajatului nu va fi niciodată aceeași. Prin urmare, implementați, adaptați, creșteți cu un nou software eficient. Și aceasta este o situație despre care putem spune: grăbește-te încet.
Sursa: www.habr.com