Istoria e-mailului datează de câteva decenii. În acest timp, acest standard de comunicare corporativă nu numai că nu a devenit depășit, dar devine din ce în ce mai popular în fiecare an, datorită introducerii sistemelor de colaborare la diferite întreprinderi, care, de regulă, se bazează în mod special pe e-mail. Cu toate acestea, din cauza lipsei de eficiență a e-mailului, tot mai mulți utilizatori îl abandonează în favoarea chat-urilor text, a apelurilor vocale și video și a videoconferințelor. Astfel de metode de comunicare corporativă îi ajută pe angajați să economisească mult timp și, ca urmare, să fie mai eficienți și să aducă mai mulți bani companiei.
Cu toate acestea, utilizarea chat-urilor și a comunicațiilor video pentru a rezolva problemele de lucru duce adesea la apariția de noi amenințări la adresa securității informațiilor unei întreprinderi. Faptul este că, în absența unei soluții corporative adecvate, angajații pot începe în mod independent să corespondeze și să comunice în serviciile publice, ceea ce poate duce la scurgerea de informații importante. Pe de altă parte, managementul întreprinderii nu este întotdeauna dispus să aloce fonduri pentru implementarea platformelor corporative pentru videoconferințe și chat-uri, deoarece mulți sunt încrezători că distrage atenția angajaților de la muncă mai mult decât le sporește eficiența. O cale de ieșire din această situație ar putea fi implementarea de chat corporative și conferințe video bazate pe sistemele de informații existente. Cei care folosesc Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition ca platformă de colaborare pot rezolva problema creării de chat corporative și conferințe video cu Zextras Team, o soluție care adaugă o mulțime de noi funcții legate de comunicarea online corporativă la Zimbra OSE.
Zextras Team vine în două ediții: Zextras Team Basic și Zextras Team Pro și diferă prin setul de funcții oferit. Prima opțiune de livrare este complet gratuită și vă permite să organizați chat-uri text atât în formate unu-la-unu, cât și de grup, precum și chat-uri video unu-la-unu și apeluri audio bazate pe Zimbra OSE. În acest caz, toate aceste funcții vor fi disponibile direct de la clientul web Zimbra OSE. În plus, utilizatorii Zextras Team Basic pot folosi aplicația mobilă, disponibilă pe platformele iOS și Android. Aceste aplicații vă permit să accesați chat-uri private și text, iar în viitor vă vor permite să efectuați apeluri video. Să observăm imediat că pentru chat-urile video și apelurile audio, utilizatorii echipei Zextras vor avea nevoie de o cameră web și/sau un microfon care funcționează corespunzător.
Dar Zextras Team Pro oferă o funcționalitate mult mai bogată. Pe lângă capabilitățile deja enumerate, utilizatorii echipei Zextras vor avea posibilitatea de a crea conferințe video pentru un număr mare de angajați. Acest lucru vă permite să organizați întâlniri între angajații care sunt localizați geografic în diferite locuri și, prin urmare, să economisiți timp petrecut anterior cu adunarea participanților la întâlnire într-o singură cameră și să îl petreceți pentru un studiu mai aprofundat al problemelor sau pentru rezolvarea unor sarcini specifice de lucru.
Zextras Team Pro vă permite, de asemenea, să creați spații virtuale și întâlniri virtuale pentru angajați. Spațiul poate conține mai multe săli de întâlnire simultan, în care diverși participanți din spațiu pot discuta subiecte comune. De exemplu, luați în considerare o întreprindere care are un departament de vânzări de 16 persoane. Dintre aceștia, 5 angajați lucrează în vânzări b2c, 5 angajați desfășoară vânzări b2b, iar alți 5 angajați lucrează în b2g. Întregul departament este condus de șeful departamentului de vânzări.
Întrucât toți angajații lucrează în același departament, ar fi înțelept să se creeze un spațiu comun în care să discute toate subiectele care privesc fiecare angajat de vânzări. În același timp, adesea apar subiecte care privesc doar un departament care lucrează, de exemplu, cu b2b. Desigur, angajații departamentului de vânzări care lucrează în alte domenii nu au nevoie să participe la discuțiile pe astfel de subiecte, dar șeful departamentului ar trebui să ia parte la discuțiile fiecărui departament. De aceea este posibilă alocarea de întâlniri virtuale separate pentru fiecare direcție în cadrul spațiului alocat nevoilor departamentului de vânzări, astfel încât în fiecare dintre ele angajații să poată comunica între ei și cu șeful de departament. În același timp, managerul însuși va avea toate cele trei întâlniri virtuale colectate convenabil într-un spațiu separat. Și dacă considerați că toată comunicarea are loc pe serverele companiei și datele nu sunt transferate nicăieri de la acestea, atunci astfel de chat-uri pot fi numite destul de sigure din punct de vedere al siguranței informațiilor. Dincolo de departamentul de vânzări, conceptul de spații și săli de întâlnire virtuale poate fi aplicat întregii întreprinderi.
Pe lângă întâlnirile video, apelurile audio sunt disponibile și pentru utilizatori. Pe lângă faptul că încarcă canalele de comunicare mult mai puțin, mulți angajați sunt adesea pur și simplu jenați să comunice în format video și adesea chiar acoperă camera web de pe laptopurile lor.
Pe lângă chat-urile video și apelurile audio cu angajații, Zextras Team vă permite să creați chat-uri video și apeluri audio cu orice utilizator care nu este angajat al întreprinderii, generând și trimițându-i un link special pentru a se alătura întâlnirii. Deoarece Zextras Team necesită doar un browser modern, folosind această funcție puteți comunica oricând rapid cu un client sau o contraparte în cazurile în care corespondența obișnuită ar dura prea mult timp. În plus, Zextras Team acceptă partajarea fișierelor, pe care angajații le pot trimite unul altuia direct în timpul unui apel video sau conversație text.
Este imposibil să nu menționăm aplicația specială mobilă Zextras Team, care permite angajaților să participe la chat-urile corporative în timp ce nu sunt la locul de muncă. Aplicația este disponibilă pentru platformele iOS și Android și, în prezent, permite utilizatorilor să:
- Efectuați corespondența primind și trimițând mesaje pe smartphone
- Creați, ștergeți și alăturați-vă la chaturi private
- Creați, ștergeți și alăturați-vă conversațiilor de grup
- Alăturați-vă spațiilor virtuale și conversațiilor, precum și creați și ștergeți-le
- Invitați utilizatori în spații virtuale și conversații sau invers, eliminați-le de acolo
- Primiți notificări push și stabiliți o conexiune sigură cu serverul corporativ.
În viitor, aplicația va adăuga capabilități pentru comunicare video privată, precum și videoconferințe și o funcție de partajare a fișierelor.
O altă caracteristică interesantă a echipei Zextras este capacitatea de a difuza conținutul ecranului computerului în timp real, precum și de a transfera controlul acestuia către alt utilizator. Această caracteristică poate fi foarte utilă atunci când se desfășoară webinarii de formare, în timpul cărora este necesar să se familiarizeze angajații cu noua interfață. Această caracteristică poate ajuta, de asemenea, un departament IT al întreprinderii să ajute angajații să rezolve problemele cu computerele lor fără prezența fizică a unei persoane IT.
Astfel, Zextras Team este o soluție completă pentru organizarea unei comunicări online convenabile între angajați atât în rețeaua internă a întreprinderii, cât și în afara acesteia. Datorită faptului că Zextras Backup este capabil să facă o copie de rezervă completă a tuturor informațiilor care sunt generate în Zextras Team, informațiile de acolo nu se vor pierde nicăieri și, în funcție de severitatea politicilor de securitate, administratorul de sistem va putea configura în mod independent diverse restricții pentru utilizatori.
Pentru toate întrebările legate de Zextras Suite, puteți contacta Reprezentantul Zextras Ekaterina Triandafilidi prin e-mail [e-mail protejat]
Sursa: www.habr.com