Salutare tuturor, numele meu este Konstantin Kuznetsov, sunt CEO-ul și fondatorul RocketSales. În domeniul IT, există o poveste destul de comună când departamentul de dezvoltare trăiește în propriul univers. În acest univers, există umidificatoare de aer pe fiecare desktop, o grămadă de gadget-uri și agenți de curățare pentru monitoare și tastaturi și, cel mai probabil, propriul sistem de management al sarcinilor și proiectelor.
Ce este înăuntru?
Poate pentru unii nu este nimic. Dar ne-am confruntat cu o problemă. Construim și automatizăm sisteme de vânzări, implementăm CRM și creăm infrastructură cloud pentru afaceri. Pe lângă departamentele de dezvoltare și producție, proiectele clienților includ adesea agenți de marketing, agenți de vânzări, contabili și alți angajați. Și am început să ne gândim cum să organizăm un proces eficient de management de proiect.
Dacă procesul de dezvoltare și producție este organizat într-o platformă precum Jira sau GitLab, atunci nimeni, cu excepția dezvoltării, nu înțelege ce este. Pentru a implica un angajat terț într-un proiect, trebuie să vă întâlniți cu el, să explicați contextul, să înregistrați sarcina undeva, apoi să monitorizați gradul de pregătire în chat-urile de lucru, să obțineți rezultatul prin chat și să îl introduceți în Jira. Și așa de fiecare dată.
Dezvoltarea este tăiată de alte departamente ale companiei, nu știu cum să ne implice și nu știm dacă au nevoie de participarea noastră.
Acum câțiva ani am descoperit platforma Asana. În acest material vreau să vă spun cum am organizat procesul de dezvoltare și management al producției pentru a:
- întreaga companie a lucrat într-un singur ecosistem,
- toată lumea avea suficientă funcționalitate,
- a fost posibil să se estimeze costul fiecărui proiect în ore și bani,
- lucrul cu clienții a fost pe termen lung: nu în cadrul unei singure sarcini, ci în cadrul unui întreg proiect cu un stoc constant de idei.
Câteva despre cunoașterea Asana
Am petrecut 10 ani căutând software convenabil pentru managementul proiectelor. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 și alte zeci de instrumente de urmărire a sarcinilor nu au trecut testul de rezistență. Apoi am găsit-o pe Asana. Și totul a funcționat.
În opinia noastră, aceasta este cea mai bună și cu cea mai rapidă creștere platformă pentru managementul sarcinilor și proiectelor. Asana este liderul mondial în popularitate și satisfacție a utilizatorilor. Acest lucru este evidențiat de graficul de rating g2.
Suntem fani ai Asana, chiar ne-am certificat pentru a-l putea implementa pentru clienții noștri.
Voi descrie pe scurt procesul de la vânzare până la implementarea proiectului
Din moment ce vindem servicii IT, pâlnia noastră este destul de lungă și, spre final, intră în departamentul de producție și, uneori, de dezvoltare.
Departamentul de vânzări efectuează manipulări standard: audit, aprobare CP, semnarea unui acord, transferul tranzacției în producție. Producția poate să nu accepte contractul: acesta trebuie să indice bugetul, data transferului în producție și fondul de timp estimat pentru implementarea proiectului.
Datorită combinației amoCRM + Asana, la transferul unei tranzacții de la departamentul de vânzări la producție și înapoi, munca nu este întreruptă nicăieri. Albastrul indică aria de responsabilitate a departamentului de vânzări, portocaliul indică departamentul de producție, iar roz indică departamentul de dezvoltare.
Este important ca departamentul de dezvoltare, spre deosebire de departamentul de proiectare, să nu fie implicat în fiecare proiect. Uneori, configurarea unui sistem nu necesită soluții personalizate.
Deci, când managerul a acceptat proiectul pentru producție, managerul de vânzări merge la Asana cu 1 clic (captură de ecran). Din amoCRM, proiectul este creat automat în Asana.
O sarcină (sarcină) cu o hartă a proiectului și propuneri comerciale este creată automat pe panoul comun de proiect al clientului. Toți clienții care sunt în prezent în producție sunt afișați aici. Aici este numit un manager responsabil, se stabilesc termene limită, se selectează tipul de muncă și se schimbă starea sarcinilor.
Managerul poate lansa oricare dintre procesele de afaceri automate propuse în sarcina:
- Găsiți/Creați un proiect client + Atașați o sarcină acolo
- Completați sarcina cu informații despre tranzacție
- Creați o înțelegere din sarcina curentă
Proiectul este completat cu toate datele specificate în amoCRM. În funcție de tipul de serviciu, un set de subsarcini este creat imediat pentru a implementa blocurile de lucru efective. Managerul de proiect rămâne să descompună sarcini detaliate, să atribuie responsabilități și termene limită.
Această placă ajută la preluarea de noi proiecte. Dar monitorizarea stărilor actuale și a prezenței proiectelor cu risc pe acesta este incomod.
Cum grupăm sarcinile și proiectele clienților
Din consiliul general al tuturor proiectelor, managerul adaugă proiectul la încă 3 panouri:
- panoul personal al clientului;
- portofoliu de clienți activi;
- portofoliul managerului.
Să ne dăm seama de ce avem nevoie de fiecare dintre entități.
În captura de ecran vedeți panoul personal al clientului.
De ce aceasta placa?
Anterior, ne gândim în termeni de sarcini. Am terminat sarcina și am plecat să fac alta. S-a dovedit că făceam pentru client exact cantitatea de muncă pe care a cerut-o. Dar am vrut să construim relații pe termen lung, așa că am trecut de la lucrul cu sarcini la lucrul cu clienții.
Ne asigurăm că notăm toate ideile de îmbunătățire pentru client. Chiar dacă este un gând aruncat accidental în aer de client, îl reparăm și îl terminăm. Așa se formează un întârziere de sarcini; lucrul cu clientul nu se termină.
Ce este pe tabla asta?
Asana noastră este conectată la mai multe servicii:
- Sistem CRM (pentru interacțiunea cu departamentul de vânzări),
- TimeDoctor (pentru urmărirea timpului),
- Sistem ERP (pentru agregarea tuturor datelor într-o singură interfață).
Am introdus un panou de control rapid al resurselor în Asana. Arăți spre placa de deasupra sarcinii și vezi cine a lucrat la sarcină și pentru cât timp și ce bonus au câștigat.
Munca departamentului de producție este estimată la oră, așa că a fost important pentru noi să monitorizăm cu strictețe cât timp a petrecut fiecare angajat rezolvând problemele clienților.
Care sunt beneficiile utilizării unei plăci?
Ca urmare, în sistemul ERP vedem Raportul proiectului. Starea tranzacției, participanții la proiect, bugetul proiectului, numărul de ore lucrate și termenele limită.
Putem prezice costul unor proiecte similare de dezvoltare, calculele KPI devin absolut transparente și nu există loc pentru iluzii că dezvoltarea durează doar câteva ore. Dacă este necesar, avem întotdeauna o interfață pe care o putem arăta clientului pentru raportare.
Serviete Asana
Această funcționalitate a fost implementată în Asana de mult timp. Dar nu am apreciat imediat. La început, am colectat pur și simplu toate proiectele managerilor noștri în portofolii. S-a dovedit că în perioada petrecută în companie, Denis Kiselev a lucrat cu 61 de clienți.
E mișto de știut, dar nu suficient pentru a justifica timpul petrecut cu colectarea lui. Și am marcat pe serviete. Totul s-a schimbat când am echivalat un proiect în Asana cu o tranzacție în sistemul CRM.
Anterior, managerul s-a abonat la toate proiectele și a primit notificări cu privire la toate modificările în Inbox (feed de notificări). Fiecare actualizare de stare și comentariu nou au fost afișate în feed, începând cu cel mai nou. Luni, managerul s-a așezat și a finalizat secvențial sarcinile din căsuța de e-mail. Nu s-a vorbit despre priorități, iar uneori sarcini importante nu au fost atinse niciodată.
Acum există un portofoliu de angajați și un portofoliu de departament de proiecte. În primul, managerul își gestionează proiectele, al doilea îi oferă managerului funcționalitate de control cu privire la volumul de muncă curent al tuturor angajaților.
Portofoliul departamentului de design
În captură de ecran puteți vedea proiecte sortate după angajat.
O dată pe săptămână, managerul de proiect actualizează starea fiecărui proiect. Scrie ce s-a făcut săptămâna trecută și ce este planificat pentru săptămâna următoare. Setează una dintre cele trei etichete: sub control, la risc, sunt probleme.
Managerul poate evalua rapid:
- volumul actual de clienți în departamentul de proiectare,
- numărul de proiecte în lucru pentru fiecare manager,
- numărul de sarcini restante pe proiecte,
- prezența problemelor și necesitatea de a se implica în proiecte,
- termenele limită ale proiectului, timpul petrecut, stadiul pâlniei și prioritatea proiectului.
Portofoliile ne ajută și la raportare. După actualizarea stării proiectului, un raport cu privire la lucrările finalizate și planificate este trimis automat către chat-ul clientului.
Portofoliul angajatului
Până și șeful departamentului de design are propriul portofoliu. Dacă, pah-pah-pah, își înlătură autoritatea, noua persoană va vedea toate proiectele aflate sub controlul său, pe care trebuie să le monitorizeze în continuare.
Angajații de linie au apreciat, de asemenea, comoditatea planificării încărcăturii în portofoliu. În fila „Încărcare”, Asana analizează volumul sarcinilor ținând cont de termenele limită și avertizează dacă un angajat a planificat un volum excesiv de sarcini. Puteți modifica termenele limită și puteți ajusta detaliile fără a părăsi această filă.
Rezolvarea erorilor și dezvoltarea personalizată
Avem o echipă separată responsabilă de dezvoltare. Ca parte a unui proces de afaceri, acesta primește sarcini de două tipuri:
- gândac,
- noua dezvoltare.
Bug-urile sunt verificate, evaluate pentru criticitate și transferate la lucru de către serviciul de asistență tehnică.
Sarcinile de dezvoltare provin fie din stocul de produse intern al companiei, fie de la managerul de proiect dacă există o solicitare corespunzătoare din partea clientului.
Procesul de dezvoltare, în general, arată astfel.
Sarcinile cad pe placa de dezvoltare din Asana. Iat-o.
Directorul de activități selectează tipul „Bug” sau „Feature”, stabilește gradul de criticitate, indică clientul și departamentele interne ale companiei pe care sarcina le afectează. Când sarcina îndeplinește toate cerințele reglementărilor interne, creatorul face clic pe pictograma fulger din bara de sus deasupra sarcinii și lansează procesul de afaceri automat „Evaluați în dezvoltare”.
Șeful departamentului de dezvoltare primește o notificare despre o nouă sarcină pentru evaluare, iar sarcina în sine este mutată la un consiliu separat cu același nume pe durata evaluării.
După evaluare, managerul mută sarcina la un sprint corespunzător lunii de finalizare planificată. Sarcinile sunt întotdeauna pe mai multe panouri în același timp:
- pe tabloul personal al managerului de proiect,
- pe panoul de suport tehnic,
- pe placa de dezvoltare.
Toți participanții și angajații care monitorizează sarcina văd progresul sarcinii, primesc notificări și conduc discuții direct în comentariile la sarcină. Când o sarcină este finalizată, managerul de proiect sau specialistul responsabil de asistență tehnică „o ia” de partea lor pentru a continua să lucreze la proiect.
Ce s-a întâmplat când am readus departamentele de dezvoltare și producție într-un singur mediu cu echipa?
În primul rând, proiectele clienților au devenit mai lungi. Datorită stocului de plată alimentat constant, factura medie a crescut.
În al doilea rând, calitatea proiectelor s-a imbunatatit foarte mult, intrucat departamentul de dezvoltare putea pune intrebari in orice moment marketing, vanzari, contabilitate etc. Am reușit să conectăm în timp util competențele necesare ale echipei și să oferim soluții de un cu totul alt nivel.
În al treilea rând, angajații, managerii și clienții au primit transparență deplină în sarcinile planificate și finalizate. Am învățat cum să GESTIONAm proiecte și am realizat că acesta este un proces absolut tehnic din care factorul uman poate fi aproape complet eliminat.
În al patrulea rând, echipa a devenit mai unită. Anterior, angajații nu aveau nicio idee despre ceea ce fac departamentele mitice de dezvoltare și producție.
Acum, văzând procesul de dezvoltare și configurare tehnică a sistemelor:
- departamentul de vânzări găsește în el idei și inspirație despre cum să vândă,
- marketerii preiau în mod regulat conținut util pentru postări, articole, texte de poziționare și publicitate,
- managerii analizează nevoile și comportamentul clienților, ajustând strategia.
Rezultatul a fost o transformare win-win-win de care am beneficiat noi, clienții și partenerii noștri. M-aș bucura dacă vă împărtășiți părerea în comentarii: a fost ceva util în articolul meu și ce metode de management de proiect folosiți în dezvoltare!
Sursa: www.habr.com