Bună ziua tuturor, mă numesc Konstantin Kuznețov, sunt directorul general și fondatorul companiei RocketSales. În domeniul IT, se întâlnește adesea situația în care departamentul de dezvoltare trăiește în propria sa univers. În această univers există umidificatoare pe fiecare birou, o mulțime de gadgeturi și curățători pentru monitoare și tastaturi, și, cel mai probabil, propriul sistem de gestionare a sarcinilor și proiectelor.
Care este problema?
Poate pentru unii — nimic. Dar ne-am confruntat cu o problemă. Ne ocupăm de construirea și automatizarea sistemelor de vânzări, implementăm CRM, creăm infrastructură cloud pentru afaceri. În proiectele pentru clienți, pe lângă departamentele de dezvoltare și producție, sunt adesea implicați specialiști în marketing, vânzări, contabilitate și alți angajați. Și ne-am gândit cum să organizăm un proces eficient de gestionare a proiectelor.
Dacă procesul de dezvoltare și producție este organizat pe o platformă de tip Jira sau GitLab, atunci nimeni, în afară de dezvoltare, nu înțelege ce se întâmplă acolo. Pentru a conecta un angajat extern la proiect, trebuie să te întâlnești cu el, să îi explici contextul, să fixezi o sarcină undeva, apoi să controlezi gradul de finalizare în chat-urile de lucru, pentru a obține rezultatul tot prin chat și pentru a-l introduce în Jira. Și așa de fiecare dată.
Dezvoltarea este despărțită de celelalte departamente ale companiei, ei nu știu cum să ne atragă, iar noi nu știm dacă implicarea noastră este necesară.
Cu câțiva ani în urmă, am descoperit platforma Asana. În acest material, vreau să vă povestesc cum am organizat procesul de gestionare a dezvoltării și producției, pentru a:
- toată compania să lucreze într-o ecosistemă unificată,
- toată lumea să aibă suficiente funcționalități,
- să putem evalua costul fiecărui proiect în ore și bani,
- colaborarea cu clienții să fie pe termen lung: nu în cadrul unei singure sarcini, ci în cadrul unui întreg proiect cu un back-log constant de idei.
Puțin despre întâlnirea cu Asana
Am petrecut 10 ani căutând un software convenabil pentru gestionarea proiectelor. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 și zeci de alte task-tracker-uri nu au trecut testul de rezistență. Apoi am găsit Asana. Și totul s-a potrivit.
În opinia noastră, aceasta este cea mai bună și rapidă platformă pentru gestionarea sarcinilor și proiectelor. Astăzi, Asana este lider mondial în popularitate și satisfacția utilizatorilor. Acest lucru este reflectat în graficul clasamentului g2.
Suntem fani Asana, am trecut chiar și printr-o certificare pentru a putea să o implementăm pentru clienții noștri.
Voi descrie pe scurt procesul de la vânzare la implementarea proiectului.
Deoarece vindem servicii IT, pâlnia noastră este destul de lungă și, mai aproape de final, aceasta ajunge în departamentul de producție și, uneori, în cel de dezvoltare.
Departamentul de vânzări desfășoară manevre standard: audit, aprobat oferte comerciale, semnarea contractului, transmiterea afacerii în producție. Producția poate refuza contractul: acesta trebuie să conțină neapărat bugetul, data de predare în producție și fondul estimat de timp pentru implementarea proiectului.
Datorită legăturii amoCRM + Asana, la transmiterea afacerii din departamentul de vânzări în producție și înapoi, munca nu se oprește nicăieri. Zona de responsabilitate a departamentului de vânzări este marcată cu albastru, cea de producție cu portocaliu, iar cea de dezvoltare cu roz.
Este important ca departamentul de dezvoltare, spre deosebire de cel de proiectare, să nu participe la fiecare proiect. Uneori, configurarea sistemului nu necesită soluții personalizate.
Așadar, când managerul acceptă proiectul în producție, managerul de vânzări trece cu un clic în Asana (screenshot). Din amoCRM, proiectul este creat automat în Asana.
Sarcina (task) cu harta proiectului și ofertele comerciale este creată automat pe tabloul de proiecte al clienților. Aici sunt afișați toți clienții care sunt acum în producție. Aici se desemnează managerul responsabil, se stabilesc termene limită, se alege tipul de muncă și se schimbă statul sarcinilor.
Managerul poate lansa în sarcină oricare dintre procesele de afaceri automate propuse:
- Găsiți/Creați proiectul Clientului + Atașați o sarcină acolo.
- Completați sarcina cu informații despre afacere.
- Creați o afacere din sarcina curentă.
Proiectul se completează cu toate datele specificate în amoCRM. În funcție de tipul de servicii, se creează automat un set de sub-sarcini pentru implementarea blocurilor de muncă actuale. Managerului de proiect îi rămâne să decompună sarcinile detaliate, să desemneze răspunzători și să stabilească termene limită.
Această tablă ajută la acceptarea noilor proiecte în lucru. Dar este incomod să controlăm pe ea statusurile actuale și existența proiectelor în zona de risc.
Cum grupăm sarcinile și proiectele clienților
Din tabloul general al tuturor proiectelor, managerul adaugă un proiect pe încă 3 table:
- tabloul personal al clientului;
- portofoliu de clienți activi;
- portofoliu al managerului.
Să vedem la ce ne ajută fiecare dintre entități.
În captura de ecran, vedeți tabloul personal al clientului.
De ce este nevoie de această tablă?
Anterior, ne gândeam la sarcini. Am finalizat o sarcină, apoi am trecut la alta. Rezultatul era că desfășuram exact volumul de muncă pe care clientul l-a solicitat. Dar voiam să construim relații pe termen lung, așa că am trecut de la a lucra cu sarcini la a lucra cu clienți.
În mod obligatoriu, notăm toate ideile pentru îmbunătățiri pentru client. Chiar și dacă este o idee, lansată întâmplător de client, o înregistrăm și o dezvoltăm. Astfel se formează un backlog de sarcini, iar colaborarea cu clientul nu se oprește.
Ce conține această tablă?
Asana noastră este conectată la mai multe servicii:
- sistem CRM (pentru interacțiunea cu departamentul de vânzări),
- TimeDoctor (pentru contabilizarea timpului),
- sistem ERP (pentru agregarea tuturor datelor într-o singură interfață).
Am implementat în Asana un panou de control rapid al resurselor. Treci cu mouse-ul peste tabla de deasupra sarcinii și vezi cine și cât a lucrat la sarcină, ce bonus a câștigat.
Activitatea departamentului de producție este evaluată pe ore, așa că a fost important pentru noi să monitorizăm strict cât timp a petrecut fiecare angajat pentru rezolvarea sarcinilor clientului.
Ce oferă utilizarea tablei?
În cele din urmă, în sistemul ERP vedem Raportul pe proiecte. Statusul tranzacției, participanții la proiect, bugetul pentru proiect, numărul de ore lucrate și termenele.
Putem prognoza costul proiectelor similare de dezvoltare, calculul KPI devine complet transparent și nu mai există loc pentru iluzii că dezvoltarea durează doar câteva ore. Dacă este necesar, avem întotdeauna o interfață pe care o putem arăta clientului pentru raportare.
Portofoliile Asana
Această funcționalitate a fost implementată în Asana de mult timp. Dar nu am apreciat-o imediat. La început, am colectat pur și simplu în portofolii toate proiectele managerilor noștri. S-a dovedit că, în timpul lucrului în companie, Denis Kiselev a colaborat cu 61 de clienți.
A cunoaște este interesant, dar nu este suficient pentru a justifica timpul pierdut cu organizarea. Și ne-am neglijat portofelele. Totul s-a schimbat când am echivalat proiectul din Asana cu o oportunitate în sistemul CRM.
Anterior, managerul semna toate proiectele și primea notificări pentru fiecare modificare din Inbox (fluxul de notificări). Fiecare actualizare de status, fiecare comentariu nou apărea în flux, începând cu cele mai recente. Luni, managerul se așeza și îndeplinea sarcinile din inbox pe rând. Nu se vorbea despre priorități, uneori sarcinile importante rămâneau neabordate.
Acum există portofelul angajatului și portofelul departamentului de proiecte. În primul, managerul își gestionează proiectele, iar cel de-al doilea oferă managerului o funcționalitate de control asupra încărcăturii curente a tuturor angajaților.
Portofelul departamentului de proiecte
În captura de ecran, puteți vedea proiectele sortate pe angajați.
O dată pe săptămână, managerul de proiect actualizează statusul fiecărui proiect. Notează ce a fost realizat în săptămâna trecută și ce este planificat pentru săptămâna viitoare. Atribuie unul dintre cele trei etichete: sub control, în zona de risc, există probleme.
Managerul poate evalua rapid:
- volumul curent de clienți din departamentul de proiecte,
- numărul de proiecte în lucru pentru fiecare manager,
- numărul de sarcini în întârziere pe proiecte,
- prezența problemelor și necesitatea de a se implica în proiecte,
- deadline-urile proiectelor, timpul consumat, etapa din funnel și prioritatea proiectului.
Portofelele contribuie, de asemenea, la realizarea rapoartelor. După actualizarea statusului unui proiect, raportul despre munca realizată și cea planificată este trimis automat în chatul cu clientul.
Portofelul angajatului
Chiar și managerul departamentului de proiecte are propriul portofel. Dacă, tăcerea să fie, își va transfera atribuțiile, noua persoană va vedea toate proiectele sub controlul său, pe care trebuie să le continue să monitorizeze.
Angajații liniari au evaluat, de asemenea, comoditatea planificării încărcăturii în portofel. În tab-ul „Încărcătură”, Asana analizează volumul sarcinilor în funcție de deadline-uri și avertizează dacă angajatul a planificat un volum de sarcini imposibil de gestionat. Datele limită și detaliile pot fi modificate fără a părăsi acest tab.
Soluționarea bug-urilor și dezvoltare personalizată
O echipă separată se ocupă de dezvoltare. Acesta primește două tipuri de sarcini în cadrul procesului de afaceri:
- bug,
- dezvoltare nouă.
Bugs sunt verificate, evaluate în funcție de criticitate și transmise în lucru echipei de asistență tehnică.
Sarcinile de dezvoltare provin fie din backlog-ul produselor interne ale companiei, fie de la managerul de proiect, în cazul unui cereri corespunzătoare din partea clientului.
Procesul de dezvoltare arată, în general, astfel.
Sarcinile sunt adăugate pe tabloul de dezvoltare în Asana. Iată-l.
Creeatorul sarcinii selectează tipul „Bug” sau „Funcționalitate”, stabilește gradul de criticitate, specifică clientul și departamentele interne ale companiei afectate de sarcină. Când sarcina îndeplinește toate cerințele reglementărilor interne, creatorul apasă pe pictograma cu fulger din panoul superior deasupra sarcinii și lansează procesul de afaceri automat „Evaluare în dezvoltare”.
Managerul departamentului de dezvoltare primește o notificare despre o nouă sarcină de evaluare, iar aceasta este mutată temporar pe un tabloul separate cu același nume.
După evaluare, managerul mută sarcina în sprintul corespunzător lunii în care este planificată finalizarea. Sarcinile se află întotdeauna pe mai multe tablouri simultan:
- pe tabloul personal al managerului de proiect,
- pe tabloul de asistență tehnică,
- pe tabloul de dezvoltare.
Toți participanții și angajații care controlează sarcina pot vedea progresul, primesc notificări și discută direct în comentariile la sarcină. Când sarcina este finalizată, managerul de proiect sau specialistul responsabil din asistența tehnică „preia” sarcina pentru a continua lucrul în proiect.
Ce s-a întâmplat când am readus departamentele de dezvoltare și producție într-un mediu comun cu echipa?
În primul rând, proiectele clienților au devenit mai pe termen lung. Datorită backlog-ului constant suplimentat, media cheltuielilor a crescut.
În al doilea rând, calitatea proiectelor s-a îmbunătățit semnificativ, deoarece departamentul de dezvoltare putea oricând să pună întrebări marketingului, vânzărilor, contabilității etc. Am obținut posibilitatea de a conecta la timp competențele necesare echipei și de a oferi soluții complet diferite.
În al treilea rând, Atât angajații, cât și conducătorii, și clienții au obținut o transparență completă în sarcinile planificate și realizate. Am învățat să GESTIONĂM proiectele, conștientizând că acesta este un proces absolut tehnic, din care se poate exclude aproape complet factorul uman.
În al patrulea rând, echipa a devenit mai unită. Anterior, angajații aveau o viziune slabă asupra activităților mitice ale departamentelor de dezvoltare și producție.
Acum, observând procesul de dezvoltare și configurare tehnică a sistemelor:
- departamentul de vânzări găsește în el idei și inspirație pentru a vinde,
- marketerii iau în mod regulat conținut util pentru postări, articole, poziționare și texte publicitare,
- conducătorii analizează nevoile și comportamentul clienților, ajustând strategia.
Am realizat o transformare win-win-win, din care am câștigat noi, clienții și partenerii noștri. Aș fi bucuros dacă ați împărtăși părerea în comentarii: a fost ceva util în articolul meu și ce metode de gestionare a proiectelor folosiți în dezvoltare!
Sursa: habr.com
