Și ce a ieșit din asta
Bună!
În producție, este important să monitorizăm calitatea produselor, atât cea venită de la furnizori, cât și cea pe care o oferim noi la ieșire. Pentru aceasta, adesea se efectuează prelevări de probe — angajați special instruiți iau probe și, conform instrucțiunilor existente, colectează probele, care sunt apoi trimise la laborator, unde sunt verificate pentru calitate.
Mă numesc Katya, sunt proprietarul unui produs dintr-o echipă de la SIBUR, iar astăzi vă voi povesti cum am îmbunătățit viața (cel puțin în timpul orelor de muncă) specialiștilor care colectează probe și altor participanți la acest proces captivant. Sub titlu — despre ipoteze și verificarea acestora, despre atitudinea față de utilizatorii produsului tău digital și puțin despre cum este organizat totul la noi.
Ipoteze
Aici merită să începem cu faptul că echipa noastră este destul de tânără; lucrăm din septembrie 2018, iar una dintre primele noastre provocări în cadrul digitalizării proceselor a fost controlul producției. De facto, aceasta este verificarea tot ceea ce se întâmplă între primirea materiilor prime și ieșirea produsului final din producțiile noastre. Am decis să mâncăm elefantul pe bucăți și am început cu prelevarea probelor. Pentru a pune cercetările de laborator pe calea digitală, aceste probe trebuie mai întâi să fie colectate și aduse de cineva. De obicei, cu mâinile și picioarele.
Primele ipoteze au vizat renunțarea la hârtie și munca manuală. În trecut, procesul arăta astfel — persoana trebuia să scrie pe o hârtie ce anume se pregătește să colecteze în recipientul pentru probe, să se autoidentifice (citit — să scrie pe hârtie numele și prenumele și timpul prelevării probei), să lipească această hârtie pe eprubetă. Apoi, trebuia să meargă la rampa de încărcare, să ia o probă din mai multe vagoane și să se întoarcă în sala de operare. În sala de operare, persoana trebuia, pentru a doua oară, să introducă aceleași date în raportul de prelevare a probelor, cu care proba este trimisă la laborator. Și, ulterior, să scrie un jurnal exact pentru sine, pentru a putea verifica cine și când a prelevat o anumită probă. Apoi, chimistul care înregistra proba în laborator transfera notițele de pe hârtii în software-ul specializat de laborator (LIMS).
Problemele sunt evidente. În primul rând, durează mult, plus că observăm duplicarea aceleași operațiuni. În al doilea rând, precizia scăzută — timpul de prelevare a fost notat parțial din ochi, deoarece este o diferență între ceea ce ai notat pe hârtie ca timp estimat și realitatea, pentru că între momentul în care ai ajuns la vagon și ai început să iei probe, timpul devine deja un pic diferit. Pentru analiza datelor și monitorizarea procesului, acest aspect e mai important decât pare.
După cum vedeți, există cu adevărat un câmp nedescoperit pentru optimizarea procesului.
Timpul a fost scurt, iar noi trebuia să facem totul rapid, în interiorul conturului corporativ. Să faci ceva în cloud în producție este o idee nu foarte reușită, pentru că lucrezi cu o mulțime de date, parte dintre ele reprezentând secret comercial sau conținând date personale. Pentru a crea prototipul, ne-ar fi trebuit doar numărul vagonului și numele produsului — aceste date au fost aprobate de cei de la securitate, iar noi am început.
În echipa mea sunt acum 2 dezvoltatori externi, 4 interni, un designer, un scrum-master și un junior product owner. Iată, de altfel, ce joburi avem acum disponibile. .
Într-o săptămână am creat un panou de administrare pentru echipă și o aplicație mobilă simplă pentru utilizatori, folosind Django. Apoi, am mai petrecut o săptămână perfecționând și configurând, după care am predat utilizatorilor, i-am instruit și am început testarea.
Prototip
Aici totul este simplu. Există o parte web care permite crearea unei sarcini pentru prelevarea de probe și o aplicație mobilă pentru angajați, unde totul este clar, adică, mergi la acea rampă și ia probe din acel vagon. Pe prelevatoarele de probe am lipit inițial coduri QR, pentru a nu inventa roata din nou, deoarece o ajustare mai serioasă a prelevatoarelor ar fi trebuit să fie aprobată, iar aici totul este inofensiv, ai lipit o hârtie și poți merge la lucru. Angajatului nu-i rămânea decât să selecteze sarcina în aplicație și să scaneze eticheta, după care în sistem se înregistrau datele că el (angajatul specific) a prelevat probe din vagonul cu numărul respectiv la un anumit moment. Figurativ, „Ion a prelevat o probă din vagonul nr. 5 la 13:44”. La întoarcerea în sala de operare, nu-i rămânea decât să imprime deja actul final cu aceleași date și să-l semneze.
Vechea variantă a panoului de administrare
Crearea unei sarcini în noul panou de administrare
Pentru fetele din laborator, în această etapă, a devenit și mai simplu – acum nu trebuie să deschidă scrierile de pe hârtie, ci pur și simplu să scaneze codul și să înțeleagă imediat ce anume se află în recipientul de probă.
Și aici ne-am lovit de o problemă similară, deja de partea laboratorului. Fetele au și ele un software complex, LIMS (Laboratory Information Management System), în care erau nevoite să introducă manual toate informațiile din actele de selecție a probelor. Iar în această etapă, durerea lor nu era rezolvată de prototipul nostru.
De aceea, am decis să facem o integrare. Situatia ideală ar fi ca tot ce am dezvoltat pentru a conecta acești doi poli, de la prelevarea probelor până la analiza de laborator, să ajute cu adevărat la eliminarea hârtiei. Aplicația web va înlocui jurnalele de hârtie, iar actul de selecție va fi completat automat, prin intermediul unei semnături electronice. Datorită prototipului, am realizat că conceptul poate fi aplicat și am început să lucrăm la dezvoltarea MVP-ului.
Prototipul versiunii anterioare a aplicației mobile
MVP-ul noii aplicații mobile
Degete și mănuși
Aici trebuie să luăm în considerare și faptul că munca în producție nu este +20 de grade și o briză ușoară ce flutură paiele unei pălării de paie, ci uneori -40 de grade și un vânt puternic, încât să îndepărtezi mănușile pentru a atinge ecranul tactil al smartphone-ului antiexploziv nu este deloc dorit. Deloc. Chiar și sub amenințarea completării actelor pe hârtie și pierderii de timp. Dar mănușile sunt cu tine.
De aceea, am modificat puțin procesul de lucru pentru ei - pe de o parte, am integrat o serie de funcții pe butoanele laterale ale smartphone-ului, care sunt foarte ușor de apăsat cu mănuși, iar pe de altă parte, am îmbunătățit mănușile în sine: colegii noștri care se ocupă cu asigurarea personalului cu echipamente de protecție au găsit mănuși care respectă toate standardele necesare și care, în plus, permit utilizarea ecranelor tactile.
Iată aici puțin din filmulețul despre ele.
De asemenea, a venit feedback referitor la etichetele de pe recipientele de probă. Problema este că recipientele de probă pot fi diferite – din plastic, sticlă, cu formă curbată, adică există o varietate. Este incomod să lipsești un cod QR pe cele curbate, hârtia se îndoaie și poate fi scanată nu atât de bine pe cât ți-ai dori. În plus, sub bandă adezivă, scanează mai prost, iar dacă pui bandă în exces, nu se scanează deloc.
Am înlocuit totul cu etichete NFC. Este mult mai convenabil, dar încă nu am făcut totul foarte comod - vrem să trecem la etichete NFC flexibile, dar deocamdată ne-am blocat în aprobările legate de protecția împotriva exploziei, așa că etichetele noastre sunt mari, dar în schimb sunt rezistente la explozie. Însă vom lucra la asta cu colegii de la securitatea industrială, așa că avem încă multe de făcut.
Încă despre etichete
LIMS ca sistem prevede în mod natural imprimarea codurilor de bare pentru astfel de necesități, dar au un dezavantaj semnificativ - sunt de unică folosință. Adică le lipști pe probă, termini cu lucrul și trebuie să le dezlipești, să le arunci, iar apoi să lipești una nouă. În primul rând, nu este chiar ecologic (se consumă mult mai multă hârtie decât pare la prima vedere). În al doilea rând, durează mult. Etichetele noastre sunt reutilizabile, cu rescriere. Când în laborator se trimite o probă, este suficient să o scanezi. Apoi, proba este curățată cu grijă și returnată pentru a preleva următoarele probe. Angajatul de la producție o scanează din nou și înregistrează datele noi pe etichetă.
Această abordare s-a dovedit a fi destul de reușită, iar noi am testat-o cu rigurozitate și am încercat să abordăm toate locurile complicate. În rezultat, acum suntem în etapa de dezvoltare a MVP-ului în conturul industrial cu o integrare completă în sistemele corporative și în conturi. Aici ajută faptul că multe au fost deja migrate pe microservicii, așa că, în ceea ce privește lucrul cu conturile, nu au apărut probleme. Spre deosebire de LIMS - pentru care nimeni nu a făcut nimic. Aici am avut anumite dificultăți în integrarea acesteia cu mediu nostru de dezvoltare, dar le-am depășit și vara vom lansa totul.
Controale și formare
Iată un caz care a apărut dintr-o problemă destul de obișnuită - odată s-a făcut supoziția că uneori verificarea probelor arată rezultate diferite de normă, pentru că proba este pur și simplu prelevată prost. Ipotezele despre ceea ce se întâmplă erau următoarele.
- Probele sunt pur și simplu prelevate greșit din cauza neaplicării de către angajați a procesului tehnologic.
- În producție vin mulți începători, iar lor poate să nu le fie explicate toate detaliile, astfel că rezultă prelevări de probe nu tocmai corecte.
Prima opțiune am criticat-o de la început, dar pentru siguranță am început să verificăm și aceasta.
Aici voi sublinia un lucru important. Îi învățăm activ pe angajații companiei să își restructureze modul de gândire în direcția culturii dezvoltării produselor digitale. În trecut, modelul de gândire era că existe un furnizor, care trebuie doar să scrie un amplu caiet de sarcini cu soluții o dată, să-l predai și să se ocupe de tot. Asta însemna că oamenii de facto plecau imediat de la soluțiile potențiale existente, pe care trebuia să le integreze în caietul de sarcini ca fiind date, în loc să își bazeze gândirea pe problemele reale pe care voiau să le rezolve.
Și acum ne mutăm accentul de la un astfel de „generator de idei” la formularea problemelor clare.
Prin urmare, după ce am auzit descrierea acestor probleme, am început să venim cu modalități de a testa aceste ipoteze.
Cel mai simplu mod de a verifica calitatea muncii selecționerilor de probe este prin utilizarea supravegherii video. Este clar că pentru a verifica o nouă ipoteză, să echipezi întreaga rampă cu camere de supraveghere anti-explozie nu este atât de simplu, calculul preliminar ne-a dat un rezultat de câteva milioane de ruble, așa că am renunțat la asta. A fost decis să ne îndreptăm către colegii noștri din industria 4.0, care acum testează utilizarea unei singure camere wifi anti-explozie din Rusia. După descriere, ar trebui să semene cu ceva de dimensiunea unui ceainic electric, dar în realitate, acest dispozitiv nu este mai mare decât un marker pentru tablă.
Am luat această micuță și am venit pe rampă, explicând în detaliu angajaților ce le oferim, pentru cât timp și în ce scop. A fost important să le facem să înțeleagă imediat că de fapt este pentru testarea experimentului și că este temporar.
După câteva săptămâni, oamenii au lucrat în mod normal, fără a fi identificate nereguli, și am decis să verificăm a doua ipoteză.
Pentru o învățare rapidă și detaliată, am ales formatul video-instrucțiunilor, suspectând că un tutorial video adecvat, pe care să-l vizionezi în câteva minute, va ilustra mult mai clar totul decât o instrucțiune de funcție de 15 pagini. Mai ales că aveau deja o astfel de instrucțiune.
Spus că se face. Am mers la Tobolsk, am văzut cum iau probele și s-a dovedit că mecanica de prelevare este aceeași de 20 de ani. Da, este un proces destul de rutinar, care poate fi dus la automatizare prin repetare frecventă, dar asta nu înseamnă că nu poate fi automatizat și simplificat. Însă inițial, ideea unui videoclip instrucțional a fost respinsă de personal, spunând că de ce să facem aceste clipuri, dacă noi aici facem același lucru de 20 de ani.
Ne-am înțeles cu PR-ul nostru, am echipat cel mai potrivit tip pentru filmarea unui videoclip, i-am dat o cheie strălucitoare și am înregistrat procesul de prelevare a probelor în condiții ideale. A ieșit o versiune exemplară. Ulterior, am și comentat videoclipul pentru claritate.
Am adunat angajații din opt ture, le-am organizat o proiecție cinematografică și i-am întrebat cum le-a părut. S-a dovedit că este precum la vizionarea primelor „Vânători de fantome” pentru a treia oară: grozav, frumos, dar nimic nou. A fost spus că așa facem de tot acest timp.
Apoi, am întrebat direct colegii ce nu le place în acest proces și ce le provoacă neplăceri. Aici, însă, barajul a cedat — după această sesiune de design improvisată cu lucrătorii de producție, am prezentat conducerii un backlog destul de amplu, destinat schimbării proceselor operaționale. Pentru că a fost necesar să facem mai întâi câteva ajustări în procesele în sine, iar apoi să creăm un produs digital care să fie perceput corect în noile condiții.
Serios, dacă o persoană are un dispozitiv de prelevare mare și incomod fără mâner, trebuie să-l transporte cu ambele mâini, iar tu spui: „Ia, Vania, mobilul, scanează acolo” — asta nu prea inspiră.
Oamenii pentru care creezi produsul trebuie să înțeleagă că îi asculți, nu doar te pregătești să lansezi ceva nou și la modă, care nu le este necesar acum.
Despre procese și efecte
Dacă dezvolți un produs digital și ai un proces defectuos, nu trebuie să implementezi produsul deocamdată; trebuie să îmbunătățești mai întâi acest proces. Activitatea noastră actuală constă în optimizarea acestor procese. În cadrul sesiunilor de design continuăm să adunăm backlog-ul nu doar pentru produsul digital, ci și pentru îmbunătățiri operaționale globale, pe care uneori reușim să le implementăm chiar înainte de lansarea produsului. Acest lucru aduce un efect excelent.
De asemenea, este important că o parte din echipă se află direct la fața locului. Avem colegi din diferite departamente care au decis să își consolideze carierele în zona digitală și să ne ajute cu implementarea produselor și studiul proceselor. Aceste schimbări operaționale sunt sugerate chiar de ei.
Și pentru angajați este mai simplu; ei înțeleg că nu ne-am adunat aici doar pentru a sta de vorbă, ci pentru a discuta cum pot elimina documentele inutile, sau cum pot transforma 16 documente necesare într-un singur document (iar mai apoi să renunțe și la acesta), cum să creeze semnături electronice și să optimizeze colaborarea cu autoritățile de stat, și altele.
Dacă vorbim despre procesul în sine, am găsit și acest aspect.
Prelevarea probelor durează în medie 3 ore. În acest proces, există oameni care acționează ca și coordonatori, și pentru toată această perioadă de 3 ore, telefoanele lor sună continuu și ei transmit constant statusuri - unde să trimită mașina, cum să distribuie comenzile între laboratoare și așa mai departe. Iar aceasta este latura laboratoarelor.
Pe partea de producție, un alt om se află în aceeași situație cu telefonul său supraîncărcat. Am decis că ar fi bine să le facem un dashboard vizual, care să ajute la vizualizarea statusurilor procesului, de la cererile de prelevare a probelor până la livrarea rezultatelor în laborator, cu notificări necesare și altele. Apoi, ne gândim să conectăm acest lucru la comanda de transport și să optimizăm activitatea laboratoarelor în sine - distribuind sarcinile între angajați.
În final, prin schimbările digitale și operaționale, putem economisi aproximativ 2 ore de muncă umană și o oră de inactivitate a vehiculului pentru fiecare prelevare, comparativ cu modul în care lucram înainte. Și aceasta este doar pentru o singură prelevare; în fiecare zi pot avea loc mai multe.
Din efecte — în prezent, aproximativ un sfert din prelevările de probe se desfășoară astfel. Am reușit să eliberăm aproximativ 11 unități de personal pentru a se ocupa de muncă mai utilă. Iar reducerea orelor de vagon (și a celor de compunere) deschide oportunități pentru monetizare.
Desigur, nu toată lumea înțelege pe deplin ce caută echipa digitală aici și de ce se ocupă cu îmbunătățiri operaționale; oamenii au rămas cu o percepție oarecum greșită, când credeți că dezvoltatorii au venit, v-au creat o aplicație în câteva zile și au rezolvat toate problemele. Iar personalul operațional, este clar, că reacționează cu o oarecare satisfacție, deși cu puțin scepticism.
Dar este important să rețineți că nu există cutii magice. Totul este muncă, cercetare, ipoteze și verificări.
Sursa: habr.com
