În secolul XX, viața și munca oamenilor se desfășurau conform unui plan. La muncă (simplificând, putem imagina o fabrică), oamenii aveau un plan clar pentru săptămână, lună, an. Simplificat: trebuie să tai 20 de piese. Nimeni nu va veni să îți spună că acum trebuie să tai 37 de piese și, în plus, să scrii un articol cu gânduri despre de ce forma acestor piese este anume așa — și ideal, ieri.
În viața cotidiană a oamenilor era cam la fel: forțele majore erau adevărate forțe majore. Nu erau telefoane mobile, prietenul nu îți putea suna și să ceară „să vii urgent să ajut să rezolvăm o problemă”, trăiai aproape toată viața într-un singur loc („mutarea ca un incendiu”) și pentru a ajuta părinții, te gândeai în general „să vin în decembrie pentru o săptămână”.
În aceste condiții, s-a format un cod cultural, în care te simțeai satisfăcut dacă îți îndeplineai toate sarcinile. Și asta era real. Neîndeplinirea tuturor sarcinilor era o abatare de la normă.
Acum totul este diferit. Instrumentul de lucru a devenit inteligența, iar în procesele de muncă este necesar să îl folosești în diverse ipostaze. Managerul modern (în special cel de top) trece prin zeci de sarcini de diferite tipuri pe parcursul zilei. Iar cel mai important — managementul numărului de „mesaje primite” nu poate fi realizat de către om. Noile sarcini pot anula vechile, pot schimba prioritatea acestora, pot modifica în sine formularea vechilor sarcini. În aceste condiții, formularea unui plan în avans și apoi îndeplinirea acestuia etapizat este practic imposibilă. Nu poți să spui la o sarcină recentă „avem o solicitare urgentă de la fiscul, trebuie să răspundem astăzi, altfel amendă” că „îl voi planifica pentru săptămâna viitoare”.
Cum să trăiești cu asta — ca să rămână timp pentru viața din afara muncii? Și este posibil să aplici aproximări de management în viața cotidiană? Acum trei luni am schimbat radical întregul sistem de stabilire a sarcinilor și de control asupra lor. Vreau să povestesc cum am ajuns la asta și ce a ieșit în cele din urmă. Piesa va fi în 2 părți: în prima — puțin despre, dacă se poate spune așa, ideologie. Iar a doua — complet despre practică.
Cred că problema constă nu în faptul că sarcinile au crescut semnificativ. Problema este că structura noastră socio-culturală este încă setată pe a îndeplini „toate sarcinile planificate pentru ziua de azi”. Ne îngrijorăm când planurile se destramă, ne îngrijorăm când nu finalizăm tot ce am planificat. Totuși, școlile și universitățile funcționează în continuare pe baza aceleași structuri: există un set stabilit de cursuri, există teme clare planificate, iar copilul își formează în minte un model care presupune că viața va continua astfel. Dacă ne imaginăm o versiune rigidă, în realitate, la ora de engleză începi să vorbești despre geografie, a doua oră durează în loc de patruzeci de minute un ceas și jumătate, a treia oră este anulată, iar la a patra, în mijlocul lecției, îți sună mama și te roagă urgent să cumperi și să aduci acasă niște produse.
Această structură socio-culturală îl face pe om să spera că poate schimba fluxul de informații și astfel să își îmbunătățească viața, iar viața descrisă mai sus este anormală, deoarece nu are un plan clar.
Aceasta este problema principală. Trebuie să conștientizăm și să acceptăm că nu putem controla cantitatea de mesaje primite, putem controla doar modul în care ne raportăm la ele și cum, de fapt, le procesăm.
Nu ar trebui să ne îngrijorăm în legătură cu faptul că sosesc din ce în ce mai multe solicitări de modificare a planurilor: nu mai lucrăm la mașini (cu câteva excepții) iar scrisorile nu mai circulă timp de o lună (da, sunt optimist), iar telefonul fix a devenit un anacronism. Așadar, trebuie să schimbăm procesul de gestionare a mesajelor, iar viața curentă trebuie acceptată așa cum este și trebuie să conștientizăm că vechea structură socio-culturală nu mai funcționează.
Ce putem face pentru a face lucrurile mai ușoare? Este foarte dificil să „faci un site bun”, dar cu un caiet de sarcini clar (sau măcar cu o descriere mai clară a sarcinii stabilite) obținerea unui rezultat corect (și, de fapt, obținerea oricărui rezultat) devine mult mai simplă.
Cel mai bun exemplu este propriul meu, așa că voi încerca să îmi descompun dorințele. Îmi este clar că nu se desfășoară corespunzător procesarea planurilor de viață și muncă: acum este „rău”, iar eu vreau să fie „bine”.
Ce înseamnă „rău” și „bine” la un „nivel înalt” de decompoziție?
Rău: simt anxietate din cauza nesiguranței că voi reuși să fac tot ce am promis altora sau mie, mă simt frustrat că nu pot ajunge la sarcinile pe care le-am planificat de mult, deoarece trebuie să le amân din cauza unor sarcini urgente sau pentru că sunt prea dificile; nu pot să mă dedic tuturor lucrurilor interesante, deoarece cea mai mare parte a timpului meu este ocupată de muncă și viața de zi cu zi, este rău că nu pot acorda timp familiei și odihnei. Un alt punct: nu mă găsesc într-un mod constant de schimbare a contextului, iar acest lucru influențează în mare parte tot ceea ce am enumerat mai sus.
Bine: nu simt anxietate, pentru că știu cu ce voi fi ocupat în timpul apropiat, această lipsă de neliniște îmi permite să îmi petrec timpul liber într-un mod de calitate, nu resimt o senzație regulată de oboseală (cuvântul „constant” nu se potrivește pentru mine, este într-adevăr regulat), nu trebuie să mă stresez și să mă schimb constant pentru orice comunicare primită.
În general, multe dintre cele de mai sus pot fi rezumate într-o frază simplă: „reducerea incertitudinii și necunoscutului”.
Astfel, sarcina tehnică devine ceva de genul:
- Modificarea procesului de gestionare a sarcinilor primite - astfel încât contextul să se schimbe.
- Lucru cu sistemul de gestionare a sarcinilor - astfel încât măcar sarcinile curente și ideile să nu fie uitate și să fie procesate cândva.
- Reglarea previzibilității zilei de mâine.
Înainte de a schimba ceva, trebuie să înțeleg ce pot schimba și ce nu.
Sarcina complexă și enormă este de a înțelege și a recunoaște că fluxul de sarcini primite nu îl pot schimba, iar acest flux este o parte a vieții mele, în care m-am aflat din voința mea; avantajele unei astfel de vieți depășesc dezavantajele.
Poate că la primul pas în rezolvarea problemei ar trebui să te gândești: vrei cu adevărat locul în viață în care te afli, sau vrei altceva? Și dacă ți se pare că vrei altceva, atunci poate că ar trebui să lucrezi la asta împreună cu un psiholog/psihanalist/psihoterapeut/guru/cum îi numești tu — întrebarea este atât de profundă și serioasă încât nu voi intra în aceasta.
Așadar, mă aflu acolo unde mă aflu, îmi place, am o companie de 100 de angajați (am dorit întotdeauna să fac afaceri), mă ocup de o muncă interesantă (aceasta implică interacțiunea cu oamenii, inclusiv pentru atingerea obiectivelor profesionale — întotdeauna m-a interesat „ingineria socială” și tehnologia), afacerea se bazează pe „rezolvarea problemelor” (întotdeauna mi-a plăcut să fiu „fixer”), mă simt bine acasă. Îmi place aici, cu excepția „aspectelor negative” menționate în secțiunea „rău”.
În condițiile în care o astfel de viață îmi place, nu pot schimba (cu excepția delegării sarcinilor, despre care voi vorbi mai jos) fluxul de intrare, dar pot schimba modul de gestionare al acestuia.
Cum anume? Sunt un susținător al conceptului că trebuie să mergem de la mai puțin la mai mult — mai întâi să rezolvăm cele mai presante probleme, care pot fi rezolvate prin modificări simple, și să avansăm spre schimbări mai mari.
Toate schimbările pe care le-am făcut pot fi reduse la trei direcții; le voi enumera de la schimbările simple (pentru mine) la cele mai complexe:
1. Gestionarea și păstrarea sarcinilor.
Niciodată nu am putut să folosesc în mod corespunzător agendele pe hârtie, să notez și să formulez o sarcină — este o sarcină foarte complicată pentru mine, iar a sta regulat într-un anumit task tracker — este cu atât mai greu.
Am acceptat asta și conceptul meu de bază a fost că lucrurile care se află în mintea mea sunt cele mai importante.
Gestionarea sarcinilor pentru mine se desfășura în acest mod:
- sarcina pe care o am în minte — o voi executa când voi avea timp;
- sarcina primită — dacă se face rapid, o execut imediat ce am primit-o, dacă durează mult — promit că o voi face;
- sarcinile despre care am uitat — le fac doar atunci când sunt reamintite.
Cu asta am reușit să trăiesc în condiții mai mult sau mai puțin acceptabile pentru o perioadă, până când „sarcinile despre care am uitat” s-au transformat într-o problemă.
Problema s-a manifestat în două forme:
- Practic în fiecare zi apăreau sarcini uitate care trebuiau făcute până astăzi (o situație critică care m-a obosit — un mesaj SMS de la executor judecătoresc despre retragerea banilor din conturi pentru o amendă GIBDD înainte de zborul în Statele Unite și nevoia urgentă de a înțelege dacă mă vor lăsa să plec de fapt).
- O mulțime de oameni consideră inoportun să ceară detalii suplimentare despre o solicitare și păstrează aceste gânduri pentru ei. Oamenii se supără că ai uitat ceva, mai ales dacă este o cerere personală, iar dacă este o cerere de muncă, aceasta devine rapid o situație de urgență care trebuie rezolvată astăzi (vezi punctul întâi).
Trebuia să fac ceva în legătură cu asta.
Deși mi s-a părut ciudat, am început să notez toate sarcinile. Absolut toate. Am avut norocul să-mi dau seama singur, dar în general, întreaga idee se leagă de concepția .
Primul pas a fost pur și simplu să-mi descarc toate sarcinile din minte într-un sistem cât mai simplu pentru mine. S-a dovedit că este : interfața este foarte rapidă, procesul de creare a unei sarcini necesită foarte puțin timp, există o aplicație simplă pe telefon (mai apoi am trecut la Todoist, dar despre asta voi vorbi în partea a doua, tehnică).
Din fericire, mă ocup de management în IT de 10 ani, așa că știu că „crearea unei aplicații” este o sarcină sortită eșecului, la fel ca „a merge la doctor”. De aceea, am început să descompun sarcinile în sub-sarcini sub formă de acțiuni.
Înțeleg foarte bine că sunt o persoană foarte dependentă de feedback-ul pozitiv, pe care pot să mi-l ofer și singur (dacă îl observ). De aceea, sarcina „a merge la doctor” devine „a alege la ce doctor să mergi”, „a alege momentul potrivit pentru a merge la doctor”, „a suna și a face o programare”. În acest proces, nu vreau să mă forțez: fiecare dintre aceste sarcini poate fi realizată într-una dintre zilele săptămânii și să fiu mulțumit că am trecut deja printr-un anumit pas.
Punctul cheie: descompunerea sarcinilor și înregistrarea sarcinilor sub formă de acțiuni scurte.
Atâta timp cât sarcina este în mintea ta și te gândești că trebuie să o îndeplinești la un moment dat, nu vei fi liniștit.
Dacă mai este și neregistrată și ai uitat-o - vei suferi atunci când îți amintești de ea și realizezi că ai uitat-o.
Aceasta se aplică tuturor sarcinilor, inclusiv celor de zi cu zi: să pleci la muncă și pe drum să îți amintești că ai uitat să arunci gunoiul nu este deloc plăcut.
Aceste emoții pur și simplu nu sunt necesare. De aceea, am început să notez toate sarcinile.
Scopul este acela de a antrena capacitatea de a descărca toate (absolut toate) sarcinile într-un tracker, iar în etapa următoare să încep să nu mai gândesc la sarcinile înregistrate în minte.
Când îți dai seama că tot ce ai vrut să faci este notat și mai devreme sau mai târziu vei ajunge acolo — pentru mine personal, îngrijorarea dispare.
Nu mai ești agitat că în mijlocul zilei îți amintești că voiai să schimbi becurile din hol, să vorbești cu un angajat sau să scrii un document (și te arunci urgent să-l scrii).
Minimizând numărul de sarcini uitate (în acest context - nescrise), îmi minimizez îngrijorarea care apare atunci când îmi amintesc de aceste sarcini uitate.
Nu toate pot fi notate și nu toate pot fi amintite, dar dacă mai înainte erau 100 de astfel de sarcini, ajungând la un anumit moment rămân doar 10, iar simpla „incidentelor” de îngrijorare devine mai puțin frecventă.
Punctul cheie: notăm tot, absolut tot, chiar dacă suntem siguri că ne vom aminti.
Nu pot aminti tot: oricât de stupid ar părea, notez totul, până la „a scoate câinele la plimbare”.
Ce am decis în acest mod? A scăzut îngrijorarea că mă temeam constant să nu uit ceva (revizuind în minte planurile, sarcinile, promisiunile etc.), și în general a dispărut acea schimbare inutilă în minte despre „a mă gândi la ce altceva aș fi putut promite”.
2. Reducerea reactivității.
Nu putem reduce fluxul de lucru care vine, dar putem schimba modul în care reacționăm la acesta.
Întotdeauna am fost o persoană reactivă și îmi plăcea asta, răspundeam imediat la cererea cuiva de a face ceva la telefon, încercam să finalizez imediat sarcina stabilită în viață sau în gospodărie, în general eram maxim de rapid, simțind plăcerea din asta. Nu este o problemă, dar devine problemă atunci când o astfel de reacție devine instinctuală. Nu mai poți distinge când ești cu adevărat necesar imediat și când oamenii pot bine să aștepte.
Problema este că din asta se dezvoltă și senzații negative: pe de o parte, dacă nu reușeam să fac ceva sau uitam de ce am promis că voi reacționa, mă deprimam puternic, dar acest lucru separat nu era critic. A devenit critic în momentul în care numărul sarcinilor la care voiam să reacționez instinctiv imediat a depășit capacitățile fizice de a face asta.
Am început să învăț să nu reacționez imediat la solicitări. La început, a fost pur și simplu o soluție tehnică: la fiecare cerere de genul „te rog, fă asta”, „te rog, ajută-mă”, „hai să ne întâlnim”, „hai să ne sunăm”, am început să îmi stabilesc ca primă sarcină să procesez acea cerere și să planific când o voi îndeplini, în loc să reacționez sau să analizez când voi face asta. Deci, prima sarcină din tracker nu devine să îndeplinesc ceea ce a fost solicitat, ci sarcina „să citesc mâine ce a scris Vania pe Telegram și să mă gândesc dacă pot face asta și când, dacă pot”. Cea mai grea parte este să lupți cu instinctele: o mulțime de oameni cer de obicei reacții rapide, iar dacă ai obiceiul să trăiești în ritmul acestei reacții, te simți inconfortabil dacă nu răspunzi imediat la cererea cuiva.
Dar a avut loc o minune: se pare că 9 din 10 persoane care cer să fac ceva „ieri” pot aștepta liniștit până „mâine”, când ajungi la problema lor, dacă le-ai spus pur și simplu că mâine te vei ocupa de asta. Acest lucru, împreună cu notarea sarcinilor și îndeplinirea promisiunilor, îți simplifică viața atât de mult, încât începi să simți că trăiești acum într-un plan structurat (sau poate că asta este, de fapt,). Este evident nevoie de o mare practică, dar, de fapt, în condițiile în care ai adoptat această regulă, poți învăța rapid. Și acesta rezolvă în mare măsură problemele de schimbare a contextului și de neîndeplinire a planurilor. Încerc să plasez toate sarcinile noi pentru mâine, toate cererile la care răspundeam până acum reactiv, le-am mutat de asemenea pentru mâine, iar apoi, dimineața, mă ocup de ele și decid ce pot face și când. Planurile pentru „astăzi” devin mai puțin fluctuante.
3. Stabilirea priorităților și gestionarea sarcinilor neașteptate.
Așa cum am spus la început, am recunoscut pentru mine că fluxul de sarcini din fiecare zi este mai mare decât pot finaliza. Totuși, setul de sarcini reactive rămâne. De aceea, în fiecare dimineață analizez sarcinile stabilite pentru ziua respectivă: care trebuie cu adevărat să fie realizate azi, care pot fi amânate pentru dimineața următoare pentru a determina când ar trebui să fie realizate, care ar trebui delegate și care pot fi pur și simplu eliminate. Dar lucrurile nu se opresc aici.
O frustrări mari apar atunci când seara realizezi că nu ai finalizat sarcinile critice planificate pentru astăzi. Dar, cel mai adesea, acest lucru se întâmplă deoarece astăzi au apărut sarcini neprevăzute, la care, în ciuda eforturilor de a amâna reacția, a fost necesar să răspunzi astăzi. Am început să notez toate sarcinile pe care le-am finalizat astăzi imediat după ce le-am terminat. Și seara, revizuiesc lista de sarcini finalizate. Am avut o discuție cu un avocat — am notat, am sunat un client — am notat. A avut loc un accident care trebuia gestionat — am notat. M-au sunat de la service și mi-au spus că trebuie să aduc mașina exact astăzi pentru a fi reparată până duminică — am notat. Aceasta permite atât să înțeleg de ce nu am reușit să finalizez sarcinile planificate pentru astăzi și să nu mă îngrijorez din acest motiv (dacă sarcinile neprevăzute au meritat), cât și să observ unde aș putea să gestionez mai puțin reactiv sarcinile incoming (să spun service-ului că nu reușesc și că voi aduce mașina doar mâine, și să aflu că totuși se poate termina până duminică, chiar dacă o voi aduce mâine). Încerc să notez absolut toate sarcinile finalizate, până la „am semnat două acte de la contabilitate” și un apel de un minut cu un coleg.
4. Delegare.
Este cel mai dificil subiect pentru mine. Și aici sunt mai degrabă fericit să primesc, decât să dau sfaturi. Abia învăț să mă ocup corect de acest lucru.
Problema în delegare constă în organizarea proceselor de delegare. Acolo unde aceste procese sunt bine structurate, transferăm sarcinile cu ușurință. Acolo unde procesele nu sunt stabilite, delegarea pare fie prea lungă (în comparație cu cât de repede aș face eu sarcina), fie pur și simplu imposibilă (nimeni, în afară de mine, nu poate realiza cu siguranță această sarcină).
Această absență a proceselor creează un blocaj în minte: nici nu îmi vine în minte că aș putea delega o sarcină. Cu doar câteva săptămâni în urmă, când am decis să trec de la Trello la Todoist, m-am prins că am petrecut deja trei ore mutând sarcinile dintr-un sistem în altul, fără să mă gândesc măcar că ar putea face cineva altcineva.
Experiența principală pentru mine acum este să depășesc blocajul de a cere oamenilor să facă ceva în acele cazuri când sunt sigur că nu vor fi de acord sau nu știu cum să facă. Să-mi pierd timpul explicând. Să accept că lucrurile vor dura mai mult. Dacă împărtășiți experiența dumneavoastră, voi fi foarte fericit.
Capcane
Toate modificările menționate mai sus sunt descrise prin sfaturi tehnice despre utilizarea software-ului, despre care voi scrie în partea următoare, iar în concluzia acestei secțiuni — despre două capcane în care am căzut pe parcursul reorganizării vieții mele.
Conceptul de oboseală.
Având în vedere că lucrăm nu fizic, ci mental, apare o problemă uriașă și neașteptată — să înțelegem și să observăm momentul în care începem să ne simțim obosiți. Acest lucru oferă oportunitatea de a lua o pauză la timp.
Pentru un muncitor convențional de la mașină, o astfel de problemă nu există în principiu. Pe de o parte, simțul oboselei fizice ne este familiar încă din copilărie, iar în plus — este destul de dificil să continui să faci ceva fizic când organismul nu mai poate. Nu putem, făcând 10 repetări la sală, să mai facem alte 5 „pentru că așa trebuie”. Această motivație nu va funcționa din motive biologice evidente.
Situația este oarecum diferită în ceea ce privește gândirea: nu ne oprim din gândit. Nu am cercetat această sferă, dar în general, ipotezele sunt următoarele:
- Pentru o persoană care se află într-o stare constantă de confuzie, oboseala mentală nu este remarcată imediat. Aceasta nu apare sub forma unui gând „nu mai pot să gândesc, voi sta întins” — mai întâi afectează spectrul emoțional, abilitățile de gândire, apoi percepția, dar undeva aici poți simți că te-a copleșit.
- Pentru a ieși din flux, nu este suficient să încetezi pur și simplu să te ocupi de muncă. Am observat că, de exemplu, dacă încetez să lucrez, stau întins și mă uit pe telefon, citesc, mă uit și totuși mintea continuă să lucreze, oboseala nu dispare. Mă ajută cu adevărat să mă întind și să mă forțez să nu fac nimic deloc (inclusiv să mă joc pe telefon). Primele 10 minute sunt foarte dificile pentru a ieși din fluxul de activitate, următoarele 10 minute, îmi vin în minte milioane de idei despre cum să fac totul corect, iar apoi — deja este liniște.
Este important să oferi creierului o pauză, iar pentru că este foarte dificil să prinzi acest moment — trebuie să faci asta în mod regulat.
Timp pentru relaxare / viață / familie.
Eu, așa cum am scris deja, sunt dependent de feedback-ul pozitiv, dar pot să-l generează singur: este atât un bonus, cât și o problemă.
Din momentul în care am început să urmăresc toate sarcinile, mă laud singur pentru cele îndeplinite. La un moment dat, am trecut din starea de «mi-am reglat viața profesională» în starea de «acum sunt supererou și pot face maximum de lucruri», ajungând la 60 de sarcini pe zi.
Am echilibrat activitățile de muncă și cele de acasă și am inclus întotdeauna în lista zilnică și sarcini casnice, dar problema este că acestea sunt totuși sarcini. Este necesar să ai timp pentru relaxare și pentru familie.
Lucrătorul din fabrică este dat afară la ora 6, iar antreprenorul primește plăcere atunci când lucrează. Se dovedește a fi cam aceeași problemă cu imposibilitatea de a prinde momentul de «oboseală mentală»: în plăcerea realizării sarcinilor, uiți că, de fapt, trebuie să trăiești.
Este foarte greu să ieși din flux, atunci când totul merge bine și te bucuri de asta, este nevoie să te forțezi.
Oboseala nu vine din dorința de a «culca», ci din tulburarea emoțiilor («totul te enervează încă de dimineață»), dificultatea de a percepe informația și deteriorarea capacității de a face schimbări de context.
Este critic important să aloci timp pentru relaxare, chiar dacă este foarte neplăcut. Este important ca asta să nu aibă consecințe asupra ta ulterior. Nu este bine să te bucuri de productivitatea ta timp de două luni și apoi să ajungi într-o stare în care totul te deranjează și nu mai poți vedea oamenii.
În cele din urmă, nu trăim doar pentru productivitate, există o mulțime de lucruri interesante și surprinzătoare în lume 😉
În general, acestea sunt aproximativ gândurile cu privire la cum ar trebui (re)organizate procesele de lucru și cele din afara muncii. În a doua parte, voi povesti despre instrumentele pe care le-am folosit pentru asta și ce rezultate am reușit să obțin.
P.S. Această temă s-a dovedit a fi atât de importantă pentru mine încât am creat un canal separat pe Telegram, unde îmi împărtășesc gândurile în legătură cu aceasta, alăturați-vă —
Sursa: habr.com
