Buna din nou. Aceasta este o continuare a articolului despre organizarea unui hackathon pentru studenți.
De data aceasta vă voi povesti despre problemele apărute chiar în timpul hackatonului și despre cum le-am rezolvat, despre evenimentele locale pe care le-am adăugat la standardul „codează mult și mănâncă pizza” și câteva sfaturi despre ce aplicații să folosești cel mai ușor organizează evenimente de această amploare.
După ce toate pregătirile financiare sunt finalizate, începe cea mai interesantă etapă: pregătirea șantierului. Aici puteți găsi cel mai mare număr de probleme și probleme la care nici nu vă gândiți. Să începem prin a comanda diferite gustări și echipamente. Acest lucru duce imediat la două probleme principale: cine le va primi și unde să le pună pe toate? Vă reamintesc încă o dată că toți organizatorii sunt studenți, iar hackatonul în sine a avut loc în perioada 26-27 ianuarie, care este exact la jumătatea trimestrului. Pentru fiecare comandă aveam nevoie de 4-5 persoane (dată fiind amploarea evenimentului, puteam primi cu ușurință câte 20-30 de cutii de băuturi odată) și singura noastră opțiune era să căutăm voluntari printre alte cursuri. Puteți, desigur, să folosiți grupurile Facebook pentru a le găsi, dar Slack este candidatul oamenilor noștri. Puteți crea un canal separat pentru fiecare livrare, le puteți integra în Trello (o aplicație pentru crearea listelor de acțiuni) și apoi adăugați pe cei care au fost de acord să ajute și să înregistreze tot ce a fost primit în Trello. Deci, totul a fost primit, chiar și să presupunem că livrarea a fost la clădirea corectă a universității (de câteva ori au livrat-o la alte clădiri și, bine, Imperial era aproape în întregime în South Kensington, ar fi putut fi livrate la Universitatea din Londra din greșeală) și că avem destui oameni și mai multe cărucioare pentru a transporta încărcături deosebit de grele, ce urmează? Unde ar trebui să meargă toată această marfă? Fiecare mare comunitate universitară are propriul său mic depozit pentru astfel de evenimente. Din păcate, totul probabil nu va încadra într-o cameră 2x3. Aici ne-au venit în ajutor sponsorii universității. Câteva tone (!) de băuturi și gustări au fost livrate partenerului nostru de la sindicatul studențesc. O mică digresiune. Fiecare facultate are propria sa uniune: inginerie, medicală, științifică și geologică. Departamentul nostru de inginerie are aproximativ 2 camere libere (dar shhh, nu știu cât de mult respectă regulile universității) au fost complet (!) transformate în depozite pentru un eveniment. În continuare va fi un interval de timp al modului în care am scos aceste lucruri de acolo. Spatele meu nu mi-a mulțumit deloc după aceea.
Este foarte greu să găsești unde să păstrezi toate aceste lucruri și cu atât mai dificil să le distribui corect. Pentru referință: există în total 3 zone: hackathon-uri inferioare și 2 superioare. Dimensiunile sunt aproximativ egale si in general nu sunt probleme cu distributia. Până când apar persoane cu preferințe alimentare speciale. Vegani, vegetarieni și multe altele. Trimitem întotdeauna un chestionar în avans, astfel încât să știm cât să comandăm. Desigur, e-mailurile sunt uitate și pierdute. De aceea, adăugăm întotdeauna 20% la comanda principală sub formă de opțiuni speciale de rezervă, cum ar fi margaritas cu aluat fără gluten. Scump? Fara indoiala. Dar ultimul lucru de care avem nevoie sunt veganii militanti care nu se pot satura de alimente fara animale. Problemele moderne necesită soluții moderne.
Să zicem că totul se potrivește miraculos. Magie, nu mai puțin. Chiar și că totul a fost dus la locul său peste noapte. Ce urmeaza? Îți amintești ce am spus despre „swag”? Da, și apropo, fiecare sponsor are unul. Și toate sunt concepute pentru cel puțin 200 de persoane, iar pentru sponsorii mari, în general, este pentru 300. De asemenea, trebuie să fie stocată, dar acesta nu este principalul lucru. Am mai spus că avem propriul nostru „swag”. Și iată-l pentru 500 de oameni. Iar problema este fragmentarea lui. Multe lucruri au sosit cu o seară înainte de hackathon și nu a existat nicio șansă să fii pregătit pentru asta. Mai mult, toate aceste lucruri trebuie ambalate cu grijă în saci. 500 bucăți. 500, Karl. Așa că a trebuit să organizăm un transportor improvizat: erau tichete pentru băuturi alcoolice la bar, tricouri, seturi cu pastă și pensulă, căni, autocolante și nici nu mai țin minte câte alte lucruri. Și în ciuda faptului că am comandat această frumusețe de la diferiți furnizori și toți au sosit în momente diferite. A trebuit să muncesc din greu, astfel încât, ca bonus la organizarea evenimentului în sine, să lucrez și part-time la o fabrică. Spoiler: am terminat pregătirea la 4 dimineața și am început la 8:30. Am stat doar până la miezul nopții ca să pot fi de serviciu pentru restul nopții. Apoi urmează partea destul de plictisitoare despre aranjarea meselor, aranjarea prelungitoarelor și a altor gunoaie obligatorii.
A sosit ora X. Sponsorii vin devreme, se instalează, își așează tactic „smuțul” pentru a atrage mai mulți studenți. Memorabil: o companie în timpul deschiderii a spus că există două tipuri de angajatori. Cei care plătesc bine își respectă angajații și le permit să se dezvolte creativ. Cum ar fi (numele companiei). Și toți ceilalți sponsori pot spune despre acesta din urmă folosind propriul lor exemplu. Această frază a devenit un candidat pentru premiul pentru cel mai bun meme (despre premiul său chiar la sfârșitul ultimului articol). Elevii ajung cât mai devreme posibil pentru a lua cât mai multe lucruri gratuit. Iată câteva cuvinte despre cum le-am lăsat să intre. Biletele sunt achiziționate de la Eventbride și toți organizatorii au o aplicație de scanare. Problemele încep atunci când participanții nu citesc condițiile: vârsta minimă este de 18 ani, de exemplu, sau vă aduceți pașaportul cu dvs. sau chiar biletele nu pot fi transferate după termenul limită (cu trei zile înainte de hackathon). Mulți, din păcate, trebuie refuzați. Dar din câte îmi amintesc: doi care și-au uitat pașapoartele de la Londra, așa că s-au dus acasă și i-au luat cu ei. Le-am permis celor cărora li s-au dat biletele să treacă după toți ceilalți; ei au scanat biletele pentru ca ulterior proprietarul lor să nu încerce să se strecoare cu un bonus.
Acum puțin despre problemele cu biletele în sine: sunt doar vreo 400. Plus câteva pentru absolvenți, drept cadou de despărțire. Inițial, le-am păstrat pe site-ul universității, dar a scăzut constant cu 10 minute înainte de începerea vânzărilor până la 30 de minute după începere și au fost distribuite complet aleatoriu între participanți. Tac deja despre condițiile de cursă din cauza cărora am vândut în medie cu 20-30 mai mult decât ar fi trebuit. Soluția a fost site-ul Eventbride. Se descurcă perfect cu încărcătura, biletele zboară în medie în 1-3 secunde pe lot și sunt emise exact la program. Dar aici apare o altă problemă: onestitatea participanților. De la primul link Google puteți descărca și configura botul și, în mod ideal, încercăm să intimidăm astfel de oameni deștepți să-și anuleze biletele. În realitate, este aproape imposibil să dovedești că nu ai folosit/folosit un bot. Biletele, la rândul lor, sunt împărțite în Imperial/toate celelalte și (ușoară discriminare) pentru studenții noștri sunt puțin mai multe. Pentru ca departamentul să ajute, acestea sunt regulile.
Urmează problemele de pregătire mai specifice. Unul dintre evenimentele pe care le organizăm mai aproape de miezul nopții este un bar deschis. Desigur, în cultura hackathonului și lipsa somnului, aceasta nu este întotdeauna o idee bună. De aceea puțini oameni vizitează. Dar cei care vin sunt mereu fericiți, băuturile sunt gratuite (până la 5 GBP inclusiv), o rezervă destul de mare de vouchere, plus că aceasta este o modalitate grozavă de relaxare după o zi întreagă de hackathon non-stop. Dezavantajele sunt mai probabile pentru organizatori: mulți, pe liniște, în timp ce organizatorii s-au săturat să urmărească totul, reușesc să se îmbată destul de mult. Desigur, depinde de noi să ne ocupăm de ei. Dar nu a venit niciodată la probleme serioase. Este important de menționat că, ca un hackathon, barul de seară are un sponsor. Și anul acesta s-au distrat, cumpărând „bombe jaeger” pentru toți cei prezenți. A fost foarte greu de explicat (ceea ce sunt de acord, turnați mai mult) că participanții pe jumătate morți din campus sunt puțin diferiți de cei pe care doresc să-i angajeze în compania lor și să oprească acest haos la al 30-lea cocktail. După aceea a urmat legendara livrare de pui Nandos.
Este legendar pentru că proprietarii restaurantelor locale au venit împreună cu cei care livrează să vadă cine a decis să cheltuiască câteva mii pe pui într-o seară de sâmbătă. În total, ne-a luat 2 ore și 30 de voluntari pentru a descărca totul și a-l distribui între zone. Fotografiile sunt atasate. Nu uita să strigi „vegani aici”, altfel vor mânca mâncare vegetariană în loc de mâncare vegană și apoi te vor blestema. Un alt eveniment memorabil a fost karaoke. Toată lumea petrecea deja acolo, inclusiv noi. Imaginează-ți doar: 200 de oameni ocupând o sală de curs la ora 2 dimineața, cântând melodii complet aleatorii (eu am cântat Let It Go, sora mea ar fi mândră). A fost minunat, dar din nou probleme tipice: aducerea echipamentului, instalarea lui, negocierea cu securitatea și cu biblioteca (sâmbăta seara este un moment de vizitare foarte popular) pentru a nu fi dat afară. Securității i s-a cerut să cânte, dar au refuzat.
Toate acestea sunt distractive, desigur. Dar. Hackathonul durează două zile: participanții pot veni și pleacă. Organizatorii nu sunt. În total, am dormit 3.5 ore în două zile și 5 ore cu o zi înainte. Și asta pentru că alți voluntari au forțat-o (și mersul la bar s-a făcut simțit). Ai putea dormi fie într-o cameră separată cu covorașe de yoga, fie oriunde ai putea. Am dormit pe scaun, nu e interzis de lege, dorm unde vreau. Principalul lucru este că ar trebui să fie 3 persoane treji pentru fiecare hackzone. O altă sarcină a fost să verificăm periodic proiectorul, deoarece se putea supraîncălzi și cu siguranță nu aveam bani în plus pentru reparații. Pentru a-l pune am avut nevoie de 6 persoane și 2 cărucioare. În general, amigdalele erau ocupate aproape tot timpul. La un moment dat am început să împărțim floricele de porumb și vată de zahăr, din nou, noi eram cei care găteam. Evaluarea siguranței la incendiu a scăzut semnificativ când am scos floricelele în timp ce mă încălzeam „pentru că acum vor zbura înăuntru și nu voi mai avea nimic”.
Această parte a trecut prin multe probleme în organizație și soluțiile acestora. Ingineri la urma urmei. Dar un număr imens de lucruri au rămas în culise: ce probleme au existat în timpul hackatonului în sine, selecția premiilor și premiilor, cum a funcționat votul „inteligent”, recenzii de la sponsori și cum ne-am descurcat cu curățarea sediului la o săptămână după. Evenimentul. Și, de asemenea, un mic flex: acesta este primul hackathon studențesc care este acoperit de BBC. Voi scrie despre asta și în următorul episod din această saga de hackathon. Voi începe să scriu în curând, dar deocamdată iată e-mailul meu: [e-mail protejat] si site-ul proiectului:
Sursa: www.habr.com