În secolul al XX-lea, viața și munca oamenilor au decurs conform planului. La serviciu (ca să simplificăm, vă puteți imagina o fabrică), oamenii aveau un plan clar pentru săptămână, pentru lună, pentru anul următor. Pentru a simplifica: trebuie să tăiați 20 de părți. Nimeni nu va veni să spună că acum trebuie tăiate 20 de părți și, în plus, scrieți un articol care reflectă de ce forma acestor părți este exact așa - și de preferință ieri.
În viața de zi cu zi a oamenilor era cam la fel: forța majoră era o adevărată forță majoră. Nu există telefoane mobile, un prieten nu poate să te sune și să-ți ceară „să vină urgent să ajuți la rezolvarea problemei”, trăiești într-un singur loc aproape toată viața („mișcarea este ca focul”) și, în general, te-ai gândit despre cum să-ți ajuți părinții „să vină în decembrie pentru o săptămână”.
În aceste condiții s-a format un cod cultural în care te simți mulțumit dacă ai îndeplinit toate sarcinile. Și a fost real. Neîndeplinirea tuturor sarcinilor este o abatere de la normă.
Acum totul este diferit. Inteligența a devenit un instrument de muncă, iar în procesele de muncă este necesar să o folosești în diferite forme. Un manager modern (în special un manager de top) trece prin zeci de sarcini de diferite tipuri de-a lungul zilei. Și cel mai important, o persoană nu poate controla numărul de „mesaje primite”. Sarcinile noi le pot anula pe cele vechi, le pot schimba prioritatea și chiar setarea sarcinilor vechi. În aceste condiții, este aproape imposibil să formulați un plan în prealabil și apoi să îl implementați pas cu pas. Nu puteți răspunde la o sarcină care vine „avem o solicitare urgentă de la biroul fiscal, trebuie să răspundem astăzi, altfel va fi o amendă” și spuneți „O voi programa pentru săptămâna viitoare”.
Cum să trăiești cu asta - astfel încât să ai timp pentru viață în afara muncii? Și este posibil să se aplice niște algoritmi de management de lucru în viața de zi cu zi? Acum 3 luni am schimbat radical intregul sistem de stabilire a sarcinilor si monitorizare. Vreau să vă spun cum am ajuns la asta și ce s-a întâmplat până la urmă. Piesa va fi în 2 părți: în prima - puțin despre, ca să spunem așa, ideologie. Iar al doilea este în întregime despre practică.
Mi se pare că problema pentru noi nu este că mai sunt multe sarcini. Problema este că codul nostru socio-cultural este încă configurat pentru a îndeplini „toate sarcinile planificate pentru astăzi”. Ne facem griji atunci când planurile eșuează, ne îngrijorăm când nu realizăm tot ce a fost planificat. În același timp, școlile și universitățile funcționează în continuare în cadrul codului anterior: există un anumit set de lecții, există sarcini clar planificate pentru acasă, iar copilul își formează în cap un model care presupune că viața va continua să fie ca aceasta. Dacă îți imaginezi versiunea grea, atunci în viață, de fapt, în lecția ta de engleză încep să vorbească despre geografie, a doua lecție durează o oră și jumătate în loc de patruzeci de minute, a treia lecție este anulată, iar în a patra în la mijlocul lecției te sună mama ta și îți cere urgent să cumperi și să aduci mâncare acasă.
Acest cod socio-cultural face o persoană să spere că este posibil să schimbe fluxul de intrare - și, în acest fel, să-și îmbunătățească viața, dar viața descrisă mai sus este anormală, deoarece nu există un plan clar în ea.
Aceasta este problema principală. Trebuie să realizăm și să acceptăm că nu putem controla numărul de mesaje primite, putem controla doar modul în care ne raportăm la el și modul în care procesăm efectiv mesajele primite.
Nu trebuie să vă faceți griji că sosesc din ce în ce mai multe cereri de modificare a planurilor: nu mai lucrăm la mașini (cu rare excepții), scrisorile nu ajung timp de o lună (da, sunt optimist), iar telefonul fix a devenit un anacronism. Prin urmare, trebuie să schimbați procesul de procesare a mesajelor și să acceptați viața actuală așa cum este ea și să realizați că codul socio-cultural anterior nu funcționează.
Ce putem face pentru a fi mai ușor? Este foarte dificil să „realizezi un site web bun”, dar cu o specificație tehnică clară (sau cel puțin doar o descriere mai clară a sarcinii la îndemână), obținerea rezultatului corect (și, în general, obținerea a cel puțin un rezultat) devine mult Mai uşor.
Cel mai bun exemplu este al meu, așa că voi încerca să-mi descompun dorințele. Înțeleg clar ce este în neregulă cu procesarea planurilor de viață și de muncă: acum este „rău”, dar vreau să devină „bun”.
Ce este „rău” și „bun” la un nivel „înalt” de descompunere?
Rău: Mă simt anxios pentru că nu sunt sigur că voi putea face tot ce am promis să fac altor oameni sau mie, mă supăr pentru că pur și simplu nu pot ajunge la lucrurile pe care le plănuisem de mult timp , pentru că trebuie amânate sau din cauza unor sarcini arzătoare, sau sunt prea greu de abordat; Nu pot face tot ce este interesant, pentru că cea mai mare parte a timpului meu este ocupat de muncă și de viața de zi cu zi, rău pentru că nu pot dedica timp familiei și relaxării. Un punct separat: nu sunt în mod constant de comutare a contextului, care este în mare parte responsabil pentru toate cele de mai sus.
Bine: Nu mă simt anxioasă pentru că știu ce voi face în viitorul apropiat, absența acestei anxietăți îmi permite să-mi petrec mai bine timpul liber, nu simt o senzație obișnuită de oboseală (cuvântul „ constant” nu este potrivit pentru mine, este doar obișnuit), nu trebuie să trec și să trec la nicio comunicare de intrare.
În general, mare parte din ceea ce am descris mai sus poate fi descris într-o frază simplă: „reducerea incertitudinii și a necunoscutului”.
Astfel, specificația tehnică devine ceva de genul:
- Modificarea procesării sarcinilor primite astfel încât contextul să fie schimbat.
- Lucrul cu un sistem de stabilire a sarcinilor astfel încât cel puțin actualitatea și ideile să nu fie uitate și să fie într-o zi procesate.
- Reglarea predictibilității zilei de mâine.
Înainte de a schimba ceva, trebuie să înțeleg ce pot schimba și ce nu.
O sarcină dificilă și enormă este să înțeleg și să admit că nu pot schimba fluxul de intrare în sine, iar acest flux este o parte a vieții mele în care m-am regăsit din propria mea voință; Avantajele unei astfel de vieți depășesc contra.
Poate, la primul nivel de rezolvare a problemei, ar trebui să te gândești: vrei măcar locul în viață în care te afli sau vrei altceva? Și dacă ți se pare că vrei altceva, atunci poate că merită să lucrezi exact la asta în paralel cu un psiholog/psihoanalist/psihoterapeut/guru/numi-i cu orice nume - această întrebare este atât de profundă și serioasă încât nu voi intra aici.
Așadar, sunt acolo unde sunt, îmi place, am o companie de 100 de oameni (întotdeauna mi-am dorit să fac afaceri), fac o muncă interesantă (aceasta este interacțiunea cu oamenii, inclusiv pentru atingerea obiectivelor de muncă - și am fost întotdeauna interesat de „ingineria socială” și tehnologie), afacerile sunt construite pe „rezolvarea problemelor” (și întotdeauna mi-a plăcut să fiu „reparator”), mă simt bine acasă. Îmi place aici, cu excepția „efectelor secundare” enumerate în partea „rău”.
Având în vedere că îmi place această viață, nu pot schimba (cu excepția delegării sarcinilor, despre care se discută mai jos) fluxul de intrare, dar pot schimba procesarea acestuia.
Cum? Sunt un susținător al conceptului că trebuie să trecem de la mai puțin la mai mult - mai întâi să rezolvăm cele mai stringente probleme, care pot fi rezolvate prin schimbări simple, și să mergem către schimbări mai mari.
Toate modificările pe care le-am făcut pot fi rezumate la trei zone; Le voi enumera de la modificări simple (pentru mine) la cele complexe:
1. Procesarea și salvarea sarcinilor.
Nu am reușit niciodată să țin în mod corespunzător (și încă nu pot) agende pe hârtie, să scriu și să formulez o sarcină este o sarcină foarte dificilă pentru mine, și să stau în mod regulat într-un fel de monitor de sarcini este atât de dificil.
Am acceptat acest lucru, iar conceptul meu principal a fost că lucrurile care sunt în capul meu sunt cele mai importante.
Sarcinile mele au fost procesate în acest mod:
- sarcina de care îmi amintesc este să o duc la bun sfârșit imediat ce pun mâna pe ea;
- sarcina primită - dacă este făcută rapid, finalizați-o imediat așa cum ați primit-o, dacă durează mult timp - promit că o voi face;
- sarcini de care ați uitat - faceți-le numai atunci când vi se amintește de ele.
Am trăit cu asta mai mult sau mai puțin normal de ceva timp, până când „sarcinile de care am uitat” s-au transformat într-o problemă.
Aceasta a devenit o problemă sub două forme:
- Aproape în fiecare zi, au sosit sarcini uitate care trebuiau finalizate astăzi (hardcore, care s-a încheiat - un mesaj text de la executorii judecătorești despre anularea banilor din conturi pentru o amendă a poliției rutiere înainte de a zbura în State și nevoia urgentă de a înțelege dacă mi-ar fi permis să zbor afară).
- Un număr mare de oameni consideră că este incorect să întrebe din nou despre o solicitare și să o păstreze pentru ei înșiși. Oamenii se jignesc că ai uitat ceva dacă este o cerere personală, iar dacă este o cerere de muncă, în cele din urmă se transformă într-un incendiu care trebuie făcut astăzi (vezi punctul unu).
Trebuia făcut ceva în privința asta.
Oricât de neobișnuiți eram pentru mine, am început să notez totul. De fapt, totul. Am avut norocul că am venit eu însumi, dar, în general, întreaga idee seamănă foarte mult cu conceptul .
Prima etapă a fost pur și simplu descărcarea tuturor lucrurilor din capul meu în cel mai simplu sistem pentru mine. S-a dovedit ca : interfața este foarte rapidă, procedura de creare a unei sarcini este minimă în timp, există o aplicație simplă pe telefon (am trecut apoi la Todoist, dar mai multe despre asta în a doua parte, tehnică).
Slavă Domnului, sunt implicat într-un fel sau altul în managementul IT de 10 ani și înțeleg că „crearea unei aplicații” este o sarcină condamnată, la fel ca „mersul la medic”. Prin urmare, am început să descompun sarcinile în sarcini descompuse sub formă de acțiuni.
Înțeleg clar că sunt o persoană foarte dependentă de feedback-ul pozitiv, pe care mi-l pot oferi sub forma unui feedback „uite cât ai făcut astăzi” (dacă îl văd). Prin urmare, sarcina de a „mergi la medic” se transformă în sarcini de „alegerea la care medic să mergi”, „alegerea unui moment în care să mergi la medic”, „a suna și a face o programare”. În același timp, nu vreau să mă încordez: fiecare dintre sarcini poate fi finalizată într-o zi a săptămânii și să fii fericit că ai finalizat deja o etapă a sarcinii.
Punct cheie: descompunerea sarcinilor și înregistrarea sarcinilor sub formă de acțiuni scurte.
Atâta timp cât sarcina este în capul tău, atâta timp cât crezi că trebuie îndeplinită într-o zi, nu vei fi calm.
Dacă nu a fost scris încă și l-ai uitat, vei suferi când ți-l vei aminti și vei aminti că ai uitat.
Acest lucru se aplică tuturor problemelor, inclusiv celor casnice: a pleca la serviciu și a-ți aminti pe drum că ai uitat să arunci gunoiul nu este deloc cool.
Aceste experiențe pur și simplu nu sunt necesare. Așa că am început să notez tot ce am făcut.
Scopul este ca, după ce te-ai antrenat să încarci toate (absolut toate) lucrurile pe orice tracker, următorul pas este să nu te mai gândești la lucrurile notate în capul tău.
Cand iti dai seama ca tot ce te-ai gandit sa faci este notat si mai devreme sau mai tarziu vei ajunge la asta, pentru mine personal anxietatea dispare.
Te oprești din zvâcniri pentru că în mijlocul zilei îți amintești că ai vrut să schimbi becurile de pe hol, să vorbești cu un angajat sau să scrii un document (și te grăbești urgent să-l scrii).
Minimizând numărul de sarcini uitate (în acest context, nescrise), minimizez anxietatea care apare atunci când îmi amintesc de acele sarcini cele mai uitate.
Nu vă puteți nota sau aminti totul, dar dacă înainte existau 100 de astfel de sarcini, atunci până la un anumit punct au rămas 10 dintre ele și pur și simplu există mai puține „incidente” de îngrijorare.
Punct cheie: notăm totul, totul, chiar dacă suntem siguri că ne vom aminti.
Nu vă puteți aminti totul: oricât de stupid ar suna, scriu totul, chiar pentru a „plimba câinele”.
Ce am hotărât eu în acest fel? Anxietatea datorată faptului că îmi era în permanență frică să nu uit ceva a scăzut (în cap prin planuri, sarcini, promisiuni etc.) și, în general, trecerea inutilă în cap despre „a mă gândi la ce altceva am putea promite” a dispărut.
2. Reactivitate redusă.
Nu putem reduce fluxul de intrare, dar putem schimba modul în care răspundem la acesta.
Am fost întotdeauna o persoană reactivă și am simțit un fior din cauza asta, am răspuns imediat la cererea unei persoane de a face ceva prin telefon, am încercat să duc la îndeplinire imediat o sarcină atribuită în viață sau în viața de zi cu zi, în general am fost la fel de rapid ca posibil, am simțit un fior din cauza asta. Aceasta nu este o problemă, dar devine o problemă atunci când o astfel de reacție se transformă într-un instinct. Încetați să mai distingeți unde sunteți cu adevărat nevoie acum și unde oamenii pot aștepta cu ușurință.
Problema este că acest lucru dă naștere și la sentimente negative: în primul rând, dacă nu am avut timp să fac ceva sau am uitat că am promis că voi reacționa, m-am supărat din nou, dar acest lucru individual nu a fost critic. Acest lucru a devenit critic în momentul în care numărul de sarcini la care voiam să reacționez instantaneu instinctiv a devenit mai mare decât capacitatea fizică de a face acest lucru.
Am început să învăț să nu reacționez la lucruri imediat. La început a fost doar o decizie pur tehnică: la orice cerere primită „te rog fă-o”, „te rog ajută”, „să ne întâlnim”, „să sunăm”, în loc să reacționez și chiar în loc să analizez când aș face-o, am a devenit primul Sarcina este pur și simplu să procesez această solicitare primită și să programez când o termin. Adică, prima sarcină din tracker nu este sarcina de a face ceea ce s-a cerut, ci sarcina de „mâine, citiți ce a scris Vanya în telegramă și înțelegeți dacă o pot face și când o voi face, dacă pot. ” Cel mai dificil lucru aici este să vă luptați cu instinctele: un număr mare de oameni cer implicit un răspuns rapid, iar dacă sunteți obișnuit să trăiți în ritmul unui astfel de răspuns, vă simțiți inconfortabil dacă nu răspundeți la cererea persoanei respective. imediat.
Dar s-a întâmplat un miracol: se dovedește că 9 din 10 oameni care îți cer să faci ceva „ieri” pot aștepta cu ușurință până „mâine” când ajungi la sarcina lor, dacă doar le-ai spus că vei ajunge mâine. Acest lucru, împreună cu notarea lucrurilor de făcut și respectarea promisiunilor de a ajunge acolo, face viața atât de ușoară, încât începi să simți că acum trăiești într-un plan structurat (și poate că ești). Desigur, ai nevoie de multă pregătire, dar, de fapt, în condițiile în care ai acceptat pentru tine o astfel de regulă, poți învăța rapid acest lucru. Și acest lucru rezolvă foarte mult problemele de schimbare a contextului și neîndeplinirea planurilor stabilite. Încerc să stabilesc toate sarcinile noi pentru mâine, toate solicitările la care anterior am reacționat reactiv, am stabilit și pentru mâine și deja „mâine” dimineață îmi dau seama ce se poate face și când. Planurile pentru „azi” devin mai puțin fluide.
3. Prioritizarea și înregistrarea sarcinilor neașteptate.
După cum am spus la început, mi-am recunoscut că fluxul de sarcini în fiecare zi este mai mult decât pot face față. Mai rămâne un set de sarcini reactive. Prin urmare, în fiecare dimineață mă ocup de sarcinile atribuite pentru azi: care chiar trebuie făcute astăzi, care pot fi amânate până mâine dimineață, pentru a decide când trebuie făcute, care să fie delegate și care. poate fi aruncat cu totul. Dar chestiunea nu se oprește aici.
O frustrare enormă apare atunci când seara realizezi că nu ai îndeplinit sarcinile critice planificate pentru astăzi. Dar de cele mai multe ori acest lucru apare deoarece astăzi au apărut chestiuni neplanificate, la care, în ciuda tuturor eforturilor de a amâna reacția, a fost necesar să se răspundă astăzi. Am început să notez toate lucrurile pe care le-am făcut astăzi imediat după ce le-am făcut. Și seara m-am uitat la lista sarcinilor finalizate. Un avocat a intrat să vorbească și a notat-o, un client a sunat și a notat-o. A fost un accident la care trebuie răspuns - l-am notat. Service-ul auto a sunat și a spus că mașina trebuie adusă astăzi pentru a putea fi reparată până duminică - a notat-o. Acest lucru îmi permite atât să înțeleg de ce nu am ajuns la sarcinile atribuite pentru astăzi și să nu-mi fac griji (dacă sarcinile bruște au meritat), cât și să înregistrez unde aș putea procesa sarcinile primite mai puțin reactiv (spuneți serviciului că am nu o pot face și o să aduc mașina abia mâine și să aflu că va fi încă posibil să o fac până duminică, chiar și livrând-o mâine). Încerc să notez absolut toate sarcinile finalizate, până la „semnat două lucrări de la departamentul de contabilitate” și o conversație minut cu un coleg.
4. Delegarea.
Cel mai dificil subiect pentru mine. Și aici mă bucur și mai mult să primesc decât să dau sfaturi. Tocmai învăț cum să fac asta corect.
Problema cu delegarea este organizarea proceselor de delegare. Acolo unde sunt construite aceste procese, transferăm cu ușurință sarcini. Acolo unde procesele nu sunt depanate, delegarea pare fie prea lungă (comparativ cu când faci singur sarcina) sau pur și simplu imposibilă (nimeni în afară de mine nu poate finaliza cu siguranță această sarcină).
Această lipsă de procese îmi creează un blocaj în cap: gândul că pot delega o sarcină nici nu-mi trece prin minte. Cu doar câteva săptămâni în urmă, când am decis să trec de la Trello la Todoist, m-am trezit transferând sarcini de la un sistem la altul timp de trei ore, fără să mă gândesc măcar că ar putea face altcineva.
Experimentul principal pentru mine acum este să-mi depășesc propriul blocaj de a le cere oamenilor să facă ceva în cazurile în care sunt sigur că nu vor fi de acord sau nu știu cum să o facă. Petrece timp explicând. Acceptați că lucrurile vor dura mai mult pentru a fi făcute. Dacă împărtășiți experiența dvs., voi fi foarte bucuros.
capcane
Toate modificările menționate mai sus sunt descrise de recomandări destul de tehnice pentru lucrul cu software, despre care voi scrie în următoarea parte, iar la încheierea acesteia - despre două capcane în care am căzut pe parcursul întregii vieți. reorganizarea mea.
Conceptul de oboseală.
Datorită faptului că muncim nu fizic, ci mental, apare o problemă uriașă și neașteptată - să înțelegeți și să prindeți momentul în care începeți să obosiți. Acest lucru vă oferă posibilitatea de a face o pauză în timp.
Lucrătorul condiționat de la mașină nu a avut în principiu o astfel de problemă. În primul rând, sentimentul de oboseală fizică este de înțeles pentru noi încă din copilărie și, în plus, este destul de dificil să continuăm să faci ceva fizic atunci când corpul nu este capabil de asta. Nu putem, după ce am făcut 10 abordări în sală, alte 5 „pentru că este necesar”. Această motivație nu va funcționa din motive biologice foarte evidente.
Situația cu gândirea este oarecum diferită: nu încetăm niciodată să gândim. Nu am acoperit acest domeniu, dar în general ipotezele sunt următoarele:
- O persoană care este într-o frenezie constantă nu observă imediat oboseala mentală. Acest lucru nu se întâmplă sub forma „Nu mai pot să gândesc, mă voi întinde” - mai întâi afectează spectrul emoțional, capacitatea de a gândi, apoi percepția, dar undeva aici poți simți ce urmează.
- Pentru a vă opri din flux, nu este suficient să încetați pur și simplu să lucrați. Am observat că dacă, de exemplu, mă opresc din muncă, mă mint și mă uit la telefon, citesc, mă uit și totuși creierul meu continuă să funcționeze, oboseala nu dispare. Chiar ajută să te întinzi și să te forțezi să nu faci absolut nimic (inclusiv să-ți împingi telefonul). În primele 10 minute este foarte dificil să ieși din fluxul activității, în următoarele 10 minute vin în minte un milion de idei despre cum să faci totul corect, dar apoi este curățenia.
Este important și necesar să-ți odihnești creierul și, deoarece este foarte greu să prinzi acest moment, trebuie doar să o faci în mod regulat.
Timp de odihnă/viață/familie.
Eu, așa cum am scris deja, sunt o persoană dependentă de feedback pozitiv, dar îl pot genera pentru mine: acesta este atât un bonus, cât și o problemă.
Din momentul în care am început să-mi urmăresc toate sarcinile, mă laud că le-am îndeplinit. La un moment dat, am trecut de la o stare de „așezată viața profesională” la o stare de „acum sunt un super-erou și pot face cât mai multe lucruri”, ajungând la 60 de sarcini pe zi.
Am echilibrat munca și treburile acasă și m-am asigurat să includ treburile în lista mea zilnică, dar problema era tocmai că erau treburi. Și cu siguranță ai nevoie de timp pentru odihnă și familie.
Muncitorul este dat afară din atelier la ora 6, dar și antreprenorul se simte fior atunci când lucrează. Se dovedește a fi aproximativ aceeași problemă ca și cu incapacitatea de a prinde momentul de „oboseală mentală”: în vârful sarcinilor finalizate, uiți că de fapt trebuie să trăiești.
Este foarte greu să scapi din flux când totul merge bine și primești un bâzâit din asta, trebuie și să te forțezi.
Oboseala nu provine din dorința de a „întinde”, ci dintr-o tulburare a emoțiilor („totul a fost enervant chiar de dimineață”), dificultăți de percepere a informațiilor și o deteriorare a capacității de a schimba contextul.
Este esențial să-ți faci timp pentru odihnă, chiar dacă este o prostie. Este important ca acest lucru să nu vă afecteze mai târziu. Nu este grozav să fii mulțumit de productivitatea ta timp de două luni și apoi să fii într-o stare în care totul este plictisitor și nu poți vedea oamenii.
În cele din urmă, nu trăim doar pentru productivitate, există un număr imens de lucruri interesante și uimitoare în lume 😉
În general, acestea sunt aproximativ considerații cu privire la modul în care, în general, merită (re)organizarea proceselor de muncă și non-muncă. În a doua parte vă voi spune ce instrumente am folosit pentru aceasta și ce rezultate s-au obținut.
PS Acest subiect s-a dovedit a fi atât de important pentru mine încât am început chiar și un canal de telegrame separat, unde îmi împărtășesc gândurile despre această chestiune, alăturați-vă nouă -
Sursa: www.habr.com