Cum să finalizați 70 de sarcini într-o zi: viața pe instrumentele de urmărire a sarcinilor este o viață bună

Am încercat să gestionez sarcinile sistematic probabil de 20-25 de ori. Și fiecare încercare a eșuat, după cum am înțeles acum, din două motive.

În primul rând, pentru a dedica timp îndeplinirii sarcinilor, trebuie să înțelegeți de ce se face acest lucru.
Începi să gestionezi sarcini, să petreci timp cu ele, să faci mai puține sarcini, totul începe să se acumuleze - pentru ce?

Orice muncă este dificil de făcut atunci când nu înțelegi de ce. „A-ți ordona viața” nu este cel mai potrivit scop, deoarece „viața ordonată” este un fenomen destul de vag. Dar „reducerea nivelului de anxietate prin reducerea nivelului de incertitudine” este un obiectiv mult mai specific și mai bun, pe care îl poate petrece cu ușurință o oră pe zi.

În al doilea rând, toate metodologiile pe care le-am citit descriu imediat starea finală a procesului. „Trebuie să iei ToDoIst, să-l defalci în proiecte, să te integrezi cu calendarul, să revizuiești sarcinile pentru săptămână, să le prioritizezi...” Este dificil să începi să faci imediat. Ca și în dezvoltarea de software, cred că trebuie să utilizați metoda jpeg progresivă — în mod iterativ.

Prin urmare, voi trece prin „iterațiile” mele și poate în aceeași formă vă va fi de folos. La urma urmei, care este un motiv bun pentru a folosi sărbătorile de mai pentru a vă întoarce la muncă folosind o paradigmă (relativ) nouă?

Puteți citi cum am ajuns la asta aici.

Trello, câteva liste

Creăm doar 4 liste, folosim aplicații desktop și mobile.

Liste:

• Activități – notează aici toate sarcinile care îți vin în minte. Și notează-le de îndată ce îți vin în minte. „Aruncarea gunoiului” este o sarcină. „Spălați vasele” este o sarcină. „Programați o întâlnire de planificare” este o sarcină. Ei bine, și așa mai departe. Chiar și cele mai evidente sau importante lucruri pot fi uitate dacă se întâmplă ceva neașteptat sau pur și simplu ai avut o zi grea.
• Activități pentru astăzi - în fiecare seară mut lucrurile de la panoul „To-Do” în panoul „To-Do for Today”. Dacă o parte din munca ta rămâne acolo seara, este normal mai multe despre asta. În timp, începi să înțelegi câte sarcini pot fi pe listă, astfel încât cele mai multe dintre ele să poată fi finalizate în ziua planificată.
• Fabricat azi. Această tablă este modalitatea principală de a reduce anxietatea „Nu am făcut nimic astăzi” și o modalitate bună de reflecție suplimentară despre auto-organizare. Scriu aici toate sarcinile pe care le-am făcut astăzi, chiar și cele care nu sunt pe lista planificată. „L-am sunat pe Vasia în legătură cu documentele”, am notat. „Mi-au cerut să semnez acte”, am notat. „Am discutat despre înțelegere cu Anton”, a scris el. În acest fel, la sfârșitul zilei, veți înțelege pe ce ați petrecut de fapt timpul și ce ați fi putut lăsa în afara acestor sarcini doar de dragul de a finaliza planul.
• Terminat—o listă cu toate sarcinile finalizate. La începutul sau la sfârșitul zilei, le mut de la „Terminat astăzi” la „Terminat”. În esență, este un coș de gunoi în care puteți găsi pur și simplu sarcini finalizate și, prin urmare, are nevoie de curățare regulată.

Trello, „mini-calendar”

La un moment dat, devine clar că unele sarcini sunt precis legate de timp și nu vrei să le uiți în timpul săptămânii, pentru a nu planifica altceva pentru această perioadă. Întotdeauna mi-a fost greu cu calendarul, așa că am adăugat mai multe panouri cu denumirea „To-do pentru luni”, „To-do pentru marți”, etc., în care am început să enumerez în timp-limitate pentru- dos.

Astfel, când oamenii mă întreabă: „Putem vorbi joi la 16:00?” - Mă duc doar la panoul corespunzător și văd ce am scris acolo pentru această dată. Și nu trebuie să uităm să transferăm sarcinile între liste la timp în timpul săptămânii: de exemplu, „to-do pentru joi” când vine joi - la „to-do pentru azi”.

De ce nu un calendar? Pentru mine, este teribil de dificil să folosesc două utilități în același timp. Dacă folosesc un calendar pentru asta, va trebui să intru în el, să îl completez, să îl verific în mod regulat pentru a verifica dacă am uitat ceva...

În acest moment am atins limitele lui Trello. Principala problemă a fost că au fost înregistrate peste 50 de sarcini pe zi și a existat un număr destul de mare de sarcini legate atât de lista generală, cât și de listele legate de zile. Cum înțeleg că am notat deja sarcina pe care trebuie să o fac? Au început să apară duplicate. Cum să prioritizezi simultan toate sarcinile pentru un singur proiect? Cum le oferi altor persoane posibilitatea de a vă vedea planurile calendaristice?

Aveam nevoie de un sistem care, menținând o relativă ușurință:

1. Aș putea grupa sarcinile pe proiecte.
2. Aveți un link de calendar (fă-l mâine) și transferați automat acest lucru la sarcinile pentru azi, când va veni ziua.
3. S-ar integra cu Google Calendar.

Aici am revenit la ToDoist, iar în această etapă s-a dovedit a fi cea mai potrivită soluție.

Firul curent în ToDoist

Primite

Scriu toate sarcinile primite în Inbox, pe care încerc să le rezolv imediat. Analiza înseamnă:

• Stabilirea datei la care sarcina va fi finalizată (pentru sarcini scurte, cel mai adesea am stabilit Azi, iar până seara înțeleg când, de fapt, se poate face).
• Determinarea proiectului căruia i se poate atribui sarcina (pentru statistici și capacitatea de a schimba cumva prioritatea tuturor sarcinilor din proiect).

Sarcinile care vin în minte și care nu trebuie făcute în viitorul apropiat intră în proiecte Personal necategorizat („luați suporturile de pahare în mașină”) și Lucrări necategorizate („gândește-te când putem aranja o sesiune strategică de PR”). ToDoist vă permite să atribuiți sarcini recurente, așa că în fiecare weekend am o sarcină numită „Personal necategorizat” și în fiecare luni „Munca necategorizată”.

Integrarea calendarului
ToDoist se integrează perfect cu Google Calendar, în ambele direcții. Îmi împărtășesc calendarul colegilor, astfel încât să vadă când cu siguranță nu mă pot contacta.

În același timp, sarcinile din calendar sunt transferate în direcția opusă: pot spune „Seryoga, uită-te la ora mea pentru vineri și notează o întâlnire acolo”, care va apărea atât în ​​calendar, cât și în ToDoist. Așa că, de fapt, am început să folosesc un calendar pentru prima dată fără a fi nevoie să creez evenimente în el.

Prelucrarea sarcinilor primite neoperative

Nu mă grăbesc cu forța să fac sarcini imediat, cu excepția acelor sarcini în care focul este evident. „Trebuie urgent să luăm legătura cu conducerea companiei ABC, deoarece serverul este inactiv și nu există niciun răspuns din partea angajaților săi” este, evident, o sarcină presantă care nu poate fi amânată, dar „Zhenya, pot să te sun acum pentru a vorbi despre un proiect nou” se transformă în „Programează când poți vorbi cu X despre Y”, care se va transforma deja în sarcina „Spune-i lui X că putem vorbi atunci” și sarcina „Vorbește cu X despre Y”, deja limitată în timp. Aproape orice sarcină primită se transformă mai întâi în „Programare...”.

Prioritizarea sarcinilor
Toate sarcinile incluse în zi nu pot fi îndeplinite. Observându-mă, mi-am dat seama de următoarele (fiecare număr va fi diferit, dar principalul este să trag concluzii).

1. Pentru fiecare zi notez cam 50-70 de sarcini.
2. Pot face până la 30 de sarcini confortabil (fără să mă simt complet obosit la sfârșitul zilei).
3. După ce termin până la 50 de sarcini, voi obosi, dar nu critic.
4. Pot îndeplini 70 de sarcini, dar după aceea voi avea dificultăți să ies din „fluxul workaholismului”, să adorm cu greu și, în general, voi fi puțin social.

Pe baza acestui lucru, decid ce să fac astăzi. ToDoist are o prioritizare a fiecărei sarcini, așa că dimineața selectez sarcinile critice de finalizat și le termin pe restul în funcție de capacitățile și dorințele mele. În fiecare zi transfer aproximativ 40-20 de sarcini la următoarea: ceea ce este interesant este că sarcinile de a doua zi devin din nou 60-70.

Mentinerea statisticilor

Vreau foarte mult să înțeleg, în general, cât timp a fost petrecut astăzi pe chestiuni legate de muncă și pe care. Pentru asta folosesc aplicația RescueTime, care este atât pe telefon, cât și pe laptop, și Google Maps Location History (da, nu sunt paranoic).

Trăim în afara orașului, așa că timpul petrecut pe drum poate fi folosit cu înțelepciune. Acum, când nu sunt obosit, ascult cărți audio din mers, ca să pot folosi cumva aceste 40 de minute.

Nu agreg încă datele, creând un fel de Data Lake personal; Când va veni momentul, voi ajunge la asta.

Nu va exista nicio concluzie

1. Viața unei persoane moderne este un flux mare de sarcini primite. Nu se va putea reduce; trebuie să învățăm să gestionăm acest flux.
2. Cea mai mare parte a anxietății vine din necunoscutul viitorului. Dacă înțelegem ce ne așteaptă în zilele următoare, va fi mult mai puțină anxietate.
3. Din acest motiv, puteți petrece timp organizându-vă ziua. Știu ce se va întâmpla azi, ce se va întâmpla mâine și nu uit de acele sarcini de care le-am uitat înainte.
4. Efectuarea urmăririi sarcinilor nu este un scop în sine, ci, dacă doriți, o modalitate de autoeducare. Lucrurile pe care înainte erați prea lene să le faceți sau lucruri pe care nu ați ajuns niciodată să le faceți devin mult mai ușor de făcut. Mulți oameni (inclusiv eu) se simt în general mai bine atunci când sarcinile sunt stabilite din lumea exterioară. Urmărirea sarcinilor este o modalitate de a vă stabili sarcini și de a învăța să trăiți după dorințele dvs.
5. Munca nu este un scop în sine. Scopul este de a-ți organiza programul de lucru astfel încât să ai timp liber previzibil în care să poți avea grijă de tine, de familie și de interesele tale.

Sursa: www.habr.com