اسان ڪيترائي ڀيرا لکيو آهي ته اسان جون ٽيڪنالاجيون ڪيئن مدد ڪن ٿيون ۽ اڃا به ڪنهن به قسم جي دستاويزن مان معلومات کي پروسيس ڪريو ۽ اڪائونٽنگ سسٽم ۾ ڊيٽا داخل ڪريو. اڄ اسان توهان کي ٻڌايو ته اسان ڪيئن لاڳو ڪيو в - ماسڪو ۾ گرمي ۽ گرم پاڻي جو سڀ کان وڏو سپلائر.
پنهنجو پاڻ کي هڪ عام اڪائونٽنٽ جي جاء تي تصور ڪريو. اسان سمجهون ٿا ته اهو آسان ناهي، پر ڪوشش ڪريو. هر روز توهان کي ڪاغذن جي بل، انوائس، سرٽيفڪيٽ، وغيره جو هڪ وڏو تعداد ملي ٿو. ۽ خاص طور تي تمام گهڻو - رپورٽنگ کان اڳ ڏينهن ۾. سڀني تفصيلن ۽ رقمن کي تڪڙو ۽ احتياط سان چيڪ ڪرڻ جي ضرورت آهي، ٻيهر ٽائيپ ڪيو وڃي ۽ اڪائونٽنگ سسٽم ۾ داخل ڪيو وڃي، دستي طور تي ٽرانزيڪشن کي انجام ڏيڻ ۽ آرڪائيو ڏانهن دستاويز موڪلڻ جي ضرورت آهي، انهي ڪري اهي اهي فوري طور تي اندروني آڊيٽرن جي تصديق لاء جمع ڪري سگهجن ٿيون، ٽيڪس سروس، ٽريف. ريگيوليٽري اختيارين ۽ ٻيا. مشڪل؟ پر اهو هڪ ڊگهو ڪاروبار مشق آهي جيڪو ڪيترن ئي ڪمپنين ۾ موجود آهي. MOEK سان گڏ، اسان هن محنتي ڪم کي آسان ڪيو آهي ۽ ان کي وڌيڪ آسان بڻايو آهي. جيڪڏهن توهان دلچسپي رکو ٿا ته اهو ڪيئن هو، ٻلي ۾ ڀليڪار.
تصوير ماسڪو CHPP-21 ڏيکاري ٿي، يورپ جي حرارتي توانائي جو سڀ کان وڏو پيدا ڪندڙ. هن اسٽيشن تي پيدا ٿيندڙ گرمي ماسڪو جي اتر جي 3 لک رهاڪن کي MOEK پاران فراهم ڪئي وئي آهي. .
MOEK ماسڪو ۾ هڪ درجن ۽ اڌ شاخون آهن. اهي 15 ڪلوميٽرن جي گرمي نيٽ ورڪ، 811 حرارتي اسٽيشنن ۽ بوائلر گهرن، 94 حرارتي پوائنٽن ۽ 10 پمپنگ اسٽيشنن جي خدمت ڪن ٿا، ۽ پڻ نئين گرمي سپلائي سسٽم ٺاهي ۽ نصب ڪن ٿا. ڪمپني ڪاروباري سرگرمين لاءِ مختلف سامان ۽ خدمتون خريد ڪري ٿي: . خريداري جي شروعات ڪندڙ هر کاتي ۾ دستاويزن جي تياري خاص ملازمن طرفان ڪيو ويندو آهي - معاهدي جي نگراني ڪندڙ.
هڪ وڏي ڪمپني ۾ معاهدا ڪيئن ڪم ڪندا آهن؟ جڏهن ڪيريٽر هڪ معاهدو ۾ داخل ٿين ٿا، اهي پنهنجن هم منصبن کان ڪيترائي اهم ڪاغذي دستاويز وصول ڪن ٿا: ترسيل نوٽس، سروس جي فراهمي جا سرٽيفڪيٽ، انوائس، سرٽيفڪيٽ وغيره. عام طور تي، ڪيريٽر ڪاروباري ڪاغذن کي اسڪين ڪري ٿو ۽ پوءِ انٽرپرائز ريسورس ۾ آرڊر سان اسڪين کي ڳنڍي ٿو. انتظامي نظام. مالي ڪنٽرولر دستي طور تي سڀني ڊيٽا کي چيڪ ڪري ٿو. ان کان پوء، ڪوريٽر اصل دستاويز اڪائونٽنگ کاتي ڏانهن وٺي ٿو. يا ڪوريئر اهو ڪري ٿو، ۽ پوء دستاويزن کي منتقل ڪري سگھي ٿو گهڻي وقت تائين - ڪيترن ئي ڪلاڪن کان ڪجهه ڏينهن تائين.
۽ سڀ ڪجھ ٺيڪ ٿي ويندو، پر، جيئن ٻين ڪيترن ئي ڪمپنين ۾:
- ڪاغذ جمع ٿيڻ کان ڪيترائي ڏينهن اڳ اڪائونٽنگ ڊپارٽمينٽ ۾ پهچي سگهن ٿا. پوءِ اڪائونٽنٽ کي ڏينهن ۽ راتيون پنهنجي ڪم واري جاءِ تي گذارڻيون پونديون آهن. توهان کي دستي طور تي چيڪ ڪرڻ جي ضرورت آهي ته ڇا سڀئي انوائس، انوائس وغيره صحيح طرح ڀريا ويا آهن، پوء، جيڪڏهن سڀ ڪجهه صحيح آهي، ملازم ڊيٽا کي اڪائونٽنگ سسٽم ۾ ٻيهر ٽائيپ ڪري ٿو ۽ پوسٽنگ ڪري ٿو. ساڳئي وقت، اڪائونٽنٽ جي وقت جو 90٪ خرچ ڪيو ويندو آهي ٻيهر ڇپائي ڊيٽا - تفصيل، رقم، تاريخون، شيون نمبر، وغيره. انهي جي ڪري، غلطي ڪرڻ جو خطرو آهي.
- دستاويز غلطين سان پهچي سگھي ٿو. ۽ ڪڏهن ڪڏهن ڪجهه بل يا سرٽيفڪيٽ غائب آهن. ڪڏهن ڪڏهن رپورٽ پيش ڪرڻ کان اڳ آخري ڏينهن ۾ اهو واضح ٿئي ٿو. انهي جي ڪري، دستاويز جي منظوري جو وقت دير ٿي سگهي ٿو.
- داخلا ڪرڻ کان پوءِ، اڪائونٽنٽ انوائسز، انوائسز ۽ ڪمن کي الڳ ڪاغذ ۽ اليڪٽرانڪ آرڪائيوز ۾ محفوظ ڪندا آهن. هي ڏکيو ڇو آهي؟ مثال طور، MOEK ٽريف جي مطابق ڪم ڪري ٿو، ۽ تنهن ڪري باقاعدي طور تي انتظامي اختيارين کي پنهنجي خرچن جي رپورٽ ڪرڻ جو پابند آهي. ۽ جڏهن ايندڙ رياست يا ٽيڪس آڊٽ اڪائونٽنگ ڊپارٽمينٽ ۾ اچي ٿي، ملازمن کي ڊگهي وقت تائين دستاويز ڳولڻو پوندو.
اھو اھو آھي جيڪو MOEK اڪائونٽنگ ڊپارٽمينٽ وانگر ڏسڻ لاء استعمال ڪيو ويو آھي:
MOEK انرجي انڊسٽري ۾ پهريون هو جنهن هن اسڪيم کي ٻيهر ٺاهڻ ۽ آسان ڪرڻ جو فيصلو ڪيو ته جيئن جلدي ٽرانزيڪشن کي بند ڪري ۽ رپورٽون جمع ڪري، خريداري ۾ مارڪيٽ جي تبديلين جو بهتر جائزو وٺي ۽ ان جي مالي حڪمت عملي جي منصوبابندي ڪري. اهو آسان نه هو ته اڪائونٽنگ ڊپارٽمينٽ جي ڪم جي ڊگهي سرشتي کي پنهنجو پاڻ کي تبديل ڪرڻ لاء، تنهنڪري ڪمپني ان کي تبديل ڪرڻ جو فيصلو ڪيو ان جي ڀائيواري سان گڏ - ABBYY.
نه چيو جلد کان وڌيڪ
ABBYY ماهرن جي هڪ ٽيم MOEK تي ذهين معلومات جي پروسيسنگ لاءِ هڪ عالمگير پليٽ فارم لاڳو ڪيو آهي ۽ ترتيب ڏنل:
- دستاويز جي پروسيسنگ لاءِ لچڪدار وضاحتون (ڊيٽا ڪڍڻ واري ٽيمپليٽ). اسان تفصيل سان ڳالهايو ته اهو ڇا آهي ۽ ان لاءِ ڇا گهربل آهي Habré تي и . حل استعمال ڪندي، MOEK 30 کان وڌيڪ قسم جي دستاويزن تي عمل ڪري ٿو (مثال طور، نصب ٿيل سامان جو سرٽيفڪيٽ يا ايجنسي فيس جو سرٽيفڪيٽ) ۽ انهن مان 50 کان وڌيڪ خاصيتون (دستاويزن نمبر، ڪل رقم سميت VAT، خريد ڪندڙ جو نالو، وڪرو ڪندڙ، ٺيڪيدار، سامان جو مقدار، وغيره.)
- چيڪ ڪرڻ ۽ ڊيٽا کي اپلوڊ ڪرڻ لاءِ هڪ ڪنيڪٽر، جيڪو ڳنڍيو ABBYY FlexiCapture، SAP ۽ OpenText. کنیکٹر جي مهرباني، اهو ممڪن ٿيو ته خودڪار طريقي سان ترتيب ۽ معاهدي مان ڊيٽا چيڪ ڪرڻ لاء مختلف ڊائريڪٽرن کي استعمال ڪندي. اسان هيٺ ان بابت ڳالهائينداسين؛
- OpenText جي بنياد تي هڪ اليڪٽرانڪ آرڪائيو ڏانهن دستاويزن جي برآمد. ھاڻي سڀ دستاويز اسڪين ھڪڙي جڳھ ۾ محفوظ ٿيل آھن؛
- دستاويزن جي اسڪين ٿيل تصويرن جي لنڪ سان SAP ERP ۾ اڪائونٽنگ اندراج جو مسودو.
پوءِ ABBYY ۽ MOEK ملازمن هڪ سرچ فارم تيار ڪيو ته جيئن اڪائونٽنٽ، سيڪنڊن ۾، اليڪٽرانڪ آرڪائيو ۾ ڪنهن به وصف ذريعي اهم اڪائونٽس ڳولي سگهي ۽ انهن کي ٽيڪس معائنن لاءِ جمع ڪرائي.
ڳولا ممڪن آهي 26 مختلف معيارن کي استعمال ڪندي (تصوير ڪلڪ ڪري سگهجي ٿي):
MOEK ڪاميابيءَ سان پوري نظام کي آزمايو، ان کي عمل ۾ آندو ويو. سمورو پروجيڪٽ، جنهن ۾ منظوريون، وضاحتون ۽ سڌارا شامل آهن، 10 مهينن ۾ مڪمل ڪيو ويو.
ABBYY FlexiCapture کي لاڳو ڪرڻ کان پوءِ ڪم جو اسڪيم:
ڇا توهان محسوس ڪيو ته ڪجھ به نه بدليو آهي؟ ها، ڪاروباري عمل ساڳيو رهي ٿو، اهو صرف اهو آهي ته گهڻا ڪم هاڻي مشين ذريعي ڪيا ويا آهن.
وائرنگ، ٿي ويو!
هاڻي شيون ڪيئن آهن؟ اچو ته چئو ته معاهدي جي ڪوريٽر کي ٽرانزيڪشن لاء بنيادي دستاويزن جو هڪ سيٽ حاصل ڪيو ويو آهي ته حرارتي پاور پلانٽس لاء پمپ جي فراهمي، يا مثال طور، حرارتي نيٽ ورڪ جي تعمير. ماهرن کي هاڻي ضرورت نه آهي ته هو پاڻ دستاويزن جي مڪمل ۽ مواد کي جانچي، هڪ ڪوريئر کي سڏي ۽ اصل دستاويز اڪائونٽنگ کاتي ڏانهن موڪلي. ڪيريٽر صرف بنيادي دستاويزن جي دستخط ٿيل سيٽ کي اسڪين ڪري ٿو، ۽ پوء ٽيڪنالاجي ختم ٿي وڃي ٿي.
نيٽ ورڪ اسڪيننگ سسٽم استعمال ڪندي، هڪ ملازم اسڪين موڪلي ٿو TIFF يا PDF فارميٽ ۾ پنهنجي گرم فولڊر يا اي ميل ڏانهن. پوءِ ھو ABBYY FlexiCapture ويب ان پٽ اسٽيشن کوليندو آھي ۽ پروسيس ڪرڻ لاءِ سيٽ ڪيل دستاويز جو قسم چونڊيندو آھي. مثال طور، ”ايجنسيءَ جي فيس سان ڪم/خدمتن جي خريداري“، ”مادي ۽ ٽيڪنيڪل وسيلن جي رسيد (MTR)“ يا ”پراپرٽي اڪائونٽنگ“.
سيٽ جو قسم طئي ڪري ٿو تعداد ۽ قسم جا گهربل دستاويز ۽ ڊيٽا جيڪي سسٽم کي درجه بندي ڪرڻ، سڃاڻڻ ۽ تصديق ڪرڻ گهرجن.
ڪيريٽر تسليم ڪرڻ لاء اسڪين اپ لوڊ ڪري ٿو. سسٽم خودڪار طريقي سان سڀني دستاويزن جي موجودگي کي چيڪ ڪري ٿو، هر پيپر جي مواد، ۽ سرور کي سڃاڻي ٿو تفصيلات - معاهدي جي تاريخ، رقم، پتو، ٽيڪس جي سڃاڻپ نمبر، چيڪ پوائنٽ ۽ ٻين ڊيٽا. رستي جي ذريعي، MOEK روس ۾ پهريون توانائي ڪمپني آهي جيڪو هن طريقي سان استعمال ڪري ٿو.
جيڪڏهن ڪيريٽر سڀئي دستاويز اپلوڊ نه ڪيا آهن يا ڪجهه انوائس سڀني ڊيٽا تي مشتمل نه آهي، سسٽم هن کي نوٽيس ڪري ٿو ۽ فوري طور تي ملازم کان پڇي ٿو ته غلطي کي درست ڪرڻ لاء:
سسٽم شڪايت ڪري ٿو ۽ گم ٿيل دستاويز شامل ڪرڻ لاءِ پڇي ٿو (هتي اسڪرين شاٽ ڪلڪ ڪري سگهجن ٿا):
سسٽم محسوس ڪيو ته دستاويز ختم ٿي وئي آهي:
ان ڪري، ملازم کي هاڻي اهو طئي ڪرڻ جي ضرورت ناهي ته ڇا دستاويز صحيح طور تي ٺهيل آهي. جيڪڏھن سڀ ڪجھ صحيح آھي، ته پوءِ گھڻا ڊيٽا جا چيڪ پاڻمرادو ويب انٽري اسٽيشن تي ھجن. اهو SAP ERP ۾ بيان ڪيل آرڊر نمبر داخل ڪرڻ لاء ڪافي آهي. ان کان پوء، تسليم ٿيل ڊيٽا SAP ۾ پروسيس ٿيل معلومات سان مقابلو ڪيو ويو آهي: مخالف ڌر جي TIN ۽ KPP، معاهدي نمبر ۽ مقدار، VAT، پروڊڪٽ يا خدمت جو نالو. ھڪڙي دستاويز کي پروسيس ڪرڻ ۽ جانچڻ ۾ صرف چند منٽ لڳن ٿا.
تفصيلات استعمال ڪندي - INN ۽ KPP - توھان ڊاريڪٽري مان گھربل ڪمپني چونڊي سگھو ٿا:
جيڪڏهن انوائس يا انوائس ۾ ڪا غلطي آهي، اهو دستاويز کي آرڪائيو ڏانهن برآمد ڪرڻ جي اجازت نه ڏيندو. مثال طور، جيڪڏهن ڪو دستاويز غلط طور تي مرتب ڪيو ويو آهي يا هڪ اکرن کي غلط طور تي تسليم ڪيو ويو آهي، سسٽم هن کي ظاهر ڪندو ۽ ملازم کان پڇي ٿو ته سڀني غلطين کي درست ڪرڻ لاء. هتي هڪ مثال آهي:
سسٽم معلوم ڪيو ته Vasilek CJSC MOEK سپلائرز جي لسٽ ۾ شامل نه آهي.
هي ملازمن کي اجازت ڏئي ٿو غلطين کي ٽريڪ ڪرڻ کان اڳ دستاويز اڪائونٽنگ کاتي تائين پهچي.
جيڪڏهن سڀئي چيڪ ڪاميابيءَ سان مڪمل ٿي وڃن ٿا، ته پوءِ هڪ ڪلڪ ۾ دستاويز جي اسڪين ٿيل ڪاپي OpenText اليڪٽرڪ آرڪائيو ڏانهن موڪلي ويندي آهي، ۽ هڪ لنڪ ۽ هڪ ڪارڊ ان جي ميٽا ڊيٽا سان گڏ SAP ۾ ظاهر ٿيندو آهي. هڪ اڪائونٽنٽ يا ڪيريٽر هميشه اليڪٽرانڪ آرڪائيو ۾ دستاويزن جي هڪ فهرست ڏسي سگهي ٿو گهربل آرڊر ۽ معلومات جي باري ۾ جيڪو دستاويزن تي عمل ڪيو، ڪهڙي وقت جي فريم ۾، ۽ ڪهڙي نتيجو سان.
Pyotr Petrovich اليڪٽرانڪ آرڪائيو ۾ ڏٺو، ...
... ڏسڻ لاءِ ته ڪنهن آرڊر نمبر 1111 لاءِ دستاويز اپ لوڊ ڪيا.
ABBYY FlexiCapture کان SAP تائين ڊيٽا ۽ اسڪين اپ لوڊ ڪرڻ کان پوءِ، هڪ مسودو ٽرانزيڪشن اڳ ۾ ڀريل ڊيٽا سان ۽ دستاويزن جي اسڪين ٿيل تصويرن جي لنڪ سان ظاهر ٿئي ٿو.
ڊرافٽ وائرنگ:
پوءِ اڪائونٽنٽ هڪ اي ميل نوٽيفڪيشن حاصل ڪري ٿو جنهن سان مڪمل ٿيل مسودو ۽ اسڪين جي لنڪ. ماهرن کي هاڻي ڪاغذ سان جدوجهد ڪرڻ جي ضرورت ناهي. هن کي صرف اهو ڪرڻو آهي ته ٽرانزيڪشن جي ڪل رقم لاءِ اسڪين چيڪ ڪريو، مهر ۽ دستخط جي موجودگي، ۽ ٽرانزيڪشن کي ٺاهيو. اڪائونٽنٽ هاڻي ان تي هڪ منٽ کان به گهٽ خرچ ڪري ٿو.
پروجيڪٽ جا نتيجا
- ABBYY ٽيڪنالاجيون استعمال ڪندي، MOEK نه رڳو اڪائونٽنگ، پر مالي ڪنٽرول کي پڻ آسان ۽ تيز ڪيو آهي. پوسٽنگ ڪرڻ لاءِ، ملازمن کي هاڻي اصل دستاويزن سان ڪوريئر جو انتظار ڪرڻ جي ضرورت ناهي - انهن کي صرف هڪ ڪلڪ ۾ اليڪٽرانڪ آرڪائيو مان اڳ ۾ ئي تصديق ٿيل ڊيٽا سان اسڪين حاصل ڪرڻ جي ضرورت آهي. سچ پچ، ڪاغذ جي دستاويز اڃا به گهربل آهي. پر هاڻي ان کي بعد ۾ اڪائونٽنگ کاتي ڏانهن موڪلي سگهجي ٿو. جڏهن اهو اتي پهچندو، ملازم چيڪ ڪندو "اصل مليل" اڪائونٽنگ سسٽم ۾ باڪس.
- ملازمن کي فوري طور تي اسڪين مان ٽرانزيڪشن بابت تمام ضروري ڊيٽا ملي ٿي، وقت تي ٽرانزيڪشن ڪريو ۽ اڳواٽ رپورٽنگ لاءِ سڀئي دستاويز تيار ڪن. هاڻي اهي اندروني يا بيروني معائنن کان نه ڊڄندا آهن.
- اڪائونٽنٽ مالي ٽرانزيڪشن کي 3 ڀيرا تيز ڪري ٿو، ۽ MOEK 10 ڏينهن اڳ رپورٽنگ جي مدت کي بند ڪري ٿو.
- سڀئي MOEK شاخون اڪائونٽنگ دستاويزن کي هڪ واحد اليڪٽرانڪ آرڪائيو ۾ محفوظ ڪن ٿيون. انهي جي مهرباني، توهان ڪنهن به انوائس، معاهدو يا مڪمل ٿيڻ جو عمل ڳولي سگهو ٿا، انهي سان گڏ انهن مان ڪي خاصيتون (رقم، VAT، پراڊڪٽ يا خدمت جون حدون) اڳ جي ڀيٽ ۾ 4 ڀيرا تيز.
- حل هر سال 2,6 ملين صفحن کان وڌيڪ دستاويزن تي عمل ڪري ٿو.
سوچيم ته هڪ ٿڪل جي
MOEK استعمال ڪري ٿو هاڻي 2 سالن لاءِ ۽ هن وقت دوران مون انگ اکر گڏ ڪيا آهن. اهو ظاهر ٿيو ته اڪائونٽنٽ ڊرافٽ ۾ تبديليون ڪرڻ کان سواءِ 95 سيڪڙو داخلا داخل ڪندا آهن. هن جو مطلب آهي ته اهڙيون پوسٽنگ مڪمل طور تي مستقبل ۾ خودڪار طريقي سان ڇڏيا ويندا. ائين ٿيو آهي ته هي پراڊڪٽ اصل ۾ ڪمپني جي ڪاروباري عملن ۾ ”مصنوعي ذهانت“ جي عنصرن کي متعارف ڪرائڻ لاءِ ڪمپني جو پهريون قدم هو: MOEK هڪ لاڳاپيل پروگرام ٺاهي رهيو آهي.
ٻيون روسي ڪمپنيون پڻ اڪائونٽنگ جي ڪم کي خودڪار ڪري رهيا آهن: ان کي آسان ۽ وڌيڪ آسان بڻائي. مثال طور، ABBYY ٽيڪنالاجي استعمال ڪندي، مالي ڪنٽرول سروس "» اهم ڪاروباري معلومات حاصل ڪري ٿو 2 ڀيرا تيز ۽ 20٪ گهٽ وقت خرچ ڪري ٿو ضروري انوائس ۽ ترسيل نوٽس ڳولڻ ۾. ذھني معلومات پروسيسنگ ٽيڪنالاجيون ھولڊنگ جي اڪائونٽنگ کاتي جي ملازمن جي مدد ڪن ٿيون "» ماس ٽيڪس آڊٽ دوران فوري طور تي ضروري مالي دستاويز ڳوليو. 2019 ۾، ڪمپني جا ماهر اٽڪل 10 ملين صفحن جي دستاويزن تي عمل ڪرڻ جو ارادو رکن ٿا.
ڇا توھان MOEK ۽ ABBYY پروجيڪٽ بابت وڌيڪ ڄاڻڻ چاھيو ٿا؟ 3 اپريل تي 11:00 تي، MOEK انفارميشن ٽيڪنالاجي سينٽر جو ڊپٽي سربراهه ولاديمير فيوڪٽسٽوف ڪيس جي تفصيل بابت مفت ۾ ڳالهائيندو. . شامل ٿيو جيڪڏهن توهان سوال پڇڻ چاهيو ٿا.
ايلزاويتا ٽيتارينڪو،
ABBYY ڪارپوريٽ بلاگ ايڊيٽر
جو ذريعو: www.habr.com