Systematicky sa pokúšam zaznamenávať úlohy asi 20-25 krát. A každá snaha zlyhala, ako teraz chápem, z dvoch dôvodov.
Po prvé, na to, aby ste si vyhradili čas na správu úloh, musíte pochopiť — prečo sa to robí.
Začínate spravovať úlohy, trávite na tom čas, robíte menej úloh, všetko to začína hromadiť — za čo?
Akúkoľvek prácu je ťažké vykonávať, keď nechápete, na čo je. „Upraviť život“ — nie je úplne adekvátny cieľ, pretože „upravený život“ je dosť nejasný jav. Ale „znižiť úroveň úzkosti znížením úrovne neznáma“ — je oveľa konkrétnejší a lepší cieľ, na ktorý sa určite dá stráviť hodina denne.
Po druhé, všetky metodológie, ktoré som čítal, popsují hneď konečný stav procesu. „Musíte si vziať ToDoIst, rozdeliť podľa projektov, integrovať s kalendárom, robiť revízie úloh za týždeň, prioritizovať ich…“ Je ťažké začať to robiť všetko naraz. Ako v programovom vývoji, myslím, že by sme mali používať — iteratívne.
Preto prejdeme mojimi „iteráciami“, a možno v takej istej forme to poslúži aj vám. Napokon, prečo nie využiť májové prázdniny na to, aby sme sa dostali na prácu, používajúc novú (relatívne) paradigmu?
A ako som sa k tomu dostal, si môžete prečítať .
Trello, pár zoznamov
Vytvoríme len 4 zoznamy, používame desktopovú a mobilnú aplikáciu.
Zoznamy:
- Úlohy — všetky úlohy, ktoré prichádzajú na myseľ, zapisujte sem. A zapisujte ihneď, ako vám prídu na myseľ. „Vyhodiť odpad“ — úloha. „Namočiť riad“ — úloha. „Naplánovať poradu“ — úloha. No a tak ďalej. Aj tie najzjavnejšie alebo najdôležitejšie veci môžu byť zabudnuté, ak sa niečo nečakané stane alebo bol jednoducho ťažký deň.
- Úlohy na dnes — každý večer prenášam úlohy z nástenky „Úlohy“ do nástenky „Úlohy na dnes“. Ak večer zostane niekoľko úloh, je to v poriadku, o tom o chvíľu viac. Postupne začnete chápať, koľko úloh môže byť v zozname, aby sa väčšinu z nich dalo dokončiť v plánovaný deň.
- Urobil som dnes. Táto nástenka je hlavným spôsobom, ako znížiť úzkosť z „neurobil som nič dnes“ a dobrým spôsobom na ďalšie reflexie o samoorganizácii. Zaznamenávam sem úlohy, ktoré som dnes vykonal, aj keď nie sú na pláne. „Zavolal som Vaškovi ohľadom dokumentov“ – zaznamenal som. „Požiadali sme o podpísanie dokumentov“ – zaznamenal som. „Diskutovali sme s Antonom o zmluve“ – zaznamenal som. Takto na konci dňa pochopíte, na čo ste vlastne strávili čas a ktoré úlohy ste mohli nezrealizovať iba z dôvodu splnenia plánu.
- Hotovo – zoznam všetkých splnených úloh. Na začiatku alebo na konci dňa ich presúvam z „Urobil som dnes“ do „Hotovo“. V podstate je to taká smetná nádoba, v ktorej si môžete jednoducho nájsť splnené úlohy, a preto potrebuje pravidelné čistenie.
Trello, „mini-kalendár“
V určitom momente sa ukáže, že niektoré úlohy sú presne viazané na čas a nechcem na ne zabudnúť počas týždňa, aby som si na to naplánoval niečo iné. S kalendárom to vždy bolo ťažké, preto som pridal niekoľko násteniek s názvami „Úlohy na pondelok“, „Úlohy na utorok“ a pod., do ktorých som začal zapisovať úlohy viazané na čas.
Takže, keď sa ma niekto pýta: „Môžeme sa rozprávať vo štvrtok o 16:00?“ – jednoducho idem na príslušnú nástenku a pozriem sa, čo máme na tento čas zaznamenané. A nesmiem zabudnúť pravidelne presúvať úlohy medzi zoznamami počas týždňa: napríklad „úlohy na štvrtok“ s príchodom štvrtka – do „úloh na dnes“.
Prečo nie kalendár? Pre mňa je veľmi obtiažne používať dve aplikácie súčasne. Ak by som to robil pomocou kalendára – musel by som doň vstúpiť, vyplniť ho, pravidelne sa doň vracať, aby som skontroloval, či som na niečo nezabudol…
Na tomto bode som narazil na hranice Trello. Hlavným problémom bolo, že som denne zaznamenával viac ako 50 úloh a mal som dosť veľký súbor úloh, ktoré boli viazané ako na spoločný zoznam, tak aj na zoznamy viazané na dni. Ako zistím, že úlohu, ktorú musím urobiť, som už zaznamenal? Začali sa objavovať duplicity. Ako súčasne prioritizovať všetky úlohy v jednom projekte? Ako dať iným ľuďom možnosť vidieť vaše kalendárové plány?
Potreboval som systém, ktorý by pri zachovaní relatívnej jednoduchosti:
- Mohol by triediť úlohy podľa projektov.
- Mal by mať kalendárne prepojenie (vykonať zajtra) a automaticky prenášať to do úloh na dnes so začiatkom dňa.
- Mala by sa integrovať s Google kalendárom.
Tu som sa vrátil k ToDoist a v tejto fáze sa ukázal ako najvhodnejšie riešenie.
Súčasný tok v ToDoist
Inbox
Akékoľvek prichádzajúce úlohy zapisujem do Inboxu, ktorý sa snažím hneď spracovať. Pod spracovaním rozumiem:
- Stanovenie dátumu, kedy bude úloha vykonaná (pre krátke úlohy väčšinou uvádzam Dnes, a večer už viem, kedy ju vlastne môžem urobiť).
- Stanovenie projektu, ktorému sa úloha môže priradiť (pre štatistiku a možnosť nejakým spôsobom zmeniť prioritu všetkých úloh podľa projektu).
Úlohy, ktoré mi napadli a ktoré nemusím robiť v blízkej dobe, idú do projektov Uncategorized Personal („vzjať poháriky do auta“) a Uncategorized Work („premyslieť, kedy môžeme zorganizovať stratégiu PR“). V ToDoist môžete plánovať opakujúce sa úlohy: každý víkend sa mi objaví úloha „Spracovať Uncategorized Personal“, a každý pondelok - „Spracovať Uncategorized Work“.
Integrácia s kalendárom
ToDoist sa výborne integruje s Google kalendárom, a to oboma smermi. Kalendár mám zdieľaný s kolegami, aby videli, kedy sa na mňa určite nedá dovolať.
Pri tom sa úlohy z kalendára prenášajú aj naopak: môžem povedať „Sergio, pozri sa na môj čas v piatok a napíš tam schôdzku“, ktorá sa objaví aj v kalendári, aj v ToDoist. Takto som v skutočnosti prvýkrát začal používať kalendár, pričom nemusím vytvárať udalosti v ňom.
Spracovanie neoperatívnych prichádzajúcich úloh
Nehádžem sa do úloh, pokiaľ to nie je nevyhnutné, s výnimkou situácií, kde je krízová situácia zjavná. "Musíme naliehavo kontaktovať vedenie spoločnosti ABC, pretože server je mimo prevádzky a žiadna odpoveď od jej zamestnancov neprichádza" — to je jasná urgentná úloha, ktorú nemožno odkladať, zatiaľ čo "Žeňa, môžem ti zavolať, aby sme sa porozprávali o jednom novom projekte" sa premení na "Naplánovať, kedy sa môžeme porozprávať s X o Y", čo sa už premení na úlohu "Povedať X, že sa môžeme porozprávať vtedy a vtedy" a úlohu "Porozprávať sa s X o Y", ktorá je už viazaná na čas. Takmer každá prichádzajúca úloha sa najprv premení na "Naplánovať...".
Prioritizácia úloh
Nie je možné splniť všetky úlohy, ktoré sú zapísané na deň. Po pozorovaní seba som dospel k nasledujúcemu (každé číslo bude iné, ale hlavným cieľom je dospieť k záveru).
- Každý deň mám zapísaných približne 50-70 úloh.
- Pohodlne môžem urobiť až 30 úloh (bez pocitu totálnej únavy na konci dňa).
- Keď urobím do 50 úloh, unavím sa, ale nie kriticky.
- Môžem uzavrieť 70 úloh, ale po tom sa ťažko dostanem z "prúdu workoholizmu", ťažko zaspím a budem celkovo málo sociálny.
Na základe toho rozhodujem, čo budem robiť dnes. V aplikácii ToDoist je prioritizácia každej úlohy, takže ráno si vyberám úlohy, ktoré sú kritické na vykonanie, a zvyšné plním na základe možností a želania. Každý deň prenášam približne 40-20 úloh na nasledujúci deň: zaujímavé je, že úloh na nasledujúci deň je opäť 60-70.
Vedenie štatistiky
Veľmi ma zaujíma, koľko času strávim dnes na prácu a na aké konkrétne úlohy. Na tento účel používam aplikáciu , ktorá je na telefóne aj na notebooku, a Google Maps Location History (áno, nie som paranoik).
Žijeme na vidieku, takže čas strávený na ceste môžeme využiť efektívne. Teraz, keď nie som unavený, počúvam počas cesty audioknihy, aby som nejako využil týchto 40 minút.
Údaje zatiaľ nezosúvam, vytváram akýsi osobný Data Lake; časom sa k tomu dostanem.
Závery nebudú
- Život moderného človeka je veľký prúd prichádzajúcich úloh. Nie je možné ho znížiť; musíme sa naučiť riadiť tento tok.
- Väčšina obáv pramení z neznáma, čo nás čaká v blízkej budúcnosti. Ak budeme rozumieť tomu, čo nás čaká v najbližších dňoch, obáv bude výrazne menej.
- Pre toto stojí za to stráviť čas organizovaním svojho dňa. Viem, čo sa stane dnes, čo bude zajtra, a nezabúdam na úlohy, na ktoré som predtým zabudol.
- Vedieť si sledovať úlohy nie je cieľom samo o sebe, ale, ak chcete, spôsobom samovzdelávania. Veci, ktoré sa predtým zdali byť ťažké alebo k nim som sa nemohol dostať, sú oveľa ľahšie vykonávať. Mnohí ľudia (a ja medzi nimi) sa vo všeobecnosti cítia lepšie, keď sú úlohy stanovené zvonka. Sledovanie úloh je spôsob, ako si sám stanoviť úlohy a naučiť sa žiť podľa svojich túžob.
- Práca nie je cieľom sama o sebe. Cieľom je usporiadať si pracovný rozvrh tak, aby vznikol predvídateľný voľný čas, počas ktorého sa môžeš venovať sebe, rodine a svojim záujmom.
Zdroj: habr.com
