Ahojte všetci, volám sa Konstantin Kuznecov, som generálny riaditeľ a zakladateľ spoločnosti RocketSales. V oblasti IT sa dosť často stretávame s príbehom, kde vývojový tím žije vo svojej vlastnej galaxii. V tejto galaxii sú zvlhčovače vzduchu na každom pracovnom stole, množstvo gadgetov a čističov na monitory a klávesnice, a, pravdepodobne, aj vlastný systém na správu úloh a projektov.
A čo je na tom také?
Možno pre niekoho — nič. Ale my sme sa stretli s problémom. Zaoberáme sa budovaním a automatizáciou predajných systémov, implementujeme CRM, vytvárame cloudovú infraštruktúru pre podnikanie. Do klientských projektov, okrem vývojových a výrobných tímov, často zapájame marketingových pracovníkov, predajcov, účtovníkov a ďalších zamestnancov. Tak sme začali uvažovať, ako zorganizovať efektívny proces riadenia projektov.
Ak je proces vývoja a výroby organizovaný na platforme ako Jira alebo GitLab, nikto, okrem vývojového tímu, nechápe, čo sa tam deje.. Aby sme zapojili externého zamestnanca do projektu, musíme s ním mať stretnutie, vysvetliť kontext, niekde zafixovať úlohu, potom sledovať pokrok v pracovných chatových miestnostiach, cez chat získať výsledok, a zapisovať do Jiry. A takto každý raz.
Vývojový tím je odrezaný od ostatných oddelení spoločnosti, nevedia, ako nás zapojiť, a my nevieme, či je naše zapojenie potrebné.
Pred pár rokmi sme objavili platformu Asana. V tomto článku chcem povedať, ako sme organizovali proces riadenia vývoja a výroby tak, aby:
- celá spoločnosť pracovala v jedinečnej ekosystéme,
- všetkým bolo dosť funkcií,
- bolo možné posúdiť náklady na každý projekt v hodinách a peniazoch,
- spolupráca s klientmi bola dlhodobá: nie v rámci jednej úlohy, ale v rámci celého projektu s neustálym backlogom nápadov.
Trochu o našom zoznámení s Asana
Na hľadanie pohodlného softvéru na riadenie projektov som strávil 10 rokov. Trello, Jira, Plánfix, Megaplan, Bitrix24 a desiatky iných task-trackerov neprešli testom odolnosti. Potom som našiel Asanu. A všetko sa spojilo.
Z nášho pohľadu je to najlepšia a najrýchlejšie sa rozvíjajúca platforma na riadenie úloh a projektov. Dnes je Asana svetovým lídrom v popularite a spokojnosti používateľov. To potvrdzuje graf hodnotení g2.
Sme fanúšikovia Asany, dokonca sme absolvovali certifikáciu, aby sme ju mohli implementovať pre našich klientov.
Krátko opíšem proces od predaja po realizáciu projektu.
Keďže predávame IT služby, náš predajný proces je pomerne dlhý a na jeho konci sa posúva k výrobnému oddeleniu a občas aj k vývoju.
Predajné oddelenie vykonáva štandardné úkony: audit, schválenie cenovej ponuky, podpis zmluvy a prevod obchodu do výroby. Výroba nemusí zmluvu prijať: musí obsahovať rozpočet, dátum prevodu do výroby a odhadovaný časový fond na realizáciu projektu.
Vďaka prepojeniu amoCRM + Asana, pri prevode obchodu medzi predajom a výrobou, práca nikde neprerušuje. Modrou farbou je označená zodpovednosť predajného oddelenia, oranžovou - výrobného oddelenia, ružovou - vývojového oddelenia.
Je dôležité, že vývojové oddelenie sa, na rozdiel od projektového oddelenia, nezúčastňuje každého projektu. Niekedy nastavenie systému nevyžaduje žiadne vlastné riešenia.
Takže, keď vedúci prijme projekt do výroby, predajný manažér sa jedným kliknutím presúva do Asany (screenshot). Projekt sa automaticky vytvorí v Asane z amoCRM.
Úloha (task) s kartou projektu a cenovými ponukami sa automaticky vytvára na spoločnej doske projektov klientov. Zobrazuje sa tu všetci klienti, ktorí sú v súčasnosti vo výrobe. Tu je priradený zodpovedný manažér, nastavujú sa termíny, vyberá sa typ práce a menia sa stavy úloh.
Manažér môže spustiť v úlohe akýkoľvek z navrhovaných automatických biznis procesov:
- Nájsť/zh создал проект klienta + pripojiť k nemu úlohu
- Vyplniť úlohu informáciami o obchode
- Vytvoriť obchod z aktuálnej úlohy
Projekt sa vypĺňa všetkými údajmi, ktoré sú uvedené v amoCRM. V závislosti od typu služieb sa hneď vytvorí súbor podúloh na realizáciu aktuálnych blokov práce. Manažérovi projektu zostáva iba dekomponovať podrobné úlohy, priradiť zodpovedných a termíny.
Táto doska pomáha prevziať nové projekty do práce. Ale kontrolovať na nej aktuálne stavy a prítomnosť projektov v rizikovej zóne — nie je pohodlné.
Ako skupinujeme úlohy a projekty klientov
Z hlavnej dosky všetkých projektov manažér pridáva projekt ešte na 3 dosky:
- osobná doska klienta;
- portfólio aktívnych klientov;
- portfólio manažéra.
Pochopíme, na čo nám slúži každá z entít.
Na obrázku vidíte osobnú nástenku klienta.
Načo je táto nástenka?
Predtým sme sa zaoberali úlohami. Urobil som jednu úlohu, išiel som robiť ďalšiu. Dostávalo sa, že robíme pre klienta presne ten objem prác, ktorý požadoval. Ale my sme chceli budovať dlhodobé vzťahy, a preto sme prešli od práce s úlohami k práci s klientmi.
Určite si zapisujeme všetky nápady na úpravy pre klienta. Aj keď ide o myšlienku, ktorú klient náhodne vypustil do vzduchu, zaznamenávame a dotahujeme to. Takto sa formuje backlog úloh, práca s klientom nekončí.
Čo je na tejto nástenke?
Naša Asana je prepojená s niekoľkými službami:
- CRM systém (na interakciu s predajným oddelením),
- TimeDoctor (na sledovanie času),
- ERP systém (na agregáciu všetkých dát v jednom rozhraní).
Do Asany sme pridali panel rýchlej kontroly zdrojov. Namočíte na plochu nad úlohou a vidíte, kto a koľko pracoval na úlohe, akú odmenu si zaslúžil.
Práca výrobných oddelení sa hodnotí podľa hodín, preto pre nás bolo dôležité presne sledovať, koľko času každý zamestnanec venoval riešeniu úloh klienta.
Čo prinesie používanie nástenky?
Nakoniec v ERP systéme vidíme Reporty projektov. Stav obchodu, účastníci projektu, rozpočet na projekt, počet odpracovaných hodín a termíny.
Môžeme predpovedať cenu podobných projektov na vývoj, kalkulácia KPI je úplne transparentná a nezostáva priestor na ilúzie, že vývoj trvá len pár hodín. V prípade potreby máme vždy rozhranie, ktoré môžeme klientovi ukázať na reportovanie.
Portfóliá Asana
Táto funkcia bola v Asane implementovaná už dávno. Ale hneď sme ju neocenili. Najprv sme jednoducho zhromaždili do portfólií všetky projekty našich manažérov. Ukázalo sa, že počas svojho pôsobenia v spoločnosti Denis Kiseleov pracoval s 61 klientom.
Vedieť to je fajn, ale nie je to dosť na to, aby ospravedlnilo čas strávený zberom. A my sme na portfóliá zabudli. Všetko sa zmenilo, keď sme vyrovnali projekt v Asane s jedným obchodom v CRM systéme.
Predtým sa vedúci podpisoval na všetky projekty a dostával upozornenia na všetky zmeny v Inboxe (notifikačná sieť). Každá aktualizácia stavu, nový komentár sa zobrazovali v sieti, začínajúc od najnovšieho. V pondelok sa vedúci usadil a vykonával úlohy z inboxu postupne. O prioritách nebola reč, dôležité úlohy sa niekedy vôbec nedostali na rad.
Teraz existuje portfólio zamestnanca a portfólio projektového oddelenia. V prvom manažér spravuje svoje projekty, druhé poskytuje vedúcemu kontrolnú funkciu nad aktuálnou záťažou všetkých zamestnancov.
Portfólio projektového oddelenia
Na snímke obrazovky vidíte projekty, ktoré sú zoradené podľa zamestnancov.
Raz za týždeň projektový manažér aktualizuje stav každého projektu. Píše, čo sa urobilo za minulý týždeň a čo sa plánuje na nasledujúci. Stanovuje jeden z troch tagov: pod kontrolou, v rizikovej zóne, existujú problémy.
Vedúci môže rýchlo vyhodnotiť:
- aktuálny objem klientov v projektovom oddelení,
- počet projektov, na ktorých pracuje každý manažér,
- počet oneskorených úloh v projektoch,
- prítomnosť problémov a potreba zapojiť sa do projektov,
- dátumy splnenia projektov, vynaložený čas, fáza predaja a priorita projektu.
Portfóliá tiež pomáhajú zostavovať správy. Po aktualizácii stavu projektu sa správa o vykonaných a plánovaných prácach automaticky posiela do chatu s klientom.
Portfólio zamestnanca
Vlastné portfólio má dokonca aj vedúci projektového oddelenia. Ak, nech je to akokoľvek, odovzdá svoje kompetencie, nový človek uvidí všetky podriadené projekty, ktoré musí naďalej sledovať.
Priamy zamestnanci tiež ocenili pohodlie plánovania záťaže v portfóliu. V karte "Záťaž" Asana analyzuje objem úloh s ohľadom na dátumy splnenia a upozorňuje, ak zamestnanec naplánoval neúnosný objem úloh. Dátumy splnenia a detaily je možné meniť bez odchodu z tejto karty.
Riešenie chýb a prispôsobený vývoj
Samostatný tím u nás zodpovedá za vývoj. Doňho v rámci obchodného procesu prichádzajú úlohy dvoch typov:
- chyba,
- nový vývoj.
Chyby kontroluje, hodnotí ich kritickosť a odovzdáva do práce technická podpora.
Úlohy na vývoj prichádzajú buď z backlogu pre interné produkty spoločnosti, alebo od projektového manažéra na základe požiadavky klienta.
Proces vývoja vyzerá zhruba takto.
Úlohy sa zobrazujú na vývojovej tabuli v Asane. Tu je.
Autor úlohy vyberá typ „Bugs“ alebo „Funkcia“, nastavuje stupeň kritičnosti, uvádza objednávateľa, interné oddelenia spoločnosti, ktoré sa úloha týka. Keď úloha splní všetky požiadavky interného predpisu, autor klikne na ikonu blesku v hornej lište nad úlohou a spustí automatický obchodný proces „Ohodnotiť vo vývoji“.
Vedúci oddelenia vývoja dostáva upozornenie o novej úlohe na ohodnotenie, sama úloha sa počas ohodnocovania presunie na samostatnú rovnomennej tabuľku.
Po ohodnotení vedúci presunie úlohu do sprintu, ktorý zodpovedá mesiacu plánovaného dokončenia. Úlohy sa vždy nachádzajú na niekoľkých tabuľkách súčasne:
- na osobnej tabuli projektového manažéra,
- na tabuli technickej podpory,
- na tabuli vývoja.
Všetci účastníci a zamestnanci kontrolujúci úlohu vidia pokrok v plnení, dostávajú upozornenia, vedú diskusie priamo v komentároch k úlohe. Keď je úloha dokončená - projektový manažér alebo zodpovedný špecialista technickej podpory ju „zoberú“ na svoju stranu, aby pokračovali v práci na projekte.
Čo sa stalo, keď sme vrátili oddelenia vývoja a výroby do jednotného prostredia s tímom?
Po prvé, klientské projekty sa stali dlhodobejšími. Vďaka neustále sa doplňujúcemu backlogu sa zvýšil priemerný obrat.
Po druhé, kvalita projektov sa výrazne zlepšila, pretože oddelenie vývoja mohlo kedykoľvek položiť otázku marketingu, predaju, účtovníctvu a pod. Získali sme možnosť včas zapojiť potrebné kompetencie tímu a ponúknuť riešenia úplne inej úrovne.
Po tretie, zamestnanci, vedúci a klienti získali úplnú transparentnosť v plánovaných a vykonaných úlohách. Naučili sme sa RIADIŤ projekty, uvedomili sme si, že je to čisto technický proces, ktorý je možné takmer úplne zbaviť ľudského faktora.
Po štvrté, tim tím sa stal viac súdržným. Predtým mali zamestnanci slabú predstavu o tom, čomu sa venujú fantastické oddelenia vývoja a výroby.
Teraz, keď vidíme proces vývoja a technickej konfigurácie systémov:
- obchodné oddelenie v ňom nachádza nápady a inšpiráciu, ako predávať,
- marketeri pravidelne čerpajú užitočný obsah na príspevky, články, pozicionovanie a reklamné texty,
- manažéri analyzujú potreby a správanie zákazníkov, čím prispôsobujú svoju stratégiu.
Vznikla win-win-win transformácia, z ktorej ťažíme my, naši klienti aj partneri. Budem rád, ak sa podelíte o svoj názor v komentároch: bolo niečo užitočné v mojom článku a aké metódy riadenia projektov používate pri vývoji!
Zdroj: habr.com
