Prechod z IBM Notes na Microsoft Exchange alebo Office 365 poskytuje množstvo výhod pre organizáciu, no samotný projekt migrácie sa môže javiť ako zastrašujúci a nie je úplne jasné, odkiaľ začať. Samotný Exchange neobsahuje vlastné nástroje na úplnú migráciu alebo na zriadenie koexistencie medzi Notes a Exchange. V skutočnosti niektoré úlohy migrácie a koexistencie nie sú možné bez externých produktov. V tomto článku opíšeme sedem kľúčových krokov, ktoré je potrebné vykonať v súlade s osvedčenými praktikami a našimi skúsenosťami s úspešnými migráciami.
Úspešná migrácia zahŕňa nasledovné kroky:
- Predbežná hodnotenie migrácie.
- Zriadenie koexistencie medzi Notes a Exchange.
- Plánovanie optimálnej presnosti migrácie.
- Zabezpečenie maximálnej efektívnosti migrácie.
- Spustenie predbežnej migrácie.
- Plánovanie času migrácie s cieľom minimalizovať vplyv na organizáciu.
- Spustenie migrácie a sledovanie jej priebehu.
V tomto článku si rozoberieme, ako sa pripraviť na migráciu a vykonať ju pomocou dvoch riešení od Quest — a . Pod článkom niektoré podrobnosti.
Krok 1: Predbežné hodnotenie migrácie
Vykonanie inventarizácie aktuálneho prostredia
Ak ste sa rozhodli, že Exchange je vhodná platforma pre vašu organizáciu, zostáva sa tam presunúť. Najprv je potrebné zhromaždiť informácie o aktuálnom prostredí, zozbierať inventárne údaje o dátach, ktoré plánujete preniesť, určiť, čo môže byť vymazané na zníženie využitia diskového priestoru, vypočítať dostupnú priepustnosť medzi prostrediami atď. Predbežná analýza by mala zahŕňať nasledujúce otázky:
- Koľko domén Notes a serverov Domino existuje?
- Koľko máte poštových schránok? Koľko z nich nie je využívaných?
- Koľko miesta na diskoch zaberajú hlavné poštové súbory? Koľko v archívoch? Koľko v lokálnych replikách?
- Kde sa nachádzajú archívy?
- Koľko používateľov používa šifrovanie? Má sa prenášať zašifrovaný obsah?
- Koľko osobných priečinkov existuje v prostredí?
- Akí používatelia používajú odkazy na dokumenty? Koľko používateľov dostalo odkazy od iných používateľov a aplikácií?
- Koľko dát plánujete prenášať? Napríklad, chcete preniesť dáta iba za posledných pol roka.
- Bude prechod nativných archívov do osobných archívov Exchange alebo do súborov *.pst Outlook?
- Aké sú obmedzenia šírky pásma? Koľko dát je možné preniesť v
určitom časovom intervale? - Aký objem úložiska bude potrebný po migrácii?
Ako migrácia ovplyvní obchod a prevádzkové činnosti
Je nevyhnutné dôkladne naplánovať projekt, aby sa minimalizoval výpadok a strata efektivity.
Napríklad je dôležité zohľadniť delegovanie medzi používateľmi — ak sa migrácia týka používateľa, ale jeho alebo jej delegát zostane na pôvodnej platforme, ako to ovplyvní ich každodennú prácu? Vo väčšom meradle treba zohľadniť, aký vplyv môže mať migračný projekt na všetky dôležité obchodné procesy a pracovné toky v spoločnosti.
Ešte je dôležité zohľadniť kritické body interakcie v rámci Notes. Napríklad pri práci so správami je dôležité analyzovať aplikácie a zohľadniť interakciu medzi smerovaním pošty a aplikáciami, aby sa predišlo narušeniu obchodných procesov počas a po migrácii. Je nevyhnutné položiť nasledujúce otázky:
- U ktorých používateľov sú delegáti a ako môže narušenie týchto vzťahov ovplyvniť obchodné procesy?
- Aké aplikácie a obchodné procesy súvisia s prostredím elektronickej pošty? Akákoľvek kľúčová integrácia medzi aplikáciou a poštovou službou, napríklad proces schvaľovania, bude kľúčová pri plánovaní migrácie.
- Aké komponenty a dôležité funkcie aplikácie treba zachovať?
- Ako je možné využiť vstavané funkcie novej platformy na dosiahnutie požadovanej funkčnosti?
- Je potrebné archívovať neaktívny obsah na ďalšie uchovávanie?
- Bude potrebné znovu zostaviť niektoré aplikácie a správne fungovať v novom prostredí?
- Ako sa bude merať úspech?
Pred začatím migrácie je potrebné určiť kritériá na meranie úspešnosti. Zvlášť je dôležité chápať, že nie je rozumné očakávať 100% prenos údajov. Nie každý typ položky v Notes má ekvivalent v Exchange (Active Mail je najvýraznejší príklad). Preto je realita taká, že nie všetky položky v Notes budú existovať v Exchange po migrácii. Dosiahnuteľným a merateľným cieľom je 95% položiek prenesených pre 95 percent poštových schránok. Meranie a dokumentovanie výsledkov je kľúčové pre zabezpečenie úspechu migrácie, a skutočné výsledky sú možné len v prípade, že kritériá úspešnosti boli stanovené na začiatku projektu migrácie e-mailov.
Krok 2: zavedenie spolužitia Notes a Exchange
Pre väčšinu organizácií je migrácia procesom, nie udalosťou. Preto musia migrácie poštových schránok a prenášaní aplikácií podliehať harmonogramu, ktorý je pre podnik a prevádzku výhodnejší a nie je založený na technických požiadavkách.
Vypracovanie stratégie spolužitia
Aby sa zvýšila hodnota migrácie, musí byť úplný plán spolužitia vypracovaný a implementovaný na začiatku procesu migrácie. Definícia pojmu „spolužitie“ môže byť pre rôzne organizácie rôzna. Niektoré organizácie aktívne využívajú údaje Free/Busy, iné tento funkciu vôbec nevyužívajú. Niektoré sa zameriavajú na migráciu údajov kalendára, zatiaľ čo iné sa sústreďujú na starostlivé prenesenie celého katalógu používateľov. Dôležité je pracovať so všetkými zainteresovanými stranami, aby sa získal jasný obrázok o tom, čo je naozaj dôležité a pomôcť všetkým pochopiť význam účinnej stratégie spolužitia.
Prechod z Notes na Exchange a Office 365 si vyžaduje plánovanie migrácie poštových schránok a aplikácií súčasne. Aktuálna funkčnosť aplikácií Notes musí byť zachovaná pre všetkých používateľov bez ohľadu na ich súčasnú poštovú platformu. Ako používatelia, ktorí prešli na Exchange a Office 365, by mali mať prístup a používať aplikácie Notes v rámci existujúcich pracovných procesov. Táto možnosť by mala zostať, kým sa aplikácie Notes nepremiestnia do SharePointu alebo inej platformy.
Okrem koexistencie aplikácií musí byť interakcia medzi používateľmi na rôznych platformách realizovaná pred iniciovaním migrácie. To zahŕňa automatické smerovanie a aktualizáciu adresárov, stavy Free/Busy a kalendáre pre všetkých používateľov, bez ohľadu na ich aktuálnu platformu.
Nakoniec je potrebné zohľadniť spoločnú prácu nielen e-mailovej služby, ale aj kalendárov a zdieľaných zdrojov, ako sú konferenčné miestnosti. Používatelia by mali mať možnosť načítať informácie o plánovaní stretnutí. Tieto informácie by mali zahŕňať jednorazové aj opakujúce sa stretnutia. Či už boli stretnutia naplánované pred migráciou alebo vytvorené počas migrácie, presnosť kalendárnych údajov by mala byť zabezpečená počas celého projektu. Je potrebné zabezpečiť, aby používatelia mohli napríklad zmeniť zasadačku pre najbližšie stretnutie z opakujúcich sa stretnutí alebo zrušiť jedno stretnutie, bez toho aby to spôsobilo konflikty a zmätok v nasledujúcich stretnutiach.
Krok 3: Plánovanie optimálnej presnosti migrácie
Plánovanie prechodu z Notes na Exchange alebo Office 365 si vyžaduje pochopenie niekoľkých konkrétnych rozdielov medzi platformami.
E-mailové adresy
Údaje z Notes zvyčajne obsahujú proprietárne adresy, ktoré sa objavujú na viacerých miestach: v hlavičkách správ, sú vložené do archívov, osobných kontaktov a distribuovaných zoznamov. V rámci procesu migrácie musia byť tieto proprietárne adresy aktualizované na SMTP adresy, aby bola zabezpečená plná funkcionalita v prostredí Exchange. Mnohé organizácie tiež preferujú aktualizáciu domény SMTP alebo štandardnej adresácie počas migrácie. Ak sa to týka vašej organizácie, je dôležité pochopiť, že niektoré riešenia migrácie automaticky aktualizujú inštancie historickej SMTP adresy pre každého používateľa.
Štruktúra priečinka
V mnohých organizáciách používajú používatelia svoje poštové schránky a archívy, preto je dôležité tieto údaje uchovať. Možnosť používateľov prezerať svoju úplnú štruktúru priečinkov taktiež ovplyvňuje používateľskú skúsenosť v dôsledku migrácie. Je dôležité nájsť riešenia a prechodné procesy, ktoré podporujú integritu priečinkov a štruktúr dát.
Lokálne repliky a archívy
Aby sa kontrolovali náklady na úschovu a lepšie spravovalo rast objemu dát, mnohé organizácie zavádzajú kvóty na poštové schránky. Neúmyselným dôsledkom tejto politiky býva často nárast počtu a veľkosti archívov. Tieto dodatočné zdroje dát musia byť zhodnotené a otázku ich migrácie je potrebné zvážiť počas plánovania migrácie. Môžete poskytnúť používateľom komponent samoobsluhy, ktorý im umožní presunúť iba dôležité dáta. Pre optimalizáciu úložiska Exchange odporúčame použiť iný produkt Quest — , ktorý má medzi iným užitočnú funkciu na deduplikáciu vložených súborov, podobne ako DAOS v Notes.
ACL a delegovanie
Povolené zoznamy na kontrolu prístupu (ACL) a delegovanie sú kľúčové prvky pre operácie v prostredí Notes, majú tiež rozhodujúci význam na ochranu integrity. Je preto dôležité presne previesť súvisiace práva a prístupové oprávnenia na ekvivalentné práva v Exchange Server a Office 365. Ideálne by sa to malo realizovať automaticky, čo urýchli proces a eliminuje ľudské chyby. Aby sa zabezpečila efektívnosť ochrany informačných aktív organizácie, ACL a prevod delegovania musia byť vykonané súčasne s poštovými dátami. Niektoré organizácie sa pokúšajú priradiť ekvivalentné práva manuálne alebo pomocou skriptov po dokončení prenosu dát. Avšak takýto prístup môže negatívne ovplyvniť výkon a pridať medzery do bezpečnosti dát organizácie.
Vlastný obsah Notes
Ten istý Active Mail. Ďalším bežným problémom je, keď migrácia z IBM Notes narazí na veľké množstvo formátovaného textu. Exchange a Office 365 nepodporujú integrované tabuľky s záložkami, tlačidlá, uložené formuláre a iný proprietárny obsah v Notes. V dôsledku toho sa budete musieť buď pripraviť na stratu tejto funkčnosti, alebo investovať do migračného riešenia, ktoré dokáže tieto prvky previesť do formátu, ktorý môže byť prenesený. Povedzme hneď, že riešenia od Quest to nijako neprevádzajú a môžu len preniesť takéto emaily vo forme príloh, aby ich používateľ mohol neskôr otvoriť cez klienta Notes.
Skupiny a osobné adresáre
Mnohé organizácie široko používajú verejné distribučné zoznamy na internú a
externú komunikáciu. Okrem toho používatelia Notes často považujú za dôležité mať obchodné kontakty vo svojich osobných adresároch. Tieto zdroje údajov sú dôležité pre podnikové operácie a mali by byť efektívne transformované počas prechodu na platformu Microsoft. Z tohto dôvodu je dôležité automaticky pripraviť skupiny na migráciu do Active Directory a efektívne konvertovať všetky osobné adresy, vrátane tých, ktoré sú uložené na pracovných staniciach používateľov.
Interakcia s aplikáciami Notes
Bodové integrácie medzi aplikáciami a poštovou službou, ako sú procesy schvaľovania, majú veľký význam pri plánovaní a zostavovaní harmonogramu migrácie. IBM Notes má užšiu integráciu medzi e-mailom a aplikáciami ako iné platformy. Tieto integrácie môžu zahŕňať všetko, od jednoduchých doclinkov po obchodné procesy.
Zdroje a poštové databázy
Mnohé organizácie používajú databázy rezervovania zdrojov, poštové databázy a ďalšie spoločné databázy v Notes. Z tohto dôvodu tieto databázy hrajú dôležitú úlohu vo fungovaní organizácie. Pre zabezpečenie kontinuity podnikania a produktivity zamestnancov je dôležité zvážiť prístup a časový rámec realizácie pre:
- Vytváranie poštových schránok pre zdroje v cieľovom prostredí;
- Prenos údajov z databázy rezervovania do Exchange;
- Zabezpečenie toho, aby používatelia oboch systémov mohli spolupracovať a využívať zdroje v Notes a Exchange.
Krok 4: zabezpečenie maximálnej efektívnosti migrácie
Okrem zabezpečenia presnosti údajov je dôležité tiež zabezpečiť maximálne efektívnu migráciu, pričom sa berú do úvahy požiadavky organizácie. Efektivita migrácie závisí nielen od priamych nákladov, ale aj od rozsahu vplyvu na podnikanie.
Architektúra migračného riešenia
Jedným z najdôležitejších faktorov ovplyvňujúcich efektívnosť je architektúra migračného riešenia. Je veľmi dôležité vybrať riešenie s viacvláknovou architektúrou, ktorá umožňuje jednému migračnému serveru prenášať viacerých používateľov súčasne. Viacvláknová architektúra znižuje požiadavky na vybavenie pre migráciu a zvyšuje rýchlosť migrácie, čím výrazne znižuje celkové náklady na projekt. Nenechajte sa podviesť migráciou, ktorá tvrdí, že je viacvláknová, ale v skutočnosti vykonáva migráciu len jedného používateľa naraz a vyžaduje pridanie pracovných staníc na prenos viacerých používateľov súčasne. V závislosti od konfigurácie a prostredia sú skutočné viacvláknové riešenia 30 až 5000 percent efektívnejšie pri prenose údajov na Exchange a Office 365.
Proces migrácie
Migrácia zahŕňa množstvo krokov a procesy musia prebiehať v správnom čase, aby sa zabezpečil plynulý prechod. Aby sa minimalizovali prestoje v podnikaní a maximalizovali výhody prechodu, všetky procesy musia byť integrované a kontrolované jednou aplikáciou, ktorá môže včas vykonať každý krok migrácie.
Flexibilita a samoobsluha
Niektorým používateľom a oddeleniam bude potrebné odchýliť sa od štandardnej migračnej procedúry. Napríklad právne oddelenie môže mať rôzne požiadavky na uchovávanie, alebo manažéri môžu potrebovať preniesť celé poštové schránky a všetky archívy. Preto je dôležité vybrať flexibilné migračné riešenie, ktoré umožňuje migračnému tímu ľahko prispôsobiť sa týmto požiadavkám. Jeden z najefektívnejších spôsobov zabezpečenia takejto flexibility spočíva v používaní možnosti samoobsluhy pre niektorých používateľov. Napríklad niektorým používateľom môže byť povolené prenášať dodatočné údaje zo svojich hlavných poštových súborov alebo miestnych údajov, aby ich následne pretransformovali na osobný archív na serveri.
Krok 5: spustenie skúšobnej migrácie
Po dokončení hodnotenia predbežnej migrácie, vylepšení stratégie coexistencie a definovaní plánov optimalizácie je veľmi dôležité získať potvrdenie správnosti stratégia prostredníctvom jednej alebo viacerých pilotných migrácií.
Cieľ pilotnej migrácie spočíva v overení navrhnutých postupov a odhalení problémov, ktoré sa môžu vyskytnúť po začiatku plnej migrácie, čím sa poskytne príležitosť na ich vyriešenie pred začatím prevádzkovej migrácie. V dôsledku toho je potrebné očakávať a dokonca vítať problémy počas pilotnej migrácie.
Definícia rozsahu pilotnej migrácie
Pilotná migrácia by mala byť dostatočne rozsiahla na to, aby zhromaždila reprezentatívnu vzorku údajov a odpovedala na relevantné otázky, ktoré sa môžu vyskytnúť počas prevádzkovej migrácie. Ak presúvate niekoľko tisíc poštových schránok, vzorka by mala byť dostatočná. Pri veľmi veľkých migráciách môže byť percento menšie.
Výber údajov a systémov
Počas pilotnej migrácie je dôležité používať prevádzkové údaje a prevádzkové systémy. To je veľmi dôležité z niekoľkých dôvodov:
- Musíte pochopiť, ako sa prevádzková prostredie bude správať. Synteticky vytvorené prostredie nebude reprezentatívne pre prevádzkovú prostredie.
- Môžete získať dodatočné údaje o zašifrovaných správach, frekvencii typov správ, ktoré v Exchange nie sú, a požiadavkách na uchovávanie na základe vzorových údajov.
Stanovenie očakávaní
Proces pilotnej migrácie tiež poskytuje vynikajúcu príležitosť na overenie kritérií úspechu stanovených pre projekt a kalibrovanie očakávaní pre zvyšnú migráciu. Ak sú potrebné úpravy, mali by byť zdokumentované a zohľadnené pri prevádzkovej migrácii.
Krok 6: plánovanie času migrácie na minimalizáciu dopadu na organizáciu
Skupinovanie používateľov
Aby sa minimalizoval dopad na používateľov a organizáciu ako celok, je potrebné súčasne presunúť používateľov, ktorí spolu pracujú. Hlavné faktory, ktoré je potrebné zvážiť pri tvorbe týchto skupín, zahŕňajú delegovanie. Hľadajte riešenie schopné odporučiť kolekcie na migráciu na základe informácií o vzťahoch používateľov v pôvodnom prostredí.
Časové rámce migrácie
Po dokončení migrácie skupín nezabudnite uviesť do rozvrhu čas, v ktorom
Vplyv na týchto používateľov je minimálny. To môže znamenať plánovanie migračného okna na konkrétny čas počas dňa, aby sa predišlo migrácii v pracovnom čase, na konci roka alebo počas technických okien údržby. Napríklad, predajné tímy by pravdepodobne nemali migrovať bližšie ku koncu štvrťroka, zatiaľ čo účtovníctvo a právne oddelenia určite budú mať obmedzenia týkajúce sa termínov ich migrácie.
Krok 7: spustenie migrácie a sledovanie jej pokroku
S potvrdenými pilotnými prístupmi k presunu dát by mali byť bojové migrácie rutinnými udalosťami. Pravdepodobne sa počas celého procesu vykonajú drobné úpravy, aby sa zohľadnili potreby konkrétnych skupín. Dôkladné sledovanie zostane potrebné na zabezpečenie toho, aby všetky nepredvídané okolnosti boli zohľadnené počas plánovania a pilotnej fázy. Proces by však mal byť čoraz viac automatizovaný. Vykonávanie harmonogramu bojových migrácií je dôležité dokumentovať a informovať o pokroku celú organizáciu, aby sa zabezpečilo potvrdenie, že očakávania sú splnené. Sledovanie a spätná väzba zostávajú kľúčovými aspektmi úspešnej migrácie počas celého procesu.
Záver
Povedali sme si o veciach, ktoré treba zvážiť pri migrácii poštového servisu. Ak ste teraz v procese výberu riešenia na migráciu alebo ste o ňom len začali uvažovať, je dôležité všetko toto zohľadniť. Pracujeme s riešeniami na migráciu od Quest a sme pripravení ich odporučiť ako najefektívnejšie na zníženie počtu manuálnych akcií a zvýšenie množstva presunutých dát v rámci migrácie.
Ak sa chcete dozvedieť viac o efektívnych prístupoch k migrácii, pošlite nám žiadosť na na našej stránke alebo jednoducho zavolajte, a tiež si môžete preštudovať ďalšie materiály pomocou odkazov nižšie:
Zdroj: habr.com
