Bol to rok 2013. Prišiel som pracovať do jednej z firiem, ktoré vyvíjajú softvér pre súkromných používateľov. Hovorili mi rôzne veci, no najmenej som čakal, že uvidím to, čo som videl: 32 nevyužitých virtuálnych strojov na prenajatých ešte vtedy neprijateľne drahých VDS, tri "voľné" licencie Photoshop, 2 Corel, zaplatený a nevyužívaný výkon IP telefónie a podobne. V prvom mesiaci som "zracionalizoval" infraštruktúru o 230 tisíc rubľov, v druhom skoro o 150 (tisíc), potom sa hrdinstvo skončilo, začali optimalizácie a nakoniec sme za pol roka ušetrili pol milióna.
Zážitok nás inšpiroval a začali sme hľadať nové cesty úspor. Teraz pracujem na inom mieste (uhádnite kde), preto bez výčitiek svedomia môžem zdieľať svoje skúsenosti so svetom. A aj vy sa podeľte, poďme spraviť IT infraštruktúru lacnejšou a efektívnejšou!
"Poslednú kožu ste s vašimi nákladmi na servery, licencie, IT aktíva a outsourcingu ostrihali," hromžil finančný riaditeľ a požadoval plánovanie a rozpočtovanie.
1. Buďte otravní — plánujte a rozpočtujte.
Plánovanie rozpočtu IT prostredia vašej firmy je nudná záležitosť, a jeho odsúhlasovanie môže byť miestami dokonca nebezpečné. Ale samotná existencia rozpočtu takmer zaručene chráni pred:
- znížením nákladov na rozvoj techniky a softvéru (aj keď sa občas vykonávajú štvrťročné optimalizácie, ale tam môžete obhájiť svoju pozíciu)
- nespokojnosťou finančného riaditeľa alebo účtovníctva pri nákupe alebo prenájme ďalšieho prvku infraštruktúry.
- zlosťou riaditeľa kvôli neplánovaným výdavkom.
Rozpočet by sa mal zostavovať nielen vo veľkých firmách — doslova v akýchkoľvek. Zhromaždite požiadavky na softvér a hardware zo všetkých oddelení, vypočítajte potrebný výkon, zohľadnite dynamiku zmeny počtu zamestnancov (napríklad, ak máte call centrum alebo podporu, ktoré sa zvyšujú v sezóne a znižujú v pokoji), odôvodnite výdavky a vypracujte rozpočtový plán s rozdelením podľa období (ideálne - podľa mesiacov). Takto budete presne vedieť, koľko peňazí dostanete na svoje energeticky náročné úlohy a optimalizujete náklady.
2. Používajte rozpočet správne
Po schválení a podpise rozpočtu sa objavuje hrozný pokušenie presunúť náklady, napríklad investovať celý rozpočet do drahého servera, na ktorom je možné spustiť celý DevOps s monitorovaním a bránami 🙂 V takom prípade sa môžete ocitnúť v nedostatku zdrojov pre ostatné úlohy a prečerpať rozpočet. Preto sa orientujte výlučne na skutočné potreby a podnikateľské úlohy, na riešenie ktorých sú potrebné výpočtové zdroje.
3. Modernizujte servery včas
Zastarané hardvérové servery, rovnako ako virtuálne, neprinášajú organizácii žiadny úžitok – vyvolávajú otázky z hľadiska bezpečnosti, rýchlosti a inteligencie. Trávite viac času, síl a peňazí na kompenzáciu chýbajúcej funkčnosti, na odstraňovanie bezpečnostných problémov, na nejaké záplaty na zrýchlenie. Preto aktualizujte svoje hardvérové a virtuálne zdroje – napríklad môžete hneď teraz využiť našu akciu. , ceny sa nehanbí ukázať na Habr.
Navyše, stretol som sa s viacerými situáciami, keď bol hardvérový server v kancelárii úplne neopodstatneným rozhodnutím: väčšina malých a stredných podnikov môže vyriešiť všetky úlohy na virtuálnych zdrojoch a ušetriť veľa peňazí.
4. Optimalizujte prácu bežných používateľov
Naučte všetkých vašich používateľov šetriť elektrinu a využívať infraštruktúru hospodárne. Tu sú príklady typického prečerpania na strane používateľov:
- Inštalácia nepotrebných aplikácií podľa princípu „pre celý oddelenie“ – používatelia žiadajú o inštaláciu softvéru ako u suseda, pretože potrebujú alebo sa jednoducho vytvára žiadosť ako „7 licencií Photoshop pre dizajnérsky oddelenie“. Pri tom v oddelení dizajnu pracujú na Photoshope štyria, zatiaľ čo ostatní traja sú grafici a používajú ho raz za pol roka. V takom prípade je lepšie zakúpiť 4 licencie a 1-2 úlohy za rok riešiť s pomocou kolegov. Ale častejšie sa takáto situácia vyskytuje s kancelárskym softvérom (konkrétne balíkom MS Office, ktorý potrebujú absolútne všetci v plnom rozsahu). V skutočnosti väčšina zamestnancov sa môže zaobísť open source editormi alebo praktickým Google Docs.
- Používatelia zaberajú virtuálne zdroje a systematicky vyčerpávajú všetky prenajaté kapacity — napríklad testeri radi vytvárajú zaťažené virtuálne stroje a zabudnú ich aspoň vypnúť, nechýbajú v tom ani vývojári. Recept je jednoduchý: keď odchádzate, vypínajte všetkých 🙂
- Používatelia využívajú servery spoločnosti ako globálne úložisko súborov: nahrávajú fotografie (v RAW), videá, zdieľajú gigabajty hudby, najmä dômyselní môžu dokonca vytvoriť malý herný server na pracovných kapacitách (tých sme kritizovali na firemnom portáli v humoristickej forme — fungovalo to skvele).
- Drahí zamestnanci nosia do práce pirátsky softvér, a tak sa objavujú pokuty, problémy s políciou a dodávateľmi. Pracujte s prístupmi a politikami, lebo aj tak to prinesú, aj keby ste sa snažili plačlivé reči v firemnej jedálni a písať motivačné plagáty.
- Používatelia si myslia, že majú právo požadovať akýkoľvek nástroj, ktorý im vyhovuje. Takže v mojom arzenáli boli nájmy Trello, Asana, Wrike, Basecamp a Bitrix24. Pretože každý projektový manažér si vybral pre svoje oddelenie pohodlný alebo známy produkt. Nakoniec 5 riešení na podpore, 5 rôznych cenoviek, 5 účtov, 5 rôznych trhovísk a úprav a tak ďalej. Žiadna integrácia, unifikácia a celková automatizácia — len čisto cerebrálny problém. Nakoniec som po dohovore s generálnym riaditeľom zrušil túto prevádzku, vybral som Asanu, pomohol som migrovať údaje, sám som vyškolil náročných kolegov a slušne som ušetril, vrátane síl a nervov.
V skratke, dohodnite sa s používateľmi, školte ich, vedzte im a usilujte sa uľahčiť prácu sebe aj im. Nakoniec vám budú vďační za poriadok v záležitostiach a manažéri za zníženie nákladov. A určite ste si, moji drahí odborníci z Habr, všimli, že riešenie uvedených problémov nie je nič iné ako formovanie firemnej informačnej bezpečnosti. Za to osobitné poďakovanie administrátorovi (sám seba nepoďakujete...).
5. Kombinujte cloudové a desktopové riešenia
Keďže pracujem v hostingovej spoločnosti a na konci článku mám chuť povedať vám o skvelej akcii na serverové kapacity pre firmy všetkých veľkostí, mal by som mávať vlajkou a kričať „Všetci do cloudov!“. Ale tým by som išiel proti svojej inžinierskej kvalifikácii a vyzeral by som ako marketér. Preto vás vyzývam, aby ste k téme pristupovali rozumne a kombinovali cloudové a desktopové riešenia. Napríklad si môžete prenajať cloudový CRM systém ako službu (SaaS), a ten podľa brožúry stojí 1000 s. na používateľa za mesiac — v podstate smiešna suma (vynechávam otázku implementácie, o tom už bolo písané na Habr). Takže za tri roky na 10 zamestnancov utratíte 360 000 rubľov, za 4 — 480 000, za 5 — 600 000 a tak ďalej. Pri tom môžete implementovať desktopový CRM, platením konkurentných licencií (+100 k úsporám) asi za 250 tis. rubľov a obsluhovať ho ako ten istý Photoshop. Niekedy sa výhoda v období 2-5 rokov ukáže byť naozaj pôsobivá.
A naopak, cloudové technológie vám často umožňujú šetriť na hardvéri, platoch inžinierov, otázkach ochrany údajov (ale skutočne na nich nešetrite!), škálovaní. Cloudové prostriedky sa dajú ľahko pridávať a ubrať, náklady na cloud sa nezapočítavajú do kapitálových nákladov spoločnosti — vo všeobecnosti je množstvo výhod. Vyberajte cloudové riešenia, keď je to opodstatnené z pohľadu škálovania, flexibility a rýchlosti.
Počítajte, kombinujte a vyberajte výhernú kombináciu — neposkytnem vám univerzálny recept, ten je svojský pre každé podnikanie: niekto sa úplne vzdáva cloudov, niekto buduje celý biznis v cloudoch. Mimochodom, nikdy sa nevzdávajte aktualizácií softvéru (aj platených) — zvyčajne výrobcovia aplikačného softvéru pre biznis vydávajú stabilnejšie a funkčnejšie verzie.
Ešte jedno pravidlo pre softvér: zbavte sa starého softvéru, ktorý prináša menej, ako vyžaduje na údržbu a podporu. Na trhu už určite existuje analóg.
6. Vyhnite sa duplikovaniu softvéru
Už som spomenul päť systémov riadenia projektov v mojej IT džungli, avšak vyzdvihneme to ako samostatný bod. Ak ste sa rozhodli pre konkrétny softvér, vybrali ste nový a svoju starú licenciu nezabudnite zrušiť; našli ste nové hostingové služby — ukončite zmluvu so starým poskytovateľom, ak nemáte žiadne osobitné dôvody. Sledujte profily používania softvéru zamestnancami a zbavte sa nepoužívaného a duplicitného softvéru.
Ideálne je, ak máte systém monitorovania a analýzy nainštalovaného softvéru — tak budete môcť vidieť pracovné duplicity a problémy automaticky. Mimochodom, takáto práca pomáha firme vyhnúť sa duplicitám a opakovaniu údajov — niekedy hľadanie toho, kto urobil chybu, zaberie príliš veľa času.
7. Upravte aplikačnú infraštruktúru a periférie
Kto sa stará o tieto drobnosti: cartridže, USB kľúče, papier, nabíjačky, UPS zariadenia, tlačiarne a iné disky-tuby. A to je škoda. Začnite s papierom a tlačiarňami — analyzujte profily tlače a vytvorte sieť tlačiarní alebo MFP s verejným prístupom, budete prekvapení, koľko papiera a cartridží sa ušetrí a o koľko klesne cena tlače jedného listu. A nie, nie je to škrtstvo, to je optimalizácia dôležitého procesu. Nikto nezakazuje tlačiť seminárne práce a referáty na kancelárskej technike, ale tlačiť knihy, ktoré je škoda kúpiť alebo nie je ochota čítať z obrazovky, to už je príliš.
Ďalej — vždy majte zásobu spotrebného materiálu, ktorú nakupujete od dodávateľov so zľavou, aby ste v prípade problémov s technikou nemuseli kupovať za trojnásobok v najbližšom technickom obchode. Sledujte amortizáciu a opotrebenie, vedenie evidencie a vytváranie náhradného fondu — mimochodom, nie je zlé mať aj náhradný fond pre základné kancelárske zariadenia. Čisto preto, že za prestoje v práci vás nepochvália, to je tiež strata peňazí, najmä v obchodných a servisných spoločnostiach.
Pokiaľ ide o aplikačnú infraštruktúru, existujú dve hlavné položky nákladov: internet a komunikácia. Pri výbere poskytovateľa sa zamerajte na balíčkové ponuky, prečítajte si drobným písmom pri tarifách, dávajte pozor na kvalitu spojenia a SLA. Niektorí správcovia sa rozhodnú nemíňať čas a kúpia napríklad IP telefóniu v balíku s platenou virtuálnou PABX, na ktorú je tiež potrebné platiť mesačný poplatok. Nezlenivte, kupujte len prenos a naučte sa pracovať s Asterisk — je to najlepšie, čo bolo vytvorené v oblasti PABX a takmer bezproblémové riešenie pre obchodné úlohy malých a stredných podnikov (ak máte šikovné ruky).
8. Dokumentujte a vytvárajte pokyny pre zamestnancov
Je to lenivosť a je to potrebné. Po prvé, budete mať jednoduchšiu prácu, po druhé, adaptácia nováčikov bude bezproblémová. Nakoniec, vy sami budete vedieť, že vaša infraštruktúra je aktuálna, celistvá a v poriadku. Tvorenie bezpečnostných pokynov, stručných manuálov pre používateľov, FAQ a opis pravidiel a noriem používania kancelárskej techniky. Materiálne existujúci dokument je omnoho presvedčivejší ako slová, vždy sa k nemu môžete odvolať. Týmto spôsobom môžete posielať odkaz na dokument pri akýchkoľvek relevantných otázkach a neprijímať argument "Neupozornili ma." Takto výrazne ušetríte na odstraňovaní chýb.
9. Využívajte služby outsourcingu
Aj keď máte vo firme celý IT oddelenie alebo naopak malú infraštruktúru, využívanie outsourcingových služieb nie je hanebné. Prečo nezískať služby skvelých profesionálov, špecializujúcich sa na niečo zložité, za malú cenu, čiže nekupovať takého odborníka na stálu pozíciu. Odovzdajte na outsourcing časť DevOps, údržby tlače, administrácie zaťaženého webu, ak taký máte, podporným a call centrom. Vaša hodnota tým neupadne, naopak, získate dodatočnú odbornosť v oblasti kontaktu so externými dodávateľmi.
Ak váš vedúci považuje outsourcing za drahý, jednoducho mu vysvetlite, koľko bude musieť zaplatiť za špecialistu na stálu pozíciu. Funguje to.
10. Nepúšťajte sa do open source a svojej vlastnej vývoja
Som inžinier, v minulosti programátor a pevne verím, že open source zachraňuje svet — čo by boli knižnice, monitorovacie systémy, systémy správy serverov a pod. Ale ak vaša firma rozhodne kúpiť open source CRM, ERP, ECM a pod. alebo šéf na stretnutí kričí, že musíte vytvoriť svoj billing za pochodu, zachráňte loď, ide na útesy. Tu sú argumenty, ktoré by ste mali predložiť pred inšpirovaným vedúcim s rozžhaveným pohľadom:
- open source sa zle podporuje, ak ide o verejný repozitár, alebo je veľmi drahé ho podporovať, ak ide o open source od spoločností (DB, kancelárske balíky a pod.) — doslova zaplatíte za každú otázku, požiadavku a tiket;
- vnútroný odborník na nasadenie interného open source produktu bude veľmi drahý kvôli svojej jedinečnosti;
- nahrávky open source môžu byť značne obmedzené znalosťami, zručnosťami alebo dokonca licencovaním;
- s open source sa ťažko začína a jeho prispôsobenie na obchodné procesy bude veľmi ťažké.
Stojí za to hovoriť, že vlastný vývoj je veľmi časovo náročný a drahý projekt? Z vlastnej skúsenosti poviem, že na fungujúci prototyp, ktorý spĺňa obchodné požiadavky a umožňuje používateľom s ním pracovať, sa potrebuje aspoň tri roky. A to, ak máte dobrý tím programátorov (platy si môžete pozrieť na "Môj kruh" — závery si urobíte sami).
Takže sa budem opakovať: zvažujte všetky varianty.
Takže zhrniem krátke body, aby som sa uistil, že som na nič nezabudol:
- zvažujte peniaze — porovnávajte rôzne možnosti, zohľadňujte faktory, porovnávajte;
- snažte sa skrátiť čas údržby a školenia používateľov, znižujte riziko "blbých zásahov";
- snažte sa konsolidovať a integrovať technológie — jednotná architektúra a komplexná automatizácia to rieši;
- investujte do rozvoja IT, nežijte s zastaranými technológiami — tie vám vysajú peniaze;
- zohľadnite dopyt a spotrebu IT zdrojov.
Môžete sa opýtať — na čo šetriť cudzie peniaze, keď firma platí? Logická otázka! Ale vaša schopnosť optimalizovať náklady a efektívne riadiť IT aktíva je predovšetkým vašou skúsenosťou a vašou charakteristikou ako profesionála. Všetci tu vieme vyrobiť zázraky z dostupných materiálov 🙂
U ako skvelá príležitosť na vylepšenie virtuálnych zdrojov. Poďte, pozrite sa, vyberte si — do 30. apríla zostáva len veľmi málo času.
Pre ostatných — tradičná 10% s promo kódom habrahabr10.
Zdroj: habr.com
