Bol rok 2013. Prišiel som pracovať do jednej z vývojárskych spoločností, ktoré vytvárajú softvér pre súkromných používateľov. Povedali mi rôzne veci, ale posledná vec, ktorú som očakával, bolo to, čo som videl: 32 vynikajúcich virtuálnych strojov na prenajatom, vtedy neslušne drahom VDS, tri „bezplatné“ licencie Photoshopu, 2 Corel, platená a nevyužitá kapacita IP telefónie a ďalšie malé veci. Za prvý mesiac som infraštruktúru „zlacnil“ o 230 tisíc rubľov, v druhom o takmer 150 (tisíc), potom skončilo hrdinstvo, začali sa optimalizácie a nakoniec sme za šesť mesiacov ušetrili pol milióna.
Táto skúsenosť nás inšpirovala a začali sme hľadať nové spôsoby, ako ušetriť. Teraz pracujem na inom mieste (hádajte kde), takže s čistým svedomím môžem o svojej skúsenosti povedať svetu. A vy zdieľate, urobme IT infraštruktúru lacnejšou a efektívnejšou!
„Vaše náklady na servery, licencie, IT aktíva a outsourcing vám ukradli aj poslednú vlnu,“ reptal finančný riaditeľ a požadoval plánovanie a zostavovanie rozpočtu.
1. Buďte hlupák – plánujte a rozpočítajte.
Plánovanie rozpočtu pre IT prostredie vašej spoločnosti je nudné a koordinácia je niekedy dokonca nebezpečná. Ale samotná skutočnosť, že máte rozpočet, vás takmer zaručene ochráni pred:
- zníženie nákladov na vývoj flotily zariadení a softvéru (aj keď existujú štvrťročné optimalizácie, ale tam si môžete obhájiť svoju pozíciu)
- nespokojnosť finančného riaditeľa alebo účtovného oddelenia v čase nákupu alebo prenájmu iného prvku infraštruktúry
- hnev manažéra kvôli neplánovaným výdavkom.
Rozpočet je potrebné zostaviť nielen vo veľkých firmách – doslova v každej firme. Zozbierajte požiadavky na softvér a hardvér od všetkých oddelení, vypočítajte požadovanú kapacitu, zohľadnite dynamiku zmien v počte personálu (napríklad vaše call centrum alebo podpora sa zvyšuje počas rušnej sezóny a klesá počas voľnej sezóny), zdôvodnite výdavky a vypracovať plán rozpočtu rozčlenený podľa období (v ideálnom prípade podľa mesiacov). Takto budete presne vedieť, koľko peňazí dostanete za svoje úlohy náročné na zdroje a optimalizujete náklady.
2. Použite svoj rozpočet rozumne
Po odsúhlasení a podpísaní rozpočtu nastáva pekelné pokušenie prerozdeliť náklady a celý rozpočet napríklad naliať na drahý server, na ktorom nasadíte všetky DevOpy s monitoringom a bránami :) V tomto prípade možno nájdete ste v režime nedostatku zdrojov na iné úlohy a získate prekročenie. Zamerajte sa preto výlučne na skutočné potreby a obchodné problémy, ktorých riešenie si vyžaduje výpočtový výkon.
3. Inovujte svoje servery včas
Zastarané hardvérové servery, ako aj virtuálne, neprinášajú organizácii žiaden úžitok – vyvolávajú otázky z hľadiska bezpečnosti, rýchlosti a inteligencie. Vynakladáte viac času, úsilia a peňazí na kompenzáciu chýbajúcej funkcionality, na odstránenie bezpečnostných problémov, na niektoré záplaty na urýchlenie. Aktualizujte si preto svoj hardvér a virtuálne zdroje – môžete to urobiť napríklad práve teraz s našou akciou , nie je hanba ukázať ceny na Habré.
Mimochodom, viac ako raz som sa stretol so situáciami, keď bol železný server v kancelárii úplne neopodstatneným riešením: väčšina malých a stredných podnikov dokáže vyriešiť všetky problémy pomocou virtuálnych kapacít a ušetriť veľa peňazí.
4. Optimalizujte priemernú používateľskú skúsenosť
Naučte všetkých svojich používateľov šetriť elektrinou a starostlivo využívať infraštruktúru. Tu sú príklady typických prekročení na strane používateľa:
- Inštalácia nepotrebných aplikačných programov na báze „celého oddelenia“ – používatelia žiadajú o inštaláciu softvéru, aký majú ich susedia, pretože ho potrebujú, alebo jednoducho odošlite žiadosť, napríklad „7 licencií Photoshopu pre dizajnérske oddelenie“. Zároveň štyria ľudia pracujú na oddelení dizajnu s Photoshopom a zvyšní traja sú dizajnérmi layoutov a používajú ho raz za pol roka. V tomto prípade je lepšie zakúpiť 4 licencie a vyriešiť 1-2 problémy ročne s pomocou kolegov. Tento príbeh sa však častejšie stáva s kancelárskym softvérom (najmä balíkom MS Office, ktorý úplne každý potrebuje). V skutočnosti si drvivá väčšina zamestnancov vystačí s editormi open source alebo praktickými dokumentmi Google.
- Používatelia zaberajú virtuálne zdroje a metodicky vyžierajú všetku prenajatú kapacitu – testeri napríklad radi vytvárajú načítané virtuálne stroje a zabúdajú ich aspoň vypnúť a vývojári tým nepohrdnú. Recept je jednoduchý: pri odchode všetkých uhaste :)
- Používatelia využívajú firemné servery ako globálne úložisko súborov: nahrávajú fotografie (v RAW), videá, nahrávajú gigabajty hudby, najmä zarytí si dokážu s využitím pracovnej kapacity vytvoriť aj malý herný server (to sme na firemnom portáli odsúdili vtipne spôsobom - fungovalo to veľmi dobre).
- Vážení zamestnanci v každom zmysle noste pirátsky softvér do práce a tu sú pokuty, problémy s políciou a predajcami. Pracujte s prístupom a politikami, pretože vás budú stále ťahať dovnútra, aj keď vo firemnej jedálni vediete plačlivé reči a píšete motivačné plagáty.
- Používatelia veria, že majú právo požadovať akýkoľvek nástroj, ktorý im vyhovuje. Takže vo svojom arzenáli som mal požičovne Trello, Asana, Wrike, Basecamp a Bitrix24. Pretože každý projektový manažér si pre svoje oddelenie vybral pohodlný alebo známy produkt. Výsledkom je podporovaných 5 riešení, 5 rôznych cenoviek, 5 účtov, 5 rôznych trhovísk a ladení atď. Žiadna integrácia, zjednotenie alebo end-to-end automatizácia pre vás – kompletné mozgové hemoroidy. Výsledkom bolo, že som po dohode s generálnym riaditeľom zavrel obchod, vybral som si Asanu, pomohol som s migráciou dát, sám som vyškolil svojich dravých kolegov a ušetril veľa peňazí vrátane námahy a nervov.
Vo všeobecnosti vyjednávajte s používateľmi, školte ich, veďte vzdelávacie programy a snažte sa uľahčiť ich a vašu prácu. Nakoniec sa vám poďakujú, že máte vo veciach poriadok, a manažéri vám poďakujú za zníženie nákladov. No, vy, moji milí Habr profíci, ste si zrejme všimli, že riešením vymenovaných problémov nie je nič iné ako formovanie podnikovej informačnej bezpečnosti. Za to patrí špeciálne poďakovanie správcovi systému (nemôžete sa poďakovať...).
5. Skombinujte cloudové a desktopové riešenia
Vo všeobecnosti, na základe skutočnosti, že pracujem pre poskytovateľa hostingu a na konci článku som plný túžby povedať vám o skvelom predaji serverovej kapacity pre spoločnosti akejkoľvek veľkosti, by som mal mávať vlajkou a kričať „ Všetko do oblakov!" Potom však zhreším proti svojej inžinierskej kvalifikácii a budem vyzerať ako obchodník. Preto vás vyzývam, aby ste k problému pristupovali s rozumom a kombinovali cloudové a desktopové riešenia. Môžete si napríklad prenajať cloudový CRM systém ako službu (SaaS) a podľa brožúry to stojí 1000 10 rubľov. na užívateľa za mesiac - obyčajné groše (otázku implementácie vynechám, o tom už bola reč na Habrého). Takže za tri roky miniete 360 000 rubľov za 4 zamestnancov, za 480 - 000 5, za 600 - 000 100 atď. Zároveň môžete implementovať desktop CRM zaplatením konkurenčných licencií (+250 úspor) za približne 2 tisíc rubľov. a podávajte to ako rovnaký photoshop. Niekedy sú prínosy za obdobie 5-XNUMX rokov naozaj pôsobivé.
A naopak, cloudové technológie vám často umožňujú ušetriť na hardvéri, platoch inžinierov, problémoch s ochranou údajov (ale vôbec na nich nešetrite!) a škálovaní. Cloudové nástroje sa ľahko pripájajú a odpájajú, náklady na cloud nespadajú do kapitálových výdavkov spoločnosti - vo všeobecnosti existuje veľa výhod. Vyberte si cloudové riešenia, keď má zmysel rozsah, agilnosť a flexibilita.
Počítajte, kombinujte a vyberajte výherné kombinácie – neuvediem univerzálny recept, pre každý podnik sú iné: niektorí ľudia oblaky úplne opustia, iní budujú celé svoje podnikanie v oblakoch. Mimochodom, nikdy neodmietajte aktualizácie softvéru (dokonca aj tie platené) - vývojári softvéru podnikových aplikácií spravidla zavádzajú stabilnejšie a funkčnejšie verzie.
A ďalšie pravidlo pre softvér: zbavte sa starého softvéru, ktorý prináša menej, ako spotrebuje na údržbu a podporu. Na trhu už určite existuje analóg.
6. Vyhnite sa duplikácii softvéru
O piatich systémoch riadenia projektov v mojej IT zoo som už hovoril, ale dám ich do samostatného odseku. Ak odmietnete určitý softvér, vyberte si nový softvér – nezabudnite prestať platiť za starý, nájdite si nové hostingové služby – ukončite zmluvu so starým poskytovateľom, pokiaľ neexistujú osobitné dôvody. Sledujte profily používania softvéru zamestnancami a zbavte sa nepoužívaného a duplicitného softvéru.
Ideálne by bolo, keby ste mali systém na monitorovanie a analýzu nainštalovaného softvéru – takto môžete automaticky vidieť fungujúce duplikáty a problémy. Mimochodom, takáto práca pomáha spoločnosti vyhnúť sa duplicite a opakovaniu údajov – hľadanie toho, kto urobil chybu, niekedy zaberie príliš veľa času.
7. Vyčistite infraštruktúru aplikácií a periférne zariadenia
Kto počíta tento spotrebný materiál: kazety, flash disky, papier, nabíjačky, UPS, tlačiarne atď. rúrkové disky. Ale márne. Začnite s papierom a tlačiarňami – analyzujte profily tlače a vytvorte sieť tlačiarní alebo multifunkčných zariadení s verejným prístupom, budete prekvapení, koľko papiera a kaziet ušetríte a o koľko sa znížia náklady na tlač jedného hárku. A nie, toto nie je vysávanie peňazí, to je optimalizácia dôležitého procesu. Tlačiť semestrálne práce a eseje na kancelárskom vybavení nikto nezakazuje, no tlačiť knihy, ktoré by vám bolo ľúto kúpiť alebo nechceli čítať z obrazovky, je priveľa.
Ďalej majte vždy zásobu spotrebného materiálu, ktorý nakupujete od dodávateľov so zľavou, aby ste v prípade problémov so zariadením nenakupovali za premrštené ceny na najbližšom technologickom trhu. Sledujte odpisy a opotrebovanie, veďte záznamy a vytvorte náhradný fond – mimochodom, je dobré mať náhradný fond pre základné kancelárske vybavenie. Len preto, že vás nepochvália za prestoje v práci, je to aj strata peňazí, najmä v obchodných a servisných spoločnostiach.
Čo sa týka aplikačnej infraštruktúry, existujú dve hlavné nákladové položky: internet a komunikácia. Pri výbere poskytovateľa sa pozerajte na ponuky balíkov, čítajte hviezdičky na tarifách, dbajte na kvalitu komunikácie a SLA. Niektorí správcovia sa rozhodnú nezaháľať a kúpia si napríklad IP telefóniu v balíku s platenou virtuálnou ústredňou, ku ktorej sa vydáva aj mesačné predplatné. Nebuďte leniví, kupujte si len traffic a naučte sa pracovať s Asteriskom - to je to najlepšie, čo v oblasti DPHS vzniklo a takmer bezproblémové riešenie podnikateľských problémov malých a stredných podnikateľov (ak máte priame ruky).
8. Dokumentujte a vytvárajte pokyny zamestnancov
Je to lenivé a je to potrebné. Po prvé sa vám bude pracovať ľahšie a po druhé adaptácia nováčikov bude bezproblémová. Nakoniec budete sami vedieť, že vaša infraštruktúra je aktuálna, neporušená a v dokonalom poriadku. Zostavte bezpečnostné pokyny, krátke príručky pre používateľov, často kladené otázky, popíšte pravidlá a predpisy pre používanie kancelárskych zariadení. Materiálne existujúce pokyny sú oveľa presvedčivejšie ako slová, vždy sa na ne môžete obrátiť. Týmto spôsobom môžete poslať odkaz na dokument pre akúkoľvek relevantnú otázku a neprijať argument „Nebol som varovaný“. Týmto spôsobom ušetríte veľa na odstraňovaní chýb.
9. Využívajte externé služby
Aj keď má vaša firma celé IT oddelenie alebo naopak malú infraštruktúru, nie je hanba využiť služby outsourcingov. Prečo nezískať služby skvelých profesionálov, špecializovaných na niečo zložité, za málo peňazí, teda bez toho, aby ste si najali takého špecialistu na personál. Outsourcujte niektoré z DevOps, tlačové služby, správu vyťaženej webovej stránky, ak ju máte, podporu a call centrum. Vaša hodnota sa tým nezníži, naopak získate ďalšie odborné znalosti v oblasti kontaktov s dodávateľmi tretích strán.
Ak si váš manažér myslí, že outsourcing je drahý, jednoducho mu vysvetlite, koľko bude musieť zaplatiť špecializovanému špecialistovi. Naozaj to funguje.
10. Nezapájajte sa do open source a vášho vývoja
Som inžinier, v minulosti som vývojár a pevne verím, že práve open source zachraňuje svet – aké sú náklady na knižnice, monitorovacie systémy, systémy na správu serverov atď. Ale ak sa vaša spoločnosť rozhodne kúpiť open source CRM, ERP, ECM atď. alebo šéf na porade zakričí, že si pokazíte účtovanie, zachráňte loď, ide na útesy. Tu sú argumenty, na ktorých sa postaviť zoči-voči inšpirovanému vodcovi s horiacim pohľadom:
- open source je slabo podporovaný, ak ide o verejné úložisko alebo je veľmi nákladný na podporu, ak ide o open source od firiem (DBMS, kancelárske balíky atď.) – zaplatíte doslova za každú otázku, požiadavku a lístok;
- interný špecialista na nasadenie interného open source produktu bude veľmi drahý kvôli jeho vzácnosti;
- vylepšenia open source môžu byť výrazne obmedzené znalosťami, zručnosťami alebo dokonca licencovaním;
- Začať s open source vám bude trvať dlho a bude pre vás príliš náročné prispôsobiť ho obchodným procesom.
Netreba dodávať, že vývoj vlastného je veľmi dlhý a nákladný podnik? Z vlastnej skúsenosti môžem povedať, že vytvorenie funkčného prototypu, ktorý spĺňa obchodné požiadavky a umožňuje používateľom ho používať, trvá minimálne tri roky. A iba ak máte dobrý tím programátorov (môžete sa pozrieť na platy na „Môj kruh“ - závery prídu k vám).
Takže budem jednoduchý a zopakujem: zvážte všetky možnosti.
Dovoľte mi to teda stručne zhrnúť, aby som sa uistil, že som na nič nezabudol:
- počítať peniaze - porovnávať rôzne možnosti, brať do úvahy faktory, porovnávať;
- snažiť sa skrátiť čas na obsluhu a školenie používateľov, znížiť riziko „zásahu blázna“;
- pokúsiť sa konsolidovať a integrovať technológie – koherentná architektúra a komplexná automatizácia robia rozdiel;
- investovať do rozvoja IT, nežiť so zastaranými technológiami – budú cicať peniaze;
- korelovať dopyt a spotrebu IT zdrojov.
Možno sa pýtate – prečo šetriť peniaze iných ľudí, keďže úrad platí? Logická otázka! Ale vaša schopnosť optimalizovať náklady a efektívne spravovať IT aktíva sú predovšetkým vašimi skúsenosťami a vašimi profesionálnymi vlastnosťami. Všetci vieme, ako sa tu vyrábajú cukrovinky z odpadových materiálov :)
У ako vynikajúci dôvod na upgrade virtuálnych kapacít. Príďte, pozerajte, vyberajte – do 30. apríla ich zostáva veľmi málo.
Pre zvyšok - tradičné 10% zľava pomocou promo kódu habrahabr10.
Zdroj: hab.com