Verím, že každý z nás chodí do reštaurácie s priateľmi alebo kolegami. A po zábavnom čase čašník prinesie šek. Problém je potom možné vyriešiť niekoľkými spôsobmi:
- Metóda jedna, „džentlmensky“. K sume šeku sa pripočíta 10–15 % „prepitné“ čašníkovi a výsledná suma sa rozdelí rovným dielom medzi všetkých mužov.
- Druhá metóda je „socialistická“. Šek sa rozdelí medzi všetkých rovnako, bez ohľadu na to, koľko toho zjedli a vypili.
- Tretia metóda je „spravodlivá“. Každý si zapne kalkulačku na svojom telefóne a začne počítať náklady na svoje jedlá plus určité „prepitné“, tiež individuálne.
Situácia v reštauráciách je veľmi podobná situácii s nákladmi na IT vo firmách. V tomto príspevku budeme hovoriť o rozdelení výdavkov medzi oddelenia.
Ale skôr, než sa ponoríme do priepasti IT, vráťme sa k príkladu reštaurácie. Každá z vyššie uvedených metód „rozdelenia nákladov“ má svoje výhody a nevýhody. Zjavná nevýhoda druhej metódy: jeden mohol jesť vegetariánsky Caesar šalát bez kuracieho mäsa a druhý mohol jesť ribeye steak, takže množstvá sa mohli výrazne líšiť. Nevýhodou „spravodlivej“ metódy je, že proces počítania je veľmi dlhý a celková suma peňazí je vždy nižšia ako suma na šeku. Bežná situácia?
Teraz si predstavme, že sme sa bavili v reštaurácii v Číne a šek bol prinesený v čínštine. Všetko, čo je jasné, je suma. Aj keď niektorí môžu tušiť, že tu vôbec nejde o sumu, ale o aktuálny dátum. Alebo predpokladajme, že sa to stane v Izraeli. Čítajú sprava doľava, ale ako píšu čísla? Kto môže odpovedať bez Googlu?
Prečo je potrebná alokácia pre IT a podnikanie?
IT oddelenie teda poskytuje služby všetkým divíziám spoločnosti a vlastne predáva svoje služby obchodným divíziám. A aj keď medzi oddeleniami v rámci spoločnosti nemusia existovať formálne finančné vzťahy, každá obchodná jednotka by mala minimálne rozumieť tomu, koľko míňa na IT, koľko stojí spustenie nových produktov, testovanie nových iniciatív atď. Je zrejmé, že modernizáciu a rozširovanie infraštruktúry neplatí mýtický „modernizátor, patrón systémových integrátorov a výrobcov zariadení“, ale biznis, ktorý musí pochopiť efektivitu týchto nákladov.
Obchodné jednotky sa líšia veľkosťou, ako aj intenzitou využívania IT zdrojov. Rozdelenie nákladov na modernizáciu IT infraštruktúry rovnomerne medzi oddelenia je teda druhý spôsob so všetkými jeho nevýhodami. V tomto prípade je vhodnejšia metóda „spravodlivá“, ale je príliš náročná na prácu. Najoptimálnejšou možnosťou sa zdá byť „kvázi spravodlivá“ možnosť, keď sa náklady nerozdeľujú na cent, ale s určitou primeranou presnosťou, rovnako ako v školskej geometrii používame číslo π ako 3,14 a nie celú postupnosť čísel. za desatinnou čiarkou.
Odhad nákladov na IT služby je veľmi užitočný v holdingoch s jednou IT infraštruktúrou pri zlučovaní alebo oddeľovaní časti holdingu do samostatnej štruktúry. To vám umožní okamžite vypočítať náklady na IT služby, aby ste tieto sumy zohľadnili pri plánovaní. Pochopenie nákladov na IT služby tiež pomáha porovnať rôzne možnosti využívania a vlastníctva IT zdrojov. Keď muži v oblekoch za niekoľko tisíc dolárov hovoria o tom, ako ich produkt môže optimalizovať náklady na IT, zvýšiť to, čo je potrebné zvýšiť, a znížiť to, čo je potrebné znížiť, posúdenie priebežných nákladov na IT služby umožňuje CIO slepo nedôverovať marketingovým sľubom. , ale presne posúdiť očakávaný efekt a kontrolovať výsledky.
Pre podniky je alokácia príležitosťou vopred pochopiť náklady na IT služby. Akákoľvek obchodná požiadavka sa neposudzuje ako zvýšenie celkového rozpočtu IT o toľko percent, ale určuje sa ako suma za konkrétnu požiadavku alebo službu.
Skutočný prípad
Kľúčovou „bolesťou“ CIO veľkej spoločnosti bolo, že bolo potrebné pochopiť, ako rozdeliť náklady medzi obchodné jednotky a ponúknuť účasť na vývoji IT úmerne spotrebe.
Ako riešenie sme vyvinuli kalkulačku IT služieb, ktorá bola schopná priradiť celkové náklady na IT najprv IT službám a potom obchodným jednotkám.
V skutočnosti ide o dve úlohy: vypočítať náklady na službu IT a rozdeliť náklady medzi obchodné jednotky využívajúce túto službu podľa určitých faktorov („kvázi spravodlivá“ metóda).
Na prvý pohľad to môže vyzerať jednoducho, ak by boli IT služby od samého začiatku správne opísané, informácie boli zadané do konfiguračnej databázy CMDB a bol vybudovaný systém správy IT aktív ITAM, modely zdrojov a služieb a bol vytvorený katalóg IT služieb. vyvinuté. V tomto prípade je skutočne možné pre každú IT službu určiť, aké zdroje využíva a koľko tieto zdroje stoja, berúc do úvahy odpisy. Ale máme čo do činenia s bežným ruským obchodom a to ukladá určité obmedzenia. Teda neexistujú CMDB a ITAM, existuje len katalóg IT služieb. Každá IT služba vo všeobecnosti predstavuje informačný systém, prístup k nemu, užívateľskú podporu a pod. Služba IT využíva infraštruktúrne služby ako „DB Server“, „Aplikačný server“, „Systém ukladania údajov“, „Dátová sieť“ atď. Na riešenie zadaných úloh je preto potrebné:
- určiť náklady na služby infraštruktúry;
- rozdeliť náklady na služby infraštruktúry na služby IT a vypočítať ich náklady;
- určiť ovládače (koeficienty) pre rozdelenie nákladov na IT služby na obchodné jednotky a alokovať náklady na IT služby na obchodné jednotky, čím sa rozdelí výška nákladov IT oddelenia medzi ostatné divízie spoločnosti.
Všetky ročné náklady na IT môžu byť vyjadrené ako vrece peňazí. Časť tohto vrecka sa minula na vybavenie, migračné práce, modernizáciu, licencie, podporu, platy zamestnancov atď. Zložitosť však spočíva v postupe účtovania pri účtovaní dlhodobého majetku a nehmotného majetku v IT.
Zoberme si príklad projektu modernizácie infraštruktúry SAP. V rámci projektu sa nakupuje vybavenie a licencie, práce prebiehajú za pomoci systémového integrátora. Pri uzatváraní projektu musí manažér vypracovať papiere tak, aby účtovné zariadenia boli zahrnuté do dlhodobého majetku, licencie boli zahrnuté do nehmotného majetku a ostatné projekčné práce a práce spojené s uvedením do prevádzky boli odpísané do nákladov budúcich období. Problém číslo jedna: pri registrácii ako dlhodobý majetok sa účtovník zákazníka nezaujíma, ako sa to bude volať. Preto v fixných aktívach dostávame aktívum „UpgradeSAPandMigration“. Ak sa v rámci projektu zmodernizovalo diskové pole, ktoré nemá nič spoločné so SAP, ešte viac to komplikuje hľadanie nákladov a ďalšiu alokáciu. V skutočnosti sa za aktívom „UpgradeSAPandMigration“ môže skrývať akékoľvek vybavenie a čím viac času uplynie, tým ťažšie je pochopiť, čo sa tam skutočne zakúpilo.
To isté platí pre nehmotný majetok, ktorý má oveľa zložitejší vzorec výpočtu. Ďalšou zložitosťou je skutočnosť, že okamih spustenia zariadenia a jeho uvedenia do súvahy sa môže líšiť približne o rok. Plus, odpisy sú 5 rokov, ale v skutočnosti môže zariadenie fungovať viac alebo menej, v závislosti od okolností.
Teoreticky je teda možné vypočítať náklady na IT služby so 100% presnosťou, ale v praxi je to dlhé a dosť nezmyselné cvičenie. Preto sme zvolili jednoduchší spôsob: náklady, ktoré možno ľahko pripísať akejkoľvek infraštruktúre alebo IT službe, sa pripisujú priamo príslušnej službe. Zvyšné náklady sú rozdelené medzi IT služby podľa určitých pravidiel. To vám umožní získať presnosť približne 85%, čo je dosť.
V prvej fáze Na rozdelenie nákladov na infraštruktúrne služby sa používajú finančné a účtovné výkazy pre IT projekty a „zdravý dobrovoľníctvo“ v prípadoch, keď nie je možné priradiť náklady žiadnej infraštruktúrnej službe. Náklady sa alokujú buď priamo na služby IT alebo na služby infraštruktúry. Ako výsledok rozdelenia ročných nákladov získame výšku výdavkov za každú službu infraštruktúry.
V druhej etape distribučné koeficienty medzi IT službami sú určené pre také infraštruktúrne služby ako „Aplikačný server“, „Databázový server“, „Úložisko údajov“ atď. Niektoré služby infraštruktúry, napríklad „Pracovisko“, „Prístup k Wi-Fi“, „Videokonferencie“, nie sú distribuované medzi IT službami a sú prideľované priamo obchodným jednotkám.
V tejto fáze začína zábava. Ako príklad si predstavte takúto infraštruktúrnu službu ako „Aplikačné servery“. Je prítomný takmer v každej IT službe, v dvoch architektúrach, s virtualizáciou a bez nej, s redundanciou a bez nej. Najjednoduchším spôsobom je alokovať náklady v pomere k použitým jadrám. Aby sme spočítali „identické papagáje“ a nezamieňali fyzické jadrá s virtuálnymi, pri zohľadnení nadmerného odberu predpokladáme, že jedno fyzické jadro sa rovná trom virtuálnym. Potom vzorec rozdelenia nákladov pre službu infraštruktúry „Application Server“ pre každú službu IT bude vyzerať takto:
,
kde Rsp sú celkové náklady na službu infraštruktúry „Aplikačné servery“ a Kx86 a Kr sú koeficienty označujúce podiel serverov x86 a serverov série P.
Koeficienty sú určené empiricky na základe analýzy IT infraštruktúry. Náklady na klastrový softvér, virtualizačný softvér, operačné systémy a aplikačný softvér sa počítajú ako samostatné infraštruktúrne služby.
Uveďme si zložitejší príklad. Infraštruktúrna služba „Databázové servery“. Zahŕňa náklady na hardvér a náklady na databázové licencie. Náklady na vybavenie a licencie teda možno vyjadriť vo vzorci:
kde РHW a РLIC sú celkové náklady na vybavenie a celkové náklady na databázové licencie a KHW a KLIC sú empirické koeficienty, ktoré určujú podiel nákladov na hardvér a licencie.
Ďalej, s hardvérom je to podobné ako v predchádzajúcom príklade, ale s licenciami je situácia trochu komplikovanejšia. Prostredie spoločnosti môže využívať niekoľko rôznych typov databáz, ako napríklad Oracle, MSSQL, Postgres atď. Vzorec na výpočet pridelenia konkrétnej databázy, napríklad MSSQL, konkrétnej službe teda vyzerá takto:
kde KMSSQL je koeficient, ktorý určuje podiel tejto databázy v IT prostredí spoločnosti.
Ešte komplikovanejšia je situácia pri výpočte a pridelení systému na ukladanie dát s rôznymi výrobcami polí a rôznymi typmi diskov. Ale popis tejto časti je témou na samostatný príspevok.
Výsledok?
Výsledkom tohto cvičenia môže byť kalkulačka v Exceli alebo automatizačný nástroj. Všetko závisí od vyspelosti spoločnosti, spustených procesov, implementovaných riešení a želania manažmentu. Takáto kalkulačka alebo vizuálna reprezentácia údajov pomáha správne rozdeliť náklady medzi obchodné jednotky a ukázať, ako a aký je rozpočet IT. Rovnaký nástroj môže ľahko demonštrovať, ako zlepšenie spoľahlivosti služby (redundancia) zvyšuje jej náklady, nie však o cenu servera, ale berúc do úvahy všetky súvisiace náklady. To umožňuje biznisu a CIO „hrať na rovnakej doske“ podľa rovnakých pravidiel. Pri plánovaní nových produktov je možné vopred vypočítať náklady a posúdiť realizovateľnosť.
Igor Tyukachev, konzultant spoločnosti Jet Infosystems
Zdroj: hab.com