Pekný deň všetkým! Dnes by som sa rád podelil o malý príklad automatizácie procesu vytvárania žiadostí o ukončenie pre nových zamestnancov pomocou produktov Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate a Teams. Pri implementácii tohto procesu si nebudete musieť kupovať samostatné užívateľské plány PowerApps a Power Automate, postačí predplatné Office365 E1/E3/E5. Vytvoríme zoznamy a stĺpce na lokalite SharePoint, PowerApps vám pomôže vytvoriť formulár a Power Automate poskytne príležitosti na prispôsobenie logiky obchodných procesov. Finálny proces prepojíme s tímom MS Teams. Nestrácajme čas a uvidíme, čo sa stane.
V prvej fáze vytvárame zoznamy a detaily. Potrebujeme zoznamy:
- Žiadosti zamestnancov o odchod
- jednotka
- HR podľa oddelenia
- Správcovia
Každý zoznam bude v budúcnosti zohrávať svoju úlohu a uvidíme, ktorý z nich. Vytvorte podrobnosti a nakonfigurujte navigačnú ponuku:
PowerApps
Teraz vytvorme formulár pre zoznam „Požiadavky na odchod zamestnanca“ pomocou PowerApps. Vo finálnej podobe to bude vyzerať takto:
V poli „Zamestnanec“ vyberáte zo zoznamu používateľov Office 365, „Dátum odchodu“ je uvedený v kalendári, „Divízia“ je uvedený v adresári oddelenia a „HR“ je vybratý z „HR podľa oddelenia“ adresár:
Je však potrebné zabezpečiť, aby zoznam HR dostupných na výber bol filtrovaný podľa oddelenia uvedeného vo formulári. Použime vzorec na filtrovanie údajov v PowerApps. Pre vlastnosť „Položky“ poľa „HR“ napíšeme:
Okrem toho môžete vykonať malé úpravy predvolenej hodnoty pre pole Stav vo formulári. Pre vlastnosť „Predvolené“ v poli „Stav“ napíšeme:
Ak sa otvorí formulár na vytvorenie prvku, do poľa „Stav“ sa zapíše hodnota „Nový“, v opačnom prípade sa do poľa stavu na formulári nahradí hodnota zo stĺpca SharePoint pre aktuálny prvok.
Jedným z problémov PowerApps je nemožnosť jednoduchého načítania údajov zo skupín SharePointu. Z tohto dôvodu nie je možné jednoducho nakonfigurovať viditeľnosť/dostupnosť polí alebo objektov vo formulári, ak ste sa chceli spoľahnúť na to, že používateľ je členom skupiny SharePoint. Ale môžete urobiť riešenie. Špeciálne pre tento účel sme vopred vytvorili zoznam Administrátorov:
Tento zoznam obsahuje pole „Zamestnanec“ s typom „Používateľ alebo skupina“, zobrazené len na formulári, a pole „Meno“, do ktorého je napísané meno vybraného zamestnanca, zobrazené iba v zobrazení zoznamu. Teraz skúsme malý trik v PowerApps. Môžete napríklad nakonfigurovať dostupnosť ľubovoľného poľa, ak je aktuálny používateľ v zozname správcov. Nájdite vlastnosť „Režim zobrazenia“ v poli „Dátum vydania“ a napíšte:
Podľa tohto vzorca, ak je v zozname Administrátorov aspoň jeden zamestnanec, ktorého prihlasovacie meno sa zhoduje s prihlasovacím menom aktuálneho používateľa, pole bude k dispozícii na úpravu, v opačnom prípade na prezeranie. Pre väčšiu spoľahlivosť zmenšujeme prihlasovanie na malé písmená, inak sa môžu stať najrôznejšie prípady.
Možno ste si všimli, že v hlavičke formulára je tlačidlo „Akcie s aplikáciou“:
Toto tlačidlo prejde na inú obrazovku, kde sa pre pohodlie zhromažďujú všetky možné akcie v aplikácii:
Po kliknutí na každé tlačidlo sa otvorí ďalšie okno akcie, napríklad ak je vybratá akcia „Zrušiť aplikáciu“, otvorí sa ďalšie okno s možnosťou zadať komentár:
Po kliknutí na tlačidlo „Potvrdiť“ sa stav aplikácie zmení, a to aj bez spustenia toku Power Automate. Použime funkciu „Patch“ pre vlastnosť tlačidla „OnSelect“:
Pomocou funkcie Patch aktualizujeme položku zoznamu objednávok filtrovaním podľa ID aktuálnej položky. Zmeníme hodnotu poľa „Stav“ a prejdeme na hlavnú obrazovku. Pre ostatné akčné tlačidlá je logika podobná.
Zostáva len nakonfigurovať tok schvaľovania. Urobme to v najjednoduchšej forme.
Power Automate
Náš proces schvaľovania sa spustí automaticky po vytvorení lístka. Počas vybavovania sa stav žiadosti zmení, dostane ju vedúci oddelenia a prednostovi bude zaslané emailové oznámenie o novej žiadosti. Na určenie lídra máme adresár „Divisions“:
Vytvorte tok Power Automate:
Počas vykonávania tohto toku dostane vedúci oddelenia e-mailové oznámenie o vytvorení novej aplikácie a môže kliknúť na odkaz a rozhodnúť sa kliknutím na tlačidlo:
Kliknutím na tlačidlo „Súhlasím“ alebo „Odmietnuť“ sa tiež spustí postup Power Automate, ktorý zmení stav aplikácie a odošle e-mailové upozornenie personalistovi:
Proces je pripravený.
tímy
A posledným dotykom je organizácia spolupráce s týmto procesom. Ak to chcete urobiť, pripojte proces k príkazu MS Teams:
Teraz majú všetci členovia tímu MS Teams prístup k procesu odhlásenia nového zamestnanca na samostatnej karte.
Samozrejme, že vo svojej logike toku môžete poskytnúť viackrokové schválenia a navyše môžete použiť komponent Schválenia na priradenie úloh Power Automate. Môžete tiež prispôsobiť zostavy a generovať upozornenia, ktoré sa budú odosielať chatbotovi Microsoft Teams. Ale o tom v ďalších článkoch. Ďakujem za pozornosť a prajem všetkým pekný deň!
Zdroj: hab.com