Migrácia z IBM Notes na Microsoft Exchange alebo Office 365 poskytuje organizácii značné množstvo výhod, ale samotný projekt migrácie vyzerá skľučujúco a nie je úplne jasné, kde s migráciou začať. Samotný Exchange neobsahuje vlastné nástroje na úplnú migráciu alebo koexistenciu Notes a Exchange. V skutočnosti niektoré úlohy migrácie a koexistencie nie sú možné bez produktov tretích strán. V tomto článku načrtneme sedem kľúčových krokov, ktoré treba dodržať na základe osvedčených postupov a našich skúseností s úspešnými migráciami.
Úspešná migrácia zahŕňa nasledujúce kroky:
- Predbežné hodnotenie migrácie.
- Vytvorenie koexistencie medzi Notes a Exchange.
- Plánujte optimálnu presnosť migrácie.
- Zabezpečenie maximálnej efektivity migrácie.
- Spustite testovaciu migráciu.
- Plánovanie načasovania migrácie s cieľom minimalizovať dopad na organizáciu.
- Spustite migráciu a sledujte jej priebeh.
V tomto článku sa pozrieme na to, ako sa pripraviť a dokončiť migráciu pomocou dvoch riešení od Quest - и . Pod strihom sú niektoré detaily.
Krok 1: Predbežné hodnotenie migrácie
Urobte si inventúru svojho súčasného prostredia
Ak sa rozhodnete, že Exchange je tá správna platforma pre vašu organizáciu, stačí sa tam presťahovať. Najprv musíte zhromaždiť informácie o vašom aktuálnom prostredí, zhromaždiť informácie o inventári údajov, ktoré plánujete migrovať, určiť, čo možno odstrániť, aby sa znížilo využitie miesta na disku, vypočítať dostupnú šírku pásma medzi prostrediami atď. Predbežné posúdenie by malo zahŕňať nasledujúce otázky:
- Koľko domén Notes a serverov Domino existuje?
- Koľko máte poštových schránok? Koľko z nich sa nevyužíva?
- Koľko miesta na disku zaberajú primárne poštové súbory? Koľko je v archívoch? Koľko ich je v miestnych replikách?
- Kde sa nachádzajú archívy?
- Koľko používateľov používa šifrovanie? Je potrebné preniesť šifrovaný obsah?
- Koľko osobných priečinkov je v prostredí?
- Ktorí používatelia používajú odkazy na dokumenty? Koľko používateľov dostalo odkazy od iných používateľov a aplikácií?
- Koľko dát sa chystáte preniesť? Napríklad chcete preniesť údaje len za posledných šesť mesiacov.
- Budú natívne archívy migrované do osobných archívov Exchange alebo súborov *.pst programu Outlook?
- Aké sú limity šírky pásma? Na koľko údajov je možné preniesť
určité obdobie? - Koľko úložiska bude potrebné po migrácii?
Ako migrácia ovplyvní podnikanie a prevádzku
Projekt musí byť starostlivo naplánovaný, aby sa minimalizovali prestoje a minimalizovala strata produktivity.
Napríklad je dôležité zvážiť delegovanie medzi používateľmi – ak používateľ migruje, ale jeho delegát zostane na pôvodnej platforme, ako to ovplyvní jeho každodennú prácu? Všeobecnejšie povedané, musíte zvážiť, ako môže projekt migrácie ovplyvniť všetky kritické obchodné procesy a pracovné postupy vašej spoločnosti.
Je tiež dôležité zvážiť kritické body kontaktu v aplikácii Notes. Napríklad pri práci so správami je dôležité analyzovať aplikácie a zvážiť interakciu medzi smerovaním pošty a aplikáciami, aby sa predišlo narušeniu obchodných procesov počas a po migrácii. Nezabudnite si položiť nasledujúce otázky:
- Ktorí používatelia majú delegátov a ako by prerušenie tohto vzťahu mohlo ovplyvniť obchodné procesy?
- Aké aplikácie a obchodné procesy súvisia s e-mailovým prostredím? Akákoľvek kľúčová integrácia medzi aplikáciou a e-mailovou službou, ako je napríklad proces schvaľovania, bude pri plánovaní vašej migrácie rozhodujúca.
- Aké komponenty a dôležité funkcie aplikácie by mali byť zachované?
- Ako môžete využiť vstavané funkcie novej platformy na dosiahnutie funkcií, ktoré potrebujete?
- Mal by sa neaktívny obsah archivovať pre budúce uloženie?
- Bude potrebné prebudovať nejaké aplikácie, aby správne fungovali v novom prostredí?
- Ako sa bude merať úspech?
Pred začatím migrácie musíte definovať kritériá na meranie úspechu. Najmä musíte pochopiť, že je nerozumné očakávať 100% prenos dát. Nie každý typ položky Notes má ekvivalent v Exchange (Aktívna pošta je najkrikľavejší príklad). Realita je teda taká, že nie všetky položky v Notes budú po migrácii existovať v Exchange. Dosiahnuteľným a merateľným cieľom je 95 % zásielok presunutých do 95 percent poštových schránok. Meranie a dokumentovanie výsledkov je rozhodujúce pre zabezpečenie úspechu migrácie a skutočné výsledky sú možné len vtedy, ak boli kritériá úspechu definované na samom začiatku projektu migrácie e-mailov.
Krok 2: Vytvorte koexistenciu Notes a Exchange
Pre väčšinu organizácií je migrácia proces, nie udalosť. Preto by migrácia poštových schránok a migrácia aplikácií mala prebiehať podľa plánu, ktorý najlepšie vyhovuje podniku a prevádzke a nie je založený na technických požiadavkách.
Vypracovanie stratégie koexistencie
Aby sa maximalizovala hodnota migrácie, musí sa vypracovať a implementovať úplný plán koexistencie už v ranom štádiu migrácie. Definícia „koexistencie“ sa môže líšiť od organizácie k organizácii. Niektoré organizácie aktívne využívajú Free/Busy dáta, iné túto funkcionalitu nevyužívajú vôbec. Niektoré sa zameriavajú na migráciu údajov kalendára, zatiaľ čo iné sa zameriavajú na jemné doladenie migrácie úplného používateľského adresára. Je dôležité spolupracovať s každým zo zainteresovaných strán, aby sme získali jasný obraz o tom, na čom skutočne záleží, a pomohli každému pochopiť dôležitosť efektívnej stratégie koexistencie.
Migrácia z Notes na Exchange a Office 365 vyžaduje plánovanie migrácie poštových schránok a aplikácií súčasne. Aktuálna funkčnosť aplikácie Notes musí byť podporovaná pre všetkých používateľov bez ohľadu na ich aktuálnu e-mailovú platformu. Ako používatelia migrujúci na Exchange a Office 365 by mali mať prístup k aplikáciám Notes a používať ich ako súčasť svojich existujúcich pracovných postupov. Táto funkcia by mala pokračovať, kým sa aplikácie Notes nemigrujú na SharePoint alebo inú platformu.
Okrem koexistencie aplikácií musí byť pred spustením migrácie implementovaná interakcia medzi používateľmi na rôznych platformách. To zahŕňa automatické smerovanie a aktualizácie adresárov, stavy Free/Busy a kalendáre pre všetkých používateľov bez ohľadu na ich aktuálnu platformu.
Nakoniec musíte zvážiť spoluprácu nielen medzi vašou e-mailovou službou, ale aj vašimi kalendármi a zdieľanými zdrojmi, ako sú zasadacie miestnosti. Používatelia by mali mať možnosť stiahnuť si informácie o plánovaní stretnutí. To zahŕňa jednorazové aj opakované stretnutia. Či už boli plánované činnosti naplánované pred migráciou alebo vytvorené počas migrácie, presnosť údajov kalendára musí byť zachovaná počas celého projektu. Musíte zabezpečiť, aby používatelia mohli napríklad zmeniť zasadaciu miestnosť pre ďalšiu schôdzu v rámci opakujúcej sa schôdze alebo zrušiť jednu schôdzu bez toho, aby na nasledujúcich schôdzach došlo ku konfliktu a zmätku.
Krok 3: Plán pre optimálnu presnosť migrácie
Plánovanie migrácie z Notes na Exchange alebo Office 365 si vyžaduje pochopenie množstva špecifických rozdielov medzi platformami.
Emailové adresy
Údaje Notes zvyčajne obsahujú vlastné adresy, ktoré sa objavujú na niekoľkých miestach: v hlavičkách správ, v archívoch, osobných kontaktoch a distribuovaných zoznamoch. V rámci procesu migrácie sa tieto proprietárne adresy musia aktualizovať na adresy SMTP, aby sa zabezpečila plná funkčnosť v prostredí Exchange. Mnohé organizácie sa tiež rozhodnú aktualizovať SMTP doménu alebo štandard adresovania počas migrácie. Ak sa to týka vašej organizácie, je dôležité pochopiť, že niektoré riešenia migrácie automaticky aktualizujú historické inštancie adries SMTP pre každého používateľa.
Štruktúra priečinkov
V mnohých organizáciách používatelia používajú svoje vlastné poštové schránky a archívy, preto je dôležité tieto údaje uchovávať. Schopnosť používateľov zobraziť si úplnú štruktúru priečinkov tiež ovplyvňuje používateľskú skúsenosť v dôsledku migrácie. Je dôležité vybrať riešenia a prechody, ktoré zachovávajú integritu priečinkov a dátových štruktúr.
Miestne repliky a archívy
Aby bolo možné kontrolovať náklady na úložisko a lepšie riadiť rast dát, mnohé organizácie nastavujú kvóty poštových schránok. Nezamýšľaným dôsledkom tejto politiky je často nárast počtu a veľkosti archívov. Tieto dodatočné zdroje údajov sa musia vyhodnotiť a zvážiť ich migráciu počas plánovania migrácie. Používateľom môžete poskytnúť samoobslužný komponent, ktorý im umožní migrovať iba dôležité údaje. Na optimalizáciu úložiska Exchange odporúčame použiť iný produkt Quest – , má najmä užitočnú funkcionalitu na deduplikáciu pripojených súborov, obdobu DAOS v Notes.
ACL a delegovanie
Zoznamy riadenia prístupu (ACL) a delegovanie sú kľúčové prvky pre prácu v prostredí Notes a sú tiež rozhodujúce pre ochranu integrity. V dôsledku toho je dôležité presne previesť súvisiace práva a prístupové práva na ekvivalentné práva v Exchange Server a Office 365. V ideálnom prípade to automaticky urýchli proces a eliminuje ľudské chyby. Aby sa zachovala efektívnosť ochrany informačných aktív organizácie, zoznamy prístupových práv a mapovanie delegovania sa musia vykonávať súčasne s údajmi pošty. Niektoré organizácie sa po dokončení migrácie údajov pokúšajú prideliť ekvivalentné práva manuálne alebo pomocou skriptov. Tento prístup však môže negatívne ovplyvniť produktivitu a pridať bezpečnostné diery do údajov organizácie.
Poznamenáva vlastný obsah
Rovnaká aktívna pošta. Ďalším bežným problémom pri migrácii z IBM Notes je veľa formátovaného textu. Exchange a Office 365 nepodporujú integrované tabuľky s kartami, tlačidlá, uložené formuláre a iný vlastný obsah v aplikácii Notes. V dôsledku toho sa budete musieť buď pripraviť na stratu tejto funkcionality, alebo investovať do migračného riešenia, ktoré dokáže tieto prvky previesť do formátu, ktorý je možné migrovať. Hneď si povedzme, že riešenia od Questu to nijako nekonvertujú a dokážu preniesť iba takéto písmená ako prílohy, aby ich potom používateľ mohol otvárať cez klienta Notes.
Skupiny a osobné adresáre
Mnohé organizácie vo veľkej miere využívajú verejné zoznamy adresátov pre interné a
externá komunikácia. Okrem toho používatelia Notes často považujú za dôležité udržiavať obchodné kontakty v osobných adresároch. Tieto zdroje údajov sú rozhodujúce pre obchodné operácie a musia byť efektívne transformované počas migrácie na platformu Microsoft. V dôsledku toho je dôležité automaticky pripraviť skupiny na migráciu do Active Directory a efektívne konvertovať všetky osobné adresy, dokonca aj tie, ktoré sú uložené na desktopoch používateľov.
Interakcia s aplikáciami Notes
Pri plánovaní a plánovaní migrácií sú dôležité integračné body medzi aplikáciami a poštovou službou, ako sú procesy zosúlaďovania. IBM Notes má užšiu integráciu medzi e-mailom a aplikáciami ako iné platformy. Tieto integrácie môžu zahŕňať všetko od jednoduchých doclinks až po obchodné procesy.
Zdroje a poštové databázy
Mnoho organizácií používa v Notes databázy rezervácií zdrojov, poštové databázy a ďalšie zdieľané databázy. V dôsledku toho tieto databázy zohrávajú dôležitú úlohu vo fungovaní organizácie. Na zabezpečenie kontinuity podnikania a produktivity zamestnancov je veľmi dôležité zvážiť prístup a načasovanie implementácie pre:
- Vytváranie zdrojových poštových schránok v cieľovom prostredí;
- Prenos údajov z databázy rezervácií do Exchange;
- Zabezpečiť, aby používatelia oboch systémov mohli spolupracovať a využívať zdroje v prostredí Notes a Exchange.
Krok 4: Maximalizujte efektivitu migrácie
Okrem zabezpečenia presnosti údajov je tiež dôležité zabezpečiť, aby migrácia bola čo najefektívnejšia vzhľadom na požiadavky organizácie. Efektívnosť migrácie priamo závisí nielen od priamych nákladov, ale aj od miery dopadu na podnikanie.
Architektúra riešenia migrácie
Jedným z najdôležitejších faktorov ovplyvňujúcich efektivitu je architektúra migračného riešenia. Je dôležité zvoliť riešenie s viacvláknovou architektúrou, ktorá umožňuje jednému migračnému serveru migrovať viacerých používateľov súčasne. Viacvláknová architektúra znižuje požiadavky na hardvér migrácie a zvyšuje rýchlosť migrácie, čím sa dramaticky znižujú celkové náklady na projekt. Nenechajte sa zmiasť riešeniami migrácie, ktoré tvrdia, že sú viacvláknové, ale v skutočnosti migrujú naraz iba jedného používateľa a vyžadujú pridanie pracovných staníc na migráciu viacerých používateľov naraz. V závislosti od konfigurácie a prostredia sú skutočné viacvláknové riešenia pri migrácii údajov na Exchange a Office 30 o 5000 až 365 XNUMX percent efektívnejšie.
Proces migrácie
Migrácia zahŕňa mnoho krokov a procesy sa musia uskutočniť v správnom čase, aby sa zabezpečil hladký prechod. Aby sa minimalizovalo narušenie podnikania a maximalizovali sa výhody migrácie, všetky procesy musia byť integrované a riadené jednou aplikáciou, ktorá dokáže včas zvládnuť každý krok migrácie.
Flexibilita a samoobsluha
Niektorí používatelia a oddelenia sa budú musieť odchýliť od štandardného procesu migrácie. Napríklad právne oddelenie môže mať iné požiadavky na úložisko alebo manažéri môžu potrebovať migrovať celú svoju poštovú schránku a archívy. Preto je dôležité zvoliť flexibilné riešenie migrácie, ktoré umožní migračnému tímu jednoducho sa prispôsobiť týmto požiadavkám. Jedným z najúčinnejších spôsobov, ako poskytnúť túto flexibilitu, je povoliť samoobsluhu pre niektorých vašich používateľov. Niektorí používatelia môžu mať napríklad povolené preniesť ďalšie údaje zo svojich hlavných poštových súborov alebo miestnych údajov, aby ich neskôr previedli na osobný archív na serveri.
Krok 5: Spustite testovaciu migráciu
Po dokončení hodnotenia pred migráciou, dokončení stratégie koexistencie a definovaní plánov optimalizácie je dôležité získať potvrdenie stratégie prostredníctvom jednej alebo viacerých pilotných migrácií.
Účelom pilotnej migrácie je otestovať vyvinuté postupy a identifikovať problémy, ktoré môžu vzniknúť po začatí úplnej migrácie, čo im dáva príležitosť vyriešiť ich pred začatím živej migrácie. Výsledkom je, že problémy počas pilotnej migrácie možno očakávať a dokonca privítať.
Stanovenie objemu pilotnej migrácie
Pilotná migrácia by mala byť dostatočne veľká na to, aby zozbierala reprezentatívnu vzorku údajov a odpovedala na relevantné otázky, s ktorými sa možno počas bojovej migrácie stretnúť. Ak migrujete niekoľko tisíc poštových schránok, veľkosť vzorky by mala byť dostatočná. V prípade veľmi veľkých migrácií môže byť percento nižšie.
Výber údajov a systémov
Počas pilotného migračného procesu je dôležité využívať bojové dáta a bojové systémy. Je to veľmi dôležité z niekoľkých dôvodov:
- Musíte pochopiť, ako sa bude správať bojové prostredie. Synteticky generované prostredie nebude reprezentovať bojové prostredie.
- Na základe vzorových údajov môžete získať ďalšie informácie o šifrovaných správach, frekvencii typov správ, ktoré sa nenachádzajú na serveri Exchange, a požiadavkách na úložisko.
Stanovenie očakávaní
Pilotný proces migrácie tiež poskytuje vynikajúcu príležitosť otestovať kritériá úspešnosti načrtnuté pre projekt a kalibrovať očakávania pre zostávajúcu migráciu. Ak sú potrebné úpravy, musia byť zdokumentované a zohľadnené počas bojovej migrácie.
Krok 6: Naplánujte si čas migrácie, aby ste minimalizovali dopad na organizáciu
Zoskupovanie používateľov
Aby sa minimalizoval dopad na používateľov a organizáciu ako celok, používatelia, ktorí spolupracujú, by sa mali migrovať súčasne. Medzi kľúčové faktory, ktoré je potrebné zvážiť pri vytváraní týchto skupín, patrí delegovanie. Hľadajte riešenie, ktoré môže odporučiť kolekcie na migráciu na základe informácií o používateľských vzťahoch v zdrojovom prostredí.
Načasovanie migrácie
Po dokončení migrácie skupiny nezabudnite naplánovať čas, kedy
dopad na týchto používateľov je minimálny. Môže to znamenať naplánovanie obdobia migrácie na konkrétny čas dňa, aby ste sa vyhli migrácii počas pracovnej doby, na konci mesiaca v roku alebo počas intervalov údržby. Napríklad obchodné tímy by pravdepodobne nemali migrovať do konca štvrťroka a účtovné a právne oddelenia budú mať pravdepodobne obmedzenia, kedy môžu migrovať.
Krok 7: Spustite migráciu a sledujte jej priebeh
S pilotne overenými prístupmi k migrácii údajov by sa bojové migrácie mali stať rutinnými udalosťami. Počas celého procesu pravdepodobne dôjde k miernym úpravám, aby vyhovovali potrebám určitých skupín. Stále bude potrebné starostlivé monitorovanie, aby sa zabezpečilo, že sa počas plánovacej a pilotnej fázy zohľadnia všetky nepredvídané udalosti. Proces sa však musí čoraz viac automatizovať. Vykonanie plánu bojovej migrácie je dôležité na zdokumentovanie a komunikáciu pokroku v rámci organizácie, aby sa potvrdilo, že sa napĺňajú očakávania. Monitorovanie a spätná väzba zostávajú kľúčovými aspektmi úspešnej migrácie počas celého procesu.
Záver
Pokryli sme veci, ktoré musíte zvážiť pri migrácii poštových služieb. Ak ste práve v procese výberu riešenia migrácie alebo o ňom len uvažujete, je dôležité toto všetko zohľadniť. Pracujeme s migračnými riešeniami od Quest a sme pripravení odporučiť ich ako najefektívnejšie pri znižovaní počtu manuálnych krokov a zvyšovaní objemu prenášaných dát v dôsledku migrácie.
Ak sa chcete dozvedieť viac o efektívnych prístupoch k migrácii, odošlite žiadosť na na našej webovej stránke alebo len zavolajte a ďalšie materiály si môžete preštudovať aj pomocou nižšie uvedených odkazov:
Zdroj: hab.com