Pri implementácii hotových ERP systémov 53 % firiem vážne výzvy, ktoré si vyžadujú zmeny podnikových procesov a organizačných prístupov, a 44 % spoločností čelí významným technickým problémom. V sérii článkov si vysvetlíme, čo je to ERP systém, aký je jeho prínos, ako určiť potrebu jeho implementácie, čo potrebujete vedieť pri výbere poskytovateľa platformy a ako ho implementovať.
Koncept ERP systému pochádza z USA a doslovne sa prekladá ako plánovanie podnikových zdrojov – Enterprise Resource Planning. Akademicky to vyzerá takto: „ERP je organizačná stratégia pre integráciu výroby a prevádzky, manažmentu práce, finančného manažmentu a správy majetku, zameraná na neustále vyvažovanie a optimalizáciu podnikových zdrojov prostredníctvom špecializovaného integrovaného aplikačného softvérového balíka (softvéru), ktorý poskytuje spoločný dátový model a procesy pre všetky oblasti činnosti.“
Každý dodávateľ môže porozumieť systému, ktorý vyvinul, po svojom, na základe svojho zamerania a úloh, ktoré má riešiť. Napríklad jeden ERP systém je vhodnejší pre maloobchod, ale nie je vhodný pre ropnú rafinériu. Navyše, každá firma a jej zamestnanec, ktorý platformu používa, si ju predstavuje inak, podľa toho, s akou časťou pri svojej práci prichádza do styku.
ERP je vo svojej podstate informačný systém na riadenie všetkých podnikových procesov a zdrojov spoločnosti založený na jedinej databáze.
Prečo potrebujete ERP systém?
Ako každý informačný systém, aj ERP pracuje s dátami. Každý zamestnanec a oddelenie neustále vytvára stovky megabajtov informácií. V malej organizácii má manažér priamy prístup ku všetkým informáciám a čas na sledovanie procesov. Ak v rámci jedného alebo dvoch biznis procesov vzniká veľký objem dát, tak ich manažérovi stačí len digitalizovať cielenými IT riešeniami. Organizácia zvyčajne nakupuje účtovný softvér a napríklad CRM.
Ako spoločnosť rastie, jednotlivé procesy, ktorých riadenie predtým trvalo minimálne, sa transformujú na veľké objemy informácií. V spojení s inými obchodnými procesmi si rôznorodé informačné toky vyžadujú obrovský administratívny personál, ktorý ich kombinuje a analyzuje. Preto ERP systém vyžadujú nie malé, ale stredné a veľké podniky.
Ako pochopiť, že firma potrebuje ERP systém
Typický príbeh našich zákazníkov vyzerá takto. V určitom okamihu je zrejmé, že všetky hlavné procesy sú automatizované a efektivita práce sa nezvyšuje.
Ukazuje sa, že každý proces je umiestnený vo vlastnom samostatnom informačnom systéme. Na ich prepojenie zamestnanci manuálne zadávajú údaje do každého systému a manažment potom manuálne zbiera duplicitné údaje na analýzu aktivít celej spoločnosti. V zásade je takáto pracovná mechanika produktívna do určitého bodu. Hlavnou vecou je určiť okamih dosiahnutia maximálnej účinnosti skôr, ako k nemu dôjde, a nie vtedy, keď je potrebné zmeniť mechanizmy procesov v núdzovom režime.
Žiadny z informačných systémov nikdy neoznámi, že nadišiel moment, kedy firma vyrástla na úroveň, kedy je potrebný ERP systém. Svetová skúsenosť ukazuje 4 hlavné znaky, ktoré vám to umožnia pochopiť:
Na prijatie informovaného manažérskeho rozhodnutia nie je dostatok údajov.
Akékoľvek rozhodnutie v podnikaní má dôsledky, ktoré v konečnom dôsledku vedú k finančným stratám alebo naopak k príjmom. Kvalita rozhodnutia závisí od informácií, na ktorých je založené. Ak sú údaje neaktuálne, neúplné alebo nesprávne, rozhodnutie bude nesprávne alebo nevyvážené.
Hlavné dôvody nekonzistentnosti informácií:
-
kritické informácie sú rozptýlené medzi jednotlivými zamestnancami a oddeleniami;
-
neexistujú žiadne predpisy na zber údajov;
-
Informácie zhromažďujú zamestnanci s rôznymi rolami a v rôznom čase.
S platformou ERP, ktorá vyhovuje vašim obchodným procesom, môžete centralizovať všetky svoje údaje. Všetky informácie vytvára každý zamestnanec a oddelenie v jedinom systéme v reálnom čase. To znamená, že údaje, ktoré môžete vy a ktokoľvek iný v spoločnosti potrebovať, sú vždy čo najpresnejšie a najaktuálnejšie.
Nedostatočná integrácia medzi IT systémami vedie k prevádzkovým zlyhaniam a brzdí rast spoločnosti.
Každý IT systém má svoje vlastné požiadavky na formát dát, budovaný v rôznych časoch a využívajúci rôzne technológie, princípy a programovacie jazyky. Prejavuje sa to v práci zamestnancov, ktorí komunikujú akoby v rôznych jazykoch, a v rýchlosti interakcie.
ERP systém spája jednotlivé funkcie do jedného integrovaného a ľahko pochopiteľného priestoru. ERP systém funguje ako prekladateľ, ktorý hovorí viacerými programovacími jazykmi, aby sa zabezpečila spolupráca a konzistentnosť.
Vaši zákazníci nie sú spokojní so službou.
Ak sa zákazníci sťažujú alebo odchádzajú, mali by ste myslieť na efektivitu. Dôvodom je prevažujúci dopyt nad ponukou, neskoré dodávky, pomalá obsluha alebo len všeobecný pocit, že podnik nemá prostriedky ani čas postarať sa o každého zákazníka.
Keď podnik narastie do strednej alebo veľkej veľkosti, ERP zmení nespokojných zákazníkov na lojálnych. Zákazníci začínajú pociťovať zlepšenie služieb a zažívajú zmeny spolu so spoločnosťou.
Používate zastarané systémy.
Podľa Správa Veeam 2020 Data Protection Trends, hlavnou prekážkou transformácie digitálneho podnikania sú zastarané technológie. Ak spoločnosť stále pracuje so systémami manuálneho zadávania alebo s papierovými dokumentmi, potom v období po pandémii určite zostane pozadu.
Okrem toho môžu byť podnikové IT systémy celkom moderné, ale rozpadnuté. V tomto prípade si každé oddelenie vytvára vlastný informačný bunker, z ktorého údaje vychádzajú v dávkach alebo nesprávne. Ak je integrácia jednotlivých systémov extrémne nákladná alebo nemožná, potom je potrebné ich zmeniť na jeden ERP systém.
Aké výhody prináša podnikom ERP systém?
ERP systém je produkt, ktorý firma nakupuje na vlastné náklady. Jeho realizácia je vnímaná ako investícia, ktorá by mala priniesť zisk. Žiadny výrobca ERP systému nezaručuje, že prinesie spoločnosti rast tržieb. A to platí nielen pre ERP systémy, ale aj pre akékoľvek IT riešenia. Všetky výhody implementácie však nepriamo ovplyvňujú zisky:
Úspory na IT systémoch
Namiesto míňania zdrojov na niekoľko rôznych systémov, z ktorých každý vyžaduje špecializovanú podporu, infraštruktúru, licencie a školenia zamestnancov, môžete všetky náklady sústrediť na jednu platformu ERP. Pozostáva z modulov, ktoré nahrádzajú nesúrodé systémy integrovanými časťami.
Ak je ERP systém vyvinutý od nuly, aby vyhovoval potrebám konkrétnej spoločnosti, môže zahŕňať systémy a služby tretích strán, s ktorými budú obchodní partneri, dodávatelia, klienti a iné protistrany pracovať.
Úplná transparentnosť
ERP poskytuje manažmentu plný prístup ku každému obchodnému procesu akéhokoľvek oddelenia 24/7. Môžete napríklad sledovať zásoby na dennej báze vrátane plánovaných dodávok a dodávok na ceste. Úplný obraz o úrovniach zásob vám umožňuje presnejšie kontrolovať pracovný kapitál.
Automatizované správy a výkonné plánovanie
ERP vytvára jednotný systém reportingu pre všetky procesy. Kedykoľvek automaticky generuje užitočné správy a analýzy. Vďaka nemu manažment nebude musieť manuálne zbierať tabuľky a listy.
Platforma tak uvoľňuje čas na strategické plánovanie, lepšiu analýzu a porovnávanie výkonnosti oddelení. ERP systém pomáha nájsť trendy v analytike, ktoré si predtým nevšimli a ani nemali možnosť si ich všimnúť.
Zvýšená účinnosť
ERP sám o sebe nie je všeliekom. Je dôležité nielen dodržiavať špecifiká podnikania, ale aj správne ho implementovať. Podľa S 315 poskytovateľmi štandardných ERP systémov sa podiel implementácií, ktoré boli len čiastočne úspešné, odhadoval na 25 až 41 percent v závislosti od odvetvia. Správny ERP výrazne znižuje čas a úsilie vynaložené na rutinnú prácu.
Zákaznícky servis
Zákaznícky servis je kľúčovou súčasťou podnikania. ERP systém presúva zameranie zamestnancov z vedenia registrov zákazníkov na budovanie a udržiavanie vzťahov so zákazníkmi.
Štatistiky uvádzajú, že 84 percent klientov v spoločnosti, ak nedostávajú dostatok odpovedí na otázky. ERP poskytuje zamestnancovi všetky potrebné informácie a históriu klienta hneď v momente kontaktu. Zamestnanci s ním neriešia byrokraciu, ale prilákanie a udržanie klientov. Klienti pociťujú výhody jeho implementácie aj bez toho, aby vedeli o zmenách v spoločnosti.
Ochrana údajov
Sotva existuje informačný systém, ktorý by mohol poskytnúť absolútnu záruku bezpečnosti údajov. Osobné údaje zákazníkov a zamestnancov, emaily, duševné vlastníctvo, finančné údaje, faktúry, zmluvy – čím viac systémov tieto informácie spracúva, tým ťažšie je sledovať riziká. ERP systém zavádza jednotné štandardy pre prístup, vstup a výstup dát a centralizované ukladanie informácií.
Čím väčší je však trhový podiel hotového ERP systému, tým častejšie je vystavený hackerským útokom. Bolo by vhodnejšie vyvinúť vlastný ERP systém, ku ktorému budete mať prístup len vy. Ak je systém ERP vašej spoločnosti vyvinutý úplne od začiatku, hackeri nebudú môcť nájsť kópie systému, aby ho najskôr otestovali na zraniteľnosť.
Produktivita spolupráce
Záujem o spoluprácu medzi oddeleniami alebo zamestnancami sa často vytráca, pretože prenos údajov si vyžaduje veľa rutinných operácií alebo kvôli psychologickej klíme v spoločnosti. Jednotný systém automatizuje prístup k informáciám, eliminuje negatívne skúsenosti ľudského faktora a zrýchľuje komunikáciu v rámci firmy.
Zjednotené obchodné procesy
Vopred zostavené ERP systémy sú vyvinuté v súlade s osvedčenými postupmi v odvetví. To umožňuje podnikom štandardizovať svoje vlastné procesy.
V skutočnosti však podnik musí urobiť ťažkú voľbu: buď zaberie dlhý a nákladný čas nastavenie a úprava systému ERP tak, aby spĺňal štandardy podniku, alebo je bolestivé prispôsobiť svoje vlastné obchodné procesy štandardov ERP systému.
Existuje aj tretí spôsob – na začiatku vyvinúť systém pre vaše vlastné obchodné procesy.
Škálovateľnosť
Či už rozširujete svoju zákaznícku základňu, expandujete na nové trhy, zavádzate nové procesy, oddelenia alebo produkty alebo inak škálujete svoje podnikanie, so správnym dodávateľom sa vaša platforma ERP dokáže prispôsobiť zmenám.
Keďže ERP systém je implementovaný do všetkých procesov spoločnosti, zoznam benefitov sa môže v závislosti od špecifík zvyšovať. Na trhu sú vyvinuté desiatky a stovky hotových riešení, ktoré nútia kupujúcich do rámca predplatného, rýchlosti aktualizácií a podpory, uzavretej funkcionality a architektúry - v rámci jedného dodávateľa. Jedine vývoj vlastného ERP systému poskytuje maximálne možnosti bez akýchkoľvek obmedzení.
V nasledujúcich článkoch sa dozviete, ako si vybrať výrobcu ERP systému, aké otázky si klásť, aby ste neprišli o peniaze a čo treba zvážiť pri plánovaní implementácie.
Zdroj: hab.com