Napriek popularite témy elektronickej správy dokumentov sa v ruských bankách a celkovo vo finančnom sektore väčšina transakcií vykonáva starým spôsobom, na papieri. A tu nejde ani tak o konzervativizmus bánk a ich klientov, ale o nedostatok adekvátneho softvéru na trhu.
Čím je transakcia zložitejšia, tým je menej pravdepodobné, že sa uskutoční v rámci EDI. Napríklad lízingová transakcia je zložitá v tom, že sa na nej zúčastňujú minimálne tri strany – banka, nájomca a dodávateľ. Často sa k nim pridáva aj ručiteľ a záložca. Rozhodli sme sa, že takéto transakcie je možné úplne digitalizovať, na čo sme vytvorili systém E-Leasing – prvú službu v Rusku, ktorá plne poskytuje EDI v takýchto scenároch. Výsledkom je, že na začiatku júla 2019 prechádza 37 % z celkového počtu lízingových transakcií cez E-Leasing. Pod rezom rozoberieme E-Leasing z pohľadu funkčnosti a technickej implementácie.
Systém sme začali vyvíjať začiatkom roka 2017. Najťažšie bolo začať: formulovať požiadavky na produkt, pretaviť nápady do konkrétnych technických špecifikácií. Nasleduje hľadanie dodávateľa. Príprava technických špecifikácií, konzultácie – to všetko trvalo približne štyri mesiace. O ďalšie štyri mesiace neskôr, v novembri 2017, vyšlo prvé vydanie systému, čo je na tak ambiciózny projekt pomerne rýchle. Prvá verzia E-Leasingu mala funkcie vyžiadania a podpisovania dokumentov – nielen hlavných, ale aj ručiteľskej zmluvy a ďalších doplnkových zmlúv, ktoré môžu byť potrebné v procese práce na základe leasingovej zmluvy. V marci 2018 sme pridali možnosť vyžiadať si doklady v rámci monitoringu a v júli toho istého roku sme pridali možnosť zasielania elektronických faktúr.
Ako funguje E-Leasing?
Systém sme začali vyvíjať začiatkom roka 2017. Celá cesta od sformulovania požiadaviek na produkt až po výber dodávateľa a vydanie prvého vydania trvala necelý rok – promovali sme v novembri.
Žiadosti o balík dokumentov od protistrán sú realizované z nášho obchodného systému založeného na databáze Corus SQL a Microsoft Dynamics NAV 2009. Všetky dokumenty, ktoré účastníci poskytli v rámci transakcie, sa tam tiež posielajú na uloženie. Frontend je portál E-Leasing, ktorý umožňuje dodávateľom a klientom požadovať, sťahovať, tlačiť dokumenty a podpisovať ich pomocou ECES (vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis).
Teraz sa pozrime na fungovanie systému podrobnejšie podľa vyššie uvedeného diagramu.
Žiadosť je generovaná z entity „Karta protistrany“ alebo „Projekt“. Po odoslaní požiadavky sa vygenerujú záznamy v tabuľke požiadaviek. Obsahuje popis požiadavky a parametre. Objekt procedúrnej jednotky je zodpovedný za generovanie požiadavky. V tabuľke sa vytvorí záznam so stavom Pripravené, čo znamená, že požiadavka je pripravená na odoslanie. Tabuľka požiadaviek obsahuje popis tela požiadavky. Všetky požadované dokumenty sa nachádzajú v tabuľke dokumentov. Pri vyžiadaní dokumentu je pole „Stav EDS“ nastavené na „Požadované“.
Úloha na serveri CORUS spustená na agentovi SQL monitoruje záznamy so stavom Pripravené v tabuľke dotazov. Keď sa takýto záznam nájde, úloha odošle požiadavku na portál E-Leasing. Ak bolo odoslanie úspešné, záznam je v tabuľke označený stavom Odpovedané, ak nie, stavom Chyba. Výsledok odpovede je zaznamenaný v rôznych tabuľkách: kód odpovede zo servera a popis chyby, ak požiadavku nebolo možné odoslať, v jednej tabuľke; záznamy popisujúce telo odpovede - do iného a do tretieho - záznamy so súbormi prijatými ako výsledok požiadavky, s hodnotou Vytvoriť v poli Stav a hodnotou Skontrolovať v poli Stav kontroly. Úloha navyše monitoruje udalosti z portálu E-Leasing a generuje dopyty v dopytových tabuľkách, ktoré sama spracováva.
Iná úloha monitoruje záznamy v tabuľke prijatých dokumentov s hodnotou Vytvoriť v poli Stav a hodnotou Overené v poli Stav skenovania. Úloha sa spúšťa raz za 10 minút. Za pole Stav kontroly je zodpovedný antivírus a ak kontrola prebehla úspešne, zaznamená sa hodnota Overené. Táto funkcionalita sa týka služby informačnej bezpečnosti. Objekt procedúry je zodpovedný za spracovanie záznamov. Ak bol záznam v tabuľke prijatých dokladov úspešne spracovaný, potom je označený v poli Stav hodnotou Úspešnosť a požadovaný doklad v poli „Stav EDS“ v tabuľke dokladov získa stav „Prijatý“. Ak nebolo možné spracovať záznam v tabuľke prijatých dokladov, označí sa v poli Stav hodnotou Neúspešný a do poľa „Text chyby“ sa zapíše popis chyby. V tabuľke dokumentov sa nič nemení.
Tretia úloha monitoruje všetky záznamy v tabuľke dokumentov, ktoré majú stav, ktorý nie je prázdny alebo „Prijaté“. Úloha beží raz denne o 23:30 a vyvoláva všetku zmluvnú dokumentáciu, ktorá nebola podpísaná počas aktuálneho dňa. Úloha vygeneruje požiadavku na vymazanie zmluvnej dokumentácie v tabuľkách požiadaviek a odpovedí a zmení pole „Stav“ na hodnotu „Stiahnuté“ v tabuľke dokladov.
E-Leasing zo strany užívateľa
Pre používateľa to všetko začína prijatím pozvánky na pripojenie k EDF od nášho správcu klientov. Klient dostane list a prejde jednoduchým registračným postupom. Ťažkosti môžu nastať len vtedy, ak pracovisko používateľa nie je pripravené na prácu s elektronickými podpismi. S tým je spojená značná časť volaní na technickú podporu. Systém umožňuje protistrane udeliť prístup k svojmu osobnému účtu svojim zamestnancom – napríklad účtovníkom na prácu s faktúrami atď.
registrácia
Ďalšia schéma práce je tiež pre každú zo strán čo najjednoduchšia. Vyžiadanie dokumentov k transakcii, ako aj podpis zmluvnej dokumentácie prebieha prostredníctvom nastavenia úloh v našom internom systéme.
Žiadosť o dokumentáciu
Po odoslaní akejkoľvek žiadosti alebo dokumentov na podpis klientovi je na jeho e-mailovú adresu zaslané oznámenie, že v jeho osobnom účte bola vygenerovaná zodpovedajúca aktivita. Klient z jeho rozhrania nahrá do systému balík dokumentov, podpíše elektronický podpis a môžeme transakciu skontrolovať. Následne dôjde k podpisu zmluvnej dokumentácie na trase „Dodávateľ – Klient – Sberbank Leasing“.
Aktuálna dohoda
Elektronická správa dokumentov v našom prípade nevyhnutne neznamená žiadne úkony klienta od začiatku do konca. K systému sa môžete pripojiť v ktorejkoľvek fáze transakcie. Napríklad klient poskytol dokumentáciu na papieri a potom sa rozhodol podpísať dohodu v EDI - tento scenár je celkom možné implementovať. Rovnako aj klienti, ktorí majú so Sberbank Leasing uzatvorenú platnú leasingovú zmluvu, sa môžu pripojiť k E-Leasingu a prijímať faktúry elektronicky.
Po vyčíslení ekonomického efektu využívania E-Leasingu sme klientom ponúkli dodatočnú zľavu za využívanie služby. Ukázalo sa, že nakoniec nebolo potrebné ísť za klientom a dodávateľom podpísať, ako aj vytlačiť a zošiť zmluvy znižuje náklady na transakciu (vytvorenie a podpora) o 18 %.
Ako sa bude projekt vyvíjať
Momentálne E-Leasing funguje stabilne, aj keď nie bezchybne. Mechanizmus zasielania elektronických faktúr pre našich zamestnancov zatiaľ nie je dostatočne užívateľsky prívetivý. Problém je vysvetlený skutočnosťou, že tento postup je sám o sebe dosť zložitý, keďže je doň neustále zapojený prevádzkovateľ EDF. Vystaví príjmový pokladničný doklad, v ktorom uvedie, že vystavil faktúru a konateľ toto potvrdenie podpíše. Následne užívateľ na druhej strane (klient) podpíše oznámenie a potvrdenky, ktoré opäť prechádzajú cez operátora elektronickej správy dokumentov. V budúcich verziách sa pokúsime tento proces zjednodušiť. „Zóna rozvoja“ zahŕňa aj funkcionalitu vyžiadania monitorovacích dokumentov, ktorá je pre veľkých klientov pomerne dôležitá.
V najbližších šiestich mesiacoch plánujeme presunúť systém na novú platformu, ktorá nám umožní optimalizovať prácu s elektronickou správou dokumentov, urobiť rozhranie zrozumiteľnejšie a užívateľsky prívetivejšie a rozšíriť funkcionalitu osobného účtu. A tiež pridať nové funkcie – od generovania požiadavky až po prezeranie dokladov o všetkých transakciách, ktoré klient realizoval cez E-Leasing. Dúfame, že systém, do ktorého sa už teraz aktívne zapájajú klienti, dodávatelia a garanti, bude pre všetkých ešte pohodlnejší.
Zdroj: hab.com