O tom, ako naše technológie pomáhajú, sme písali už niekoľkokrát a dokonca spracovávať informácie z akéhokoľvek typu dokumentov a zadávať údaje do účtovných systémov. Dnes vám povieme, ako sme to implementovali в – najväčší dodávateľ tepla a teplej vody v Moskve.
Predstavte si seba na mieste bežného účtovníka. Chápeme, že to nie je ľahké, ale aj tak to skúste. Každý deň dostanete obrovské množstvo papierových účtov, faktúr, certifikátov atď. A hlavne veľa – v dňoch pred nahlásením. Všetky údaje a sumy je potrebné rýchlo a dôkladne skontrolovať, prepísať a zapísať do účtovného systému, manuálne vykonávať transakcie a odosielať dokumenty do archívu, aby sa potom mohli urýchlene predložiť na overenie interným audítorom, daňovej službe, sadzobníku regulačné orgány a iné. ťažké? Ale to je dlhodobá obchodná prax, ktorá existuje v mnohých spoločnostiach. Spolu s MOEK sme túto namáhavú prácu zjednodušili a urobili pohodlnejšou. Ak vás zaujíma, ako to bolo, vitajte v mačičke.
Na snímke Moskva CHPP-21, najväčší európsky výrobca tepelnej energie. Teplo generované na tejto stanici dodáva MOEK 3 miliónom obyvateľov severu Moskvy. .
MOEK má v Moskve tucet a pol pobočiek. Obsluhujú 15 811 km tepelných sietí, 94 tepelných staníc a kotolní, 10 000 výhrevných miest a 24 čerpacích staníc, stavajú a inštalujú aj nové systémy zásobovania teplom. Spoločnosť nakupuje rôzne zariadenia a služby pre obchodné činnosti: . Prípravu podkladov na každom oddelení iniciujúceho nákup vykonávajú špeciálni pracovníci – zmluvní dozorcovia.
Ako fungujú zmluvy vo veľkej spoločnosti? Keď kurátori uzavrú dohodu, dostanú od svojich protistrán veľa dôležitých papierových dokumentov: dodacie listy, potvrdenia o poskytnutí služieb, faktúry, potvrdenia atď. Kurátor zvyčajne naskenuje obchodné dokumenty a potom ich pripojí k objednávke v podnikovom zdroji. manažérsky systém. Finančný kontrolór manuálne kontroluje všetky údaje. Potom správca odnesie originály dokumentov do účtovného oddelenia. Alebo to urobí kuriér a presun dokumentov môže trvať dlhšie – od niekoľkých hodín až po pár dní.
A všetko by bolo v poriadku, ale ako v mnohých iných spoločnostiach:
- Dokumenty môžu doraziť do účtovného oddelenia niekoľko dní pred podaním správy. Potom musia účtovníci tráviť dni a noci na svojom pracovisku. Je potrebné ručne skontrolovať, či sú správne vyplnené všetky faktúry, faktúry atď.. Potom, ak je všetko v poriadku, pracovník prepíše údaje do účtovníctva a zaúčtuje. Zároveň 90% času účtovníka strávi opakovanou tlačou údajov - podrobností, súm, dátumov, čísel položiek atď. Z tohto dôvodu existuje riziko chýb.
- Dokumenty môžu prísť s chybami. A niekedy chýbajú nejaké účty alebo certifikáty. Niekedy je to jasné v posledných dňoch pred odoslaním hlásenia. Z tohto dôvodu môže byť načasovanie schválenia dokumentu oneskorené.
- Po vykonaní zápisov účtovníci ukladajú faktúry, faktúry a úkony do samostatných papierových a elektronických archívov. Prečo je to ťažké? Napríklad MOEK pracuje podľa taríf, a preto je povinný pravidelne vykazovať svoje náklady výkonným orgánom. A keď príde ďalšia štátna či daňová kontrola do účtovníctva, zamestnanci musia dlho hľadať doklady.
Takto vyzeralo účtovné oddelenie MOEK:
MOEK sa ako prvý v energetike rozhodol prebudovať a zjednodušiť túto schému s cieľom rýchlo uzavrieť transakcie a predkladať správy, lepšie posúdiť zmeny trhu v obstarávaní a plánovať svoju finančnú stratégiu. Zmeniť svojpomocne dlhoročný systém práce účtovného oddelenia nebolo jednoduché, preto sa ho spoločnosť rozhodla pretransformovať spolu so svojím partnerom - ABBYY.
Len čo sa povie, tak urobí
Tím špecialistov ABBYY implementoval v MOEK univerzálnu platformu pre inteligentné spracovanie informácií a nakonfigurovaný:
- flexibilné popisy (šablóny extrakcie dát) na spracovanie dokumentov. O tom, čo to je a na čo je to potrebné, sme sa podrobne porozprávali na Habré и . MOEK pomocou riešenia spracuje viac ako 30 druhov dokumentov (napríklad potvrdenie o inštalovanom zariadení alebo potvrdenie o poplatkoch agentúry) a vytiahne z nich viac ako 50 atribútov (číslo dokladu, celková suma vrátane DPH, meno kupujúceho, predávajúceho, dodávateľ, množstvo tovaru atď.);
- konektor na vykonávanie kontrol a nahrávanie údajov, ktorý spájal ABBYY FlexiCapture, SAP a OpenText. Vďaka konektoru bolo možné automaticky kontrolovať údaje z objednávky a zmluvy pomocou rôznych adresárov. Budeme o tom hovoriť nižšie;
- export dokumentov do elektronického archívu na báze OpenText. Teraz sú všetky naskenované dokumenty uložené na jednom mieste;
- návrhy účtovných zápisov v SAP ERP s odkazmi na naskenované obrázky dokladov.
Potom zamestnanci ABBYY a MOEK vyvinuli vyhľadávací formulár, aby účtovník mohol v priebehu niekoľkých sekúnd nájsť dôležité účty podľa ľubovoľného atribútu v elektronickom archíve a predložiť ich na daňovú kontrolu.
Vyhľadávanie je možné pomocou 26 rôznych kritérií (na obrázok sa dá kliknúť):
Po úspešnom otestovaní celého systému MOEK bol uvedený do prevádzky. Celý projekt vrátane schválení, upresnení a vylepšení bol hotový za 10 mesiacov.
Schéma práce po implementácii ABBYY FlexiCapture:
Máte pocit, že sa nič nezmenilo? Áno, obchodný proces zostáva rovnaký, len väčšinu funkcií teraz vykonáva stroj.
Zapojenie, hotovo!
Ako sa veci majú teraz? Povedzme, že kurátor zákazky dostal súbor primárnych dokumentov pre transakciu na dodávku čerpadiel pre tepelné elektrárne, alebo napríklad výstavbu tepelných sietí. Špecialista už nemusí sám kontrolovať úplnosť a obsah dokladov, volať kuriéra a posielať originály dokladov do učtárne. Kurátor jednoducho naskenuje podpísanú sadu primárnych dokumentov a potom to prevezme technológia.
Pomocou sieťového skenovacieho systému zamestnanec odosiela skeny vo formáte TIFF alebo PDF do svojho horúceho priečinka alebo e-mailu. Potom otvorí webovú vstupnú stanicu ABBYY FlexiCapture a vyberie typ dokumentu nastaveného na spracovanie. Napríklad „nákup prác/služieb za poplatky agentúre“, „príjem materiálno-technických zdrojov (MTR)“ alebo „účtovníctvo majetku“.
Typ sady určuje počet a typy požadovaných dokumentov a údajov, ktoré musí systém klasifikovať, rozpoznať a overiť.
Kurátor odovzdá skeny na rozpoznanie. Systém automaticky skontroluje prítomnosť všetkých dokumentov, obsah každého papiera a server rozpozná detaily - dátum zmluvy, sumu, adresu, daňové identifikačné číslo, kontrolné miesto a ďalšie údaje. Mimochodom, MOEK je prvou energetickou spoločnosťou v Rusku, ktorá tento prístup využila.
Ak kurátor nenahral všetky dokumenty alebo niektorá faktúra neobsahuje všetky údaje, systém si to všimne a okamžite požiada zamestnanca o opravu chyby:
Systém sa sťažuje a žiada o doplnenie chýbajúcich dokumentov (ďalej je možné kliknúť na snímky obrazovky):
Systém si všimol, že platnosť dokumentu vypršala:
Zamestnanec tak už nemusí zisťovať, či je doklad vyhotovený správne. Ak je všetko v poriadku, väčšina kontrol údajov prebieha automaticky priamo na webovej vstupnej stanici. Stačí zadať číslo objednávky uvedené v SAP ERP. Potom sa rozpoznané údaje porovnajú s informáciami spracovanými v SAP: DIČ a KPP protistrany, čísla a sumy zmlúv, DPH, nomenklatúra produktov alebo služieb. Spracovanie a kontrola jedného dokumentu trvá len pár minút.
Pomocou podrobností - INN a KPP - si môžete vybrať požadovanú spoločnosť z adresára:
Ak je vo faktúre alebo faktúre chyba, neumožní export dokladu do archívu. Napríklad, ak je dokument nesprávne zostavený alebo niektorý zo znakov je nesprávne rozpoznaný, systém to upozorní a požiada zamestnanca, aby opravil všetky nepresnosti. Tu je príklad:
Systém zistil, že Vasilek CJSC nie je zaradený do zoznamu dodávateľov MOEK.
To umožňuje zamestnancom sledovať chyby predtým, ako sa dokument dostane do účtovného oddelenia.
Ak sú všetky kontroly úspešne dokončené, jedným kliknutím sa naskenovaná kópia dokumentu odošle do elektronického archívu OpenText a v SAP sa zobrazí odkaz a karta s jeho metadátami. Účtovník alebo kurátor si môže v elektronickom archíve vždy pozrieť zoznam dokladov k požadovanej zákazke a informácie o tom, kto doklady spracoval, v akom časovom horizonte as akým výsledkom.
Pyotr Petrovich sa pozrel do elektronického archívu, ...
...aby ste videli, kto nahral dokumenty k objednávke č. 1111.
Po nahraní údajov a skenov z ABBYY FlexiCapture do SAP sa zobrazí koncept transakcie s vopred vyplnenými údajmi a odkazmi na naskenované obrázky dokumentov.
Návrh elektrického vedenia:
Potom účtovník dostane e-mailové upozornenie s odkazom na hotový návrh a skenuje. Špecialista už nemusí bojovať s papierom. Stačí, ak na skenoch skontroluje celkovú sumu transakcie, prítomnosť pečate a podpisu a uskutoční transakciu. Účtovníčka tomu teraz venuje menej ako minútu.
Výsledky projektu
- Pomocou technológií ABBYY MOEK zjednodušil a zrýchlil nielen účtovníctvo, ale aj finančnú kontrolu. Na zaúčtovanie už zamestnanci nemusia čakať na kuriéra s originálnymi dokladmi – stačí, ak jedným kliknutím dostanú sken s už overenými údajmi z elektronického archívu. Je pravda, že papierový dokument je stále potrebný. Teraz ho však možno poslať účtovnému oddeleniu neskôr. Keď tam príde, zamestnanec v účtovnom systéme zaškrtne políčko „Originál prijatý“.
- Zamestnanci okamžite dostanú všetky potrebné údaje o transakcii zo skenov, transakcie realizujú načas a vopred pripravia všetky podklady na nahlásenie. Teraz sa neboja ani vnútorných, ani vonkajších kontrol.
- Účtovníci vykonávajú finančné transakcie 3-krát rýchlejšie a MOEK uzatvára vykazované obdobie o 10 dní skôr.
- Všetky pobočky MOEK uchovávajú účtovné doklady v jednom elektronickom archíve. Vďaka tomu nájdete akúkoľvek faktúru, zmluvu alebo akt dokončenia, ako aj prípadné atribúty z nich (sumy, DPH, rozsahy produktov či služieb) 4x rýchlejšie ako doteraz.
- Riešenie spracuje viac ako 2,6 milióna strán dokumentov ročne.
namiesto záveru
MOEK používa už 2 roky a za túto dobu som zbieral štatistiky. Ukázalo sa, že účtovníci robia 95 % záznamov bez toho, aby urobili zmeny v návrhoch. To znamená, že takéto príspevky možno v budúcnosti úplne automaticky preskočiť. Stalo sa, že tento produkt bol vlastne prvým krokom spoločnosti k zavedeniu prvkov „umelej inteligencie“ do podnikových procesov spoločnosti: MOEK vyvíja zodpovedajúci program.
Iné ruské spoločnosti tiež automatizujú prácu účtovníctva: robia to jednoduchšie a pohodlnejšie. Napríklad pomocou technológií ABBYY, služby finančnej kontroly "» Prijíma dôležité obchodné informácie 2-krát rýchlejšie a trávi o 20 % menej času hľadaním potrebných faktúr a dodacích listov. Inteligentné technológie spracovania informácií pomáhajú zamestnancom účtovného oddelenia holdingu "» okamžite nájsť potrebné finančné dokumenty pri hromadných daňových kontrolách. V roku 2019 plánujú špecialisti spoločnosti spracovať približne 10 miliónov strán dokumentov.
Chcete sa dozvedieť viac o projekte MOEK a ABBYY? 3. apríla o 11:00 o podrobnostiach prípadu porozpráva zástupca vedúceho Centra informačných technológií MOEK Vladimír Feoktistov na bezplatnej . Pripojte sa, ak sa chcete opýtať.
Elizaveta Titarenko,
Editor podnikových blogov ABBYY
Zdroj: hab.com