A čo z toho vzniklo
Ahoj!
Pri výrobe je dôležité sledovať kvalitu produktov, či už od dodávateľov, tak aj tých, ktoré vydávame na výstupe. K tomu často vykonávame odber vzoriek – špeciálne vyškolení zamestnanci odoberajú vzorkovače a podľa existujúcich pokynov odoberajú vzorky, ktoré sa následne prenesú do laboratória, kde sa kontroluje ich kvalita.
Volám sa Katya, som produktový vlastník jedného z tímov v SIBUR a dnes vám poviem, ako sme zlepšili život (aspoň počas pracovnej doby) špecialistov na odber vzoriek a ďalších účastníkov tohto vzrušujúceho procesu. Pod strihom - o hypotézach a ich testovaní, o postoji k používateľom vášho digitálneho produktu a trochu o tom, ako u nás všetko funguje.
Hypotézy
Tu sa oplatí začať tým, že náš tím je pomerne mladý, pracujeme od septembra 2018 a jednou z našich prvých výziev v digitalizácii procesov je riadenie výroby. De facto ide o kontrolu všetkého v štádiu medzi príjmom surovín a výstupom finálneho produktu z našich výrobných priestorov. Rozhodli sme sa jesť slona kúsok po kúsku a začali sme s odberom vzoriek. Koniec koncov, na to, aby sa laboratórne testovanie vzoriek dalo na digitálnu stopu, musí tieto vzorky najprv niekto zozbierať a priniesť. Zvyčajne rukami a nohami.
Prvé hypotézy sa týkali odklonu od papiera a manuálnej práce. Predtým proces vyzeral takto - človek mal na papier napísať, čo presne sa chystá zbierať do vzorkovníka, identifikovať sa (prečítať - na papier napísať celé meno a čas odberu vzoriek), prilepte tento kus papiera na skúmavku. Potom prejdite na nadjazd, odoberte vzorku z niekoľkých áut a vráťte sa do riadiacej miestnosti. V kontrolnej miestnosti mala osoba už druhýkrát zadať rovnaké údaje do protokolu o odbere, spolu s ktorým bola vzorka odoslaná do laboratória. A potom si napíšte denník len pre seba, aby ste si v prípade, že sa niečo stane, mohli overiť, kto a kedy odobral konkrétnu vzorku. A chemik, ktorý zaregistroval vzorku v laboratóriu, potom preniesol poznámky z kúskov papiera do špeciálneho laboratórneho softvéru (LIMS).
Problémy sú zrejmé. Po prvé, trvá to dlho a navyše vidíme duplikáciu tej istej operácie. Po druhé, nízka presnosť - čas odberu bol napísaný čiastočne od oka, pretože jedna vec je, že približný čas odberu vzoriek ste napísali na papier, druhá vec je, že kým by ste sa dostali ku koču a začali zbierať vzorky, bolo by to mierne iný čas. Pre analýzu údajov a sledovanie procesov je to dôležitejšie, ako sa zdá.
Ako vidíte, pole pre optimalizáciu procesov je skutočne neorané.
Mali sme málo času a všetko sme potrebovali urobiť rýchlo a v rámci firemného okruhu. Robiť niečo v cloude vo výrobe nie je dobrý nápad, pretože pracujete s množstvom údajov, z ktorých niektoré sú obchodným tajomstvom alebo obsahujú osobné údaje. Na vytvorenie prototypu nám chýbalo len číslo auta a názov produktu – bezpečnostné úrady tieto údaje schválili a začali sme.
Môj tím má teraz 2 externých vývojárov, 4 interných, dizajnéra, Scrum Mastera a juniorského produktového manažéra. Mimochodom, toto je to, čo teraz máme .
Za týždeň sme pre tím postavili admin panel a jednoduchú mobilnú aplikáciu pre používateľov používajúcich Django. Potom sme ho dokončili a nakonfigurovali na ďalší týždeň a potom sme ho dali používateľom, zaškolili a začali testovať.
prototyp
Všetko je tu jednoduché. Existuje webová časť, ktorá umožňuje vytvoriť úlohu na odber vzoriek a existuje mobilná aplikácia pre zamestnancov, kde je všetko jasné, hovorí sa, choďte na ten nadjazd a zbierajte vzorky z toho auta. Na samplery sme najskôr nalepili QR kódy, aby sme znovu nevynašli koleso, lebo by sme museli koordinovať vážnejšie ladenie samplera, ale tu je všetko neškodné, nalepil som papierik a pustil sa do práce. Zamestnancovi stačilo vybrať úlohu v aplikácii a naskenovať štítok, po čom boli do systému zaznamenané údaje, že on (konkrétny zamestnanec) odoberal vzorky z auta s takým a takým počtom v takom a takom presnom čase. Obrazne povedané, „Ivan odobral vzorku z auta č. 5 o 13.44.“ Po návrate do dispečingu mu stačilo vytlačiť pripravený dokument s rovnakými údajmi a jednoducho ho podpísať.
Stará verzia administračného panela
Vytvorenie úlohy na novom paneli správcu
V tejto fáze to bolo jednoduchšie aj pre dievčatá v laboratóriu - teraz nemusia čítať nápis na papieri, ale jednoducho naskenujú kód a okamžite pochopia, čo presne je vo vzorkovníku.
A potom sme narazili na podobný problém na laboratórnej strane. Dievčatá tu majú aj svoj komplexný softvér LIMS (Laboratory Information Management System), do ktorého museli perami zadávať všetko z prijatých odberových správ. A v tejto fáze náš prototyp nijako neriešil ich bolesť.
Preto sme sa rozhodli pre integráciu. Ideálna situácia by bola, že všetky veci, ktoré sme urobili na integráciu týchto protipólov, od odberu vzoriek po laboratórnu analýzu, pomôžu úplne zbaviť sa papiera. Webová aplikácia nahradí papierové žurnály, výkaz o výbere sa bude vypĺňať automaticky pomocou elektronického podpisu. Vďaka prototypu sme si uvedomili, že koncept je možné aplikovať a začali sme vyvíjať MVP.
Prototyp predchádzajúcej verzie mobilnej aplikácie
MVP novej mobilnej aplikácie
Prsty a rukavice
Tu musíme brať do úvahy aj fakt, že práca vo výrobe nie je +20 a slabý vánok šúchajúci okraj slameného klobúka, ale chvíľami -40 a vyslovene veterno, v ktorom sa nechce dať dole rukavice. ťuknite na dotykovú obrazovku smartfónu odolného proti výbuchu. V žiadnom prípade. Aj pod hrozbou vypĺňania papierových formulárov a plytvania časom. Ale vaše prsty sú s vami.
Chlapom sme preto mierne zmenili pracovný postup – po prvé sme prišili množstvo úkonov na hardvérové bočné tlačidlá smartfónu, ktoré sa dajú perfektne stlačiť v rukaviciach a po druhé, upgradovali sme samotné rukavice: naši kolegovia, ktorí sa zaoberajú poskytovaním osobných ochranných pracovných prostriedkov personálu, našli u nás rukavice, ktoré spĺňajú všetky potrebné normy a tiež so schopnosťou pracovať s dotykovými obrazovkami.
Tu je o nich malé video.
Dostali sme aj spätnú väzbu o známkach na samotných vzorkovníkoch. Ide o to, že vzorkovníky sú v rôznych typoch - plastové, sklenené, zakrivené, vo všeobecnosti v sortimente. Lepiť QR kód na zakrivené je nepohodlné, papier sa ohýba a nemusí byť naskenovaný tak, ako by ste chceli. Navyše sa s ňou horšie skenuje aj pod páskou a ak si pásku zabalíte do bodky, neskenuje vôbec.
To všetko sme nahradili NFC tagmi. Je to oveľa pohodlnejšie, ale zatiaľ sme to neurobili úplne pohodlným – chceme prejsť na flexibilné štítky NFC, ale zatiaľ sme uviazli na schválení ochrany proti výbuchu, takže naše štítky sú veľké, ale odolné proti výbuchu. S kolegami z priemyselnej bezpečnosti na tom ale budeme pracovať, takže je toho ešte veľa.
Viac o značkách
LIMS ako systém sám o sebe zabezpečuje tlač čiarových kódov pre takéto potreby, majú však jednu významnú nevýhodu - sú jednorazové. To znamená, že som to nalepil na vzorkovník, dokončil prácu a musel som to odtrhnúť, vyhodiť a potom nalepiť nový. Po prvé, nie je to až také ekologické (spotrebuje sa oveľa viac papiera, ako sa na prvý pohľad zdá). Po druhé, trvá to dlho. Naše značky sú opakovane použiteľné a prepisovateľné. Keď je vzorkovač odoslaný do laboratória, všetko, čo musíte urobiť, je naskenovať ho. Potom sa vzorkovač starostlivo vyčistí a vráti späť na odber ďalších vzoriek. Výrobný zamestnanec ho znova naskenuje a zapíše na štítok nové údaje.
Aj tento prístup sa celkom osvedčil a poriadne sme ho otestovali a snažili sa vypracovať všetky náročné miesta. V dôsledku toho sme teraz vo fáze vývoja MVP v priemyselnom okruhu s plnou integráciou do podnikových systémov a účtov. Tu pomáha, že naraz sa veľa vecí prenieslo do mikroslužieb, takže z hľadiska práce s účtami neboli žiadne problémy. Na rozdiel od tých istých LIMS pre to nikto nič neurobil. Tu sme mali určité hrubky, aby sme to mohli správne integrovať do nášho vývojového prostredia, ale zvládli sme ich a všetko spustíme do boja v lete.
Testy a školenia
Tento prípad sa však zrodil z celkom obyčajného problému - jedného dňa sa predpokladalo, že niekedy testovanie vzoriek ukazuje výsledky, ktoré sa líšia od normy, pretože vzorky sa jednoducho odoberajú zle. Hypotézy toho, čo sa dialo, boli nasledovné.
- Vzorky sa jednoducho odoberú nesprávne, pretože pracovníci na mieste nedodržia proces.
- Do výroby prichádza veľa nováčikov a nie všetko sa im dá dopodrobna vysvetliť, preto vzorkovanie nie je úplne správne.
Prvú možnosť sme kritizovali na začiatku, ale pre prípad, že by sme ju začali aj preverovať.
Tu si všimnem jednu dôležitú vec. Aktívne učíme spoločnosť, aby prebudovala svoj spôsob myslenia smerom ku kultúre vývoja digitálnych produktov. Predtým bol model myslenia taký, že existuje predajca, stačí mu raz napísať jasnú technickú špecifikáciu s riešeniami, dať mu to a nechať ho robiť všetko. To znamená, že sa ukázalo, že ľudia de facto okamžite začali z potenciálnych hotových riešení, ktoré museli byť zahrnuté v technických špecifikáciách ako dané, namiesto toho, aby vychádzali z existujúcich problémov, ktoré chceli vyriešiť.
A teraz presúvame zameranie z tohto „generátora nápadov“ na formuláciu jasných problémov.
Po vypočutí si popísaných problémov sme teda začali vymýšľať spôsoby, ako tieto hypotézy otestovať.
Najjednoduchší spôsob, ako skontrolovať kvalitu práce vzorkovníkov, je prostredníctvom video sledovania. Je jasné, že na otestovanie ďalšej hypotézy nie je také ľahké vziať a vybaviť celý nadjazd komorami odolnými proti výbuchu, výpočet kolena nám okamžite dal mnoho miliónov rubľov a opustili sme ho. Rozhodli sa ísť za našimi chalanmi z Industry 4.0, ktorí teraz pilotujú používanie jedinej wifi kamery v Ruskej federácii v nevýbušnom prevedení. Popisuje sa, že je veľká asi ako rýchlovarná kanvica, no v skutočnosti nie je väčšia ako fixka na tabuľu.
Vzali sme toto dieťa a prišli sme k nadchodu a zamestnancom sme čo najpodrobnejšie povedali, čo tu dávame, na ako dlho a na čo presne. Bolo dôležité okamžite objasniť, že to bolo v skutočnosti na testovanie experimentu a bolo dočasné.
Niekoľko týždňov ľudia pracovali normálne, neboli zistené žiadne porušenia a rozhodli sme sa otestovať druhú hypotézu.
Pre rýchle a podrobné zaškolenie sme zvolili formát videonávodov s podozrením, že adekvátny videonávod, ktorého pozretie vám zaberie pár minút, ukáže všetko a všetkých oveľa prehľadnejšie ako 15-stranový popis práce. Navyše už mali také inštrukcie.
Len čo sa povie, tak urobí. Išiel som do Tobolska, pozeral ako odoberajú vzorky a ukázalo sa, že tam je mechanika odberu posledných 20 rokov rovnaká.Áno, je to dosť rutinný proces, ktorý sa dá častým opakovaním doviesť do automatizmu, ale toto neznamená, že sa nedá automatizovať alebo zjednodušiť. Zamestnanci však spočiatku myšlienku video inštrukcií zamietli s tým, že prečo robiť tieto videá, keď tu robíme to isté už 20 rokov.
Dohodli sme sa s naším PR, vybavili správneho chlapa na natočenie videa, dali sme mu skvelý lesklý kľúč a nahrali sme proces odberu vzoriek v ideálnych podmienkach. Táto vzorová verzia bola vydaná. Video som potom aj nahovoril kvôli prehľadnosti.
Zhromaždili sme zamestnancov z ôsmich zmien, urobili sme im filmové premietanie a spýtali sme sa ich, ako to bolo. Ukázalo sa, že to bolo ako tretíkrát sledovať prvých „Avengers“: cool, krásne, ale nič nové. Ako, robíme to stále.
Potom sme sa chlapcov priamo spýtali, čo sa im na tomto procese nepáčilo a čo im spôsobilo nepríjemnosti. A tu sa pretrhla hrádza - po takom improvizovanom dizajnovom stretnutí s výrobnými pracovníkmi sme priniesli manažmentu dosť veľké meškanie zamerané na zmenu prevádzkových procesov. Pretože bolo potrebné najskôr urobiť množstvo zmien v samotných procesoch a následne vytvoriť digitálny produkt, ktorý by bol v nových podmienkach správne vnímaný.
No vážne, ak má človek veľký, nepohodlný vzorkovník bez rukoväte, musíte ho nosiť oboma rukami a poviete: „Máš pri sebe mobil, Vanya, naskenuj tam“ - to akosi nie je veľmi inšpirujúce.
Ľudia, pre ktorých vyrábate produkt, musia pochopiť, že ich počúvate, a nielen sa pripravovať na uvedenie niečoho skvelého, čo práve nepotrebujú.
O procesoch a účinkoch
Ak vyrábate digitálny produkt a váš proces je pokrivený, produkt ešte nemusíte implementovať, najskôr musíte tento proces opraviť. Úlohou nášho oddelenia je teraz takéto procesy vyladiť, v rámci dizajnérskych sedení pokračujeme v zbieraní backlogu nielen pre digitálny produkt, ale aj pre globálne prevádzkové vylepšenia, ktoré niekedy dokážeme implementovať aj pred samotným produktom. A to samo o sebe dáva vynikajúci účinok.
Je tiež dôležité, aby časť tímu sídlila priamo v podniku. Máme chalanov z rôznych oddelení, ktorí sa rozhodli vybudovať si kariéru v digitále a pomohli nám so zavádzaním produktov a vzdelávacích procesov. Práve oni podnecujú takéto prevádzkové zmeny.
A pre zamestnancov je to jednoduchšie, pochopili, že tu nie sme len na to, aby sme tu sedeli, ale vlastne si povieme, ako môžu zrušiť nepotrebné papieriky, alebo vyrobiť 16 papier zo 1 potrebných papierov na proces ( a potom zrušiť aj to), ako urobiť elektronický podpis a optimalizovať prácu so štátnymi orgánmi a pod.
A ak hovoríme o samotnom procese, našli sme aj toto.
Odber vzoriek trvá v priemere 3 hodiny. A v tomto procese sú ľudia, ktorí fungujú ako koordinátori a počas týchto troch hodín im zvoní telefón a neustále hlásia statusy - kam poslať auto, ako rozložiť zákazky medzi laboratóriá, a podobne. A to je na strane laboratória.
A na strane produkcie sedí ten istý človek s rovnakým horúcim telefónom. A rozhodli sme sa, že by bolo fajn spraviť im vizuálny dashboard, ktorý by im pomohol vidieť stav procesu, od žiadostí o odber vzoriek až po vydávanie výsledkov v laboratóriu, s potrebnými upozorneniami atď. Potom uvažujeme o prepojení s objednávaním dopravy a optimalizáciou činnosti samotných laboratórií – rozdeľovaním práce medzi zamestnancov.
Výsledkom je, že na jeden odber v kombinácii z digitálnych a prevádzkových zmien ušetríme asi 2 hodiny ľudskej práce a hodinu prestojov vlaku v porovnaní s tým, ako sme pracovali pred nami. A to len pre jeden výber, za deň ich môže byť niekoľko.
Čo sa týka účinkov, asi štvrtina odberov vzoriek sa teraz vykonáva týmto spôsobom. Ukazuje sa, že uvoľňujeme približne 11 jednotiek personálu na užitočnejšiu prácu. A zníženie hodín v aute (a vlakových hodinách) otvára priestor na speňaženie.
Samozrejme, nie každý úplne rozumie tomu, na čo digitálny tím zabudol a prečo sa zaoberá prevádzkovými vylepšeniami; ľudia ostávajú s týmto nie úplne správnym vnímaním, keď si myslíte, že vývojári prišli, vytvorili vám aplikáciu za deň a všetko vyriešili problémy. Ale prevádzkový personál je s týmto prístupom, aj keď s miernou skepsou, samozrejme spokojný.
Je však dôležité si uvedomiť, že neexistujú žiadne magické skrinky. Všetko je to práca, výskum, hypotézy a testovanie.
Zdroj: hab.com